Bewerbungsgespräche führen: Die Checkliste für einen reibungslosen Ablauf

Bewerbungsgespräche Führen gehört zum Standardrepertoire von Recruiter*innen und ist ein wichtiger Teil der Candidate Experience. Im besten Fall stärken professionelle Vorstellungsgespräche Ihr Employer Branding. Im schlimmsten Fall wird eine negative Erfahrung von dem*der Kandidat*in sofort in den sozialen Medien oder auf Arbeitgeber*innen-Bewertungsportalen dokumentiert und schadet somit Ihrer Arbeitgeber*innen-Marke.

Wenn Sie sich jetzt fragen: „Bewerbungsgespräche führen – wie geht das?”, dann sind Sie genau an der richtigen Stelle. Mit unserer Checkliste können Sie sich perfekt vorbereiten, die richtigen Fragen parat haben und das Bewerbungsgespräche souverän führen und auswerten. So hinterlassen Sie einen bleibenden, positiven Eindruck bei Ihren Kandidat*innen.

Das Bewerbungsgespräch vorbereiten

Improvisierte Vorstellungsgespräche wirken wenig professionell und können schnell zu Fehlentscheidungen führen. Mit der richtigen Vorbereitung schaffen Sie die idealen Bedingungen, um am Ende die richtige Wahl treffen zu können. Denn mit dieser Checkliste geht das ganz leicht:

Machen Sie sich mit dem*der Bewerber*in vertraut

• Lesen Sie noch einmal genau den Lebenslauf und das Anschreiben durch. So verlieren Sie keine Zeit damit, Fakten abzufragen, welche aus den Bewerbungsunterlagen hervorgehen.
• Notieren Sie offene Fragen und Widersprüche, die Ihnen auffallen.
• Gewinnen Sie weitere Eindrücke über den*die Bewerber*in auf sozialen Netzwerken wie LinkedIn oder Xing.

Wählen Sie die richtigen Fragen aus

Was sind Ihre Stärken und Schwächen? Diese Frage wurde schon so oft in Vorstellungsgesprächen gestellt, dass Bewerber*innen meist eine vorgefertigte Antwort parat haben. Standardfragen wie diese wirken einfallslos und führen Sie nur selten zum Ziel, den*die Kandidat*in richtig kennenzulernen.

Jede Frage, die Sie stellen, sollte einen Sinn und Zweck haben. Denn Fragen können sich aus dem Anforderungsprofil in der Stellenbeschreibung sowie aus dem Lebenslauf der Bewerber*innen ergeben. Deshalb bietet es sich an, einen gewissen Fragenkatalog vorzubereiten, damit Sie das Gespräch gezielt steuern können.

Achtung! Wenn Sie planen, ein strukturiertes Interview zu führen, dann sollten Sie jedem*jeder Kandidat*in dieselben Fragen stellen, um mehrere Bewerber*innen optimal vergleichen zu können.

Hier eine Auswahl von Interviewfragen für Sie als Inspiration:

Fragen zur Motivation:

• Warum haben Sie sich beworben?
• Was fasziniert Sie an dieser Stelle?
• Weshalb wollen Sie Ihren aktuellen Job aufgeben?
• Sie haben Ihren Job schon recht oft gewechselt. Wie können wir sicher sein, dass Sie bei uns bleiben wollen?
• Was möchten Sie in diesem Job erreichen?
• Wohin möchten Sie sich entwickeln?
• Wo sehen Sie sich in fünf Jahren?

Fragen zur Arbeitsweise:

• Welche Eigenschaften machen Sie zu einem wertvollen Teammitglied? Was würde Ihr*e jetzige*r Chef*in sagen?
• Würden Sie lieber eine schnelle Entscheidung treffen, ohne alle Informationen zu haben, oder sich mehr Zeit nehmen, in der Hoffnung, eine bessere Entscheidung in der Zukunft treffen zu können?
• Wie würden Sie mit unklaren Anweisungen von Ihrem*Ihrer Chef*in umgehen?
• Was waren Ihre größten Erfolgserlebnisse bei Ihrem*Ihrer jetzigen Arbeitgeber*in?
• Und was tun Sie, wenn Sie feststellen, dass Sie Ihre Tagesaufgaben unmöglich schaffen können?

