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Bewerberauswahl: Welche Methoden sind die besten?

Bei Stellen, die viele Bewerber*innen anziehen, kann es schnell zu einer Überlastung der Recruiter*innen kommen. Die Vielzahl der Bewerbungen zu bearbeiten ist im Detail kaum möglich. Hilfreicher ist eine Bewerberauswahl, die aus festgelegten Prozessen und Methoden besteht. Damit kann bereits am Anfang des Bewerbungsprozesses eine Auswahl getroffen werden, welche Kandidat*innen überhaupt weiterkommen. Heute kann dir Software bei der Planung und Durchführung dieser Verfahren helfen und einen großen Teil der Arbeit abnehmen.

In ersten Stufe des Bewerbungsverfahrens spielen formale Kriterien eine große Rolle. Wer diese Anforderungen nicht erfüllen kann, wird kaum für deine Firma geeignet sein. Allerdings gibt es auch Ausnahmen, mancher Quereinsteiger wäre über das normale Bewerbungsverfahren nicht eingestellt worden. Dennoch sollte der Bewerbungsprozess ein formales Bewerberauswahlverfahren haben. Diese Verfahren sind übrigens, wie das gesamte Recruitingverfahren, zunehmend digital. Das beginnt bei den Karriereseiten deines Unternehmens und geht über einen digitalen Recruitingprozess, in dem Bewerber bereits bewertet werden können.

Die wichtigsten Kriterien und Instrumente bei der Bewerberauswahl

Wer sich auf eine Stelle bewirbt, sollte zumindest die wichtigsten formalen Anforderungen erfüllen. Wer Unterlagen zu spät einreicht, telefonisch nicht erreichbar ist oder bei den Referenzen eher vage ist, scheint kein wirkliches Interesse an der Stelle zu haben – oder aber wird die Arbeit nicht zufriedenstellend erledigen können. Die grundlegenden Kriterien im Bewerberauswahlverfahren sind:

Die Bewerbungsunterlagen

  • Anschreiben
  • Lebenslauf
  • Zeugnisse
  • Referenzen

Die ersten Kontakte

Soziale Netzwerke prüfen

  • Xing
  • LinkedIn
  • Facebook
  • Instagram

Die Bewerbungsunterlagen

Es ist immer noch erstaunlich, wie viele Bewerber*innen ihre Anschreiben nicht Korrektur lesen oder die Stellenanzeige nicht verstanden haben. Für dich als Recruiter*in bedeutet das zusätzliche Arbeit, weil du Bewerbungen aussortieren musst, die sinnlos sind. Hier helfen klare Vorgaben, was die formalen Kriterien angeht.

Die Bewerbung muss fristgerecht eingereicht werden, und zwar per E-Mail. Es ist nur bei wenigen Jobs noch üblich, einen Umschlag abzugeben. Ausgedruckte Dokumente können nicht in einer Recruiting-Software bearbeitet werden. Wenn du also um E-Mail-Bewerbungen bittest, sollte das auch befolgt werden. Die Frist bezieht sich übrigens auf den Arbeitstag. Wenn diese der 10. Mai ist, dann kannst du Eingänge nach 22 Uhr aussortieren. Wer es nicht schafft, für einen selbst wichtige Unterlagen fertigzustellen, wird kaum besser mit deinen Aufgaben umgehen.

Das Anschreiben sollte auf einem Computer erstellt worden sein und einigen formalen Kriterien genügen: Absenderadresse, richtige und fehlerfreie Empfängeradresse, Datum, richtige Anrede, fehlerfreie Sätze. Sie sollte keine Floskeln enthalten und sich konkret auf die Stelle beziehen. Es ist heute üblich, das Anschreiben kurz gehalten sind, weil die Qualifikationen aus dem Lebenslauf ersichtlich sind. Wer zwei Seiten schreibt, kann Dinge nicht auf den Punkt bringen und wird bei Meetings langatmige Vorträge halten. Solche Anschreiben kannst du getrost aussortieren.

Der Lebenslauf zeigt heute die berufliche Ausbildung. Welche Schule jemand besucht hat, ist nicht mehr wichtig. Der berufliche Lebenslauf sollte entweder mit einem Ausbildungsabschluss oder einem Universitätsabschluss beginnen. Es hat sich durchgesetzt, in umgekehrter chronologischer Reihenfolge zu schreiben, also mit der Stelle zu beginnen, die man zuletzt hatte. Die Ausbildung steht dann am Ende. So kannst du schnell sehen, was jemand in den vergangenen Jahren gemacht hat und musst dir nicht die gesamte berufliche Lebensgeschichte durchlesen. Wer bestimmte Abschnitte im Berufsleben zusammenfassen kann, sollte dafür ebenfalls Pluspunkte erhalten. Weitere formale Aspekte sind ein einheitliches Datumsformat, richtig gesetzte Tabulatoren und Formatierungen.

