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Bewerbermanagement-Software: Kandidaten finden, ansprechen und verwalten

Unter Bewerbermanagement-Software versteht man eine daten- und prozessbasierte Verwaltung von Bewerberinnen und Bewerbern. Diese Software kann im engen Sinne lediglich Bewerbungen verwalten, im weiteren Sinne aber in eine HR-Softwarelösung eingebunden werden. Außerdem gibt es einige Zwischenformen, die mehr oder weniger Zusatzfunktionen enthalten. Oft wird das Bewerbermanagement als Application Tracking System (ATS) oder E-Recruiting bezeichnet. Es ist üblich, dass es Bestandteil einer modernen Recruiting-Software ist und in ein Human Capital Management und ein Human-Ressource-Information-System (HRIS) eingebunden wird. 

Die Bewerbermanagement-Software soll den Bewerbungsprozess standardisieren und Daten generieren, die diesen Prozess besser analysieren und bewerten. Ein großer Vorteil der Software-Lösung liegt in der Digitalisierung des Prozesses. Das ist immer wichtiger, denn Bewerbungen selbst werden kaum noch analog eingereicht. Das Mobile Recruiting hingegen hat in den vergangenen Jahren an Bedeutung gewonnen.

Digitalisierung im Recruiting nimmt zu

In einer Untersuchung der Universität Bamberg wurden wichtige Entscheider in den 1000 wichtigsten Unternehmen zur Recruiting-Strategie befragt. Ein Ergebnis:

Die Mehrheit der Top-1.000-Unternehmen und der IT-Unternehmen spricht Mobile Recruiting heute schon einen hohen Stellenwert für die Kandidaten, aber auch den Unternehmen zu. Unter den Kandidaten sind nur etwa vier von zehn dieser Meinung. Acht von zehn der Top-1.000-Unternehmen und sogar 100 Prozent der teilnehmenden IT-Unternehmen denken weiter, dass Mobile Recruiting immer wichtiger wird. Diese Ansicht vertreten dagegen mit sechs von zehn verhältnismäßig weniger Kandidaten.”

Ohne ein Bewerbermanagement als Grundlage können neue Trends wie Active Recruiting und Mobile Recruiting nicht umgesetzt werden. Wenn du also deine Bewerbungen mit Kennzahlen effizient verwalten willst, solltest du dich mit dem Thema Bewerbermanagement intensiver beschäftigen. In diesem Artikel wollen wir dir die Grundlagen vermitteln und ein paar Tipps geben.

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Funktionen und Aufgaben einer Bewerbermanagement Software

Eine Software für das Bewerbermanagement leistet mehr als nur eingehende E-Mails und Excel-Sheets zu verwalten. Es ist ein integriertes System, in dem Informationen in einer Datenbank abgelegt und aufbereitet werden. Es soll die papierbasierte Bewerberverwaltung ablösen und eine Alternative zu selbstgemachten Prozessen bieten wie sie in vielen Unternehmen noch üblich sind.

Empfangen von Bewerbungen

Den Kern einer solchen Software bildet das Tool zum Empfangen von Bewerbungen. Das klingt zunächst einfach, aber Bewerbungen kommen heute auf vielen Kanälen in deine Firma. Die meisten werden wahrscheinlich als E-Mail geschickt. Es kann Anfragen auf Stellen über deine Karriereseite im Webauftritt geben, oder jemand bewirbt sich über LinkedIn bei dir.

Die Bewerbermanagement-Software zieht aus diesen Eingängen die jeweiligen Informationen heraus und legt ein Bewerberprofil an. Dieses enthält alle wichtigen Daten wie Namen, Adresse, den CV als PDF und andere Informationen. Das Profil wird automatisch mit allen Beteiligten und Berechtigten geteilt, die für die jeweilige Stellenausschreibung zuständig sind.

Bewertung von Bewerbungen

Über eine Recruiting-Software kannst du Bewerbungen bewerten und sogar vom System eine Vorauswahl erstellen lassen. Wenn jemand zum Beispiel unvollständige Angaben gemacht hat, keinen CV angehängt hat oder sich zu spät bewirbt, kann das Programm diese Kandidatinnen und Kandidaten schon mal aussortieren. Du hast darüber hinaus selbst die Möglichkeit, die Bewerbungen durchzusehen und eine Bewertung abzugeben. Diese Einschätzungen kannst du mit anderen Kolleginnen und Kollegen teilen. Je nach Software werden für die Tauglichkeit Sterne oder Noten vergeben, außerdem können Notizen an das Bewerbungsprofil angehängt werden.

