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Erfolgreich ein Austrittsgespräch führen: Vorlage & Fragenkatalog

In einer Führungsposition, als Abteilungsleitung oder als Verantwortliche*r im HR wirst du dich leider auch von Mitarbeiter*innen verabschieden müssen. Das kann unterschiedliche Gründe haben, entweder kündigst du das Arbeitsverhältnis oder aber die Angestellten haben neue Aufgaben gefunden. Zum Offboarding gehört, dass du dich mit den jeweiligen Personen nochmals bei einem Austrittsgespräch zusammensetzt und über die gemeinsam verbrachte Zeit sprichst. Ziel solcher Gespräche ist, sich respektvoll zu verabschieden, Erfahrungen auszutauschen und eventuell das Angebot zu machen, bei Gelegenheit erneut zusammenzuarbeiten.

Ein Austrittsgespräch ist immer ein Angebot deinerseits, die Teilnahme der Angestellten ist freiwillig. Wer es ablehnt, sollte keine Nachteile daraus haben. Es ist Teil der Mitarbeiterbindung, die zumindest emotional manchmal lange, nachdem jemand das Unternehmen verlassen hat, bestehen kann. Dieser Effekt sollte nicht unterschätzt werden.

Das Austrittsgespräch, wenn du als Arbeitgeber*in gekündigt hast

Natürlich macht es einen großen Unterschied, wer die Kündigung ausgesprochen hat. Wenn du Angestellten ein Kündigungsschreiben geschickt hast, dann kann das eine gewissen Spannung in ein Austrittsgespräch bringen. Das ist immer dann der Fall, wenn es seitens der*des Mitarbeiter*in klare Verstöße und Fehlverhalten gab. In diesen Situationen wird das Gespräch eher kurz sein, du solltest aber dennoch nicht darauf verzichten.

Es kann andere Gründe haben, wenn ein*e neue*r Mitarbeiter*in sich einfach nicht in das Unternehmen eingefunden hat oder Abteilungen und Produktionslinien geschlossen werden. Da ist meist das Verständnis größer und du wirst ein konstruktiveres Gespräch führen können.

Das Austrittsgespräch, wenn Mitarbeiter*innen selbst gekündigt haben

Sollten Beschäftigte von sich aus gekündigt haben, dann hast du mehr Spielraum. Das Austrittsgespräch kann dann wirklich der Reflexion dienen. Das ist dann der Fall, wenn die Kolleg*innen selbst einen neuen Job gefunden haben. Auch wenn die Tätigkeit keinen Spaß mehr macht, kann das ein Grund sein, die Arbeitsstelle zu wechseln. Das Gespräch sollte aber nicht dazu benutzt werden, die Meinung der Person zu ändern und ihn oder sie zum Bleiben zu bewegen. Dafür ist es in der Regel zu spät.

5 Gründe, warum Austrittsgespräche wichtig sind

  1. Mitarbeiter*innen sprechen oft freier über Probleme, wenn sie wissen, dass sie deine Firma verlassen. Damit können sie dir eine oft andere Sicht auf Prozesse und die Arbeitsumgebung bieten.
  2. Ein Abschied ist nicht für immer, gerade bei Führungskräften wirst du die Kolleg*innen immer wieder treffen. Da ist es besser, wenn ihr euch in angemessenem Rahmen verabschiedet habt.
  3. Ehemalige Mitarbeiter*innen können immer Botschafter*innen deiner Firma sein. Wenn sie professionell verabschiedet wurden, werden sie dich eher Freunden und Bekannten als Arbeitgeber*in empfehlen.
  4. Das Internet vergisst nichts, und schon gar nicht die Bewertungsplattformen. Wer sich im Guten trennt, hat eine höhere Chance auf eine gute Bewertung.
  5. Es kann sinnvoll sein, ausscheidende hochqualifizierte Mitarbeiter*innen im Talent Pool zu halten. Das gelingt eher, wenn man sie dafür in einem Austrittsgespräch gewinnen kann.

Der Rahmen für das Mitarbeiter*innen Austrittsgespräch muss stimmen

So wie du dich auf Einstellungsgespräche und Interviews vorbereitest, sollte auch das Austrittsgespräch geplant sein. Du solltest die betreffende Person zum Beispiel dazu einladen und nicht am letzten Arbeitstag kurz vor dem Verlassen des Gebäudes noch einen Plausch halten. Nimm dir entsprechend Zeit für das Gespräch und lege dir eine Struktur zurecht. Zuhören ist besonders wichtig.

