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Absage Bewerbung: Absage rechtskonform formulieren

Absage Bewerbung – was du über die Jobabsage wissen musst

Absagen auf Bewerbungen schreiben ist Alltag für Personaler in vielen Unternehmen. Hast du für die ausgeschriebene Stelle den Wunschkandidaten bereits gefunden? Super! Doch nun besteht die Herausforderung darin, den anderen Bewerbern eine Absage zu schreiben. Da stellen sich dir als Verantwortlichem direkt mehrere Fragen: Wie formulierst du die Absage wertschätzend und rechtskonform? Welche Fristen musst du berücksichtigen – oder kannst du dir die Arbeit sparen und auf Absagen auf Bewerbungen verzichten? Worauf es bei der Formulierung wirklich ankommt, erfährst du hier!

Muss ich eigentlich eine Absage auf eine Bewerbung schreiben?

Auf eine offene Stelle bewerben sich viele Kandidaten. Und es kostet Zeit, eine Absage zu formulieren. Grundsätzlich musst Du den Bewerbern keine Jobabsage zukommen lassen. Allerdings sprechen auch einige Gründe ganz deutlich für die Absage. Der wichtigste Punkt: das Image der Firma. Bewerber sind vollkommen berechtigt frustriert, wenn sie sich mit einer Bewerbung Mühe geben und keinerlei Reaktion vom Arbeitgeber erhalten. Diesen Frust lassen viele Jobsuchende dann auch heraus – bevorzugt im Internet. Beispielsweise berichten Bewerber auf sozialen Netzwerken oder aber speziellen Bewertungsplattformen für Unternehmen von ihren Erfahrungen im Bewerbungsprozess und dem Vorstellungsgespräch. Das wirft definitiv kein gutes Licht auf dein Unternehmen. Abgesehen davon ist es auch einfach eine Frage der Höflichkeit. Mit einer freundlichen und wertschätzenden Absage auf die Bewerbung gibst du dem Kandidaten das Gefühl, dass du seine Mühe zu schätzen weißt.

Die Absage formulieren – darauf kommt es an

Schnell antworten

Die Erwartungshaltung heutzutage ist ganz anders als früher. Die meisten Bewerbungen finden online statt. Wer eine E-Mail mit Lebenslauf und Zeugnissen an ein Unternehmen schickt, der erwartet, dass die Rückmeldung des Arbeitgebers ähnlich zeitnah eintrifft. Vermeide es, den Bewerber zu lange warten zu lassen. Für den Anfang genügt es, den Bewerber zu informieren, dass die Unterlagen bei dir angekommen sind und du dich nun darum kümmerst.

Der richtige Zeitpunkt für die Absage

Warten ist furchtbar – das weißt du selbst. Jobsuchende kennen dieses Gefühl ebenfalls. Spanne die Bewerber nicht unnötig auf die Folter und teile ihnen sofort mit, wenn eine Entscheidung für die Besetzung der Position gefallen ist. Der richtige Zeitpunkt für eine Absage auf die Bewerbung ist entscheidend. Du darfst aber nicht sofort absagen! Stattdessen ist es rechtlich nötig, dass die Unterlagen jedes Bewerbers gründlich geprüft werden. Dafür ist ein Zeitfenster von zwei Tagen bis zwei Wochen vorgesehen. Antworte erst danach. Dann entsteht nicht der Eindruck, dass eine Bewerbung von Anfang an keine Chance bekommen hat. Danach musst du dich entscheiden und den Bewerbern mitteilen, ob sie zu einem Gespräch geladen oder aus dem Rennen sind. Kleiner Tipp: Wenn sich die Bearbeitung verzögert, dann informiere die Jobsuchenden kurz darüber – ein Anruf genügt hierfür.

Fester Ansprechpartner

Für die Jobsuchenden ist es wichtig, dass sie einen festen Ansprechpartner haben, der sich um den Vorgang kümmert. Bei einem großen Unternehmen ist das leicht, denn da gibt es eine Personalabteilung. Bei kleineren Betrieben ist für gewöhnlich die Assistenz der Geschäftsleitung für die Bewerbungen zuständig. Wichtig ist, dass es immer nur einen Ansprechpartner gibt, der sich von Anfang bis Ende mit den Bewerbern auseinandersetzt.

Länge der Bewerbungsabsage

Halte dich bei der Länge an eine einfache Grundregel: Eine Absage auf Bewerbungen ist so lang wie nötig und dementsprechend so kurz wie möglich. Als Richtwert gilt ein Briefbogen – länger sollte die Absage nicht ausfallen.

Textbausteine oder individuelle Absage?

