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Automatisiertes Recruiting-System: Gründe und Vorteile erklärt

Hast du dich schon mal darüber geärgert, wie viel Zeit du mit sich wiederholenden und zeitraubenden Aufgaben verbringst, die nicht zu besseren Einstellungsergebnissen führen? Wenn du dies mit ja beantworten kannst, sei beruhigt, denn du bist nicht allein! 

Das Ziel eines automatisierten Recruiting-Systems ist es, die Zeit für sich wiederholende und manuelle Aufgaben zu reduzieren. Dadurch können sich Recruiter und Personalverantwortliche auf den direkten Austausch mit Kandidatinnen und Kandidaten konzentrieren und haben mehr Zeit für strategische Aufgaben und Projekte. Das übergeordnete Ziel ist natürlich eine bessere und effizientere Personalbeschaffung, die sich ebenfalls positiv auf die Geschäftsergebnisse des Unternehmens auswirken. 

Du konntest die Frage oben mit ja beantworten? Dann interessiert es dich vielleicht, wie du deine Prozesse automatisieren kannst und welche Vorteile dadurch für dich, dein Team und dein Unternehmen entstehen können. 

Welche Rekrutierungsaufgaben können automatisiert werden?

Moderne Recruiting-Tools, wie zum Beispiel ein Bewerbermanagementsystem, Candidate Relationship Management (CRM)-Plattformen und Chatbots enthalten eine Fülle von Funktionen, die dir helfen, einzelne Aufgaben, Aktionen oder ganze Arbeitsabläufe innerhalb des Rekrutierungsprozesses zu automatisieren.

Bei Aufgaben, die automatisiert werden können, kann es sich um kleine, sich wiederholende Aufgaben handeln, die mehrmals pro Tag erforderlich sind, oder um einen Teil automatisierter Aktionen, die einen größeren Workflow ausmachen. Ein automatisiertes Recruiting-System besteht in der Regel aus beiden Arten von automatisierten Aktionen. 

Die Antwort auf die Frage, welche Rekrutierungsaufgaben automatisiert werden können, hängt also davon ab, wie dein Team arbeitet, welche Anforderungen du hast und wie viel du automatisieren möchtest.

Im Allgemeinen enthält ein automatisiertes Recruiting-System Maßnahmen, die die folgenden Kernbereiche des Rekrutierungsprozesses umfassen:

  • Sourcing: Zum Beispiel vorprogrammierte Werbeanzeigen, die auf der Grundlage spezifizierter Stellenanforderungen automatisch auf gezielten Websites angezeigt werden. Auch automatisierte Social-Media-Beiträge gehören dazu.
  • Pre-Screening: Zum Beispiel das automatische Zuweisen, Sammeln und Analysieren der Ergebnisse von Pre-Screenings. Oder die automatische Vorauswahl qualifizierter Kandidatinnen und Kandidaten (und die Entfernung unqualifizierter Kandidatinnen und Kandidaten) mit Hilfe von automatischen CV-Parsing und Schlüsselwortanalysen.
  • Screening: Zum Beispiel die Automatisierung von Referenz- und Hintergrundprüfungen oder die Änderung von Kandidatenprofilen und -status auf der Grundlage neuer Informationen und der Ergebnisse von Qualifikationstests. Oder die automatische Analyse von Video-Interview-Ergebnissen nach versteckten Hinweisen wie Wortwahl und Körpersprache.
  • Kommunikation: Zum Beispiel automatisches Versenden von E-Mails oder Nachrichten an Kandidatinnen und Kandidaten, wenn diese sich bewerben, sich für die nächste Auswahlrunde qualifizieren oder von der Prüfung ausgeschlossen werden. Oder die automatische Planung von Vorstellungsgesprächen und das Senden von Erinnerungen an Teammitglieder und Kandidatinnen und Kandidaten. Chatbots können auch verwendet werden, um automatisch auf Fragen zu antworten oder grundlegende Informationen und Aktualisierungen jederzeit zu versenden.
  • Onboarding: Zum Beispiel können neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern automatisch Orientierungsmaterial zugesendet werden. 
  • Talent-Pipelining: So kann dein Bewerbermanagementsystem oder CRM beispielsweise inaktive Kandidatinnen und Kandidaten in deiner Datenbank routinemäßig erneut analysieren, um festzustellen, ob jemand dem Profil für aktuelle oder zukünftige Stellenangebote entspricht. Dann kannst du automatisch Nachrichten an diese Kandidatinnen und Kandidaten senden, um sie wieder auf Karrieremöglichkeiten in deinem Unternehmen aufmerksam zu machen.