Zu weiteren wichtigen Aspekten im Lebenslauf gehören ehrenamtliche und über die Arbeitsplatzbeschreibung hinausgehende Aktivitäten, wie freiwillige Fortbildungen. Untersuchungen haben ergeben, dass Recruiter*innen zum Beispiel sehr auf Erfahrung und soziales Engagement bei der Bewerberauswahl achten.

Der Lebenslauf ist eine Auflistung von Fakten, aber über Referenzen kannst du mehr über den oder die Bewerber*in erfahren. Wer keine Referenzen angeben kann, sollte aussortiert werden. Heute sind drei frühere Arbeitgeber üblich, dabei können es Vorgesetzte oder die Geschäftsführung sein. Sie sollten außerdem aus den letzten drei Angestelltenverhältnissen kommen. Wer bislang Freiberufler*in war, kann Kund*innen als Referenzen angeben.

Die persönliche Kontaktaufnahme

Bewerber*innern, die ein wirkliches Interesse an einer Stelle haben, müssen erreichbar sein. Sie können im Anschreiben Zeiten angeben, in denen sie verfügbar sind (zum Beispiel, weil sie noch in einem Arbeitsverhältnis stehen). In diesen Zeiten müssen sie aber auch ans Telefon gehen, wenn du sie anrufen willst. Du kannst selbst festlegen, ob du eine zweite Chance gibst oder nicht. Nach spätestens drei erfolglose Versuchen kann die Bewerbung weggelegt werden. Bei einer E-Mail-Kontaktaufnahme sollte die Regel sein, dass innerhalb von 24 Stunden eine Antwort erwartet wird.

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Online- oder Telefoninterview

Wenn ein Termin für ein Telefoninterview vereinbart wird, sollte der oder die Kandidat*in:

  • Das Handy aufgeladen haben (Akku und Guthaben)
  • In einer ruhigen Umgebung sitzen
  • Genügend Zeit reserviert haben
  • Bei einem Videointerview ordentlich angezogen sein und einen professionellen Hintergrund haben
  • Die Technik geprüft haben

Heute werden immer mehr Videointerviews durchgeführt, und du kannst das auch als Interviewbedingungen angeben. Wer heute die technischen Voraussetzungen für einen Videoanruf nicht hat, dürfte für viele Jobs nicht qualifiziert sein.

Im Telefon- oder Videointerview solltest du darauf achten, ob die Person dir oft ins Wort fällt, ob die Antworten ausschweifend sind, ob mit Floskeln gearbeitet wird oder jemand Probleme hat, ganze Sätze zu formulieren. Eine gute Kommunikation ist heute an fest jedem Arbeitsplatz wichtig, selbst in der Montage oder bei einem Sicherheitsdienst.

Eine Einladung zum Online-Test und ins Assessment Center ist eine weitere Möglichkeit, Bewerbende einzuschätzen und auszusortieren. Eine gute Recruiting-Software kann dir dabei helfen, und du kannst selbst Kriterien für die Tests aufstellen. Es gibt allgemeine Tests und solche, die auf die jeweilige Stelle zugeschnitten sind. Die Online-Tests sind zeitsparender und können dir bereits gute Hinweise auf die Eignung der Bewerbenden geben.

Formale Kriterien für den Test sind:

  • Ist die Person technisch in der Lage, den Test online zu absolvieren?
  • Wird der Test in der geforderten Zeit absolviert?
  • Sind die Antworten frei von Rechtschreibfehlern?

Professionelles Assessment für die Bewerberauswahl

Die Einladung zu einem Assessment Center wird eigentlich nur Bewerbenden zuteil, die zumindest die Basiskriterien erfüllt haben. Das Assessment ist ein aufwändiger Prozess, sowohl was die Zeit betrifft als auch die Auswertung. Es gibt natürlich Online-Versionen, in der Regel geht es aber darum, eine Person umfassend kennenzulernen. Reine datenbasierte Assessments sind in die Kritik gekommen, weil sie die wichtigen Softskills nicht abbilden.