Klar bietet es sich an, keine individuelle Absage zu formulieren, sondern auf Textbausteine zurückzugreifen. Das ist aber unpersönlich und schürt nur den Frust des Bewerbers. Du darfst bei einem Absageschreiben gerne kreativ und vor allen Dingen individuell sein, wenn es um die Formulierung geht. Beziehe dich beispielsweise auf den Lebenslauf oder das Anschreiben des Bewerbers und hebe einzelne Aspekte hervor. Das zeigt, dass du dich eingehend mit der Bewerbung beschäftigt hast und hinterlässt trotz allem einen positiven Eindruck beim Bewerber. Schenke einer Absage immer so viel Aufmerksamkeit wie jedem anderen Brief, der das Unternehmen verlässt.

Wertschätzung trägt zur Candidate Experience bei

Eigentlich muss es im Interesse des Unternehmens liegen, jeden Bewerber wertschätzend zu behandeln. Der Eindruck, den der potentielle Arbeitgeber im Bewerbungsprozess hinterlässt, ist wichtig. Wer heutzutage auf Jobsuche geht, der tauscht sich mit Familie, Freunden sowie Kollegen aus. Dazu gibt es auch noch zahlreiche Arbeitgeber-Bewertungsplattformen, die von Jobsuchenden herangezogen werden. Wer also mühsam seine Unterlagen zusammenstellt und dann keine Reaktion erhält, teilt das gerne mit der breiten Öffentlichkeit. Ein Unternehmen, das einen Bewerber verprellt, schadet somit langfristig dem Image. Umgekehrt kann ein zuvorkommend behandelnder Jobsuchender durchaus das Image aufwerten – auch dann, wenn er eine Absage erhalten hat.

Absage schreiben – die Struktur für die Jobabsage

Der Aufbau der Absageschreiben ist eigentlich immer ähnlich und sollte idealerweise so aussehen:

  1. Formuliere einen präzisen und zugleich eindeutigen Betreff, der sich auf die Position bezieht. Die meisten Jobsuchenden bewerben sich parallel auf mehrere Stellen und sind daher froh, wenn sie sofort erkennen, von welchem Unternehmen die E-Mail kommt.
  2. Die Begrüßung fällt formal, freundlich und dennoch wertschätzend aus. Den Bewerber immer mit Namen ansprechen und auf eine korrekte Schreibweise achten.
  3. Generell kannst du davon ausgehen, dass sich der Bewerber mit seiner Bewerbung viel Mühe gegeben hat. Dafür sprichst du ihm deinen Dank aus.
  4. Der Balanceakt folgt in der Mitte: Die Begründung. Generell sollte eine Absage auf Bewerbungen immer möglichst positiv formuliert sein. Du musst dem Bewerber klarmachen, dass es zu keinem Vorstellungsgespräch kommt. Und gleichzeitig jeden Zweifel minimieren, dass es an den Fähigkeiten des Bewerbers liegt und das er im Bewerbungsprozess eine faire Chance hatte. Achte darauf, dass du positive Merkmale und Talente hervorstellst und betone, dass ein anderer Kandidat dem Anforderungsprofil einfach noch besser entsprochen hat.
  5. Eine Absage ist immer ein Nein – du kannst zum Schluss aber gerne konstruktives Feedback geben, sofern das angemessen ist. Oder noch einmal hervorheben, was dir an der Bewerbung besonders gut gefallen hat. Sei gerne kreativ und spontan und schreibe nicht zu bürokratisch.
  6. Zum Schluss verabschiedest du dich höflich und machst dem Bewerber Mut, indem du ihm alles Gute für seinen beruflichen Werdegang wünschst.

Absage Bewerbung: Muster für die Formulierung

Idealerweise nimmst du dir die Zeit, für jeden Bewerber eine individuelle Absage zu schreiben. Wenn das zeitlich nicht realisierbar ist, kannst du alternativ auch den folgenden Text als Muster nutzen und diesen einfach an den notwendigen Stellen anpassen.

Sehr geehrter Herr Mustermann/ Sehr geehrte Frau Mustermann,

an dieser Stelle möchten wir uns für Ihre Bewerbung und Ihr Interesse, das Sie an unserem Unternehmen zeigen, bedanken. Mit Sicherheit können Sie sich vorstellen, dass wir zahlreiche Bewerbungen erhalten haben. Das Auswahlverfahren fiel uns nicht leicht.

Ihre Bewerbung haben wir durchweg als positiv eingestuft, dennoch müssen wir Ihnen heute mitteilen, dass wir uns für einen Konkurrenten entschieden haben, der unserem Anforderungsprofil noch besser entsprochen hat. Wir möchten Ihnen jedoch versichern, dass unsere Entscheidung nichts mit mangelnder Qualifikation noch mit der Bewerbungsgestaltung zu tun hat. 

Bitte haben Sie Verständnis für unsere Entscheidung und verstehen Sie die Absage nicht als Zweifel an Ihren Qualifikationen. Ihre Bewerbungsunterlagen legen wir diesem Schreiben bei.