Ein neutraler Raum ist immer besser als dein Büro. Versuche die Mitarbeiter*innen in einem der Meetingräume einzuladen, oder wenn es keinen gibt, in eine ruhige Gesprächsecke. Je entspannter die Umgebung ist, umso besser wird dann die Gesprächsatmosphäre sein.

Die Sitzordnung ist entscheidend, am besten sitzt ihr beide schräg gegenüber, vielleicht mit einem kleinen Beistelltisch dazwischen. Bei einem normalen Tisch setzt du dich am besten neben die andere Person, wenn das nicht als zu nahe empfunden wird. Situationen, bei denen ein*e Vorgesetzte*r sich hinter seinem*ihrem großen Schreibtisch versteckt, sind ebenso überholt wie vertraut nebeneinander auf einem Sofa zu sitzen. Versuche so professionell und menschlich wie möglich zu sein.

Was du bei Exit-Interviews vermeiden solltest

Du verabschiedest beim Exit-Interview oder Austrittsgespräch Mitarbeiter*innen. Es ist eine Verabschiedung, keine Abrechnung. Es gibt einige Dinge, die du unbedingt vermeiden solltest:

  • Zu wenig Zeit haben
  • Das Gespräch zwischen Tür und Angel führen
  • Während des Gesprächs Anrufe entgegennehmen oder dein Handy checken
  • Den Mitarbeiter*innen Vorwürfe machen (selbst wenn du aus guten Gründen gekündigt hast)
  • Ausreden anbringen, warum Offboarding-Papieren wie ein Arbeitszeugnis noch nicht fertig sind
  • Andere Personen zum Gespräch hinzuholen
  • Vertraulichkeit verletzten, zum Beispiel sagen, was andere Mitarbeiter*innen erzählt haben
  • Versuchen, die Entscheidung des*der Mitarbeiter*in infrage zu stellen oder rückgängig machen zu wollen
  • Dich mit der anderen Person streiten

10 Fragen für das Austrittsgespräch mit Mitarbeiter*innen

  1. Wie beschreiben Sie ihre Zeit bei uns?
  2. Was hat Sie bewogen zu kündigen?
  3. Was hat Ihnen besonders bei uns gefallen?
  4. Was hat Sie besonders bei uns gestört?
  5. Wie haben Sie die Führung empfunden
  6. Welche Verbesserungen können wir machen?
  7. Wurden Sie entsprechend ihren Fähigkeiten gefördert und konnten sich weiter entwickeln?
  8. Wie sehen Sie unser Unternehmen insgesamt?
  9. Was hat Sie beeindruckt?
  10. Was hat Sie enttäuscht?

Du kannst natürlich gerne Zwischenfragen stellen, zum Beispiel:

  • Was bietet Ihnen der*die neue Arbeitgeber*in, was wir nicht haben?
  • Welche weiteren Gründe gibt es für Ihren Wechsel?
  • Wir fanden Sie das Arbeiten in Teams?
  • Gab es genügend Möglichkeiten für Sie, Feedback anzubringen?
  • Wie beurteilen Sie ihre*n Vorgesetze*n?
  • Haben wir Sie genügend gefordert, oder fühlten Sie sich unterfordert?
  • Haben Sie Home-Office beantragt und dabei Unterstützung erhalten?
  • Gab es für Sie so etwas wie Work-Life-Balance?

Austrittsgespräch Mitarbeiter*innen Vorlage für den Standard-Prozess

Regelmäßig wiederkehrende Ereignisse können als Prozesse formuliert werden. Das macht es dir leichter, dich auf Austrittsgespräche vorzubereiten, ohne jedes Mal von vorne anfangen zu müssen. Außerdem kannst du so den Gesprächsverlauf besser steuern, hast eine vorgegebene Struktur und kannst nachher erhobene Daten besser vergleichen und in deine HR-Software eingeben. Der Prozess für ein Austrittsgespräch sieht so aus:

Einbindung des Austrittsgesprächs in den Offboarding-Prozess

Das Austrittsgespräch mit Mitarbeiter*innen ist ein wichtiger Teil des Offboarding-Prozesses und sollte in diesen auch eingebunden sein. So kannst du zum Beispiel während des Gesprächs schon das Arbeitszeugnis übergeben. Kläre also zuerst ab, wo in deinem Offboarding das Gespräch seinen besten Platz hat.

