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Das optimale Bewerberauswahlverfahren: Ein Leitfaden

Der Sinn einer ersten Liste für dein Bewerberauswahlverfahren sollte der folgenden sein: eine engere Auswahl zu treffen.

Dies kann jedoch eine Aufgabe sein, die einfacher gesagt als getan ist. Vor allem, wenn man mit Bewerbungen überrannt wird. Beim Einstellungsprozess ist das Timing entscheidend. Du möchtest den/die richtige/n Kandidaten/in für einen bestimmten Zeitraum einstellen. Während Standardpositionen mit weniger Anforderungen in der Regel mehr Bewerbungen anlocken, kommen schnelle und effektive Bewerberauswahlverfahren jedem Einstellungsprozess zugute. Beim Vergleich und der Analyse von Kandidatenqualifikationen ist es hilfreich, die geeignetsten Kandidaten/innen in einer kürzeren Liste zusammenzufassen.

Man muss seine Zeit nicht damit verschwenden viele Kandidaten/innen zu interviewen, wenn einige einfach nicht passen. Egal ob unabhängiger Personalbeschaffende/r, Personalverantwortliche/r oder Arbeitgeber/in mit einem vollwertigen Einstellungsteam – wir haben einige Tipps für dich! Diese Maßnahmen mit verständlichen Schritten helfen dabei offene Positionen mit einem Bewerberauswahlverfahren schnell und erfolgreich zu besetzen.

Schritt 1: Überprüfe die Kandidaten/innen, die sich beworben haben, durch eine Umfrage. Füge spezifische Fragen hinzu, die dazu helfen sollen, Kandidaten/innen die nicht geeignet sind, herauszufiltern.

Dieser Schritt ist der erste und wichtigste Schritt im Bewerberauswahlverfahren, wenn du eine engere Auswahl treffen willst. Screening-Fragen können dazu dienen, Antworten von Kandidaten/innen zu erhalten, die eine erste Vorstellung davon vermitteln, ob sie geeignet sind oder nicht. Dieses Interview mit Hotjar erklärt, wie dies einem echten Einstellungsprozess zugute kommen kann.

Hotjar erstellt gerne eine detaillierte, umfangreiche Umfrage, die automatisch Bewerber/innen aussortiert, die nicht interessiert sind sie auszufüllen. Sie nehmen Standardfragen, die für jede offene Stelle verwendet werden und mischen diese mit Fragen, die speziell auf die offene Stelle zugeschnitten sind. Mindestens eine Frage ist eine zentrale Filterfrage, die es ermöglicht, die Antworten des Bewerbungsformulars zu sortieren und Bewerber/innen leicht zu filtern. Letztendlich wird es eine Menge guter Bewerber geben, aber man kann und sollte sie nicht alle durchlassen. Anstatt Zeit zu verschwenden, alle guten und sachkundigen Bewerber/innen einzeln zu befragen, kannst du eine Umfrage in deinem Bewerberauswahlverfahren nutzen, um die Kandidaten/innen zu ermitteln, die zur Position und zum Unternehmen passen.

Recruitee verfügt über ein einfach zu bedienendes Programm, um Bewerbungsformulare zu erstellen. Im obigen Screenshot siehst du, dass du nach der Erstellung einer Stellenausschreibung den Bewerbungsprozess weiter anpassen kannst. Füg Screening-Fragen zu der Umfrage hinzu, die dir viel Zeit im Einstellungsprozess ersparen kann! Du kannst bestimmte (oder alle) Fragen stellen, die erforderlich sind, was wir sehr empfehlen. Besonders wenn nach ausschlaggebenden (Make or break) Antworten von Kandidaten/innen suchst, solltest du die Chance nicht verpassen, ihre Antworten zu überprüfen. Hotjar verwendet das Bewerbungsformular von Recruitee, und auch du kannst mit unserem kostenlosen Probeabo ausprobieren, wie ein selbstdefiniertes Formular für dich funktionieren kann.

Schritt 2: Geh die Anschreiben und Lebensläufe durch, sobald du sie bekommen hast.

