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Alles, was du über ein modernes Bewerbermanagement wissen musst

Der Umgang mit Bewerberinnen und Bewerbern hat sich in den vergangenen Jahren erheblich geändert. War in der Vergangenheit die Auswahl für Unternehmen noch sehr groß, musst du heute viel Zeit aufwenden, um passende Kandidatinnen und Kandidaten zu finden. Außerdem sind mehr Kanäle hinzugekommen. Du kannst nicht mehr nur eine Stellenanzeige in einer überregionalen Tageszeitung aufgeben, stattdessen musst du sowohl Print- als auch Online-Medien bedienen, die sozialen Netzwerke nutzen und aktives Talent Scouting betreiben. Ohne ein modernes Bewerbermanagement ist das kaum möglich. 

Was ist ein Bewerbermanagement?

Die Bewerbermanagement Definition besteht aus einem, in der Regel software-basierten, Prozess, der alle Schritte bei der Stellenbesetzung umfasst. Der Bewerbermanagement Workflow hilft dir, die Übersicht bei Neubesetzungen zu behalten und gleichzeitig Zeit und Kosten zu sparen. Es versetzt dich in die Lage, Stellenausschreibungen richtig zu formulieren und zu platzieren. Die Software kann Termine für Interviews verwalten und sogar Kandidatinnen und Kandidaten bewerten. Ganz wichtig ist, dass sie dich immer wieder an wichtige Deadlines erinnert, zum Beispiel wenn einer Kandidatin oder einem Kandidaten noch keine Absage geschickt wurde. 

Die Bedeutung des Bewerbermanagements für ein Unternehmen sollte nicht unterschätzt werden. Es hilft dabei Stellen schneller und besser zu besetzen und die Performance des Recruitings zu verbessern. Außerdem verbessert es die Candidate Journey und zeigt Bewerberinnen und Bewerbern, dass du professionell und auf der Höhe der Zeit bist.

Was gehört zum Bewerbermanagement?

In Großunternehmen ist es längst üblich, dass Stellenausschreibungen und -besetzungen in einem Prozess durchgeführt werden. Man spricht dabei oft auch vom Bewerbungstrichter, weil die Zahl der Kandidatinnen und Kandidaten immer weiter abnimmt. Dieser Trichter besteht aus mehreren Elementen, die die wesentlichen Aufgaben des Bewerbermanagements darstellen.

Statistiken zeigen, dass der Anteil an Unternehmen, die laut einer Umfrage aus dem Herbst 2016 in Deutschland Bewerbermanagement-Software nutzen, bereits recht groß ist. Aber 40 Prozent der Befragten gaben immer noch an, keine solche Software zu nutzen. Befragt wurden 297 Personalverantwortliche. 

Bei der Definition des Bewerbermanagements und der darin enthaltenen Prozesse haben sich einige Schritte etabliert, die in allen Systemen enthalten sind. Diese sind:

  • Stellenanzeige formulieren
  • Stellenanzeige schalten und veröffentlichen
  • Eingehende Bewerbungen sortieren
  • Geeignete Kandidatinnen und Kandidaten auswählen
  • Termine für Interviews festlegen
  • Einladungen zu Gesprächen versenden
  • Onboarding-Prozess einleiten

Stellenanzeige formulieren und veröffentlichen

Eine Stellenanzeige ist der erste und oftmals auch einzige Schritt, um potenzielle Bewerberinnen und Bewerber auf dich aufmerksam zu machen. Doch dabei gibt es viele Stolperfallen. Die erste ist das AGG, das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz. Dieses schreibt vor, dass eine Stellenanzeige niemanden wegen seiner Hautfarbe, Religion, Alter, Geschlecht, Kultur oder Herkunft benachteiligen darf. Eine moderne Bewerbermanagement-Software kann eine Ausschreibung darauf überprüfen, dass sie mit dem AGG konform ist. 

Außerdem kannst du über das Bewerbermanagement Vorlagen für Stellenanzeigen erstellen. So musst du nicht jedes Mal einen Text neu formulieren oder auf dem Server nach Anzeigen suchen, die bei der letzten Ausschreibung verwendet wurden.