Fragen zur sozialen Kompetenz:

• Mussten Sie einmal eine*n Kolleg*in kritisieren? Wie haben Sie das gemacht?
• Gehen Sie gut mit negativem Feedback/Komplimenten um? Inwiefern äußert sich dies?
• Wie haben Sie reagiert, als ein*e Kund*in auf Sie wütend wurde, obwohl es nicht Ihre Schuld war?
• Auf welche Weise haben Sie einen Konflikt mit einem*einer Kolleg*in gelöst?

Fragen zur Persönlichkeit:

• Worauf sind Sie besonders stolz?
• Gibt es etwas, was Sie bedauern? Wenn ja, warum?
• Wie haben Sie auf eine große berufliche Enttäuschung reagiert?
• Wer ist für Sie ein Vorbild und warum?

Fragen zum Culture Fit:

• Was wissen Sie schon über unsere Firma?
• Wie sieht das ideale Unternehmen Ihrer Meinung nach aus?
• Nach welchen Faktoren suchen Sie sich Ihre*n Arbeitgeber*in aus?
• Was muss in Ihrer Arbeitsumgebung unbedingt vorhanden sein, damit Sie glücklich und zufrieden im Job sind?
• Was gefiel Ihnen besonders gut/überhaupt nicht an Ihrer letzten Position und dem*der Arbeitgeber*in?
• Was irritiert Sie am meisten an Kolleg*innen und wie gehen Sie damit um?
• Was müsste passieren, damit Sie den Schritt in unser Unternehmen bereuen?

Unkonventionelle Fragen, die einen tieferen Einblick gewähren:

• Wenn Geld keine Rolle spielen würde, was würden Sie den ganzen Tag lang tun?
• Wenn Sie ein Problem auf der Welt auf einmal lösen könnten, welches wäre das?
• Denken Sie, dass Sie viel Glück im Leben haben? Warum?
• Wenn Sie ein allwissendes Wesen treffen würden, welche Frage würden Sie stellen?
• Wovor haben Sie am meisten Angst?
• Was möchten Sie unbedingt noch in Ihrem Leben lernen?
• Wie würden Sie mich als Interviewer*in beurteilen?
• Welche Superkraft hätten Sie gerne?

Noch mehr Fragen gefällig? Hier gibt es Interviewfragen zum kritischen Denken.

Bereiten Sie einen Interview-Leitfaden vor

• Planen Sie den Gesprächsablauf. Auf die einzelnen Phasen gehen wir im nächsten Punkt ein.
• Legen Sie ein Bewertungsschema fest. So reduzieren Sie Subjektivität in der Bewertung und gewährleisten die Vergleichbarkeit zwischen den Kandidat*innen.
• Entscheiden Sie, wer teilnehmt am Bewerbungsgespräche Führen.
• Falls es mehrere Teilnehmer*innen gibt, stimmen Sie sich mit diesen ab:
• Mit wem wird das Gespräch geführt werden?
• Wer wird welche Fragen stellen?
• Und wer wird das Vorstellungsgespräch protokollieren?