Wenn du die Bewerbungsformulare, die Kandidaten/innen einreichen, nicht sofort überprüfen kannst, dann versuche dies so schnell wie möglich nachzuholen! Möglicherweise möchtest du dir sogar jeden Tag einen Zeitraum für das Bewerberauswahlverfahren blockieren, um Anfragen durchzuarbeiten. Auf diese Weise riskierst du nicht, dass sich die Unterlagen der Bewerber/innen stapeln. Wenn du dich dazu entscheidest, die Dokumente gegen Ende der Bewerbungsfrist alle auf einmal zu überprüfen, wirst du möglicherweise von der Arbeitslast erschlagen. Dies kann überwältigend sein und deine Bewertung beeinflussen, denn deine Konzentration wird extrem darunter leider hunderte von Lebensläufen durchzugehen. Du möchtest nicht, dass dir gute Kandidaten/innen durch die Finger gehen, nur weil du verzweifelt versuchst, einen großen Stapel an Bewerbungsformularen zu durchstöbern.

Statt die meiste Arbeit des Einstellungsprozesses auf die letzte Minute zu verschieben, kannst du dir auch jeweils eine Auszeit nehmen wenn neue Lebensläufe eintreffen, und einen kurzen Blick darauf werfen. Dabei solltest du  nach offensichtlichen Fehlern filtern. Grammatik, Rechtschreibung, Unpersönlichkeit und andere extreme Fehler machen es normalerweise leicht Kandidaten/innen zu disqualifizieren. Obwohl menschliches Versagen manchmal unvermeidlich ist, gibt es Gründe warum diese einfachen Fehler ein Warnzeichen sein sollten.

Die Wahrheit ist, dass du diese Inkonsistenzen in Lebensläufen nicht ignorieren solltest. 61 Prozent der Lebensläufe werden wegen Rechtschreibfehlern abgelehnt, und es kann sehr wohl von Vorteil sein, sie in 100% der Fälle abzulehnen. Auf Details zu achten kann in vielen Positionen entscheidend sein, egal ob es um Einstiegsstellen oder Führungspositionen geht. Entscheide dich frühzeitig für solche Maßnahmen! Wenn du jetzt Recruitee in deinem Bewerberauswahlverfahren verwendest, um den ersten Stapel an Lebensläufen durchzugehen, kann dir das später viel Zeit ersparen. Es kann dich auch davor bewahren, einen Fehler beim Einstellungsprozess zu machen. Mach dich an die Arbeit und fang frühzeitig an Bewerbungen auszusortieren. Ein paar Tassen Kaffee können bei dieser Arbeit helfen!

Schritt 3: Leg deinen Fokus auf kulturelle Eignung (falls zutreffend)

Dieser Schritt ist an dieser Stelle des Bewerberauswahlverfahrens optional. Wenn dir bei der Besetzung einer offenen Stelle die kulturelle Eignung am wichtigsten ist, dann ist das etwas worüber du jetzt nachdenken musst. Suchst du nach Fachkräften, die in die Unternehmenskultur passen, kannst du vielleicht mit ihnen per Telefon, Videoanruf oder Gruppeninterview mit deinem gesamten Team in Kontakt treten. So kannst du einschätzen, wie sie in das Arbeitsumfeld passen und sich an den Moralvorstellungen, Werten und Praktiken deines Unternehmens orientieren.

Andererseits, wenn die Position Fachkräfte mit einem bestimmten technischen Niveau erfordert, dann kann es sinnvoller sein, sich auf ihre Fähigkeiten zu konzentrieren und kulturelle Eignung zu einem späteren Zeitpunkt (nach dem Arbeitstest in Schritt 4) zu bestimmen. Die Kandidaten/innen mit weniger starken technischen Fähigkeiten werden wahrscheinlich bereits an dieser Stelle herausgefiltert. Hier solltest du dein Urteilsvermögen nutzen. Denk auch daran, wie sehr der/die Kandidat/in in die Unternehmenskultur und die Kollegen/innen passen muss, um erfolgreich zu sein. Wenn dadurch vieles beeinträchtigt wird, dann sollte kulturelle Eignung bei den Kandidaten/innen, die in die engere Wahl fallen, bei deinem Auswahlverfahren eine Rolle spielen.

