Personalbeschaffung

Bewerbungsgespräche führen: Die Checkliste für einen reibungslosen Ablauf

Oktober 22, 2019

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Bewerbungsgespräche führen: Die Checkliste für einen reibungslosen Ablauf

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Bewerbungsgespräche führen gehört zum Standardrepertoire von Recruitern und ist ein wichtiger Teil der Candidate Experience. Im besten Fall stärken professionelle Vorstellungsgespräche dein Employer Branding. Im schlimmsten Fall wird eine negative Erfahrung von dem/der Kandidat/in sofort in den sozialen Medien oder auf Arbeitgeberbewertungsportalen dokumentiert und schadet somit deiner Arbeitgebermarke. 

Wenn du dich jetzt fragst „Bewerbungsgespräche führen – wie geht das?”, dann bist du genau an der richtigen Stelle. Mit unserer Checkliste kannst du dich perfekt vorbereiten, die richtigen Fragen parat haben und das souverän Bewerbungsgespräche führen und auswerten. So hinterlässt du einen bleibenden, positiven Eindruck bei deinen Kandidaten/innen. 

Das Bewerbungsgespräch vorbereiten 

Improvisierte Vorstellungsgespräche wirken wenig professionell und können schnell zu Fehlentscheidungen führen. Mit der richtigen Vorbereitung schaffst du die idealen Bedingungen, um am Ende die richtige Wahl treffen zu können. Denn mit dieser Checkliste geht das ganz leicht:

Mache dich mit dem/der Bewerber/in vertraut 

  • Lese noch einmal genau den Lebenslauf und das Anschreiben durch. So verlierst du keine Zeit damit Fakten abzufragen, welche aus den Bewerbungsunterlagen hervorgehen.
  • Notiere offene Fragen und Widersprüche, die dir auffallen.
  • Gewinne weitere Eindrücke über den/die Bewerber/in auf sozialen Netzwerken wie LinkedIn oder Xing.  

Wähle die richtigen Fragen aus

Was sind ihre Stärken und Schwächen? Diese Frage wurde schon so oft in Vorstellungsgesprächen gestellt, das Bewerber/innen meist eine vorgefertigte Antwort parat haben. Standardfragen wie diese wirken einfallslos und führen dich nur selten zum Ziel, den Kandidat/in richtig kennenzulernen. 

Jede Frage, die du stellst, sollte einen Sinn und Zweck haben.Denn Fragen können sich aus dem Anforderungsprofil in der Stellenbeschreibung sowie aus dem Lebenslauf der Bewerber/innen ergeben. Deshalb bietet es sich an, einen gewissen Fragenkatalog vorzubereiten, damit du das Gespräch gezielt steuern kannst. 

Achtung! Wenn du planst ein strukturiertes Interview zu führen, dann solltest du jedem/r Kandidat/in dieselben Fragen stellen, um mehrere Bewerber/innen optimal vergleichen zu können. 

Hier eine Auswahl von Interviewfragen für dich als Inspiration:

Fragen zur Motivation:

  • Warum haben Sie sich beworben? 
  • Was fasziniert Sie an dieser Stelle?
  • Weshalb wollen Sie Ihren aktuellen Job aufgeben?
  • Sie haben Ihren Job schon recht oft gewechselt. Wie können wir sicher sein, dass Sie bei uns bleiben wollen?
  • Was möchten Sie in diesem Job erreichen?
  • Wohin möchten Sie sich entwickeln?
  • Wo sehen Sie sich in fünf Jahren?

Fragen zur Arbeitsweise:

  • Welche Eigenschaften machen Sie zu einem wertvollen Teammitglied? Was würde Ihr/e jetzige/r Chef/in sagen?
  • Würden Sie lieber eine schnelle Entscheidung treffen, ohne alle Informationen zu haben oder mehr Zeit nehmen in der Hoffnung eine bessere Entscheidung in der Zukunft treffen zu können? 
  • Wie würden Sie mit unklaren Anweisungen von Ihrem/r Chef/in umgehen?
  • Was waren Ihre größten Erfolgserlebnisse bei Ihrem/Ihrer jetzigen Arbeitgeber/in?
  • Und was tun Sie, wenn Sie feststellen, dass Sie Ihre Tagesaufgaben unmöglich schaffen können?

Fragen zur sozialen Kompetenz:

  • Mussten Sie einmal eine/n Kolleg/in kritisieren? Wie haben Sie das gemacht?
  • Gehen Sie gut mit negativem Feedback/Komplimenten um? Inwiefern äußert sich dies?
  • Wie haben Sie reagiert, als ein/e Kunde/Kundin auf Sie wütend wurde, obwohl es nicht Ihre Schuld war?
  • Auf welche Weise haben Sie einen Konflikt mit einem Kollegen/in gelöst?

Fragen zur Persönlichkeit:

  • Worauf sind Sie besonders stolz?
  • Gibt es etwas, was sie bedauern? Wenn ja, warum?
  • Wie haben Sie auf eine große berufliche Enttäuschung reagiert?
  • Wer ist für Sie ein Vorbild und warum?

