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Kollaboratives Recruiting mithilfe eines ATS

Es gibt einen bekannten Liedtext, den Sie wahrscheinlich irgendwann in Ihrem Leben von einer kleinen Band namens The Beatles gehört haben. Er lautet: „I get by with a little help from my friends.” was so viel bedeutet wie, ich komme mit ein wenig Hilfe von meinen Freund*innen zurecht.

Dieser Text trifft sehr gut auf die heutige Rekrutierungslandschaft zu, die sich zunehmend auf die kollaborative Rekrutierung und teamorientierte Prozesse stützt. Die Mittel der Wahl für diese kollaborativen Einstellungen? Das vertrauenswürdige Bewerber*innen-Managementsystem (auch ATS, kurz für Applicant Tracking System, genannt).

Die kollaborative Rekrutierung ist ein wachsender Trend in der Personalbeschaffung und der Erfolg dieses Arbeitsstils hängt in hohem Maße von der Unterstützung Ihres Teams und einem soliden Verständnis Ihres Tech-Stacks ab.

Dieser Artikel soll als Spickzettel dienen, um Sie und Ihr Team sowohl bei der kollaborativen Rekrutierung als auch der Einbindung des ATS als Werkzeug für den Erfolg unterstützen.

Was ist kollaboratives Recruiting?

Das kollaborative Recruiting ist eine teambasierte Einstellungsmethode, die den Einstellungsprozess dezentralisiert und mehr Teammitglieder in die Organisation einbezieht. Ihr Ziel ist es, andere Kolleg*innen aus verschiedenen Teilen der Organisation in die Beschaffungs-, Auswahl- und Entscheidungsphasen für die Einstellung eines neuen Teammitglieds einzubeziehen.

Recruitee E-Book Kollaboratives Recruiting

Die kollaborative Rekrutierungstechnik ist in den Interviewphasen am stärksten ausgeprägt. Recruiter*innen und HR-Verantwortliche, der*die Einstellungsleiter*in und potenzielle Teamkolleg*innen werden in diese Screening-Phase einbezogen, und es werden Beiträge von allen Beteiligten gesammelt.

Mit Hilfe kollaborativer Instrumente wie einem modernen ATS kann dieses kollaborative Einstellungsteam Notizen darüber austauschen, was sie von den einzelnen Kandidat*innen halten. Das Endergebnis ist eine Einstellungsentscheidung durch einen Ausschuss, anstatt dass ein*e einzige*r Recruiter*in und Einstellungsmanager*in die Entscheidung in einem trifft.

Vorteile der kollaborativen Rekrutierung

Die kollaborative Rekrutierung bietet den Recruitment-Teams zahlreiche Vorteile, da sie den Input von verschiedenen Personen in der Organisation bündeln kann. Einige dieser Vorteile sind:

  • Weniger Stress für eine*n bestimmte*n Recruiter*in: Die wichtige Aufgabe, die richtige Person auszuwählen, wird dezentralisiert und die Verantwortung auf mehrere Personen verteilt.
  • Bessere Chancen für die Einstellung kulturell passender Mitarbeiter*innen. Die gemeinsame Beurteilung eines*einer Kandidat*in ermöglicht es vielen Personen zu beurteilen, ob diese Person kulturell geeignet ist. Kultur ist von Natur aus ein kollaboratives Phänomen, daher ist es wichtig, mehrere Personen einzubeziehen.
  • Verbesserte Candidate Experience. Wenn die Kandidat*innen die Möglichkeit haben, mit mehr Personen zu sprechen, mit denen sie arbeiten würden, erhalten sie ein besseres und vollständigeres Bild von der Arbeit und dem Arbeitsleben.
  • Verstärktes Buy-in für die Talentakquise-Strategie. Die regelmäßige Einbeziehung von Mitarbeiter*innen aus dem gesamten Unternehmen ermöglicht einen freien Informationsfluss darüber, was funktioniert und was nicht. Wenn Personen selbst an einem Prozess beteiligt sind, sind sie eher bereit, sich dafür einzusetzen.
  • Bessere Mitarbeiter*innen-Bindung. Kollaborative Einstellungen werden in der Regel viel sorgfältiger geprüft als solche, die auf eine oder zwei Personen zentralisiert sind. Aus diesem Grund ist es wahrscheinlicher, dass der*die ausgewählte Bewerber*in auf lange Sicht gut geeignet ist.
  • Begrenzt unbewusste Vorurteile. Subjektivität bei der Einstellung kann zu Problemen bei der Einstellung von neuen Mitarbeiter*innen führen. Die Einbeziehung mehrerer Personen in den Prozess trägt dazu bei, Subjektivitäten und unbewusste Vorurteile zu beseitigen und eine unvoreingenommene Entscheidung zu ermöglichen.
Zusammenarbeit in Recruitee

Zusammenarbeit in Recruitee

Natürlich braucht man die richtigen Werkzeuge, um ein wirklich kollaboratives Recruiting zu erreichen. Hier kommt Ihr vertrauenswürdiges ATS ins Spiel.

