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Das Arbeitszeugnis: Vorlage, Tipps und Hinweise

Mit einem Arbeitszeugnis bescheinigt ein Arbeitgeber einer ausscheidenden Mitarbeiterin oder einem ausscheidenden Mitarbeiter die Qualität der geleisteten Arbeit. Nach §109 der Gewerbeordnung hat eine Arbeitnehmerin oder ein Arbeitnehmer ein Anrecht auf ein Zeugnis. Im Gesetzestext heißt es: 

  • (1) Das Zeugnis muss mindestens Angaben zu Art und Dauer der Tätigkeit (einfaches Zeugnis) enthalten. Der Arbeitnehmer kann verlangen, dass sich die Angaben darüber hinaus auf Leistung und Verhalten im Arbeitsverhältnis (qualifiziertes Zeugnis) erstrecken.
  • (2) Das Zeugnis muss klar und verständlich formuliert sein. Es darf keine Merkmale oder Formulierungen enthalten, die den Zweck haben, eine andere als aus der äußeren Form oder aus dem Wortlaut ersichtliche Aussage über die Arbeitnehmerin oder den Arbeitnehmer zu treffen.
  • (3) Die Erteilung des Zeugnisses in elektronischer Form ist ausgeschlossen.

Der dritte Satz besagt ausdrücklich, dass du ein schriftliches Zeugnis, eigenhändig unterschrieben, ausstellen musst. Es ist allerdings nicht verboten, dieses zu scannen und zusätzlich auch in elektronischer Form, zum Beispiel als E-Mail, zu versenden.

Es gibt eine Frist von drei Jahren, innerhalb die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer ein Zeugnis verlangen kann. In der Praxis wird diese aber selten ausgenutzt, die meisten Zeugnisse werden am Ende des Arbeitsverhältnisses ausgestellt.

Es wird zwischen zwei Hauptmerkmalen von Arbeitszeugnissen unterschieden: 

  • Einfaches Arbeitszeugnis
  • Qualifiziertes Arbeitszeugnis

Das einfache Arbeitszeugnis ist lediglich eine Bestätigung, dass jemand bei dir gearbeitet hat. Es beinhaltet die Dauer der Beschäftigung, die Art der Beschäftigung und Tätigkeiten, die die oder der Angestellte ausgeübt hat. Dieses Zeugnis reicht aber nicht aus, um die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen. 

Das qualifizierte Arbeitszeugnis geht auf die Tätigkeiten und Qualifikationen der Mitarbeiterin und des Mitarbeiters ein. Der Arbeitgeber muss ausführlich die Tätigkeiten beschreiben und eine qualifizierte Bewertung abgeben. Diese schließt die geleistete Arbeit und die Persönlichkeit mit ein.

Was viele nicht wissen: Das Arbeitszeugnis muss wohlwollend sein. Wenn du ein schlechtes Zeugnis schreiben willst, musst du das ausreichend begründen. Wenn die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter hingegen fordert, statt einem befriedigenden eine gute oder sehr gute Benotung zu bekommen, dann muss diese oder dieser den Nachweis erbringen, dass die geleistete Arbeit wirklich besser als beschrieben war. Das ist auch vom Bundesarbeitsgericht bestätigt worden (BAG-Urteil, 9 AZR 584/13).

Es gibt auch noch Sonderformen von Zeugnissen. Auf diese gibt es zwar keinen gesetzlichen Anspruch, sie können aber dennoch ausgestellt werden.

Zwischenzeugnis

Manchmal verlangen Beschäftigte ein Zwischenzeugnis. Dieses kann in der Form sowohl ein einfaches als auch ein qualifiziertes Zeugnis sein. Es liegt an dir als HR-Verantwortliche oder -Verantwortlicher, ob du dem Wunsch entsprechen möchtest.

Tätigkeitsbeschreibung

Etwas formloser als das Zwischenzeugnis ist die Tätigkeitsbeschreibung. Eine solche kann aus verschiedenen Gründen nachgefragt werden. Manchmal wollen zum Beispiel Banken wissen, was man genau beruflich macht, wenn ein Kredit beantragt wird. In dieser Art des Zeugnisses werden lediglich die Aufgaben einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters beschrieben.