Schaffen Sie die richtige Atmosphäre

• Bereiten Sie den Raum für das Bewerbungsgespräch vor:
• Wurde ein Raum reserviert bzw. ist er frei?
• Ist gut gelüftet?
• Ist der Raum sauber?
• Sind genügend Stühle vorhanden?
• Stehen Getränke und eventuell Kekse bereit?
• Liegen die nötigen Unterlagen auf dem Tisch (z. B. Kopie der Bewerbungsunterlagen, Notizblock, Stifte)?
• Legen Sie die Sitzordnung fest. Bei einem Gespräch zu zweit sitzt man sich am besten gegenüber. Sind mindestens drei Personen anwesend, sollte einer der Interviewer über die Ecke sitzen, da sonst das Gespräch wie eine Prüfungssituation wirkt.
• Legen Sie die Sitzordnung fest. Bei einem Gespräch zu zweit sitzt man sich am besten gegenüber. Sind mindestens drei Personen anwesend, sollte einer der Interviewer über die Ecke sitzen, da sonst das Gespräch wie eine Prüfungssituation wirkt.
• Schalten Sie Telefone auf lautlos und lassen Sie andere Mitarbeiter*innen wissen, dass Sie nicht gestört werden möchten.
• Stellen Sie sicher, dass die anderen Teilnehmer*innen auch bereit sind.
• Entscheiden Sie, wer den*die Kandidat*in vom Empfang abholt und in den richtigen Raum begleitet.

Bewerbungsgespräche führen

Für ein Vorstellungsgespräch sollten Sie in der Regel zwischen 45 und 60 Minuten einplanen. Wenn Sie allerdings eine potenzielle Führungskraft interviewen, dann kann das auch mehrere Stunden in Anspruch nehmen. Klassischerweise lassen sich Bewerbungsgespräche in diese fünf Phasen einteilen:

1. Die Begrüßung und Einführung

Der erste Eindruck zählt. Sie möchten, dass sich der*die Kandidat*in sofort in Ihrem Unternehmen wohlfühlt. Mit diesen Tipps klappt’s:

• Beginnen Sie das Gespräch pünktlich.
• Begrüßen Sie den*die Kandidat*in mit Namen. Ob Sie ihn*sie duzen oder siezen, sollte mit Ihrer Stellenanzeige übereinstimmen.
• Stellen Sie sich und die anderen Teilnehmer*innen mit Namen und Funktion vor.
• Bieten Sie Getränke an.
• Stellen Sie ein paar zwanglose Fragen, um den Einstieg in das Gespräch zu finden (z. B. „Haben Sie gut zu uns gefunden?”).
• Wirkt der*die Bewerber*in sehr nervös, geben Sie ihm*ihr zu verstehen, dass dies völlig normal ist, und nehmen Sie ihm*ihr so etwas die Anspannung.
• Erläutern Sie kurz den weiteren Verlauf des Gesprächs.

2. Der Hauptteil – Die Fragen an den*die Kandidat*in

Jetzt ist es an der Zeit, Ihre Fragen zu stellen. Beachten Sie dabei die folgenden Tipps, damit das Gespräch optimal verlaufen kann:

• Formulieren Sie die Fragen freundlich und mit einem Lächeln. Der*Die Bewerber*in soll sich nicht wie in einem Verhör fühlen.
• Bleiben Sie ruhig und gelassen. Vermeiden Sie ständiges Klicken mit dem Kugelschreiber oder einen wiederholten Blick auf die Uhr, was Kandidat*innen ablenken könnte.
• Hören Sie gut zu. Der Fokus beim Bewerbungsgespräche Führen sollte bei dem*der Bewerber*in liegen.
• Fallen Sie dem*der Kandidat*in nicht ins Wort. Natürlich können Sie ihn*sie freundlich unterbrechen, falls er*sie zu sehr vom Thema abschweift oder die Ausführung zu lang wird.
• Haken Sie nach, falls etwas unklar ist. Beispielsweise mit dem Satz: „Habe ich Sie richtig verstanden, dass …”.
• Senden Sie bestätigende Signale durch kleine Gesten wie kurzes Nicken. Dadurch fühlt sich der*die Bewerber*in verstanden und bestärkt.
• Lassen Sie dem*der Kandidat*in Raum zum Nachdenken. Es ist in Ordnung, wenn kleine Pausen entstehen.
• Helfen Sie dem*der Bewerber*in geschickt über Blackouts hinweg, zum Beispiel, indem Sie Ihre Frage noch einmal anders formulieren.
• Achten Sie beim Bewerbungsgespräche Führen auf die Körpersprache und ob diese mit den verbalen Aussagen harmoniert.
• Machen Sie sich Notizen und füllen Sie Ihren Bewertungsbogen aus. Halten Sie alle Eindrücke fest, um sich die Auswertung im Nachhinein zu erleichtern.

