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Begrüßung neuer Mitarbeiter*innen: Vorlagen & Tipps

Sie werden es vielleicht schon selbst erlebt haben: Der erste Arbeitstag in der neuen Firma und ein gewisses Flattern im Bauch. Am Pförtner kommen Sie noch vorbei, am Empfang schaut man Sie argwöhnisch an. Erst als Sie erklären, dass Sie heute hier anfangen, nickt die Person hinter dem Tresen, checkt den Computer und lässt Sie durch. 

Neue Mitarbeiter*innen zu begrüßen ist ein Teil des Onboardings, der gerne unterschätzt wird. So manches Unternehmen denkt, es sei mit einer E-Mail und dem Hinweis, sich in der Personalabteilung zu melden, getan. Doch der erste Eindruck ist wichtig. Schließlich verlassen bis zu 20 Prozent der neuen Mitarbeiter*innen innerhalb von 45 Tagen wieder den Arbeitsplatz. 

Die Begrüßung und die Vorstellung neuer Mitarbeiter*innen sollte in den Onboarding-Prozess integriert sein. Wenn daraus ein standardisierter Teil-Prozess wird, müssen Sie auch nicht bei jeder neuen Einstellung wieder von vorne anfangen. Ein gleichbleibendes Verfahren erleichtert Ihnen die Arbeit und stellt sicher, dass jede*r neue Mitarbeiter*in eine angemessene Begrüßung erhält.

Der erste Eindruck zählt 

Immer wieder klagen Beschäftigte über den ersten Eindruck, den sie von dem*der neuen Arbeitgeber*in bekommen. In einer StepStone-Umfrage gaben nur knapp die Hälfte der Befragten an, dass sich ausreichend Zeit für sie genommen wurde. 

29 Prozent wurden immerhin von Kollegen begrüßt, 19 Prozent von einem Mitarbeiter der Personalabteilung. In vier Prozent der Fälle fühlte sich der neue Angestellte gänzlich verloren. Niemand fühlte sich für ihn zuständig. 

Der Prozess beginnt mit einer E-Mail, die einige Tage vorher verschickt wird, und endet in der Regel am Nachmittag des ersten Arbeitstages. Sie können in den Zwischenschritten etwas flexibel sein, gerade was die Vorstellung neuer Mitarbeiter*innen per Newsletter und sozialen Medien angeht.

Digitale Begrüßung und Vorstellung neuer Mitarbeiter*innen

Wenn der Vertrag unterschrieben und alle Unterlagen fertiggestellt sind, rückt der erste Arbeitstag immer näher. Als Unternehmen sollten Sie neue Angestellte mit einer E-Mail einige Tage vorher begrüßen und die Formalitäten des ersten Tages erklären. Gleichzeitig sollten auch Ihre Mitarbeiter*innen von dem*der neue*n Mitarbeiter*in erfahren. Beide Kommunikationen werden zunächst digital, also über E-Mail und Ihr firmeninternes Netzwerk durchgeführt.

Wir geben Ihnen hier einige Vorlagen für die Begrüßung neuer Mitarbeiter*innen zur Auswahl.

Die Begrüßungs-E-Mail

Bevor Sie sich das erste Mal am Arbeitsplatz sehen, ist es angebracht, dem*der neuen Kolleg*in per E-Mail schon mal Hallo und Herzlich Willkommen zu sagen. Wie der Ton ist, hängt ein wenig vom Unternehmen, seiner Unternehmenskultur und der Umgangsweise ab. Es gibt formale und kollegiale Begrüßungsschreiben.

Im formellen Schreiben wird sachlich, aber freundlich die neue Arbeitskraft begrüßt. Eine schriftliche Vorlage für eine Mitarbeiterbegrüßung kann in diesem Fall so aussehen:

Sehr geehrte*r Herr*Frau,

wir freuen uns sehr, Sie am [DATUM] als neue(r) [Position} bei uns begrüßen zu dürfen.

Wir haben bereits Ihr neues Team informiert und die neuen Kolleg*innen freuen sich schon auf Sie.

Ihr Arbeitsbeginn ist um [Zeit], bitte stellen Sie sich am Empfang vor, Sie erhalten dann einen Berechtigungsausweis. [Name] von der Personalabteilung und [Vorgesetze*r] werden Sie persönlich begrüßen.