Schritt 4: Führe einen Probetag durch, bei dem Kandidaten/innen den täglichen Arbeitsablauf ausprobieren können.

Der beste Weg, die Fähigkeit eines Kandidaten anhand der ihr/ihm zugewiesenen Aufgaben zu beurteilen, ist sie ihm/ihr wirklich zuzuordnen. Obwohl die Aufgaben während eines Probetages nach dem Vorbild echter Alltagsprobleme der neuen Mitarbeiter/innen gestaltet sind, müssen die Ergebnisse heute nicht mehr exakt stimmen. Du möchtest sehen, wie die Kandidaten/innen ein Problem lösen oder eine Frage beantworten. Sind sie kreativ, konsistent und präzise? Natürlich wird deine Suche je nach Position variieren. Ein Probetag als Teil deines Bewerberauswahlverfahrens aber ist ein sicherer Weg, um vorherzusagen, wie Kandidaten/innen abschneiden werden, wenn man ihnen die Stelle anbietet.

Ein Probetag als Teil deines Einstellungsprozesses kann auch zuhause mit einer festen Frist stattfinden, zeitlich bestimmt werden oder live sein. Ob du dem Kandidaten/in während dem Bewerberauswahlverfahren erlaubst, ohne Aufsicht oder innerhalb eines gewissen Zeitrahmens zu arbeiten, liegt in deinem Ermessen. Oftmals ist es jedoch offensichtlich, wenn jemand betrügt. Authentische Arbeiten sind einfach zu erkennen.

Schritt 5: Suchen während des Bewerberauswahlverfahrens nach Inkonsistenzen.

Hole Referenzen von früheren Arbeitgebern/innen ein. Wenn du in deinem Bewerberauswahlverfahren Referenzen verlangst, dann nutze sie auch! Anstatt beliebte Fragen wie „Arbeitete diese/r Kandidaten/in zufriedenstellend“ zu verwenden, solltest du stattdessen Fragen stellen, die dir ihre Erfahrung und ihren Wert zeigen. Kandidaten/innen wollen oft ihr Bestes geben, aber in einem Einstellungsprozess zu lügen geht etwas zu weit.

Wir schlagen nicht vor, jedes kleine Detail in Frage zu stellen, dass deine Kandidaten über sich selbst erzählen. Aber wenn etwas nicht stimmt, solltest du deinem Bauchgefühl vertrauen! Verfolge die Aussagen nach und überprüfe sie. Wenn du jemanden erwischt der mit Auszeichnungen oder Erfahrungen prahlt, die er einfach nie hatte, wird er höchstwahrscheinlich nicht gut für dein Team geeignet sein. Ein wenig zu googeln kann auch Wunder wirken. Von Beginn an doppelt nachzuprüfen kann dir langfristig Zeit sparen.

Schritt 6: Verwende ein BMS, um Kandidaten/innen zu filtern und zu bewerten.

Ein BMS (Bewerbermanagement-System) kann den Auswahlprozess rationalisieren. Recruitee wurde für Teams entwickelt, die kollaborativ Kandidaten filtern und bewerten. Kandidaten/innen in Recruitee zu filtern und zu bewerten ist einfach. Zieh die Kandidaten/innen einfach per Drag & Drop in bestimmte Slots, abhängig von den zuvor zugewiesenen Bewertungen und Notizen. Klare Prozessschritte und Strukturen tragen enorm zur Übersichtlichkeit des Auswahlprozesses bei. Dies ermöglicht einen gut organisierten Einstellungsprozess und verringert die Wahrscheinlichkeit, dass man den Überblick verliert, wenn es darum geht sich für die richtigen Kandidaten/innen zu entscheiden.

Disqualifiziert diejenigen, die einfach nicht passen. Erstelle eine Rangfolge für die anderen. Entscheide, wie viele du interviewen möchtest. Mit dem Bewertungssystem von Recruitee kannst du Kandidaten/innen bestimmten Phasen des Bewerberauswahlverfahrens zuordnen. Deine Auswahlliste wird automatisch für dich gespeichert. Auf diese Weise kannst du den Überblick über die Kandidaten/innen behalten, mit denen du weitermachen möchtest.

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