Im Assessmentcenter wirst du Bewerber*innen durch einen Prozess führen:

  • Selbst-Präsentation des Bewerbenden
  • Lösung von einfachen Testaufgaben
  • Komplexe Aufgabenstellungen, um Lösungsansätze zu sehen
  • Test zum organisatorischen Talent
  • Kleine Rollenspiele (zum Beispiel Verkaufsgespräch)
  • Diskussion in einer Gruppe (für Teamverhalten)
  • Lösungsvorschläge zu realen Aufgaben des Unternehmens (Produktmarketing, Entwicklung, Digitalisierung)

Es gibt externe Anbieter von Assessments, du kannst sie aber auch im Haus durchführen. Es ist dann aber besser, wenn die durchführenden Personen eine entsprechende Schulung oder Weiterbildung gemacht haben. Professionelle Assessments sind sehr aussagekräftig, aber auch zeit- und kostenintensiv. Im Bewerberauswahlverfahren sollte eine Einladung ins Assessments Center nur ausgesprochen werden, wenn bestimmte Anforderungen schon erfüllt sind.

Künstliche Intelligenz als Test-Center

Viele Unternehmen versuchen, über Online-Tests hinaus küsntliche Intelligenz und Big Data im Verfahren der Bewerberauswahl einzusetzen. Dabei wird der Personalaufwand erheblich reduziert, außerdem können mehr Bewerbende in einem gleichen Zeitraum bewertet werden. Doch noch gibt es Bedenken beim Einsatz der Recruiting-Roboter.

Aus Sicht von Adrian Bangerter, Professor für Arbeitspsychologie an der Universität Neuenburg, hängt die Effizienz der mit KI verbundenen Algorithmen von der Qualität der zu Beginn eingegebenen Daten ab. Dabei werden die Daten, mit denen diese Tools arbeiten (zum Beispiel, was als gute Bewerbende angesehen wird), häufig aus Kostengründen selbst schon automatisiert eingespeist, ohne dass sie von HR-Teams geprüft werden. Und eine schlechte Datenbasis kann bei selbst lernenden KI-Maschinen kontraproduktiv sein. Hinzu kommt, dass die Tools wegen der geringen Datenmenge eines Unternehmens nur allgemeine Einschätzungen abgeben können.

Dennoch werden die Programme derzeit weltweit verbessert, und können zum Beispiel schon Stimmanalysen machen und die Körpersprache analysieren. Ein weiterer Vorteil: Der Computer wird auch nach 30 Bewertungen nicht müde.

Einladung zum persönlichen Interview

Der letzte Schritt im Bewerberauswahlverfahren ist die Einladung zum persönlichen Gespräch.

Um festzulegen, wer eingeladen wird, kannst du die ABC-Regel anwenden.

A-Kandidaten: Die am besten für die Stelle geeigneten Kandidatinnen und Kandidaten für die Stelle, deren Profil absolut mit der Ausschreibung übereinstimmt.

B-Kandidaten: Bewerberinnen und Bewerber, deren Profil weitgehend mit der Ausschreibung übereinstimmt und die gewünschten Kompetenzen vorweisen können.

C-Kandidaten: alle Bewerberinnen Bewerber, die es bis zu diesem Schritt geschafft haben, aber gegenüber den A- und B-Personen weniger gut geeignet scheinen. Sie können eventuell in den Talent-Pool aufgenommen werden.

Du solltest vorher genau festlegen, wer bei diesen Gesprächen vonseiten des Unternehmens dabei ist und welche Form das Interview haben soll. Gibt es nur noch wenige Kandidaten, sollten mehrere Personen dabei sein.

Eine gute Besetzung für das Interview zur Bewerberauswahl sind:

  • Vertreter der Abteilungsleitung/Geschäftsführung
  • Direkte Vorgesetzte
  • Eine Kollegin oder Kollege
  • Ein Vertreter der HR-Abteilung

Anforderungsmatrix zur Bewerberauswahl

Am Ende wird bei fast jedem Bewerbungsgespräch der persönliche Eindruck entscheidend sein, aber ein paar Daten können nicht schaden. Sie sind dann von großen Nutzen, wenn zwei oder mehrere Bewerber*innen gleich gut bei den Interviews abschneiden. Mit einer Anforderungsmatrix kannst du über ein Noten- oder Punktesystem festlegen, wie genau ein*e Kandidat*in die Anforderungen an eine Stelle erfüllt.