Die richtige Person für das Austrittsgespräch wählen

Eine neutrale Person aus der Personalabteilung wird ein Gespräch besser führen können als ein*e Vorgesetzte*r oder Kolleg*in. Mitarbeiter*innen werden sich neutralen Kolleg*innen eher öffnen und Kritik anbringen, als wenn sie ehemaligen Vorgesetzten gegenübersitzen. Erfahrene und in Interviews geschulte Mitarbeiter*innen sind die bessere Lösung, wenn sie vorhanden sind.

Termin für das Austrittsgespräch vereinbaren

Das Exit-Interview muss nicht am letzten Arbeitstag geführt werden. An diesem Tag sind ausscheidende Mitarbeiter*innen ohnehin sehr beschäftigt, ein oder zwei Tage vorher ist ebenfalls ein guter Zeitpunkt. Nehme dir ausreichend Zeit, etwa eine Stunde und kläre ab, ob die andere teilnehmende Person ebenfalls verfügbar ist.

Austrittsgespräch mit Betreff ankündigen

In der Einladung zum Exit Interview sollte der Betreff klar sein. Dabei muss nicht der Fachbegriff des Austrittsgesprächs oder die englische Version genutzt werden. Du kannst alternativ “Einladung zum Abschlussgespräch” benutzen, das klingt etwas sympathischer.

Agenda für das Austrittsgespräch mitteilen

Der Betreff sagt zwar schon einiges aus, aber viele Mitarbeiter*innen haben noch kein Austrittsgespräch gemacht und wissen vielleicht nicht, was auf sie zukommt. Deshalb solltest du kurz darlegen, was der Inhalt sein wird. Das könnte so aussehen:

Sehr geehrte(r) Frau/Herr Schmidt,

da Sie uns bald verlassen, möchte ich gerne die Gelegenheit ergreifen und Sie zu einem Abschiedsgespräch einladen. Ich würde gerne mit Ihnen die Zeit, die sie bei uns verbracht haben, mit Ihnen Revue passieren lassen. Natürlich freue ich mich auch zu hören, was Ihnen bei uns gefallen hat und was wir hätten besser machen können. Und ich bin sehr gespannt, welche Pläne Sie für die Zukunft haben.

Mit freundlichen Grüßen

Bei Mitarbeiter*innen, denen wegen Verfehlungen gekündigt wurde, reicht ein etwas kürzeres Schreiben mit dem Hinweis auf ein kurzes Abschlussgespräch.

Ort für das Mitarbeiter*innen Austrittsgespräch festlegen

Am besten eigenen sich Besprechungsräume, mit runden Tischen, um eine Gegenüber-Situation zu vermeiden. Wenn dein Büro eine Sitzecke hat, ist das ebenso gut. Sogar die Kantine kann ein Gesprächsort sein, wenn du dort abgeschieden bist und ein ruhiges Gespräch führen kannst. Es sollte auf jeden Fall die Vertraulichkeit gewährt sein, die Mittagspause wäre also kein guter Zeitpunkt in der Kantine.

Die Stimmung im Austrittsgespräch

Ein Austrittsgespräch ist eine Art PR-Veranstaltung für das eigene Unternehmen. Die Mitarbeiter*innen, die gehen, haben dabei nicht viel zu gewinnen oder zu verlieren. Für dich aber ist der Termin bedeutend: Du bekommst wertvolle Informationen und hinterlässt einen letzten und manchmal bleibenden Eindruck. Für das Employer Branding ist das eine nachhaltige Maßnahme.

Deswegen solltest du offen und freundlich sein, keine Konfrontation suchen und zuhören. Selbst wenn Eindrücke die ein*e Mitarbeiter*in hat falsch sind, nimmst du sie erst einmal auf. Je angenehmer die Stimmung ist, umso einfacher wird es dann sein, mit Angestellten zu sprechen, denen du gekündigt hast.

Die Austrittsgespräch Fragen vorher festlegen

Der Fragenkatalog ist ein Standard für jedes Austrittsgespräch, aber vermeide Checkboxen oder zu viele Notizen. Du kannst, wenn du vorher die Zustimmung einholst, das Gespräch aufzeichnen, das ist aber eher unüblich. Eine kleine Einführung in die Fragen ist eine höfliche Geste, du kannst gerne erklären, dass es ein Standardprozess ist, um Ergebnisse zu vergleichen. Das zeigt, wie professionell du in der Personalverwaltung arbeitest.