Anbei senden wir Ihnen gerne einen Plan unseres Hauses und das Organigramm Ihrer Abteilung und unseres Unternehmens.

Wir freuen uns auf Sie!

Mit freundlichen Grüßen

[Name Geschäftsführung/Abteilungsleitung]

Es ist heute zunehmend üblich, die Begrüßungsschreiben lockerer und persönlicher zu halten. Wenn sich in Ihrem Unternehmen alle duzen, dann sollten Sie das auch schon in der Begrüßungs-E-Mail machen. Ist das nicht der Fall, ist das formelle Sie angebracht. Dennoch sollte bei der Anrede der Text der E-Mail persönlich gehalten sein.

Je freundlicher solche Schreiben sind, umso höher ist die Motivation schon vor dem eigentlichen Arbeitsbeginn. Sie wollen erreichen, dass sich die neuen Kolleg*innen auf ihre neue Tätigkeit freuen und hochmotiviert an die Arbeit gehen. Gleichzeitig zeigen Sie auch Ihre Wertschätzung und Ihr Interesse an den neuen Angestellten.

Eine Vorlage für die informelle Begrüßung neuer Mitarbeiter*innen per Mail sähe so aus:

Liebe*r [Name],

bald ist es soweit, wir werden endlich zusammenarbeiten. Dein Team und wir alle freuen uns riesig auf Dich. Wir fangen gegen [Zeit] hier an, komm doch einfach am [Datum] zu uns und sage am Empfang Bescheid. Wir holen Dich dann gerne ab.

Wenn Du noch Fragen hast, immer her damit. Zur ersten Orientierung haben wir schon mal ein Organigramm angehängt. Damit kannst Du die Namen der Kolleg*innen leichter lernen. Und unser Gebäude-Plan soll Dir helfen, zwischen den Fluren nicht die Orientierung zu verlieren.

Genieße noch die nächsten Tage bis zum Arbeitsbeginn.

Viele Grüße und bis bald

[Geschäftsführung]

Wann Sie diese E-Mail rausschicken, bleibt Ihnen überlassen. Die meisten Firmen senden die Begrüßungs-E-Mail vier Tage vorher raus. Ist der Arbeitsbeginn am Montag, sollte der*die neue Mitarbeiter*in die E-Mail spätestens am Freitag erhalten.

Wer in einer neuen Firma anfängt, wird im Normalfall schon mal zum Bewerbungsgespräch dagewesen sein. Das bedeutet aber nicht, dass sich die neuen Kolleg*innen auch gleich zurechtfinden. Wenn Sie keinen Plan anhängen wollen, dann sollten Sie auf jeden Fall die genaue Gebäudebezeichnung, eventuell den Eingang und wenn nötig das Stockwerk angeben.

Je nachdem, welche Vorschriften in Ihrem Unternehmen vorhanden sind, kann eine solche E-Mail bereits Zugangsdaten zum Intranet enthalten oder die neuen Kontaktdaten wie Firmen-E-Mail, dienstliche Telefonnummer und die Kontakte der Ansprechpartner*innen in der Personalabteilung beinhalten.

Sie können der Begrüßungs-E-Mail auch noch andere Unterlagen beilegen:

  • Wichtige Sicherheitsvorschriften
  • Letzte Ausgabe des Firmen-Magazins
  • Die Firmenvision
  • Aktueller Geschäftsbericht
  • Vorschriften und Regeln zu Fahrtkostenabrechnungen, Dienstwagenregelung, Firmenhandy, Kantinengutscheinen, Urlaub, Homeoffice

Vorstellung neuer Mitarbeiter*innen per E-Mail

Gleichzeitig mit der Begrüßungsmail sollten Sie auch die Beschäftigten über den*die neue*n Kolleg*in informieren. In dieser E-Mail geht es darum, den Menschen vorzustellen, der demnächst hier arbeiten wird. Deshalb sollten Sie neben beruflich wichtigen Daten auch einiges über die Person sagen. Sie können durchaus kreativ werden, was die Form der E-Mail angeht.

Fakten auflisten: Die einfachste Vorstellung neuer Mitarbeiter*innen per Mail enthält die wichtigsten Daten und Fakten zur Person, zum Beispiel:

  • Name und Vorname
  • Zukünftige Abteilung
  • Position
  • Vorherige Stationen
  • Hobbys
  • Kontaktdaten

Eine Vorlage für die Vorstellung neuer Mitarbeiter*innen sieht dann so aus:

Liebe Kolleg*innen,

Frau*Herr [Name] wird ab heute unser Team verstärken und in [Abteilung] als [Position] anfangen.