Sinn eines Arbeitszeugnisses – wozu dient es?

Ein Arbeitszeugnis soll ausscheidenden Angestellten dabei helfen, eine neue Stelle zu finden. Es kann darüber auch der Person selbst Auskunft darüber geben, wie das Unternehmen ihre oder seine Arbeit und Performance eingeschätzt hat.

Wie aber bereits angemerkt, geht es hier nicht um eine Mitarbeiterbewertung. Deshalb weisen Gerichte auch immer wieder darauf hin, dass ein Zeugnis grundsätzlich positiv sein soll. Nur bei schwerwiegenden Verstößen, die nachgewiesen werden können, ist es möglich ein schlechtes Zeugnis auszustellen. 

Für die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer ist ein Arbeitszeugnis eines der wichtigsten Dokumente bei der Bewerbung um eine neue Stelle. Wer bereits länger im Beruf ist, wird kaum noch nach seiner Ausbildung gefragt. Erfahrung, die durch Zeugnisse nachgewiesen werden kann, ist heute viel mehr gefragt. Für dein Unternehmen sollte die Erstellung des Arbeitszeugnisses ein Teil des Offboarding-Prozesses sein.

Wie sollte ein Arbeitszeugnis aufgebaut sein?

Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis sollte seinem Namen gerecht werden und auf die Qualifikationen der Mitarbeiterin und des Mitarbeiters eingehen. Das bedeutet, dass jedes Zeugnis so individuell wie möglich gehalten werden soll. Zwar kann heute eine Software bei der Struktur helfen, die Vorlage für ein Arbeitszeugnis muss dann aber mit auf die Person zugeschnittenen Informationen gefüllt werden. 

Die wesentlichen Bestandteile eines Arbeitszeugnisses sind: 

  • Personalien: Der volle Name und der Wohnort, eventuell Geburtsdatum 
  • Aufgabenfelder, Tätigkeitsbeschreibung: In welcher Abteilung war die Person beschäftigt, welche Aufgabengebiete waren zugewiesen, welche Verantwortungsbereiche gibt es. Diese Aufgaben können als Liste niedergeschrieben werden. 
  • Besondere Aufgaben, Fortbildungen und Erfolge: Wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über die normale Tätigkeit hinaus noch Sonderaufgaben wahrgenommen haben, zum Beispiel im Team zum Erstellen einer neuen Unternehmensvision, soll das vermerkt werden. Auch wichtige Fortbildungen können im Arbeitszeugnis stehen, und besondere Erfolge (wenn das PR-Team zum Beispiel einen Preis für eine Kampagne erhalten hat.) 
  • Leistungsbewertung: Die Leistungsbewertung soll beschreiben, wie gut (und nicht wie schlecht) die beschriebene Person gearbeitet hat. Denke auch hier an das Wohlwollen. Es ist üblich, dass sehr gute Leistungen mit Superlativen beschrieben werden, zum Beispiel “zur vollsten Zufriedenheit”, “eine/r der besten Facharbeiter/innen”, und auch gute Leistungen entsprechend gewürdigt werden “machte einen hervorragenden Job”, “war ein/e exzellente/r Teamleiter/in”. 
  • Beurteilung von Sozialverhalten: Unternehmen wollen heute nicht nur wissen, wie eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter fachlich einzuschätzen ist, sondern auch wie der Mensch bewertet wird. Hier wirst du besonders achtgeben müssen, gerade wenn du dich von der Kollegin oder dem Kollegen nicht gerade im Einvernehmen trennst. Dieser Teil wird oft auch benutzt, um mit versteckten Codes eher negative Eigenschaften der Person zu beschreiben. Allerdings ist von solchen Formulierungen abzuraten. Das Sozialverhalten soll offen und ehrlich, aber eben auch der Mitarbeiterin und dem Mitarbeiter förderlich beschrieben werden. 
  • Kündigungs- und Ausscheidungsgrund: Ganz wichtig ist natürlich darzulegen, warum das Arbeitsverhältnis beendet wird. Kündigen Angestellte, so kannst du die Formulierung “verlässt auf eigenen Wunsch das Unternehmen” oder “will sich einer neuen Aufgabe stellen” verwenden. Wenn die Kündigung ein Verlust, auch menschlich ist, kannst du das auch gerne betonen, wie durch “verlässt leider unsere Firma, weil sie/er sich ein tolles Angebot bekommen hat, was sie/er nicht ablehnen konnte.” Bei einer Kündigung durch das Unternehmen sollte eine möglichst neutrale Formulierung verwendet werden, die der Mitarbeiterin und dem Mitarbeiter nicht schadet. Ein Beispiel ist “verlässt uns Frau/Herr im gegenseitigen Einvernehmen”. Werden Stellen abgebaut, sollte das unbedingt erwähnt werden, weil es dann die Kollegin oder den Kollegen von einer Mitschuld befreit. 
  • Schlusssatz: Wie auch immer das Arbeitsverhältnis endet, es sollten am Schluss des Zeugnisses einige freundliche Worte stehen. Das zeugt auch von Größe des Arbeitgebers und dient dem Employer Branding. Sätze wie “Wir wünschen Frau/Herr XX alles Gute auf ihrem/seinen weiteren Lebensweg” oder “Wir werden Frau/Herr sehr vermissen” bringen eine wichtige menschliche Komponente in das Schreiben. 
  • Unterschrift: Ein Arbeitszeugnis muss unterschrieben sein. Unter der Unterschrift sollte auch der Name der Person, die unterschrieben hat und die Position im Unternehmen stehen. Bei kleineren Firmen sollte die Geschäftsführerin oder der Geschäftsführer unterschreiben.

