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Begrüßung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter: Vorlagen & Tipps

Du wirst es vielleicht schon selbst erlebt haben: Der erste Arbeitstag in der neuen Firma und ein gewisses Flattern im Bauch. Am Pförtner kommst du noch vorbei, am Empfang schaut man dich argwöhnisch an. Erst als du erklärst, dass du heute hier anfängst, nickt die Person hinter dem Tresen, checkt den Computer und lässt dich durch. 

Neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu begrüßen ist ein Teil des Onboardings, der gerne unterschätzt wird. So manches Unternehmen denkt, es sei mit einer E-Mail und den Hinweis, sich in der Personalabteilung zu melden, getan. Doch der erste Eindruck ist wichtig. Schließlich verlassen bis zu 20 Prozent der neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter innerhalb von 45 Tagen wieder den Arbeitsplatz. 

Die Begrüßung und die Vorstellung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollte in den Onboarding-Prozess integriert sein. Wenn daraus ein standardisierter Teil-Prozess wird, musst du auch nicht bei jeder neuen Einstellung wieder von vorne anfangen. Ein gleichbleibendes Verfahren erleichtert dir die Arbeit und stellt sicher, dass jede neue Mitarbeiterin und jeder neue Mitarbeiter eine angemessene Begrüßung erhält.

Der erste Eindruck zählt 

Immer wieder klagen Beschäftigte über den ersten Eindruck, den sie vom neuen Arbeitgeber bekommen. In einer StepStone-Umfrage gaben nur knapp die Hälfte der Befragten an, dass sich ausreichend Zeit für sie genommen wurde. 

29 Prozent wurden immerhin von Kollegen begrüßt, 19 Prozent von einem Mitarbeiter der Personalabteilung. In vier Prozent der Fälle fühlte sich der neue Angestellte gänzlich verloren. Niemand fühlte sich für ihn zuständig. 

Der Prozess beginnt mit einer E-Mail die einige Tage vorher verschickt wird und endet in der Regel am Nachmittag des ersten Arbeitstages. Du kannst in den Zwischenschritten etwas flexibel sein, gerade was die Vorstellung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter per Newsletter und sozialen Medien angeht.

Digitale Begrüßung und Vorstellung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

Wenn der Vertrag unterschrieben und alle Unterlagen fertiggestellt sind, rückt der erste Arbeitstag immer näher. Als Unternehmen solltest du neue Angestellte mit einer E-Mail einige Tage vorher begrüßen und die Formalitäten des ersten Tages erklären. Gleichzeitig sollten auch deine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von der neuen Mitarbeiterin oder dem neuen Mitarbeiter erfahren. Beide Kommunikationen werden zunächst digital, also über E-Mail und dein firmeninternes Netzwerk durchgeführt.

Wir geben dir hier einige Vorlagen für die Begrüßung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zur Auswahl.

Die Begrüßungs-E-Mail

Bevor ihr euch das erste Mal am Arbeitsplatz seht ist es angebracht, der neuen Kollegin oder dem neuen Kollegen per E-Mail schon mal Hallo und Herzlich Willkommen zu sagen. Wie der Ton ist, hängt ein wenig vom Unternehmen, seiner Unternehmenskultur und der Umgangsweise ab. Es gibt formale und kollegiale Begrüßungsschreiben.

Im formellen Schreiben wird sachlich, aber freundlich die neue Arbeitskraft begrüßt. Eine schriftliche Vorlage für eine Mitarbeiterbegrüßung kann in diesem Fall so aussehen:

Sehr geehrte Herr/Frau,

wir freuen uns sehr, Sie am [DATUM] als neue(r) [Position} bei uns begrüßen zu dürfen. 

Wir haben bereits Ihr neues Team informiert und die neuen Kolleginnen und Kollegen freuen sich schon auf Sie. 

Ihr Arbeitsbeginn ist um [Zeit], bitte stellen Sie sich am Empfang vor, Sie erhalten dann einen Berechtigungsausweis. [Name] von der Personalabteilung und [Vorgesetze(r)] werden Sie persönlich begrüßen. 

Anbei senden wir Ihnen gerne einen Plan unseres Hauses und das Organigramm Ihrer Abteilung und unseres Unternehmens.