Bislang war [Name] bei [Name Unternehmen] beschäftigt gewesen, er*sie ist gelernte*r [Beruf]. In der Freizeit entspannt er*sie sich bei [Hobby].

Wir freuen uns, ihn*sie an Bord zu haben, und sagen Herzlich Willkommen.

Auf jeden Fall sollte ein aktuelles Foto des*der Kolleg*in angehängt werden.

Interviewform: Eine etwas unterhaltsame und lockere Vorstellung neuer Mitarbeiter*innen im Newsletter oder per Rundmail kann die Interviewform sein. Sie schicken die Fragen eine Woche vorher an den*die neue*n Mitarbeiter*in und können auch noch um weitere Fotos bitten, damit nicht nur das Bewerbungsbild verwendet wird. In einem Interview können Sie zum Beispiel folgende Fragen stellen:

  • Woher kommen Sie?
  • Warum haben Sie sich bei uns beworben?
  • Was finden Sie interessant an uns?
  • Welche Stelle werden Sie besetzen?
  • Was haben Sie vorher gemacht?
  • Wie würden Sie sich in fünf Worten beschreiben?
  • Was ist Ihr Lieblingsessen?
  • Was sind Ihre Freizeitbeschäftigungen?
  • Wie und wo können die Kolleg*innen Sie erreichen?

Vor dem Interview-Teil sollten Sie noch persönlich den*die Mitarbeiter*in in der E-Mail begrüßen, zum Beispiel mit dieser Vorlage zur Vorstellung neuer Mitarbeiter*innen per Mail:

Liebe Kolleg*innen,

wir haben Verstärkung bekommen. Ab heute wird Euch [Name] in der [Abteilung] unterstützen. Er*Sie wird dort als [Position] eingesetzt. Wir freuen uns riesig, dass [Name] bei uns anfängt. Damit ihr ihn*sie etwas besser kennenlernt, haben wir nachgefragt und ein paar Infos zusammengetragen.

[Teil mit Interviewfragen und Antworten]

Ihr könnt [Name] ab heute Nachmittag auch selbst an seinem*ihrem Arbeitsplatz kennenlernen. Er*Sie wird sich bestimmt über erste neue Kontakte freuen.

Wir wünschen Dir [Name] einen tollen ersten Tag. Wenn du noch Fragen hast, kannst du dich jederzeit an [Ansprechpartner] wenden.

[Unterschrift/Name Geschäftsführung]

Als Absender ist in kleineren und mittleren Betrieben die Geschäftsführung angemessen. Bei größeren Unternehmen sollten Bereichsleiter*innen oder jemand aus dem mittleren oder oberen Management unterschreiben, je nach Stellenbeschreibung.

Digitale Bekanntmachung von neuen Mitarbeiter*innen

Zur digitalen Begrüßung gehört auch die Vorstellung neuer Mitarbeiter*innen in sozialen Medien und im internen Netzwerk. Gerade bei sozialen Medien sollte aber das Einverständnis des*der Mitarbeiter*in vorliegen. Hier können die Daten aus der Rundmail oder dem Interview benutzt werden.

Solche Bekanntmachungen sind auch ein wertvoller Bestandteil des Employer Branding, weil dann nach außen hin sichtbar wird, wie gut Sie sich um neue Beschäftigte kümmern.

Checkliste für die Vorstellung neuer Mitarbeiter*innen am Arbeitsplatz

Der erste Arbeitstag sollte Beschäftigten so angenehm wie möglich gemacht werden. Dabei ist es gleich, ob es ein Arbeitsplatz im Büro oder in der Produktion ist, ob jemand als Fahrer*in eingestellt wurde oder als Servicekraft. Zumindest am Vormittag sollte genügend Zeit für die Eingewöhnungsphase sein.

Persönliche Begrüßung

Auf jeden Fall sollten neue Mitarbeiter*innen am ersten Arbeitstag von den Vorgesetzten und eventuell auch der Geschäftsführung begrüßt werden. Am besten ist ein Treffen am Empfang oder Eingangsbereich Ihres Unternehmens. Ist das nicht möglich, sollten die Angestellten zunächst zum Arbeitsplatz gebracht und dann persönlich begrüßt werden.