ATS für kollaborative Einstellungen

Ein Applicant Tracking System (ATS) ist das zentrale Instrument, über das Ihr Team verfügen sollte, wenn Sie ein kollaboratives Einstellungsverfahren einführen wollen. Es dient als zentrale Datenbank für Bewerber*innen-Profile und ermöglicht Kommunikation und Zusammenarbeit in Echtzeit.

Lassen Sie uns kurz darauf eingehen, was ein ATS ist und wie es funktioniert.

Was ist ein ATS?

Ein ATS ist eine Softwareanwendung, die die elektronische und automatische Bearbeitung einer Vielzahl unterschiedlicher Einstellungsbedürfnisse ermöglicht, mit dem Ziel, den Prozess für Recruiter*in und die Bewerber*innen effektiver zu gestalten. Im Allgemeinen handelt es sich bei diesen modernen ATS-Plattformen um Cloud-basierte SaaS-Lösungen, auf die überall und jederzeit zugegriffen werden kann.

ATS-Plattformen können zum Sammeln und Speichern von Bewerber*innen-Informationen verwendet werden und können für die Zusammenarbeit genutzt werden:

  • Job-Posting
  • Sourcing
  • Kandidat*innen-Management
  • Vorab-Screening und Überprüfung
  • Optimierung des Rekrutierungsprozesses

Viele moderne ATS-Tools, wie z.B. Recruitee, unterstützen auch die Aufgabenverwaltung, Notizen und Benachrichtigungen über Statusänderungen. Diese Funktionen ermöglichen eine tiefere Zusammenarbeit im Team, indem sie es den Recruiter*innen ermöglichen, Kolleg*innen bestimmte Aufgaben zuzuweisen und sie zu benachrichtigen, wenn Änderungen an einem Kandidat*innen-Profil vorgenommen werden.

Darüber hinaus ist das Team in der Lage, Notizen und Kommentare zu Kandidat*innen zu machen, um eine wechselseitige Kommunikation und Entscheidungsfindung zu ermöglichen.

Wie funktioniert ein ATS?

ATS-Plattformen funktionieren, indem sie die Sammlung und Speicherung von Kandidat*innen-Informationen in Form von Lebensläufen, Informationen in sozialen Medien, Anschreiben und Bewerbungen automatisieren. Sie bieten eine langfristige, durchsuchbare Speicherung von Kandidat*innen-Informationen, die für laufende Einstellungsinitiativen genutzt werden können.

Recruiter können diese Datenbank jederzeit nach qualifizierten Personen durchsuchen und passive Kandidat*innen reaktivieren, die möglicherweise für eine offene Stellenausschreibung qualifiziert sind.

Moderne ATS-Plattformen ermöglichen eine Zusammenarbeit in Echtzeit, indem sie die wichtigsten Rekrutierungsaktivitäten rationalisieren, wie

  • Anzeigen von Bewerbungen und Lebensläufen
  • Automatisierung der Einstufung und Sortierung von Kandidat*innen
  • Erweiterte Schlüsselwort- und Boolesche Suche aktivieren
  • Ermöglichung von Echtzeit-Kommunikation
  • Zusammenarbeit bei Interviews und Evaluationen
  • Zuweisung von Aufgaben und Aufgaben an das kollaborative Einstellungsteam
  • Senden von Fortschrittswarnungen an das Team

Auf der richtigen ATS-Plattform hat Ihr Team Zugang zu einer Fundgrube historischer Kandidat*innen-Informationen und kann sofort über offene Stellengesuche und potenzielle Neueinstellungen kommunizieren.

Vorteile eines ATS für das kollaborative Recruiting

Die übergreifenden Vorteile eines ATS für das kollaborative Recruiting bestehen darin, dass es Ihrem Team eine einzige Plattform bietet, auf der es arbeiten kann und die eine Fülle von nützlichen Informationen über Ihre Kandidat*innen enthält. 