Was in einem Arbeitszeugnis stehen sollte und was nicht

Unter manchen Arbeitgebern hat sich eine Praxis etabliert, mit unterschiedlichen Formulierungen die Leistungen der ausscheidenden Angestellten zu bewerten, ohne dabei offensichtlich negativ zu sein. Die Wortwahl kann entscheidend dafür sein, wie bei einer Bewerbung das Zeugnis interpretiert wird.

Bei der allgemeinen Bewertung der Arbeitsleistung hat sich zum Beispiel folgende Skala etabliert:

  • Sehr gut: “stets zur vollsten Zufriedenheit”
  • Gut: “zur vollsten/stets zur vollen Zufriedenheit”
  • Befriedigend: “zur vollen Zufriedenheit”
  • Ausreichend: “zur Zufriedenheit”
  • Mangelhaft: “Im Großen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit”
  • Ungenügend: “Sie/Er hat sich bemüht.”

Eine Regel sollte sein, dass du eine Person im Zweifel eine Stufe besser bewertest als du eigentlich möchtest. Damit bist du sicher was die gesetzlichen Vorgaben angeht und es hilft der Mitarbeiterin und dem Mitarbeiter bei der Stellensuche. Bewertungen, die unterhalb von Befriedigend sind, müssen ausreichend begründet werden. Das kann die Mitarbeiterin und der Mitarbeiter auch ausdrücklich verlangen.

Noch immer sind viele Zeugnisse in einer sehr neutralen und trockenen Form geschrieben, mit Redewendungen, die heute kaum mehr im Sprachgebrauch verwendet werden.

Um das Zeugnis etwas moderner zu gestalten kannst du folgende Ausdrücke verwenden:

  • Emphatisch: Frau/Herr ist sehr empathisch sowohl was das Team als auch was Kunden betrifft und hat deshalb lange dauernde und erfolgreiche Kundenbeziehungen aufgebaut und Mitarbeitende im Unternehmen halten können.
  • Kundenorientiert: Kundenorientierung ist heute besonders wichtig in vielen Berufen, wenn das noch mit positiver Gestaltung der Customer Experience verbunden wird, ist das ein großes Plus.
  • Hohes fachliches Wissen: Auch wenn immer mehr Softskills gefragt sind, so darf in bestimmten Bereichen das fachliche Wissen und der aktuelle Stand des Wissens gerne hervorgehoben werden. Du kannst in dem Zusammenhang auch auf Weiterbildungen verweisen. 
  • Krisensicher: Es muss nicht gleich eine weltweite Pandemie sein, in der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Krisenfestigkeit beweisen. Aber wer in einer Krise den Überblick behalten und führen kann, sollte dies auch ihrem oder seinem Arbeitszeugnis bestätigt bekommen.
  • Teamorientiert: Im Unterschied zu teamfähig, was eine Selbstverständlichkeit ist, sind teamorientierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Lage, den Rat und die Unterstützung anderer aktiv zu suchen, um ein bestmögliches Ergebnis zu liefern.

Welche Wörter sollten in einem Arbeitszeugnis nicht stehen?

Es gibt auch Formulierungen und Wörter, die zwar zunächst gut klingen, tatsächlich aber eine Abwertung darstellen. Der Klassiker ist das Wort “gesellig”. Es wird sowohl für Personen benutzt, die geschwätzig sind, als auch für Angestellte, die mehr reden als arbeiten und bisweilen auch für solche, die ein Alkoholproblem haben oder anderen Kolleginnen und Kollegen zu nahekommen. Du solltest das Wort also auf jeden Fall vermeiden, selbst wenn du damit etwas Positives ausdrücken möchtest.

Weitere Formulierung und Wörter, die nicht benutzt werden sollen, und ihre Bedeutung:

  • Tritt für Kollegen ein: Steht oft für Mitglieder im Betriebsrat und Gewerkschafter, manchmal auch für Wortführer bei innerbetrieblichen Problemen.
  • Arbeitet gerne alleine: Das wird heute als fehlende Teamfähigkeit und mangelhaftes Sozialverhalten verstanden.
  • Gesundes Selbstvertrauen: Umschreibt Arroganz und Ungehorsam.
  • Erfrischende Art: Kann für jemanden mit Drogenproblemen stehen, aber auch für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die übergriffig sind oder zu viel reden.
  • Bemühte sich: Das bedeutet fast immer, dass jemand nicht in der Lage, die Aufgaben zu erfüllen.
  • In der Lage zu delegieren: Damit werden Personen beschrieben, die ihre Arbeit an andere geben, statt sie selbst zu machen – auch wenn das eigentlich ihr Job wäre. Letztlich bezeichnet es faule Beschäftige.
  • Mit großer Genauigkeit: Im Gegensatz zu “mit großer Präzision” steht Genauigkeit für einen eher pedantischen Umgang mit Personen und Aufgaben.
  • Pflichtbewusst: Hat gemacht, was man ihr oder ihm gesagt hat, aber auch nicht mehr
  • Verständnisvoll: Bezeichnet bisweilen Führungskräfte, die sich nicht durchsetzen können und auch keine Führungsqualitäten haben.

Selbstverständlichkeiten und Weglassen

Eine andere Form der versteckten Nachricht und ein Code im Arbeitszeugnis ist das Betonen von Selbstverständlichkeiten. Wer pünktlich zur Arbeit kam und alle Aufgaben erledigte, hat kaum Eigeninitiative gezeigt. Wer gerne im Team mitgearbeitet hat, ist nicht unbedingt eine Führungspersönlichkeit. 

Manchmal kann es auch aufschlussreich sein, wenn das Zeugnis sehr kurz ist und bestimmte Dinge einfach weggelassen werden. Zum Beispiel wenn gar nicht erwähnt wird, dass es weitere Aufgabenbereiche gab oder dass eine Arbeitnehmerin oder ein Arbeitnehmer niemals befördert wurde. 

Vorsicht bei der Gleichbehandlung

Bestimmte Formulierungen im Zeugnis sind auch in diskreter Form verboten. Das Allgemeine Gleichstellungsgesetz (AGG) verbietet es Arbeitgebern, bestimmte Informationen in einem Arbeitszeugnis preiszugeben. Das Gesetz soll die Benachteiligung von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern verhindern, die wegen eines in Paragraph 1 AGG genannten Falls diskriminiert werden könnten.

