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Wie berechnet man die Kosten pro Einstellung?

Die Kosten für die Einstellung und Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters können teuer werden. Falls du noch nie geschätzt hast, wie viel dein Unternehmen pro Einstellung ausgibt, wirst du eventuell überrascht sein… 

Wenn du deine Entscheidungen und Ausgaben im Einstellungsprozess analysiert, kannst du Kostenschätzungen für Neueinstellungen erstellen, die dir dabei helfen, in Zukunft fundierte Entscheidungen zu treffen. Diese können von verbesserter Effizienz bis hin zu einer präziseren Budgetvorbereitung reichen und ermöglichen es dir, das Endergebnis deines Unternehmens zu verbessern. 

In diesem Artikel erfährst du, was die Kosten pro Einstellung sind, warum sie für dein Unternehmen so wichtig sind und wie sie berechnet werden. Darüber hinaus liefern wir ein Beispiel zur Veranschaulichung der Kosten pro Einstellung.

Was sind die Kosten pro Einstellung?

Die Einstellungskosten eines Unternehmens sind genau das, wonach es sich anhört – der durchschnittliche Geldbetrag, der für jede neu eingestellte Mitarbeiterin und jeden neu eingestellten Mitarbeiter ausgegeben wird. Das Konzept mag zwar einfach sein, aber um die Nuancen verstehen zu können, muss man etwas tiefer eintauchen. Nicht alle Kosten, die mit einer Einstellung verbunden sind, sind offensichtlich, bis du dir die Zeit nimmst, alle Aufwände und Ressourcen aufzuschlüsseln. Dazu gehören Aufwendungen für die Ausschreibung einer Stelle, die Beurteilung von Bewerbern und die Einarbeitung einer neuen Arbeitskraft im Unternehmen. 

Es ist wichtig, dass du bei deiner Kalkulation nicht die potenziellen Kosten übersiehst, um am Ende keine ungenaue Schätzung zu erhalten. 

Was sind Rekrutierungskosten?

Es gibt viele Kosten, die bei der Berechnung der Kosten pro Einstellung zu berücksichtigen sind. Nicht alle davon, die in der Bilanz erscheinen, fallen in Form von direkten Ausgaben an. Eine Standardmethode zur Berechnung der Einstellungskosten besteht darin, die Kosten in zwei Gruppen zu unterteilen: interne und externe Kosten. Externe Kosten sind Ausgaben und Investitionen in Einheiten außerhalb des Unternehmens, einschließlich:

  • Gebühren für Personalagenturen
  • Vermittlungsgebühren für Jobbörsen
  • Anschaffungskosten von Tools
  • Werbung für Stellenausschreibungen
  • Reisekosten für Bewerberinnen und Bewerber
  • Kosten für das Bewerber-Screening
  • Umzugsentschädigungen
  • Ausgabe von Boni

Ein Teil der Rekrutierungskosten konzentriert sich auf das Personal, das du bereits hast oder einstellst. Zu diesen internen Kosten gehören:

  • Teile der Gehälter, die an das am Rekrutierungsprozess beteiligte Personal gezahlt werden
  • Die Kosten der Ausbildungsprogramme
  • Reisekosten der Recruiterin oder des Recruiters 
  • Empfehlungs-Boni

Der Rekrutierungsprozess deines Unternehmens wird bestimmen, wie viel die Kosten auf die einzelnen Ausgaben entfallen. Je gründlicher du die Kosten der Personalbeschaffung bei der Berechnung der Kosten pro Einstellung einschätzt, desto genauer wird deine Berechnung ausfallen.

Wie man die Kosten pro Einstellung berechnet

Es scheint so, als müsstest du eine Vielzahl an Dingen beachten, um die Berechnung durchzuführen. Die gute Nachricht ist, dass du die Berechnung leicht durchführen kannst, sobald du die verschiedenen Ausgabenquellen identifiziert und erfasst hast. 

Addiere sowohl die externen Kosten als auch die internen Kosten für alle Neueinstellungen in einem bestimmten Zeitraum. Dividiere die sich ergebende Zahl durch die Gesamtzahl der Neueinstellungen im gleichen Zeitraum und du erhältst die Kosten pro Einstellung einer neuen Mitarbeiterin oder eines neuen Mitarbeiters – von der Identifizierung über die Bewertung bis hin zur Einstellung und Schulung.