Der Willkommensbrief

Eine kleine aber nette Geste ist ein – vielleicht sogar handgeschriebener – Willkommensbrief, den man auf den Schreibtisch legt. Darin sagen Sie einfach Hallo und wünschen einen schönen Tag. Wenn Ihre Firma Werbeartikel wie Kugelschreiber oder Schlüsselanhänger hat, können Sie so ein kleines Begrüßungsgeschenk beilegen.

Der Rundgang

Das größte Problem, wenn man an einen neuen Arbeitsplatz kommt, ist die Orientierung. Wo ist die Kaffeemaschine, in welchem Stockwerk ist die Personalabteilung, wo sind die Toiletten? Hier solltest du eine Person benennen, die die neue Kollegin oder den neuen Kollegen herumführt. Das kann jemand aus der Personalabteilung sein, besser ist es aber eigentlich, wenn es jemand aus dem Team ist, mit dem zukünftig gearbeitet wird.

Patenschaften

In manchen Unternehmen haben sich auch Pat*innen bereit erklärt, sich in den ersten Tagen um neue Beschäftigte zu kümmern. Diese Pat*innen machen den Rundgang, geben aber auch Tipps, wo man zum Beispiel außerhalb essen gehen kann und was man so alles übers Unternehmen und seine Kultur wissen sollte. Pat*innen können jederzeit angesprochen und um Hilfe gebeten werden.

Das Pat*innen-System hat den Vorteil, dass es die HR-Abteilung etwas entlastet und gleichzeitig schon Beziehungen schafft. Einen großen Effekt haben Patenschaften bei Auszubildenden. Diese brauchen oft persönliche Unterstützung, manchmal auch in privaten Dingen. Als Pat*in wirst du dann entsprechend qualifizierte Mitarbeiter*innen auswählen. Die Pat*innen können übrigens auch schon im Begrüßungsschreiben genannt werden.

Gemeinsames Mittagessen, Kaffeetrinken, Socializing

Wenn alle Formalien erledigt sind, ist meistens auch die Mittagspause nicht mehr weit. Ein gemeinsames Mittagessen ist eine gute Gelegenheit, diese Phase des ersten Arbeitstages in einer lockeren Atmosphäre abzuschließen. Wenn es kein Essen sein kann, dann eignet sich auch eine verlängerte Kaffeepause oder einfach nochmal ein zwangloses Treffen, vielleicht sogar mit Kuchen oder Fingerfood, um sich gegenseitig persönlich kennenzulernen.

Zusammenfassung: Warum die Begrüßung neuer Mitarbeiter*innen so wichtig ist

Je besser die ersten Tage und Wochen in einer neuen Firma verlaufen, umso schneller steigen Motivation und Produktivität. Und umso geringer ist die Absprungrate noch in der Probezeit. Es sollte also in Ihrem Interesse liegen, neue Mitarbeiter*innen angemessen zu begrüßen und vorzustellen. 

Während in der StepStone-Studie zum Onboarding 30 Prozent der befragten Fach- und Führungskräfte angaben, mindestens einmal in ihrem Berufsleben innerhalb der Probezeit den*die Arbeitgeber*in wieder verlassen zu haben, glaubt die Mehrheit der Recruiter*innen, dass weniger als fünf Prozent der Mitarbeiter*innen diesen radikalen Schritt gehen würden. Offenbar gibt es hier sehr unterschiedliche Wahrnehmungen. Die Studie kommt zu dem Schluss: 

Ein systematisches Onboarding wird immer bedeutsamer im Wettbewerb um die besten Talente. Auch nach der Vertragsunterschrift können Kandidaten ihre Entscheidung für das Unternehmen noch ändern. Eine schlechte Einarbeitung oder fehlende Integration erhöhen die Wahrscheinlichkeit einer Kündigung in der Probezeit. 

Eine frühzeitige fachliche und soziale Integration neuer Mitarbeiter*innen in die Organisation ist also entscheidend, wenn es um den Verbleib auch über die Probephase hinausgeht. 

Je persönlicher die Begrüßung und die Vorstellung gehalten ist, umso motivierender ist sie. Es hängt natürlich von der Unternehmenskultur und auch der jeweiligen Stelle ab. Aber wohlfühlen hat mit Emotionen zu tun, und die sollen am ersten Arbeitstag (und in der Vorbereitung darauf) so positiv wie möglich sein.

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