Ein besonders wichtiges Kriterium warum du ein Bewerbermanagement nutzen solltest, ist die Veröffentlichung von Stellenanzeigen. Heute müssen viele unterschiedliche Kanäle verwendet werden, die manuell kaum noch verwaltet werden können. Hinzu kommt, dass du manchmal auch Sprache und Aufmachung ändern musst. Die Software erinnert dich daran, dass du zum Beispiel auf Facebook einen anderen Ton wählen solltest als bei einer gedruckten Anzeige. Oder es wird sichergestellt, dass auch ein Link zu deiner Bewerbungs-Webseite eingebaut ist. 

Gleichzeitig kann über die Bewerbermanagement-Software gemessen werden, wo die Anzeigen besonders gut laufen und wo es kaum Rückmeldungen gegeben hat. Dadurch erhältst du wichtige Kennzahlen für die Optimierung deines Recruiting-Prozesses.

Vorauswahl

Wenn du ein attraktives Unternehmen bist und dein Employer Branding entsprechend gut ist, wirst du viele Bewerbungen auf eine Stelle bekommen. In vielen Unternehmen werden die Namen und Daten der Bewerberinnen und Bewerber noch immer in einem Excel-Sheet eingetragen. Das ist aber ein altes und fehlerhaftes Verfahren. Wann immer Namen manuell eingetragen werden, besteht die Gefahr sich zu verschreiben, und dann werden zum Beispiel Eingangsbestätigungen mit der falschen Schreibweise rausgeschickt. 

Da heute die meisten Bewerbungen digital versendet werden, kann die Bewerbungssoftware diese auslesen und entsprechend einen Datenbankeintrag anlegen. Dieser enthält dann alle wichtigen Informationen und auch die beigefügten Anhänge wie Lebenslauf und Arbeitszeugnisse.

Pre-Screening dank grafischem Interface

Ja nach Art der Bewerbungssoftware kannst du nun bequem selbst durch die Bewerbungen scrollen oder aber lässt die Software bereits eine Vorauswahl treffen. Das Pre-Screening über eine Recruiting-Software ist schneller und einfacher. Wie bei einer Task-Liste kannst du geeignete Bewerberinnen und Bewerber in eine Shortlist verschieben und dann mit anderen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern teilen, die ebenfalls am Einstellungsprozess beteiligt sind. Das grafische Interface und Drag-and-Drop machen es dir besonders einfach. 

Hast du eine Vorauswahl getroffen, wird die Software automatisch Einladungen für Interviews verschicken und den anderen Kandidatinnen und Kandidaten eine Absage zusenden. Dieser Schritt ist bedeutend für ein erfolgreiches Bewerbermanagement. Denn nur so kannst du die Absprungzeit verkürzen.

Eine Bitkom Studie legt offen, dass viele Bewerberinnen und Bewerber aus dem Prozess aussteigen, weil sie inzwischen eine andere Stelle gefunden haben. Fast 95% der Befragten haben das als Grund für einen Absprung angegeben. Der Rat in der Studie:

Unternehmen sollten daher den Zeitfaktor ernst nehmen und den Bewerbungsprozess steuern. Vor allem qualifizierte Fachkräfte haben oft mehrere Optionen, aus denen sie wählen können. Unternehmen, die HR-Software einsetzen, verarbeiten Bewerber effizienter und stellen in absoluten Zahlen am Ende mehr Mitarbeiter ein – teilweise doppelt bzw. dreimal so viel wie solche ohne Software im Einsatz; dabei ist die Größe der Personalabteilung gleich.

Je schneller Bewerberinnen und Bewerber kontaktiert werden, umso eher kannst du sie an dich binden. Eine Absage hilft auch deinem Employer Branding, denn dann wissen Bewerbende rechtzeitig, dass sie sich auf die Suche nach anderen Stellen machen müssen.

Interviews

Ist die erste Vorauswahl getroffen, geht es an die Einladung zu Interviews. Über eine Bewerbermanagement-Software kannst du Termine koordinieren und Einladungen verschicken. Gleichzeitig hast du während des Interviews alle Informationen über die Bewerberin und den Bewerber auf einen Blick. Da eine gute Recruiting-Software auch auf mobilen Geräten läuft, kannst du während des Gesprächs auch dein Handy oder ein Tablet benutzen. Und: deine anderen Kolleginnen und Kollegen die am Gespräch teilnehmen, haben die Daten ebenfalls parat, ohne sich durch Papierakten wühlen zu müssen. 

Werden Interviews online durchgeführt, dann kann das in der Datenbank eingetragen werden. Über Schnittstellen kann das Bewerbermanagement mit den gängigen Videokonferenz-Programm wie Google Meet oder Zoom verbunden werden.