Dies sind natürlich nur einige der vielen möglichen automatisierten Aktionen, die du in deinem gesamten Rekrutierungsprozess übernehmen kannst. Falls du ein automatisiertes Recruiting-System in Betracht ziehst, ist es immer wichtig zu verstehen, wo deine Schmerzpunkte liegen, und zu erkennen, welche Aufgaben und Systeme am ehesten für eine Automatisierung geeignet sind.

Vorteile eines automatisierten Recruiting-Systems

Hier sind nur einige der Hauptvorteile der Implementierung eines automatisierten Recruiting-Systems.

1. Engpässe in der Talent-Pipeline können vermieden werden

Durch die Automatisierung der häufigsten Aufgaben kannst du dir sicher sein, dass du nie einen Arbeitsrückstand hast, der den gesamten Rekrutierungsprozess aufhält. Einer der Hauptfaktoren, die zu ineffizienten Prozessen und verlorenen Gelegenheiten zur Einstellung von Top-Talenten beitragen, sind lange Verzögerungen bei der Weiterleitung von Kandidatinnen und Kandidaten in der Pipeline.

Automatisierungen können dazu beitragen, diese Situationen zu vermeiden, indem sichergestellt wird, dass sich die wichtigsten, aber einfachen Aufgaben nicht irgendwo stapeln. Stattdessen können sich Kandidatinnen und Kandidaten reibungslos durch die Pipeline bewegen, und du bist in der Lage, Fristen problemlos einzuhalten und Entscheidungen darüber zu treffen, wer eingestellt werden soll.

Ein automatisiertes Recruiting-System kann dir u.a. dabei helfen, Engpässe zu vermeiden:

  • Schnelles Filtern von Bewerberinnen und Bewerbern
  • Vermeidet die Überlastung eines Teils deines Prozesses 
  • Sofortige Benachrichtigung an das Team, wenn Maßnahmen ergriffen werden müssen
  • Automatische Kennzeichnung gefährdeter Fristen

Zusammen können diese automatisierten Maßnahmen dazu beitragen, dass dein Rekrutierungsprozess stets reibungslos funktioniert. Was uns zum zweiten Vorteil bringt…

2. Zeit- und Ressourceneinsparung

Die Beseitigung von Engpässen und die Verbesserung der Gesamteffizienz deiner Pipeline trägt dazu bei, Zeit- und Ressourcenverschwendung zu eliminieren, die zu einer insgesamt schlechten Leistung deines Rekrutierungsprozesses führen können.

Darüber hinaus erfordert die Suche und Auswahl von Kandidatinnen und Kandidaten sowohl finanzielle als auch personelle Ressourcen, die beide für das Unternehmen sehr teuer sein können. Dieses Geld und diesen Aufwand aufgrund mangelnder Automatisierung oder aufgrund von Aufgabenüberlastung zu verschwenden, ist einfach kein guter Geschäftszug für dein Unternehmen.

Einige Beispiele dafür, wie Automatisierung Zeit und Ressourcen einsparen kann, sind: 

  • Unqualifizierte Kandidatinnen und Kandidaten müssen nicht mehr manuell nacheinander angerufen werden, die Absage übernimmt eine automatische E-Mail 
  • Recruiter werden entlastet, indem manuelle und sich wiederholende Aufgaben automatisiert werden
  • Bereiche, die weniger effizient sind, werden automatisch erkannt 

Durch die Automatisierung der zeitaufwendigsten Aufgaben und der kontinuierlichen Überwachung der Effizienz deines Rekrutierungsprozesses, kannst du die Verschwendung von wichtigen Ressourcen und finanziellen Mitteln reduzieren.

3. Konzentriere dich auf die Top-Talente

Sobald sich dein Team nicht mehr mit manuellen und sich wiederholenden Aufgaben beschäftigen muss, bleibt viel Zeit übrig, um sich auf die favorisierten Kandidatinnen und Kandidaten zu konzentrieren und mit diesen in einen persönlichen Austausch zu treten.

Die Arbeit von Recruitern sollte sich vor allem darauf konzentrieren, qualifizierte Kandidatinnen und Kandidaten zu finden und mit ihnen in Kontakt zu treten. Durch die Implementierung eines automatisierten Recruiting-Systems können sich Recruiter genau das tun!