Wir freuen uns auf Sie! 

Mit freundlichen Grüßen 

[Name Geschäftsführung/Abteilungsleitung]

Es ist heute zunehmend üblich, die Begrüßungsschreiben lockerer und persönlicher zu halten. Wenn sich in deinem Unternehmen alle duzen, dann solltest du das auch schon in der Begrüßungs-E-Mail machen. Ist das nicht der Fall, ist das formelle Sie angebracht. Dennoch sollte bei der Anrede der Text der E-Mail persönlich gehalten sein. 

Je freundlicher solche Schreiben sind, umso höher ist die Motivation schon vor dem eigentlichen Arbeitsbeginn. Du willst erreichen, dass sich die neuen Kolleginnen und Kollegen auf ihre neue Tätigkeit freuen und hochmotiviert an die Arbeit gehen. Gleichzeitig zeigst du auch deine Wertschätzung und dein Interesse an den neuen Angestellten.

Eine Vorlage für die informelle Begrüßung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter per Mail sähe so aus:

Liebe/r [Name], 

bald ist es soweit, wir werden endlich zusammenarbeiten. Dein Team und wir alle freuen uns riesig auf Dich. Wir fangen gegen [Zeit] hier an, komm doch einfach am [Datum] zu uns und sage am Empfang Bescheid. Wir holen Dich dann gerne ab. 

Wenn Du noch Fragen hast, immer her damit. Zur ersten Orientierung haben wir schon mal ein Organigramm angehängt. Damit kannst Du die Namen der Kollegen leichter lernen. Und unser Gebäude-Plan soll Dir helfen, zwischen den Fluren nicht die Orientierung zu verlieren. 

Genieße noch die nächsten Tage bis zum Arbeitsbeginn. 

Viele Grüße und bis bald

[Geschäftsführung]

Wann du diese E-Mail rauschickst bleibt dir überlassen. Die meisten Firmen senden die Begrüßungsemail vier Tage vorher raus. Ist der Arbeitsbeginn am Montag, sollte die neue Mitarbeiterin oder der neue Mitarbeiter die E-Mail spätestens am Freitag erhalten. 

Wer in einer neuen Firma anfängt, wird im Normalfall schon mal zum Bewerbungsgespräch dagewesen sein. Das bedeutet aber nicht, dass sich die neuen Kolleginnen und Kollegen auch gleich zurechtfinden. Wenn Du keinen Plan anhängen willst, dann solltest du auf jeden Fall die genau Gebäudebezeichnung, eventuell den Eingang und wenn nötig das Stockwerk angeben. 

Je nachdem, welche Vorschriften in deinem Unternehmen vorhanden sind, kann eine solche E-Mail bereits Zugangsdaten zum Intranet enthalten oder deine neuen Kontaktdaten wie Firmen-E-Mail, dienstliche Telefonnummer und die Kontakte der Ansprechpartner in der Personalabteilung beinhalten.

Du kannst der Begrüßungs-E-Mail auch noch andere Unterlagen beilegen:

  • Wichtige Sicherheitsvorschriften
  • Letzte Ausgabe der Firmen-Magazins
  • Die Firmenvision
  • Aktueller Geschäftsbericht
  • Vorschriften und Regeln zu Fahrtkostenabrechnungen, Dienstwagenregelung, Firmenhandy, Kantinengutscheinen, Urlaub, Homeoffice

Vorstellung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter per E-Mail

Gleichzeitig mit der Begrüßungsmail solltest du auch die Beschäftigten über die neue Kollegin oder den neuen Mitarbeiter informieren. In dieser E-Mail geht es darum, den Menschen vorzustellen, der demnächst hier arbeiten wird. Deshalb solltest du neben beruflich wichtigen Daten auch einiges über die Person sagen. Du kannst durchaus kreativ werden, was die Form der E-Mail angeht.

Fakten auflisten: Die einfachste Vorstellung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter per Mail enthält die wichtigsten Daten und Fakten zur Person, zum Beispiel: 

  • Name und Vorname
  • Zukünftige Abteilung
  • Position
  • Vorherige Stationen
  • Hobbys
  • Kontaktdaten

 Eine Vorlage für die Vorstellung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sieht dann so aus:

Liebe Kolleginnen und Kollegen, 

Frau/Herr [Name] wird ab heute unser Team verstärken und in [Abteilung] als [Position] anfangen. 