So darf das Arbeitszeugnis keine Hinweise auf die Zugehörigkeit zu einer bestimmten Religion, Partei oder ethnischer Herkunft oder einer Behinderung liefern.

Vorlage für ein Arbeitszeugnis

Eine Vorlage für ein Arbeitszeugnis kann, zumindest was Struktur und Formalien angeht, so aussehen:

ARBEITSZEUGNIS

Frau/Herr VORNAME, NAME, ANSCHRIFT, GEBURTSDATUM war von DATUM bis DATUM bei uns als POSITION beschäftigt und wird das Unternehmen zum DATUM verlassen.

Frau/Herr NACHNAME war in der ABTEILUNG als POSITION tätig und hat dort XX Jahre gearbeitet. Zu ihren/seinen Aufgabenfeldern gehörten:

Liste der Tätigkeiten

 Darüber hinaus nahm Frau/Herr NACHNAME noch folgende Sonderaufgaben war:

 Wir schätzen Frau/Herr NACHNAME wegen QUALIFIKATIONEN. Ihre/Seine BESONDERE EIGENSCHAFTEN stachen dabei besonders heraus. In ihrer/seiner Tätigkeit als POSITION arbeitete Frau/Herr NACHNAME zu unserer vollsten Zufriedenheit. Sie/Er war neuen Aufgaben und Herausforderungen immer aufgeschlossen und nahm sie gerne an.

Mit Frau/Herr NACHNAME verlieren wir eine(n) geschätzte(n) Mitarbeiter(in), die/der sich durch ein großes berufliches Engagement auch über dem normalen Aufgabenbereich hinaus auszeichnete. Sie/Er überzeugte durch ihre/seine Teamorientierung und Führungsqualitäten.

Frau/Herr NACHNAME scheidet auf eigenen Wunsch aus unseren Unternehmen aus und möchte sich neuen Herausforderungen stellen. Wir bedauern diesen Verlust sehr.

ODER

Leider müssen wir uns, allerdings im gegenseitigen Einvernehmen, von Frau/Herr NACHNAME trennen, wünschen ihr/ihm aber alles Gute im nächsten Job.

Wir wünschen Frau/Herr NACHNAME viel Glück auf ihrem/seinem weiteren Lebensweg und bei ihren/seinen weiteren beruflichen Herausforderungen.

Name, Datum, Unterschrift, Position

Arbeitszeugnis für Führungskräfte

Bei einem Arbeitszeugnis für Führungskräfte musst du etwas andere Maßstäbe anlegen. Hier geht es um die Führungskompetenzen und Manager-Qualifikationen. Der Bereich der Aufgaben und der Tätigkeiten wird entsprechend kürzer dargestellt. Da reicht es oft schon zu sagen, jemand hatte die Marketingleitung inne oder das Finanzwesen überwacht. Was hier im Zeugnis bewertet werden muss ist: 

Die strategische und unternehmerische Kompetenz: Wie gut hat die Person die Abteilung geführt, wie war das Verhältnis zu Angestellten, welche Impulse kamen von ihr oder ihm, in welchen Bereichen hat sie oder er das Unternehmen vorangebracht.

Beim Führungsverhalten solltest du beurteilen, wie jemand andere geführt und vor allem motiviert hat, wie dadurch Leistungen gesteigert werden konnten. Die Mitarbeiterzufriedenheit spielt ebenfalls eine gute Rolle.

Der Grund für das Ausscheiden spielt eine besondere Rolle. Führungskräfte werden selten betriebsbedingt gekündigt. Deshalb solltest du im Arbeitszeugnis wahrhaft und überzeugend erläutern, warum das Arbeitsverhältnis beendet wird und warum die Kollegin oder der Kollege eine berufliche Veränderung sucht.

Und schließlich gehört es zum guten Ton, die Verdienste um das Unternehmen hervorzuheben. Die meisten Führungskräfte werden sicherlich etwas herausragendes geleistet haben, und das soll und darf auch erwähnt werden. Du würdest das sicher auch als Pluspunkt bei einer Bewerberin oder Bewerber sehen.

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