Solche Matrix-Systeme zur Bewerberauswahl sind heute oft auch als Software in HR-Programmen integriert. Wichtig ist dabei, dass die Anforderungen für jede Stelle neu formuliert werden müssen. In dieser Matrix können beispielsweise weiche Faktoren wie Persönlichkeit, Offenheit, Neugierde und Kompetenzen wie Führungserfahrung, Entscheidungsfreudigkeit und Problemlösungsorientierung eingearbeitet werden.

Diese Matrix kann auch für die Bewertung durch Kolleg*innen zum Beispiel nach einer Probewoche verwendet werden. Sie können damit einschätzen, in welchen Bereichen die Bewerbenden besonders gut waren und wo zum Beispiel vielleicht noch weiterer Schulungs- und Trainingsbedarf besteht.

Bei der Auswertung einer Bewertungsmatrix solltest du aber darauf achten, dass es Gewichtungen gibt und nicht nur eine Gesamtpunktzahl als Entscheidungsgrundlage dient.

Soziale Netzwerke überprüfen

Es ist nicht ganz unumstritten unter Recruiter*innen, ob die Profile von Bewerber*innen in sozialen Netzwerken eine Rolle bei der Bewerberauswahl spielen sollten. Der Trend geht in die Richtung, dass dies bei Businessnetzwerken wie Xing und LinkedIn kein Problem sein sollte.

Bei Facebook und Instagram sind die Informationen zwar teilweise öffentlich, sagen aber wenig über die beruflichen Qualifikationen aus. Sie können sogar in die Irre führen, wie eine Studie des Forschungsinstituts Zukunft der Arbeit herausfand:

„Kandidaten mit dem vorteilhaftesten Facebook-Bild erhalten ungefähr 39% mehr Einladungen zu Vorstellungsgesprächen als Kandidaten mit dem am wenigsten vorteilhaften Bild. Darüber hinaus finden wir Hinweise auf einen höheren Effekt des Erscheinungsbilds von Facebook-Profilbildern auf die Einstellungschancen, wenn die Kandidaten gut ausgebildet sind und wenn die Personalvermittler weiblich sind.”

Genau da wird es aber schon wegen der Vorschriften des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes schwierig. Die Empfehlung ist also, dass du durchaus den Lebenslauf mit den Angaben in Businessnetzwerken vergleichen kannst. Bei einer Bewertungsmatrix können auch berufsbezogene Beiträge in den Netzwerken Punkte einbringen.

Deine Checkliste zur professionellen Bewerberauswahl

  • Formale Kriterien. Sind folgende Unterlagen fristgerecht eingereicht?
    • Lebenslauf
    • Anschreiben
    • Referenzen
  • Erfüllen die Unterlagen die formalen Kriterien?
  • Erfüllen Sie inhaltliche Vorgaben (Bezug auf Stelle, weitere Angaben)?
  • Sind die Unterlagen sorgfältig zusammengestellt?
  • Gibt es über die fachlichen Qualifikationen hinaus Kompetenznachweise?
  • Welche fachlichen Kriterien müssen erfüllt sein? (Diese wirst du für jede Stelle formulieren)
  • Welche fachlichen Qualifikationen können, müssen aber nicht vorhanden sein?
  • Fragen für die erste telefonische/Video-Interviewrunde. Hier legst du einheitlich fest welche Fragen gestellt werden. Diese können sein:
    • Was haben Sie zuletzt genau gemacht?
    • Warum wollen Sie bei uns anfangen?
    • Was reizt Sie an der Aufgabe?
    • Was versprechen Sie sich von der Stelle?

Am besten legst du dir einen Fragebogen an. Du kannst die Antworten mit Noten bewerten, je nachdem ob du meinst, sie passen zur Stelle. So hast du schnell eine Bewerberauswertung nach dem Interview.

  • ABC-Liste zur Bewerberauswahl. Diese kann direkt zu einem Interview führen oder erst ins Assessment Center, oder umgekehrt. C-Kandidaten werden im Talent-Pool gespeichert (wenn Einverständnis vorliegt)
  • Persönliches Gespräch. Liste der Beteiligten nicht vergessen und Anforderungsprofil erstellen sowie eine Bewertungsmatrix
  • Finale Entscheidung. Diese sollte zum einen auf den gewonnenen Daten basieren, zum anderen auf den persönlichen Einschätzungen der am Recruiting beteiligten. Heute kann dir Software bei einem großen Teil dieser Entscheidungen helfen, aber am Ende wird es eine Person sein, die das finale OK gibt.

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