Fragen zum Culture Fit:

  • Was wissen Sie schon über unsere Firma?
  • Wie sieht das ideale Unternehmen Ihrer Meinung nach aus?
  • Nach welchen Faktoren suchen Sie sich ihre/n Arbeitgeber/in aus?
  • Was muss in Ihrer Arbeitsumgebung unbedingt vorhanden sein, damit Sie glücklich und zufrieden im Job sind? 
  • Was gefiel Ihnen besonders gut/überhaupt nicht an Ihrer letzten Position und dem/der Arbeitgeber/in?
  • Was irritiert Sie am meisten an Kollegen/innen und wie gehen Sie damit um?
  • Was müsste passieren, damit Sie den Schritt in unser Unternehmen bereuen?

Unkonventionelle Fragen, die einen tieferen Einblick gewähren:

  • Wenn Geld keine Rolle spielen würde, was würden Sie den ganzen Tag lang tun?
  • Wenn Sie ein Problem auf der Welt auf einmal lösen könnten, welches wäre das?
  • Denken Sie, dass Sie viel Glück im Leben haben? Warum?
  • Wenn Sie ein allwissendes Wesen treffen würde, welche Frage würden Sie stellen?
  • Wovor haben Sie am meisten Angst?
  • Was möchten Sie unbedingt noch in Ihrem Leben lernen?
  • Wie würden Sie mich als Interviewer beurteilen?
  • Welche Superkraft hätten Sie gerne?

Noch mehr Fragen gefällig? Hier gibt es Interviewfragen zum kritischen Denken

Bereite einen Interviewleitfaden vor 

  • Plane den Gesprächsablauf. Auf die einzelnen Phasen gehen wir im nächsten Punkt ein.
  • Lege ein Bewertungsschema fest. So reduzierst du Subjektivität in der Bewertung und gewährleistest die Vergleichbarkeit zwischen den Kandidaten/innen.
  • Entscheide, wer teilnehmt am Bewerbungsgespräche führen. 
  • Falls es mehrere Teilnehmer/innen gibt, stimme dich mit diesen ab: 
    • Mit wem wird das Gespräch geführt werden?
    • Wer wird welche Fragen stellen?
    • Und wer wird das Vorstellungsgespräch protokollieren?

Schaffe die richtige Atmosphäre 

  • Bereite den Raum für das Bewerbungsgespräch vor:
    • Wurde ein Raum reserviert bzw. ist er frei?
    • Ist gut gelüftet?
    • Ist der Raum sauber?
    • Sind genügend Stühle vorhanden?
    • Stehen Getränke und eventuell Kekse bereit?
    • Liegen die nötigen Unterlagen auf dem Tisch (z. B. Kopie der Bewerbungsunterlagen, Notizblock, Stifte)?
  • Lege die Sitzordnung fest. Bei einem Gespräch zu zweit sitzt man sich am besten gegenüber. Sind mindestens drei Personen anwesend, sollte einer der Interviewer über die Ecke sitzen, da sonst das Gespräch wie eine Prüfungssituation wirkt. 
  • Schalte Telefone auf lautlos und lass andere Mitarbeiter/innen wissen, dass du nicht gestört werden möchtest. 
  • Stelle sicher, dass die anderen Teilnehmer/innen auch bereit sind. 
  • Entscheide, wer den/die Kandidat/in vom Empfang abholt und in den richtigen Raum begleitet. 

Bewerbungsgespräche führen 

Für ein Vorstellungsgespräch solltest du in der Regel zwischen 45 und 60 Minuten einplanen. Wenn du allerdings eine potenzielle Führungskraft interviewst, dann kann das auch mehrere Stunden in Anspruch nehmen. Klassischerweise lassen sich Bewerbungsgespräche in diese fünf Phasen einteilen:

1. Die Begrüßung und Einführung 

Der erste Eindruck zählt. Du möchtest, dass sich der/die Kandidat/in sofort in deinem Unternehmen wohl fühlt. Mit diesen Tipps klappt’s:

  • Beginne das Gespräch pünktlich. 
  • Begrüße den/die Kandidat/in mit Namen. Ob du ihn/sie duzt oder siezt, sollte mit deiner Stellenanzeige übereinstimmen. 
  • Stelle dich und die anderen Teilnehmer/innen mit Namen und Funktion vor. 
  • Biete Getränke an. 
  • Stelle ein paar zwanglose Frage, um den Einstieg in das Gespräch zu finden (z. B. „Haben Sie gut zu uns gefunden?”)
  • Wirkt der/die Bewerber/in sehr nervös, gib ihm/ihr zu verstehen, dass dies völlig normal ist und nimm so etwas die Anspannung. 
  • Erläutere kurz den weiteren Verlauf des Gesprächs.