3. Die Unternehmensvorstellung

Überlegen Sie sich im Vorfeld, was für den*die Kandidat*in interessant ist. Besser als eine einstudierte Werbebotschaft ist eine auf die Stelle zugeschnittene Beschreibung. Hier ein paar Fragen zur Inspiration:

• Vor welchen Herausforderungen und Veränderungen steht das Unternehmen?
• Auf welche Ziele arbeitet das Unternehmen hin?
• Wie hilft diese Stelle, die Unternehmensziele zu erreichen? Wie ist sie im Unternehmen eingeordnet?
• Warum ist die Stelle zur Zeit vakant?
• Welche Aufgaben kommen auf den*die Bewerber*in zu?
• Auf welche Weise wird der Erfolg gemessen?
• Welche Entwicklungsmöglichkeiten bietet das Unternehmen an?
• Und wie sieht die Unternehmenskultur konkret aus?

4. Die Rückfragen

Geben Sie dem*der Kandidat*in nun die Gelegenheit, selbst Fragen zu stellen. Besonders kritische und detaillierte Fragen sind ein gutes Zeichen, dass er*sie sich entsprechend vorbereitet hat. Auch wenn der*die Bewerber*in „wunde Punkte” anspricht, bleiben Sie immer freundlich und antworten Sie so offen und ehrlich wie möglich.

5. Der Abschluss

Bevor Sie Ihrem*Ihrer Bewerber*in für die Zeit danken und ihn*sie zum Ausgang begleiten, sollten folgende Fragen unbedingt geklärt werden:

• Was sind die nächsten Schritte im Bewerbungsprozess? Wird es noch ein weiteres Gespräch geben?
• Wann kann der*die Bewerber*in mit einer Antwort rechnen?
• Wer ist der*die Ansprechpartner*in für etwaige Rückfragen?

Noch mehr Tipps, wie das Bewerbungsgespräch zu einem Erfolg wird, erfahren Sie in unserem Artikel „Bewerbungsgespräche führen: Eine Kunst, die man lernen kann“.

Das Bewerbungsgespräch auswerten

Wenn mehrere Kandidat*innen für eine Stelle interviewt werden, sollten Sie mit der Auswertung idealerweise erst beginnen, nachdem alle Gespräche abgeschlossen sind. Denn so vermeiden Sie vorzeitige, subjektive Entscheidungen. Ihr Bewertungsbogen und die Notizen helfen Ihnen dabei, ein abschließendes Urteil zu fällen. Außerdem können Sie sich die folgenden Fragen stellen, damit Ihre Entscheidung nicht auf einem reinen Bauchgefühl basiert:

• Erfüllt der*die Kandidat*in die Anforderungen an die Stelle?
• Zeigt er*sie das Potenzial und Interesse, sich intern weiterzuentwickeln?
• Stimmen die Vorstellungen bezüglich Gehalt, Arbeitszeit und anderen Details überein?
• Passt der*die Bewerber*in in die Unternehmenskultur?
• Können Sie sich den*die Bewerber*in gut als Mitglied des Teams vorstellen?

Jetzt sind Sie am Zug

Mithilfe unserer Checkliste sind Sie nun bestens für Ihre nächsten Vorstellungsgespräche gewappnet. Falls die Gespräche leider nicht zum gewünschten Ergebnis führen, probieren Sie einmal ungewöhnliche Job-Interviews aus oder nutzen Sie andere Personalauswahlverfahren. Es gibt viele Methoden, die zum Ziel führen. In jedem Fall kann Ihnen eine Recruiting-Software wie Recruitee dabei helfen, den gesamten Prozess für sich und Ihre Kandidat*innen angenehmer und effizienter zu gestalten. So können auch Sie Bewerbungsgespräche führen und dabei souverän wirken!