Bislang war [Name] bei [Name Unternehmen] beschäftigt gewesen, er/sie ist gelernte(r) [Beruf]. In der Freizeit entspannt er/sie sich bei [Hobby]. 

Wir freuen uns, sie/ihn an Bord zu haben und sagen Herzlich Willkommen. 

Auf jeden Fall sollte ein aktuelles Foto der Kollegin oder des Kollegen angehängt werden.

Interviewform: Eine etwas unterhaltsame und lockere Vorstellung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Newsletter oder per Rundmail kann die Interviewform sein. Du schickst die Fragen eine Woche vorher zur neuen Mitarbeiterin oder Mitarbeiter und kannst auch noch um weitere Fotos bitten, damit nicht nur das Bewerbungsbild verwendet wird. In einem Interview kannst du zum Beispiel folgende Fragen stellen:

  • Woher kommst du?
  • Warum hast du dich bei uns beworben?
  • Was findest du interessant an uns?
  • Welche Stelle wirst du besetzen?
  • Was hast du vorher gemacht?
  • Wie würdest du dich in fünf Worten beschreiben?
  • Was ist dein Lieblingsessen?
  • Was sind deine Freizeitbeschäftigungen?
  • Wie und wo können die Kolleginnen und Kollegen Dich erreichen?

Vor dem Interview-Teil solltest du noch persönlich die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter in der E-Mail begrüßen, zum Beispiel mit dieser Vorlage zur Vorstellung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter per Mail:

Liebe Kolleginnen und Kollegen, 

wir haben Verstärkung bekommen. Ab heute wird Euch [Name] in der [Abteilung] unterstützen. Er/Sie wird dort als [Position] eingesetzt. Wir freuen uns riesig, dass [Name] bei uns anfängt. Damit ihr ihn/sie etwas besser kennenlernt, haben wir nachgefragt und ein paar Infos zusammengetragen.

[Teil mit Interviewfragen und Antworten]

Ihr könnt [Name] ab heute Nachmittag auch selbst an seinem/ihrem Arbeitsplatz kennenlernen. Er/Sie wird sich bestimmt über erste neue Kontakte freuen. 

Wir wünschen Dir [Name] einen tollen ersten Tag. Wenn du noch Fragen hast, kannst du dich jederzeit an [Ansprechpartner] wenden. 

[Unterschrift/Name Geschäftsführung]

Als Absender ist in kleineren und mittleren Betrieben die Geschäftsführung angemessen. Bei größeren Unternehmen sollten Bereichsleiter oder jemand aus dem mittleren oder oberen Management unterschreiben, je nach Stellenbeschreibung.

Digitale Bekanntmachung von neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern

Zur digitalen Begrüßung gehört auch die Vorstellung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in sozialen Medien und im internen Netzwerk. Gerade bei sozialen Medien sollte aber das Einverständnis der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters vorliegen. Hier können die Daten aus der Rundmail oder dem Interview benutzt werden.

Solche Bekanntmachungen sind auch ein wertvoller Bestandteil des Employer Branding, weil dann nach außen hin sichtbar wird, wie gut du dich um neue Beschäftigte kümmerst.

Checkliste für die Vorstellung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter am Arbeitsplatz

Der erste Arbeitstag sollte Beschäftigten so angenehm wie möglich gemacht werden. Dabei ist es gleich, ob es ein Arbeitsplatz im Büro oder in der Produktion ist, ob jemand als Fahrer eingestellt wurde oder als Servicekraft. Zumindest am Vormittag sollte genügend Zeit für die Eingewöhnungsphase sein.

Persönliche Begrüßung

Auf jeden Fall sollten neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter am ersten Arbeitstag von den Vorgesetzten und eventuell auch der Geschäftsführung begrüßt werden. Am besten ist ein Treffen am Empfang oder Eingangsbereich deines Unternehmens. Ist das nicht möglich, sollten die Angestellten zunächst zum Arbeitsplatz gebracht und dann persönlich begrüßt werden.