Weitere Bearbeitung, Absage oder Einladung zum Interview

Ein bekannter Flaschenhals im Recruiting ist der Prozess der Absage und Einladung. Gerade wenn sehr viele Bewerbungen auf eine Stelle eingegangen sind, kann so etwas Tage dauern. Die Software kann dir einen großen Teil der Arbeit abnehmen. Mit von dir vorformulierten Standardtexten wird an alle abgelehnten Bewerberinnen und Bewerber eine Absage-E-Mail geschickt.

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Das Reporting der Bewerbermanagement-Software zeigt dir dann an, welche Kandidatinnen und Kandidaten die besten Bewertungen bekommen habe und schlägt vor, wer zu einer ersten Gesprächsrunde eingeladen werden soll. Du kannst dann entscheiden, mit welchen Personen du sprechen möchtest und wer zunächst noch auf der Warteliste steht. Über die Bewerbermanagement-Software werden dann Termine koordiniert und Einladungen verschickt. Das System wacht darüber, ob sich die Angeschriebenen melden. Ist das in einem bestimmten Zeitrahmen nicht der Fall, schickt es eine Erinnerung.

Termine verwalten und Erinnerungen verschicken

Die Bewerbermanagement-Software erinnert aber nicht nur Bewerberinnen und Bewerber, sondern auch Personalverantwortliche an Termine und wichtige Aufgaben. Das ist wohl eine der Funktionen, die das Leben wirklich einfacher machen. Das Programm wird mit deinem Kalender synchronisiert und blockt automatisch Zeiten, in denen es Bewerbungsgespräche anberaumt. Es kann selbstständig nachsehen, wann du bereits Meetings hast.

Tipp: Mit einer Software wie Recruitee kannst du ganz einfach einen Planer-Link an deine Kandidatinnen und Kandidaten schicken, über den sie sich einen Termin für das Vorstellungsgespräch aussuchen können.

Über die Kalendereinträge für Bewerbungsgespräche hinaus erinnert eine Bewerbermanagement-Software dich an wichtige Aufgaben. Zu diesen kann gehören, dass es eine Deadline für die Bewertungen gibt oder nachzusehen, wie viele Bewerbungen insgesamt eingegangen sind. Du kannst viele der immer wiederkehrenden Tasks mit Erinnerungen verbinden.

Informationen an einem Ort verwalten und Zugriffsrechte vergeben

Neben den rein operativen Funktionen sammelt ein Application Tracking System alle im Prozess entstehenden Daten an einem zentralen Ort. Diese Daten können dann analysiert und in Berichten dargestellt werden. Über diese Datenbank können alle im Bewerbungsprozess Beteiligten einen Zugriff haben. Wenn du mal schnell nachschauen willst, wie viele Einladungen es zu einem Gespräch gibt, kannst du das mit wenigen Klicks machen und musst den Kolleginnen und Kollegen nicht eine Anfrage per E-Mail schicken.

Damit der Datenschutz und die Datensicherheit gewährleistet werden, gibt es bei solchen Datenbanken verschiedene Zugriffsrechte. Wird zum Beispiel eine Stelle in der Buchhaltung ausgeschrieben, dann kann die Leitung der Abteilung die eingehenden Bewerbungen auf diese Position einsehen. Die Bewerbungen auf die Marketing-Stelle sind aber für deren Augen gesperrt. Es können außerdem unterschiedliche Bereiche des Kandidatenprofils gesperrt werden. Und schließlich können Funktionen wie HR-Berichte nur für ausgewähltes HR-Personal zugänglich gemacht werden.

Tipp: Bei Recruitee hast du die Möglichkeit, eine unbegrenzte Anzahl an Personen für das Tool freizuschalten. So stellst du sicher, dass alle wichtigen Personen in den Recruitingprozess miteinbezogen werden können – egal wie groß dein Unternehmen ist.

Erweiterte Funktionen der Bewerbermanagement-Software

Neben der reinen Verwaltung kann eine Recruiting-Software noch andere Aufgaben übernehmen. Eine ist das Erstellen von Stellenausschreibungen. Zwar sind wir noch nicht so weit, dass die Künstliche Intelligenz die Texte von alleine erstellen kann. Aber die Software kann Bausteine und Vorlagen verwenden, die du zuvor erstellt hast. So musst du nicht jedes Mal nach alten Ausschreibungen schauen oder ein Word-Dokument kopieren. Hinzukommt, dass die Software verschiedene Vorlagen verwalten kann, zum Beispiel für Zeitungen, Jobportale, soziale Medien und die eigene Karriereseite in deinem Webauftritt.