4. Reaktiviere Kandidatinnen und Kandidaten, um deinen Talent Pool zu füllen

Bewerbermanagementsysteme liefern eine Fülle wertvoller Informationen über Kandidatinnen und Kandidaten. Sobald neue Stellen zu besetzen sind, sollte die Datenbank des Bewerbermanagementsystems nach passenden Kandidatinnen und Kandidaten durchsucht werden. Warum sollte man jedes mal neu suchen, wenn die passende Kandidatin oder der passende Kandidat vielleicht schon in deinem Talent Pool ist? 

Automatisierte Recruiting-Systeme sind in der Lage, deine bestehende Datenbank regelmäßig und zu festgelegten Zeiten nach qualifizierten Kandidatinnen und Kandidaten zu durchsuchen, die für eine aktuelle oder zukünftige offene Stelle in Frage kommen. Nach der Reaktivierung können diese passiven Kandidatinnen und Kandidaten dann entweder durch automatisierte Kommunikation oder direkt von einem Recruiter direkt kontaktiert werden.

5. Verbessere die Candidate Experience

Ein automatisiertes Recruiting-System, das Engpässe, Verzögerungen und verpasste Mitteilungen eliminiert, trägt zu einer insgesamt besseren Candidate Experience bei. Wenn es eine Sache gibt, die die Meinung einer Kandidatin oder eines Kandidaten über ein Unternehmen ruinieren kann, dann ist es schlechte Kommunikation und nicht eingehaltene Versprechen.

Indem sichergestellt wird, dass alle entscheidenden Berührungspunkte abgedeckt werden, können automatisierte Aktionen sicherstellen, dass jede Kandidatin und jeder Kandidat, egal wie das Ergebnis ausfällt, eine solide und positive Candidate Experience erfahren.

Beispielsweise kannst du dein Bewerbermanagementsystem so einrichten, dass automatisch Bestätigungsnachrichten gesendet werden, sobald sich eine Kandidatin oder ein Kandidat bei dir beworben hat. Dann kannst du ihnen automatisch Aktualisierungen darüber zukommen lassen, wo sie sich im Auswahlverfahren befinden, sowie Einladungen zu Folgegesprächen und Interviews zusenden. 

Kandidatinnen und Kandidaten erwarten eine Antwort von dir, auch wenn sie nicht für die Stelle ausgewählt wurden. Automatisierte Nachrichten können dazu beitragen, dass diese Entscheidungen so schnell wie möglich mitgeteilt werden und allen Kandidatinnen und Kandidaten geantwortet wird. 

Die Aufrechterhaltung einer positiven Candidate Experience beeinflusst auch direkt deine Arbeitgebermarke, welche für die Gewinnung von Top-Talenten entscheidend ist. 

6. Verbesserung der Einstellungsqualität

Natürlich wird jeder der oben genannten Vorteile letztlich zu besseren Einstellungsergebnissen insgesamt beitragen. Ein automatisierter und rationalisierter Rekrutierungssansatz, der sich auf Analysen und kontinuierliche Verbesserung stützt, bedeutet, dass du und dein Recruitment-Team den Rekrutierungsprozess kontinuierlich verbessern könnt.

Das Endergebnis ist letztendlich die Einstellung besserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter – durch weniger Aufwand.

7. Fördert Diversität und Inklusion in deinem Unternehmen

Nicht zuletzt können automatisierte Systeme dazu beitragen, Diversität und Inklusion zu fördern. Es ist in der menschlichen Natur veranlagt, dass Entscheidungen auch auf Basis von unbewussten und erlernten Vorurteilen getroffen werden. Infolgedessen ist es üblich, dass sich ein gewisses Maß an Voreingenommenheit in Entscheidungen darüber einschleicht, wer in einem Unternehmen tatsächlich eingestellt wird.

Automatisierte Recruiting-Systeme tragen dazu bei, einen Großteil dieser inhärenten menschlichen Voreingenommenheit zu beseitigen. Anstatt sich auf das subjektive Lesen eines Lebenslaufs zu verlassen, kann die Automatisierung diese Entscheidung ohne unbewusste Voreingenommenheit für dich treffen. Dies kann auf viele verschiedene kritische Berührungspunkte im Rekrutierungsprozess übertragen werden. 

Wie du siehst, bringen automatisierte Recruiting-Systeme eine Vielzahl von Vorteilen mit sich, die für die meisten Recruitment-Teams von Interesse sein dürften. Wenn du erwägst, deinen Rekrutierungsprozess zu automatisieren, sollten du am besten damit beginnen, dir die Bereiche anzusehen, für die du und dein Team die meiste Zeit aufwendet und die Aufgaben, die am wenigsten Beachtung bekommen. In den meisten Fällen handelt es sich dabei um Aufgaben, die dir eine Maschine abnehmen könnte.

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