Das Ende des Austrittsgespräches

Das letzte Wort sollte dem*der Mitarbeiter*in gehören. Du kannst fragen, ob er*sie noch etwas hinzufügen möchte oder etwas sagen will, was nicht im Fragenkatalog enthalten war. Danach verabschiedest du die andere Person mit aller Höflichkeit und (außer wenn Social Distancing sein muss) mit einem freundlichen Händedruck. Bei sehr geschätzten Personen kannst du eventuell ein Abschiedsgeschenk überreichen, sollte es keine offizielle Verabschiedung geben.

Die Analyse und Bewertung des Austrittsgesprächs

Die Informationen, die du in dem Austrittsgespräch gesammelt hast, sind die Grundlage für eine Analyse. Hier kann eine Software hilfreich sein, in der du Antworten zumindest stichwortartig eintragen kannst. Du kannst bestimmte Keywords verwenden, die dann später mit anderen Interviews verglichen werden können.

Der etwas aufwändige Teil der Analyse ist, wichtige von unwichtigen Informationen aus den Interviews zu trennen. Dass der Süßigkeitenautomat keine Snickers hatte, ist kein wirkliches Problem. Wenn aber mehrere Mitarbeiterinnen sagten, sie hätten niemals eine Fortbildung bekommen, weil immer Männer den Vorzug bekommen haben, dann hast du ein Problem, dass dringend angegangen werden muss.

Was Manager*innen von einem Austrittsgespräch lernen können

Selbst wenn du als Manager*in im Bereich Human Resources viele Interviews und Mitarbeitergespräche geführt hast, bringen Austrittsgespräche immer wieder Überraschungen. Wer gekündigt hat, wird freier und offener über Dinge sprechen, die ihn*sie gestört haben. Wem gekündigt wurde, kann in dieser Kritik sogar noch etwas harscher werden.

Aus solchen Feedbacks kannst du viele Informationen gewinnen, selbst wenn manchmal Vorwürfe nicht gerechtfertigt sein sollten. Sie sind dennoch ein Zeichen dafür, dass jemand unzufrieden war. Die Vorteile, die du und dein Unternehmen aus einem Austrittsgespräch haben sind unter anderem:

  • Du kannst Trends erkennen, wenn Mitarbeiter*innen wegen des Betriebsklimas oder der Unternehmenskultur gehen
  • Du bekommst Einsichten in Details des Arbeitsalltages, die sonst nicht genannt werden (zum Beispiel Beschwerden über Kolleg*innen, die viel privat am Telefon sind oder lange Raucherpausen machen)
  • Du kannst lernen, was andere Unternehmen bieten und was deine Mitarbeiter*innen veranlasst hat, zu kündigen
  • Du kannst Daten aus den Fragebögen vergleichen und zum Beispiel sehen, was besonders geschätzt wird und was kritisiert wird. Diese Ergebnisse können Grundlagen dafür sein, dass du Probleme löst oder beliebte Maßnahmen noch ausbaust
  • Je besser das Gespräch läuft und je besser die andere Person sich fühlt, umso größer ist die Chance, dass er*sie eine gute Bewertung bei den Bewertungsportalen hinterlässt
  • Je professioneller der Offboarding-Prozess, umso größer sind die Chancen, dass jemand dein Unternehmen an Freude und Bekannte weiterempfiehlt, wenn diese nach einem Job suchen
  • Ein gutes Austrittsgespräch und die Tatsache an sich, dass es einen Offboarding-Prozess gibt, dient dem Employer Branding und der Reputation deines Unternehmens als Arbeitgeber*in

Auch wenn Feedback wichtig ist besteht die Gefahr, dass sich manchmal Angestellte den Frust von der Seele reden und einfach nur alles herauslassen wollen. Du wirst bei Austrittsgesprächen zwischen persönlichen Problemen der Mitarbeiter*innen mit Kolleg*innen und dem Arbeitsplatz und systematischen Schwierigkeiten unterscheiden lernen müssen.

Gerade hier kommt der standardisierte Prozess zur Geltung: So kannst du vergleichen, ob im Austrittsgespräch Mitarbeiter*innen bestimmte Punkte immer wieder ansprechen oder ob es sich um Kleinigkeiten oder persönliche Animositäten handelte. Im Gespräch sammelst du Daten, die Analyse und Bewertung sollte später erfolgen.

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