Wenn die Ausschreibungstexte von dir geprüft und genehmigt wurden, kann das Bewerbersystem sie eigenständig in den dafür vorgesehenen Kanälen veröffentlichen. Das bedeutet eine große Arbeitsersparnis, wenn deine Personalverantwortlichen nicht auf jedes Jobportal gehen müssen, um eine neue Anzeige einzustellen. Über diese Funktion verfolgt die Software übrigens den Rücklauf und kann die entsprechenden Berichte erstellen welche Kanäle am besten performen.

Auch eine Talent-Datenbank kannst du mit einer solchen Software einbauen. Das Einverständnis der abgelehnten Bewerberinnen und Bewerber vorausgesetzt kannst du ihre Daten speichern und auf die Kandidaten zurückkommen, wenn erneut eine Stelle frei werden sollte. Beim Active Recruiting kann die Software dir Netzwerke nach möglichen Talenten durchsuchen und Vorschläge machen, welche Personen du kontaktieren solltest.

Eine weitere Anwendung sind Online-Tests, zu denen du in der ersten Runde Interessierte einladen kannst. Das System wird dann nur solche Kandidatinnen und Kandidaten in den Bewerbungsprozess voranbringen, die zum Beispiel eine Mindestpunktzahl erreicht haben.

Welche Vorteile hat eine Bewerbermanagement-Software?

Mit einem softwarebasierten Bewerbermanagement digitalisierst du einen wichtigen Bestandteil deines Unternehmens und machst es damit noch effizienter. Viele immer wiederkehrende Prozesse werden automatisiert, sodass mehr Zeit für deine Recruiterinnen und Recruiter bleibt, um Gespräche zu führen und neue Strategien zu entwickeln. Oftmals bieten Software-Lösungen Rabatte bei Stellenportalen an, sodass du alleine darüber Geld sparen kannst.

Bei der Suche nach einer digitalen Transformation bist du nicht alleine. Die Recruiting-Trends 2020 haben bestätigt, dass immer mehr Unternehmen nach digitalen Lösungen in der Personalverwaltung suchen:

Entsprechend zeigt eine detaillierte Betrachtung des Digitalisierungs-Scores im Personalwesen, dass bereits acht von zehn Top-1.000-Unternehmen ihre bestehenden Prozesse kontinuierlich infrage stellen und nach neuen digitalen Lösungen suchen. Vier von zehn der Unternehmen haben bereits die Unternehmenskultur an die zunehmende Digitalisierung angepasst und wissen genau, welche Kompetenzen und Ressourcen für die digitale Transformation im Personalwesen erforderlich sind.”

Eine oft unterschätzte Funktion ist die Bewerbung über deine eigene Webseite. Ein ATS ist in der Lage, aus der Karriereseite wichtige Daten zu ermitteln und natürlich automatisch die offenen Stellen zu verwalten. Interessierte können sich über die Schnittstelle direkt bewerben, die Software legt dann umgehend ein Profil an. Solche professionellen Karriereseiten sind auch wichtig für das Employer Branding, zeigen sie doch wie wichtig dir ein geordneter Bewerbungsprozess ist.

Zu den weiteren Vorteilen einer Bewerbermanagement-Software gehören:

  • Einführung eines digitalen Bewerbungsprozesses
  • Optimierter Workflow
  • Professionelle Candidate Journey
  • Berichte zur Recruiting-Performance über ein Dashboard
  • Vereinfachtes Online-Bewerbungsverfahren
  • Aufbau einer Bewerbungs-Datenbank
  • Höhere Reichweite bei Stellenanzeigen
  • Automatische Terminverwaltung und Erinnerungen
  • Automatisierter Stellenanzeigen

Die Software hält das Bewerbermanagement DSGVO-konform

Ein ganz wichtiges Argument für die Nutzung einer Bewerbermanagement-Software ist der Datenschutz. Seit der Verabschiedung der Datenschutzgrundverordnung DSGVO sind die Bestimmungen, was die Nutzung persönlicher Daten angeht, erheblich verschärft worden. Und das betrifft auch den Bewerbungsprozess. So ist eine langfristige Speicherung des Bewerberprofils nur dann zulässig, wenn die Bewerberin oder der Bewerber diesem Vorgehen explizit zugestimmt hat – beispielsweise um für eine künftige Stellenausschreibung kontaktiert zu werden. Selbst eine E-Mail mit dem Lebenslauf im Posteingang zu belassen kann schon eine Speicherung darstellen.