2. Der Hauptteil – Die Fragen an den/die Kandidat/in

Jetzt ist es an der Zeit deine Fragen zu stellen. Beachte dabei die folgenden Tipps, damit das Gespräch optimal verlaufen kann: 

  • Formuliere die Fragen freundlich und mit einem Lächeln. Der/die Bewerber/in soll sich nicht wie in einem Verhör fühlen. 
  • Bleibe ruhig und gelassen. Vermeide das dauerhafte Klicken mit dem Kugelschreiber oder den ständigen Blick auf die Uhr, was Kandidaten/innen ablenken könnte. 
  • Höre gut zu. Der Fokus beim Bewerbungsgespräche führen sollte beim/bei der Bewerber/in liegen.
  • Falle dem/der Kandidat/in nicht ins Wort. Natürlich kannst du ihn/sie freundlich unterbrechen, falls er/sie zu sehr vom Thema abschweift oder die Ausführung zu lang wird. 
  • Hake nach, falls etwas unklar ist. Beispielsweise mit dem Satz „Habe ich Sie richtig verstanden, dass …”
  • Sende bestätigende Signale durch kleine Gesten wie kurzes Nicken. Dadurch fühlt sich der/die Bewerber/in verstanden und bestärkt. 
  • Lass dem/der Kandidat/in Raum zum Nachdenken. Es ist in Ordnung, wenn kleine Pausen entstehen. 
  • Hilf dem/der Bewerber/in geschickt über Blackouts hinweg, zum Beispiel, indem du deine Frage noch einmal anders formulierst. 
  • Achte auf die Körpersprache beim Bewerbungsgespräche führen und ob diese mit den verbalen Aussagen harmoniert. 
  • Mach dir Notizen und fülle deinen Bewertungsbogen aus. Halte alle Eindrücke fest, um dir die Auswertung im Nachhinein zu erleichtern.

3. Die Unternehmensvorstellung 

Überlege dir im Vorfeld, was für den/die Kandidat/in interessant ist. Besser als eine einstudierte Werbebotschaft ist eine auf die Stelle zugeschnittene Beschreibung. Hier ein paar Fragen zur Inspiration:

  • Vor welchen Herausforderungen und Veränderungen steht das Unternehmen?
  • Auf welche Ziele arbeitet das Unternehmen hin?
  • Wie hilft diese Stelle die Unternehmensziele zu erreichen? Wie ist sie im Unternehmen eingeordnet?
  • Warum ist die Stelle zur Zeit vakant?
  • Welche Aufgaben kommen auf den/die Bewerber/in zu?
  • Auf welche Weise wird der Erfolg gemessen?
  • Welche Entwicklungsmöglichkeiten bietet das Unternehmen an?
  • Und wie sieht die Unternehmenskultur konkret aus?

4. Die Rückfragen

Gib dem/der Kandidat/in nun die Gelegenheit selbst Fragen zu stellen. Besonders kritische und detaillierte Fragen sind ein gutes Zeichen, dass er/sie sich entsprechend vorbereitet hat. Auch wenn der/die Bewerber/in „wunde Punkte” anspricht, bleibe immer freundlich und antworte so offen und ehrlich wie möglich.  

5. Der Abschluss 

Bevor du deinem/r Bewerber/in für die Zeit dankst und ihn/sie zum Ausgang begleitest, sollten folgende Fragen unbedingt geklärt werden:

  • Was sind die nächsten Schritte im Bewerbungsprozess? Wird es noch ein weiteres Gespräch geben?
  • Wann kann der/die Bewerber/in mit einer Antwort rechnen?
  • Wer ist der/die Ansprechpartner/in für etwaige Rückfragen?

Das Bewerbungsgespräch auswerten

Wenn mehrere Kandidaten/innen für eine Stelle interviewt werden, solltest du mit der Auswertung idealerweise erst beginnen, nachdem alle Gespräche abgeschlossen sind. Denn so vermeidest du vorzeitige, subjektive Entscheidungen. Dein Bewertungsbogen und die Notizen helfen dir dabei, ein abschließendes Urteil zu fällen. Außerdem kannst du dir die folgenden Fragen stellen, damit deine Entscheidung nicht auf einem reinen Bauchgefühl basiert: 

  • Erfüllt der/die Kandidat/in die Anforderungen an die Stelle?
  • Zeigt er/sie das Potenzial und Interesse sich intern weiterzuentwickeln?
  • Stimmen die Vorstellungen bezüglich Gehalt, Arbeitszeit und anderen Details überein?
  • Passt der/die Bewerber/in in die Unternehmenskultur?
  • Kannst du dir den/die Bewerber/in gut als Mitglied des Teams vorstellen?

Jetzt bist du am Zug

Mithilfe unserer Checkliste bist du nun bestens für deine nächsten Vorstellungsgespräche gewappnet. Falls die Gespräche leider nicht zum gewünschten Ergebnis führen, probiere einmal ungewöhnliche Job-Interviews aus oder nutze andere Personalauswahlverfahren. Es gibt viele Methoden, die zum Ziel führen. In jedem Fall kann dir eine Recruiting Software wie Recruitee dabei helfen den gesamten Prozess für dich und deine Kandidaten/innen angenehmer und effizienter zu gestalten. So kannst auch du Bewerbungsgespräche führen und dabei souverän wirken!

Julia ist immer den neuesten Trends im Bereich HR und Personalbeschaffung auf der Spur um daraus interessante Inhalte zu zaubern. Als ehemalige Personalerin greift sie dabei auch auf ihre eigene Erfahrung und Fachwissen zurück.
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