Onboarding

Ist die passende Bewerberin oder der passende Bewerber gefunden, geht es ans Onboarding. Auch hier kommt es immer wieder vor, dass Kandidatinnen und Kandidaten noch abspringen. Der Grund liegt meistens darin, dass sie zu lange auf eine Nachricht vom Unternehmen warten müssen. Bei einem Bewerbermanagement wirst du automatisch daran erinnert, eine Zusage zu verschicken. Parallel liefert die Software alle notwendigen Informationen, zum Beispiel wo und wann sich die neue Mitarbeiterin oder der neue Mitarbeiter einfinden soll. Es können Handbücher und ein Begrüßungsschreiben verschickt werden und natürlich auch der Arbeitsvertrag. 

Mit dem Bewerbermanagement stellst du sicher, dass du nicht bei jedem Onboarding von vorne anfangen und immer die notwendigen Unterlagen heraussuchen musst. Es kann auch mit der HR-Abteilung vernetzt werden. Die wird bei einem Einstellungsentscheidung automatisch benachrichtigt und kann die notwendigen Unterlagen anfertigen und ins System einspielen.

Talentpool

Eine Absage an eine Bewerberin oder einen Bewerber muss nicht das Ende der Beziehung sein. Denn gerade bei qualitativ hochwertigen Bewerbungen ist es sinnvoll, diese Kontakte aufzubewahren. Wird wieder eine Stelle frei, kannst du diese Personen direkt kontaktieren. Und: es ist eine bessere Candidate Experience, wenn auch nach einer Absage dein Unternehmen zeigt, dass es an den Kandidatinnen und Kandidaten interessiert ist. Auch damit kannst du dein Employer Branding verbessern. 

Die Software speichert die Kandidatinnen und Kandidaten und die mit ihnen verbundenen Informationen. Dazu können auch Aufzeichnungen aus einem Interview gehören. Bei einer erneuten Kontaktaufnahme kann dann ein Anschreiben sogar auf bestimmte, vielleicht sogar persönliche Aspekte Bezug nehmen, die von den Bewerberinnen und Bewerbern genannt wurden.

Warum du eine Bewerbermanagement-Software benutzen solltest

Mit einer Bewerbermanagement-Software kannst du Daten viel besser verwalten als mit Ausdrucken oder Dateien, die in unterschiedlichen Ordnern liegen. Damit der Bewerbungsprozess schnell und flüssig vor sich geht, muss er transparent sein. Damit schließt du alle am Prozess Beteiligten in die Arbeit mit ein. Über die Software haben alle, entsprechend ihren Berechtigungen, immer den aktuellen Stand auf dem Schirm. 

Der Hauptgrund für eine Softwarelösung im Bewerbermanagement ist, dass damit alle Schritte in einem Prozess vereinigt sind und alle Daten an einer Stelle gespeichert werden. Neben den klassischen Schritten im Bewerbungsprozess bieten die Recruiting-Programme weitere Vorteile:

  • Automatischer AGG-Check: Ist die Anzeige auch gesetzeskonform?
  • Stellenanzeigen für Suchmaschinen optimieren: So wird das Stellengesuch auch von Google und Co. gefunden
  • Talente in sozialen Medien suchen: Aktives Recruiting mit Softwareunterstützung
  • Berichte für die Recruiting Kennzahlen: Wie gut ist dein Recruitingprozess und was kann im Bewerbermanagement noch verbessert werden?

Kollaboration und Zugriff über die Cloud

Ein weiterer Vorteil einer Bewerbermanagement-Software ist die Kollaboration im HR-Team. Da jeder schnellen Zugriff auf die Daten hat, können Bewerberinnen und Bewerber zum Beispiel gemeinsam bewertet werden und Kolleginnen und Kollegen können ihre Einschätzung eintragen. Das gewinnt dann noch an Bedeutung, wenn Mitarbeitende vom Home-Office aus arbeiten und das Bewerbermanagement online abrufen können. Denn wenn keine internen Sicherheitsgründe dagegen sprechen, ist eine cloudbasierte Lösung ohne Installation die beste Variante für das Recruiting-System. 