Ein ATS kann Ihrem kollaborativen Einstellungsverfahren auf verschiedene spezifische Weise zugute kommen, unter anderem:

  • Der einfache Austausch von Dokumenten, Kandidat*innen-Profilen und Kontaktprotokollen mit jedem Mitglied Ihres Teams. Dadurch wird der Zeitaufwand für die manuelle Übertragung von Informationen per E-Mail verringert. 
  • Gemeinsame Durchsicht von Bewerbungsgesprächen, Lebensläufen und Kandidat*innen-Profilen, um gemeinsam zu einer Schlussfolgerung zu kommen, wer am besten für eine bestimmte Position geeignet ist. 
  • Die offene Kommunikation zwischen den Teammitgliedern wird dank des zentralisierten Portals verbessert. Jeder wird befähigt und ermutigt, ihre oder seine Meinung über bestimmte Kandidat*innen zu äußern. 
  • Schaltet wertvolle Daten über Kandidat*innen frei, die als Grundlage für gemeinsame Einstellungsgespräche und -entscheidungen verwendet werden können. 
  • Gewährleistet die einfache Übergabe von Aufgaben für die verschiedenen Phasen des Auswahlverfahrens. Gemeinsame Einstellungen sind nur dann erfolgreich, wenn jede*r weiß, was er*sie zu tun hat und wann er*sie es zu tun hat. 
  • Ermöglicht Transparenz darüber, wie der Einstellungsprozess gehandhabt wird. Dies zeigt Ihren Kolleg*innen außerhalb des Recruitings, dass der Prozess strategisch gut geplant und auf die Gesamtziele des Unternehmens ausgerichtet ist. 

Man kann die Vorteile, die ein ATS für den kollaborativen Einstellungsprozess haben kann, kaum überbewerten. Diese Tools fungieren als zentrale Plattform, um das volle Potenzial einer kollaborativen Einstellung innerhalb Ihres Unternehmens freizusetzen.

Nutzungsrollen in Recruitee

Nutzungsrollen in Recruitee

Überzeugen Sie Ihr Team vom kollaborativen Recruiting

Nachdem wir nun darüber gesprochen haben, was kollaboratives Recruiting und ATS-Plattformen sind und welche Vorteile beide bieten, lassen Sie uns zum Schluss einen Spickzettel darüber erstellen, wie Sie Ihr Team vom kollaborativen Recruiting überzeugen können:

  • Stellen Sie sicher, dass Ihr Team versteht, warum kollaboratives Recruiting wichtig ist. Sich die Zeit zu nehmen, um klar zu erklären, wie dieser Prozess der Organisation (und ihnen persönlich) nützt, ist für den Erfolg entscheidend. Erklären Sie den Prozess klar und deutlich und warum er für das Unternehmen wichtig ist. 
  • Führen Sie sie in die ATS-Plattform ein und schulen Sie sie gründlich in dessen Funktionsweise und Anwendung. Stellen Sie zudem sicher, dass alle Interessengruppen regelmäßig Zugang zum ATS haben.
  • Erklären Sie den Prozess im Detail und holen Sie sich Feedback ein. 
  • Stellen Sie sicher, dass sich alle wohl mit dem neuen Prozess fühlen. Bringen Sie an einem runden Tisch alle Gedanken zum Prozess und zur Plattform zusammen, um sicherzustellen, dass sich Ihr Team sicher ist, dass es erfolgreich sein wird. Sprechen Sie alle Zweifel aus, bevor Sie mit dem kollaborativen Recruiting voll durchstarten. 
  • Testen Sie das neue Terrain. Wählen Sie eine neue Anforderung aus und setzen Sie den kollaborativen Einstellungsprozess um. Beobachten Sie dann, wie der Prozess abläuft und sammeln Sie Feedback von den wichtigsten Beteiligten. 
  • Nehmen Sie nach und nach Änderungen vor. Optimieren Sie Ihren kollaborativen Einstellungsprozess nach Bedarf und fördern Sie weiterhin die offene Kommunikation im Team. 

Es wird erwartet, dass die Arbeitsbelastung der Personalbeschaffer*innen in den kommenden Jahren aufgrund des immer stärkeren Wettbewerbs um Talente zunehmen wird. Der beste Weg, dem entgegenzuwirken, besteht darin, die Arbeit und die Entscheidungsfindung in Ihrem Team zu verteilen. Mit den richtigen Werkzeugen können und sollten kollaborative Einstellungen zu einem zentralen Bestandteil Ihrer Rekrutierungsstrategie werden.

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