Der Willkommensbrief

Eine kleine aber nette Geste ist ein – vielleicht sogar handgeschriebener – Willkommensbrief, den man auf den Schreibtisch legt. Darin sagst du einfach Hallo und wünschst einen schönen Tag. Wenn deine Firma Werbeartikel wie Kugelschreiber oder Schlüsselanhänger hat, kannst du so ein kleines Begrüßungsgeschenk beilegen.

Der Rundgang

Das größte Problem, wenn man an einen neuen Arbeitsplatz kommt, ist die Orientierung. Wo ist die Kaffeemaschine, in welchem Stockwerk ist die Personalabteilung, wo sind die Toiletten? Hier solltest du eine Person benennen, die die neue Kollegin oder den neuen Kollegen herumführt. Das kann jemand aus der Personalabteilung sein, besser ist es aber eigentlich, wenn es jemand aus dem Team ist, mit dem zukünftig gearbeitet wird.

Patenschaften

In manchen Unternehmen haben sich auch Paten bereit erklärt, sich in den ersten Tagen um neue Beschäftigte zu kümmern. Diese Paten machen den Rundgang, geben aber auch Tipps, wo man zum Beispiel außerhalb essen gehen kann und was man so alles übers Unternehmen und seine Kultur wissen sollte. Paten können jederzeit angesprochen und um Hilfe gebeten werden.

Das Patensystem hat den Vorteil, dass es die HR-Abteilung etwas entlastet und gleichzeitig schon Beziehungen schafft. Einen großen Effekt haben Patenschaften bei Auszubildenden. Diese brauchen oft persönliche Unterstützung, manchmal auch in privaten Dingen. Als Paten wirst du dann entsprechend qualifizierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auswählen. Die Paten können übrigens auch schon im Begrüßungsschreiben genannt werden.

Gemeinsames Mittagessen, Kaffeetrinken, Socializing

Wenn alle Formalien erledigt sind, ist meistens auch die Mittagspause nicht mehr weit. Ein gemeinsames Mittagessen ist eine gute Gelegenheit, diese Phase des ersten Arbeitstages in einer lockeren Atmosphäre abzuschließen. Wenn es kein Essen sein kann, dann eignet sich auch eine verlängerte Kaffeepause oder einfach nochmal ein zwangloses Treffen, vielleicht sogar mit Kuchen oder Fingerfood, um sich gegenseitig persönlich kennenzulernen.

Zusammenfassung: Warum die Begrüßung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter so wichtig ist

Je besser die ersten Tage und Wochen in einer neuen Firma verlaufen, umso schneller steigen Motivation und Produktivität. Und umso geringer ist die Absprungrate noch in der Probezeit. Es sollte also in deinem Interesse liegen, neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter angemessen zu begrüßen und vorzustellen. 

Während in der StepStone-Studie zum Onboarding 30 Prozent der befragten Fach- und Führungskräfte angaben, mindestens einmal in ihrem Berufsleben innerhalb der Probezeit den Arbeitgeber wieder verlassen zu haben, glaubt die Mehrheit der Recruiter, dass weniger als fünf Prozent der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter diesen radikalen Schritt gehen würden. Offenbar gibt es hier sehr unterschiedliche Wahrnehmungen. Die Studie kommt zu dem Schluss: 

Ein systematisches Onboarding wird immer bedeutsamer im Wettbewerb um die besten Talente. Auch nach der Vertragsunterschrift können Kandidaten ihre Entscheidung für das Unternehmen noch ändern. Eine schlechte Einarbeitung oder fehlende Integration erhöhen die Wahrscheinlichkeit einer Kündigung in der Probezeit. 

Eine frühzeitige fachliche und soziale Integration neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in die Organisation ist also entscheidend, wenn es um den Verbleib auch über die Probephase hinausgeht. 

Je persönlicher die Begrüßung und die Vorstellung gehalten ist, umso motivierender ist sie. Es hängt natürlich von der Unternehmenskultur und auch der jeweiligen Stelle ab. Aber wohlfühlen hat mit Emotionen zu tun, und die sollen am ersten Arbeitstag (und in der Vorbereitung darauf) so positiv wie möglich sein.

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