Die Computerwoche rät ebenso zu Varianten, die einen mobilen Zugriff zulassen:  

“Wichtig bei einem Bewerbermanagement-System ist, dass Mitarbeiter von verschiedenen Standorten und Endgeräten darauf zugreifen können. Gerade für Unternehmen, bei denen verschiedene Filialen oder auch der Außendienst Bewerbungsunterlagen bearbeiten müssen, ist eine flexible Lösung empfehlenswert. Grundsätzlich stellt sich die Frage, ob man das Bewerbermanagement-System im eigenen Rechenzentrum betreiben möchte oder eine extern gehostete Cloud-Lösung wählt.”

Mit Cloudsystemen hast du den Vorteil, dass du selbst keine Software installieren und auch nicht warten musst. Sie läuft auf dem Server des Anbieters, der über genügend Datenspeicher und Kapazitäten verfügt. So kannst du dich voll und ganz auf die Anwendung konzentrieren. Oft kannst du auch per App auf deine Daten zugreifen. Wenn du unterwegs bist und wissen willst, wie viele Bewerbungen bereits eingegangen sind, reicht dafür dein Smartphone vollkommen aus.

Checkliste für das Bewerbermanagement

Um ein professionelles und digitales Bewerbermanagement einzuführen, solltest du dir zuvor ein paar Gedanken machen. So ersparst du dir eine lange Suche nach der richtigen Lösung und Zeitverlust durch eine komplizierte Implementierung.

1. Anforderungen und Ziele definieren

Ein Bewerbermanagement ist nur so gut wie die Anforderungen, die es erfüllen soll. Du solltest intern zunächst einmal besprechen, was ihr von einer Softwarelösung erwartet. 

  • Wo werden Verbesserungen benötigt?
  • Welche Probleme gibt es bislang?
  • Geht es um Prozessoptimierung oder eine digitale Transformation?
  • Wie hoch ist der monatliche und jährliche Bewerbungsaufwand?
  • Wie kann eine Software deine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Recruiting unterstützen?

2. Prozesse analysieren

Jetzt ist der Zeitpunkt gekommen, an dem du dein bisheriges Recruiting untersuchst. Am besten stelle es als Diagramm dar. Wahrscheinlich wirst du bereits einen Prozess oder ein Verfahren haben, auch wenn das vielleicht nicht optimal genutzt wird. Wichtig ist bei der Analyse auch, welche Software im Bereich HR bereits genutzt wird, zum Beispiel für die Personalverwaltung. 

Als nächstes kannst du die bisherigen Verfahren und Schritte bei der Bewerberverwaltung bewerten: Welche funktionieren gut und welche nicht? Was kann darüber hinaus optimiert werden? 

3. Umfang festlegen

Viele Software-Lösungen für das Bewerbermanagement können an individuelle Wünsche angepasst werden. Das bedeutet, dass du den gesamte Bewerbungsprozess über eine Software abwickeln kannst, nur Teile davon oder auch Extras wie den Talent-Pool. Lege genau den Umfang fest, den dein Bewerbungsmanagement haben soll, also:

  • Stellenanzeigen formulieren/veröffentlichen/analysieren
  • Bewerber sammeln/bewerten/analysieren/Shortlist
  • Interviews Termine festlegen/Kolleginnen und Kollegen einladen/Notizen sammeln
  • Onboarding Begrüßungsemail/Unterlagen schicken/Termine vereinbaren

4. Geeignete Software-Lösung aussuchen

Nicht jedes Bewerbungsmanagement passt genau auf dein Unternehmen. Du solltest entsprechend deinen Anforderungen Lösungen miteinander vergleichen. Kriterien sind:

  • Ist die Software skalierbar?
  • Ist es eine Cloudlösung oder muss sie installiert und gewartet werden?
  • Welche anderen Lösungen können integriert werden?
  • Welche Extras werden angeboten und was ist im Grundpaket enthalten?
  • Nach welchen Kriterien wird bezahlt (Anzahl User, monatlich, einmalig, etc.)
  • Wo liegen die Daten und ist das mit den hiesigen Gesetzen konform?
  • Wie wird Datenschutz und Sicherheit garantiert?
  • Gibt es Apps für Android und iOS und kann die Software auch im Home-Office eingesetzt werden?

5. Plan für Schulung und Implementierung

Wenn du die geeignete Lösung gefunden hast, erstelle einen Plan wie sie umgesetzt wird. Gehe davon aus, dass du etwas Zeit für die Implementierung brauchst und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter geschult werden müssen. Der Aufwand dafür wird nicht sehr groß sein, denn eine gute Recruitment Software für das Bewerbermanagement ist benutzerfreundlich und intuitiv bedienbar.

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