Worauf man achten muss 

Die Berechnung der Kosten pro Einstellung lohnt sich nur dann, wenn du die gesammelten Informationen produktiv nutzt. Wenn die Berechnungen der Einstellungskosten richtig umgesetzt werden, bilden sie einen Leitfaden bei der Zuweisung von Ressourcen für die Personalbeschaffung. Im Folgenden sind die wichtigsten Schritte aufgeführt, die bei der Berechnung der Einstellungskosten zu beachten sind, um den größtmöglichen Nutzen aus dem Prozess zu ziehen:

  • Quantifiziere die Kosten pro Einstellung 

Je detailliertere Informationen du über die Kosten pro Einstellung erhalten kannst, desto wertvoller werden diese für dich sein. Das bedeutet, dass du nicht nur die Gesamtkosten ermitteln musst, sondern die Kosten auch nach den verschiedenen Ausgabenbereichen aufschlüsseln muss. Diese Informationen können mit zusätzlichen Metriken kombiniert werden, wie z.B. Statistiken darüber, woher die qualifizierten Bewerberinnen und Bewerber kommen und andere ähnliche Bewertungen.

  • Analysiere die Ergebnisse 

Anhand deiner detaillierten Daten zu den Kosten pro Einstellung kannst du vergleichen und feststellen, wo dein Geld gut angelegt ist und wo unnötige Ausgaben getätigt werden. Suche nach Bereichen, in denen deine Rekrutierungskosten pro Einstellung deutlich höher sind, und versuche, eine Ursache dafür zu finden.

  • Vergleiche verschiedene Abteilungen

Neben der Berechnung der Kosten pro Einstellung auf der Grundlage verschiedener Rekrutierungsinstrumente und -methoden, kannst du auch Vergleiche innerhalb des Unternehmens anstellen. Wenn du mehrere Abteilungen hast, vergleiche die Statistiken zu den Kosten pro Einstellung nach Abteilung. Du kannst versuchen, die Stärken erfolgreicher Abteilungen zu ermitteln, um sie auf Andere anzuwenden und das Gesamtergebnis zu verbessern.

  • Standards der Forschungsindustrie

Ein nützlicher Maßstab für die Bewertung deiner Ergebnisse sind Branchendurchschnittswerte. Während die durchschnittlichen Gesamtkosten in branchenübergreifenden Studien zu Ergebnissen in Höhe von nur 4.000 € geführt haben, wird es Unterschiede zwischen den Branchen und Unternehmensgrößen geben. Suche also nach Möglichkeit nach Daten von ähnlichen Unternehmen wie deinem.

  • Wende an, was du gelernt hast

Wenn deine gesamte Analyse abgeschlossen ist, kannst du mit der Umsetzung von Änderungen beginnen. Diese basieren auf den Ergebnissen der Kosten pro Einstellung und dem, was sie über deinen Prozess aussagen. Passe die Ausgaben an, um dich auf erfolgreiche Rekrutierungsquellen zu konzentrieren und die Kosten dort zu senken, wo ein Überschuss besteht.

Beispielrechnung der Kosten pro Einstellung

beispielrechnung kosten pro einstellung

Ein Unternehmen führt eine Jahresabschlussevaluierung seiner Einstellungspraktiken im vorausgegangenen Kalenderjahr durch. Im Laufe des Jahres wurden insgesamt 6.500 € für externe Ausgaben für die Rekrutierung ausgegeben und weitere 9.500 € für interne Kosten, wie z.B. das Gehalt der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

In diesem Zeitraum hat das Unternehmen im Rahmen des Rekrutierungsprozesses vier neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eingestellt. Indem man die Gesamtausgaben von 16.000 € durch die vier Neueinstellungen dividiert, kann man ermitteln, dass die Kosten für die Einstellung eines neuen Mitarbeiters in diesem Zeitraum 4.000 € betrugen.

Wenn man ein Unternehmen führt, muss man eine Menge im Auge behalten und es kann allzu leicht passieren, dass die kleinen Details übersehen werden. Die Kosten für die Einstellung eines neuen Mitarbeiters scheint auf den ersten Blick eine einfache Schätzung zu sein. Wenn du aber erstmal anfängst, dich mit deinen Einstellungskosten auseinander zu setzen, wirst du schnell feststellen, dass es nicht so leicht ist.

Wenn du die Kosten pro Einstellung kennst, kannst du Ineffizienzen erkennen und deinen Prozess so verfeinern, dass du nicht nur unmittelbar Geld sparst, sondern dich auf die effektivere Einstellungsmethoden konzentrieren kannst. 

Dies wiederum erhöht die Einstellungsqualität für neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, was eine noch bessere Möglichkeit zur Verbesserung des Endergebnisses darstellt.

Falls du dir noch nicht die Zeit genommen hast, deine Kosten pro Einstellung zu ermitteln, ist jetzt der Zeitpunkt, sich mit dieser Kennzahl auseinanderzusetzen.

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