Die DSGVO möchte sicherstellen, dass Daten nur solange gespeichert werden, wie sie tatsächlich benötigt werden. Personen haben das Recht darauf, wieder vergessen zu werden. Im Paragraph 17 der DSGVO wird darauf schon in der Überschrift hingewiesen:

Recht auf Löschung (“Recht auf Vergessenwerden”): (1) Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen zu verlangen, dass sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, und der Verantwortliche ist verpflichtet, personenbezogene Daten unverzüglich zu löschen, sofern einer der folgenden Gründe zutrifft…”

Auch der Datensammelwut sind Grenzen gesetzt. So kannst du zwar interessante Infos über Bewerberinnen und Bewerber auf deren Facebook Profil einsehen. Diese aber in deiner Datenbank zu speichern ist nicht erlaubt. Eine Ausnahme sind Business-Netzwerke, bei denen in der Regel davon ausgegangen wird, dass die Informationen zum Zwecke des Recruitings veröffentlicht werden.

Eine professionelle Bewerbermanagement-Software arbeitet DSGVO-konform und löscht automatisch Daten, wenn die gesetzliche erlaubte Frist abgelaufen ist. Es kann gleichzeitig Einverständniserklärungen zur Speicherung verwalten und zum Beispiel auf deiner Webseite einen entsprechenden Haken für Bewerberinnen und Bewerber einbauen.

Bewerbermanagement-Software Kosten

Die Kosten eines Bewerbermanagements richten sich meistens nach der Zahl der User, die angemeldet sind oder den Jobs, die über die Software verwaltet werden. Die meisten Anbieter haben ein Grundpaket, das den jeweiligen Anforderungen angepasst werden kann. Die Basis ist bei webbasierten Diensten eine monatliche Grundgebühr, die sich nach der Größe deines Unternehmens und der Zahl der Jobs richtet. Einfache Softwarelösungen für kleinere Firmen fangen bereits bei unter 100 Euro im Monat an. Wenn dein Unternehmen aktiver geworden ist, was Stellenbesetzungen betrifft, kannst du dann upgraden.

Außerdem sind je nach Anbieter mehrere Erweiterungen enthalten. So verbindet Recruitee dich mit vielen anderen Dienstleistern, die du dann integrieren kannst, zum Beispiel Microsoft Teams, Slack oder Gmail. Du solltest bei der Auswahl des Bewerbermanagements darauf achten, dass die Kosten festgelegt sind und du nicht am Monatsende eine überraschende Rechnung bekommst. Das feste monatliche Zahlungssystem eines vereinbarten Betrages hat sich mittlerweile bei allen Anbietern von Software-as-a-Service etabliert. Diese bieten die Software als webbasiertes Programm an, was dir unter anderem Kosten für Installationen und Serverwartungen erspart.

Natürlich ist bei der Kostenbetrachtung entscheidend, was du dafür an Leistungen bekommst. Du kannst dazu einen Vergleich mehrerer Plattformen anstellen. Der Stern hat in einem Software-Test von Recruiting-Programmen Recruitee besonders gelobt. 

Mit Recruitee ist eine besonders große Reichweite bei der Suche nach neuen Mitarbeitern möglich: Unternehmen schalten damit Stellenanzeigen auf bis zu über 1.500 Jobbörsen weltweit. Zusätzlich können Sie ihre Jobangebote in sozialen Netzwerken veröffentlichen. Bei größeren Bestellungen von Anzeigen erhalten Sie bis zu 30 Prozent Rabatt.

Technische Anforderungen für ein digitales Bewerbermanagement

Um mit einem modernen Bewerbermanagement zu beginnen, brauchst du außer einem Computer und einer Internetverbindung keine weitere Hard- oder Software. Da die meisten Angebote heute webbasiert sind, lässt sich das gesamte Bewerbermanagement über den Browser steuern. Die Daten liegen dabei in der Cloud, wo sie sicher und verschlüsselt untergebracht sind. Ein weiterer Vorteil der Clouddienste ist, dass dahinter Hochleistungsrechner stecken, die mehrfach abgesichert und so gut wie ausfallsicher sind.

Du sparst gegenüber einer selbst installierten Software Zeit und Geld. Denn eine gekaufte Software wird oft per Arbeitsplatz berechnet, und du musst für jeden angemeldeten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mehr bezahlen. Außerdem ist der Installationsaufwand groß, und du wirst noch den Server selbst verschlüsseln und verwalten müssen.

Die webbasierte Bewerbermanagement-Software kannst du von unterwegs abrufen, und sie ist sogar für die Nutzung auf einem Smartphone oder Tablet optimiert.

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