Wir wünschen Ihnen für Ihre berufliche Zukunft weiterhin viel Erfolg.

Mit freundlichen Grüßen

XXX

Wenn du eine Recruitment Software wie Recruitee nutzt, kannst du automatisierte Email-Vorlagen für Absagen erstellen. Diese kann von allen Personalverantwortlichen deiner Firma als Grundlage genutzt und bei jeder Absage leicht individualisiert werden. So stellst du einen einheitlichen Prozess zur Absage von Bewerbungen im Unternehmen sicher.

Muss man bei der Absage einer Bewerbung einen Grund angeben?

Der wohl größte Balanceakt bei Bewerbungsabsagen: Gründe nennen oder lieber nicht? Du kannst schon davon ausgehen, dass der Bewerber gerne weiß, warum eine Jobabsage erhält. Allerdings stehst du als Personaler zwischen den Stühlen, denn du musst auch das AGG (Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz) im Blick behalten. Das AGG verbietet Diskriminierung aufgrund ethnischer Herkunft, Geschlecht, Behinderung, Religion, Weltanschauung, Alter oder der sexuellen Identität. Juristen raten dazu, bei einem Absageschreiben möglichst keinen Grund zu nennen. Solltest du anders vorgehen, ist es umso wichtiger, dass du deine Absagen rechtskonform und ohne Fehler formulierst. Die Absage darf keinen Zweifel zulassen, dass sie darauf beruht, dass es eine Diskrepanz zwischen Anforderungsprofil und Qualifikation gibt. Sollte die Entscheidung jedoch auf anderen Gründen basieren, dann ist es sinnvoller, auf eine Begründung zu verzichten. Weise lieber nur darauf hin, dass ein Konkurrent besser dem Anforderungsprofil entsprochen hat.

Wie kannst du Klagen wegen Diskriminierung vorbeugen?

Das AGG verursacht dir als Personaler aus guten Gründen Bauchschmerzen – denn du befürchtest bei jeder Jobabsage eine Klage. Das ist der Grund, warum die meisten Unternehmen gar keine Gründe nennen. Bei den Bewerbern führt das jedoch zu Frust. Immerhin kann man eine Jobabsage wesentlich besser wegstecken, wenn man den Grund dafür kennt. Da du dem Bewerber immer auf Augenhöhe begegnen solltest, macht es durchaus Sinn, transparent zu arbeiten und einen Grund anzugeben. Damit du rechtlich auf der sicheren Seite bist, musst du auf eine rechtskonforme Formulierung achten. Lass optimalerweise die Absage von einem Juristen überprüfen. Kleiner Tipp am Rande: Einfacher und sicherer ist es, wenn du die Jobabsage einfach telefonisch durchführst. Dann ist die Begründung nirgendwo festgehalten – es kann also keine Probleme geben.

Der richtige Umgang mit einer Absage auf die Bewerbung schwerbehinderter Arbeitnehmer

Eine Bewerbung von einem schwerbehinderten Arbeitnehmer ist kritisch – hier musst du eine Absage formulieren, die absolut rechtssicher ist. Schließlich ist es dir wichtig, Compliance- Verstöße zu vermeiden. Erst einmal musst du die Schwerbehindertenvertretung direkt nach dem Eingang der Unterlagen informieren. Du darfst die Bewerbungen zwar sichten, aber keine Vorauswahl treffen.  Sollte am Ende des Verfahrens die Entscheidung gegen den Bewerber fallen, ist es ganz besonders wichtig, dass du ein rechtskonformes Absageschreiben formulierst. Hierfür gibt es verschiedene Möglichkeiten.

  • Sofern dein Unternehmen die Schwerbehindertenquote erfüllt, genügt eine formlose Absage – wie bei allen anderen Bewerbern auch.
  • Wird die Quote nicht erfüllt, muss der Bewerber unter Darlegung der Gründe über die Absage informiert werden. Die Begründungspflicht ist in diesem Fall wichtig, denn eine Standardabsage genügt nicht.

Bewerberpool anlegen – die Sache mit dem Datenschutz

Nicht selten gibt es vielversprechende Kandidaten, deren Bewerbungsunterlagen du gerne speichern würdest. Gerade bei Initiativbewerbungen ist das manchmal sinnvoll. Allerdings kommst du hier auch schnell mit dem Datenschutz in Schwierigkeiten. Bewerberdaten darfst du nicht einfach speichern. Laut Bundesdatenschutzgesetz ist es so, dass alle Daten nach spätestens zwei Monaten gelöscht werden müssen. Möchtest Du also ein Bewerberpool mit Talenten führen, musst du die Bewerber schriftlich um eine Zustimmung zur Datenspeicherung bitten. 

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