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Bewerbungsprozess: So sparen Recruiter Zeit und Nerven

Neue Mitarbeiter zu finden, die die nötige Kompetenz mitbringen und sich gut in das Team einfügen, ist nervenaufreibend und zeitintensiv. Doch der Bewerbungsprozess kann vereinfacht werden. Durch sorgfältige Planung, mit den richtigen Tools und ein paar einfachen Tricks sparst du Zeit und Nerven! Finde die besten Kandidaten, indem du den Bewerbungsprozess so einfach und modern wie möglich zu gestaltest.

Weg vom Papier – auf einen digitalen Bewerbungsprozess setzen

Die gute alte Bewerbung auf Papier ist längst nicht mehr zeitgemäß. Stattdessen setzen Recruiter und Personalabteilungen schon lange auf digitale Bewerbungsverfahren.

Der Grund liegt auf der Hand: Die meisten jungen Menschen suchen nach Abschluss der Schullaufbahn oder des Studiums im Internet nach einer Stelle. Um die besten Kandidaten zu gewinnen, muss hier auch direkt die Bewerbung stattfinden können – und zwar mit so wenig Hürden für den Bewerber wie nur möglich.

Zu den digitalen Kanälen zählen hauptsächlich bekannte berufliche sowie soziale Netzwerke. Dementsprechend macht es Sinn, Interessenten direkt von der Stellenausschreibung in den digitalen Bewerbungsprozess zu leiten. So lassen sich alle notwendigen Bewerbungsunterlagen wie Lebenslauf, Bewerbungsfoto und Co. sofort einreichen.

Junge Bewerber zeigen sich wenig begeistert, wenn Unternehmen noch Anschreiben und Lebenslauf in Papierform verlangen. Gerade Fachkräfte sind bereits im digitalen Zeitalter zu Hause. Aus diesem Grund ist die Bewerbung per E-Mail inzwischen Standard. Doch neue Bewerbungsprozesse über einfache Formulare, Videobewerbung oder One-Click Bewerbungen sind bereits auf dem Vormarsch.

Das Anschreiben auf dem Prüfstand

Recruiter und Personaler profitieren von dieser Entwicklung ebenso wie die Kandidaten. Moderne Bewerbungsprozesse verzichten vermehrt auf ein Anschreiben oder Motivationsschreiben des Kandidaten. Tatsächlich stellt das Anschreiben eine der größten Hürden für Bewerber dar: es kostet Zeit. Auch Personalabteilungen verlieren viel Zeit mit dem Lesen der Anschreiben. Die logische Konsequenz: Verzichte darauf!

Über einheitliche Formulare eingereichte Bewerbungen machen Kandidaten direkt vergleichbar. Suche und filtere einfach nach Qualifikationen und Fähigkeiten. Für den ersten Eindruck der Kandidaten benötigst du nicht unbedingt etwas Schriftliches. Videobewerbungen bieten die perfekte Plattform, um einen persönlichen Eindruck des Bewerbers zu bekommen. Neben der Zeitersparnis haben Videobewerbungen noch einen weiteren Vorteil: Sie werden für Personaler nicht so schnell langweilig wie das Lesen dutzender hölzern geschriebener Anschreiben.

Neu im Trend: One-Click- und Swipe-Bewerbungen

Zusätzlich zu einem normalen, digitalen Bewerbungsprozess setzen einige Firmen bereits auf One-Click-Bewerbungen. Zukünftig könnte dieses Modell vielleicht sogar die aktuelle Form der Bewerbung ablösen. Die ersten Recruiter greifen bereits zu dieser Möglichkeit, mit der Stellensuchende sich einfach und schnell auch von mobilen Endgeräten aus bewerben können.

Neben One-Click ist Swipe eine recht neue Alternative, welche eine schnelle Jobsuche ermöglicht. Mobile Recruiting ist das Zauberwort, bei der eine Bewerbung durch Wischen auf dem Bildschirm abgeschickt wird. Das zuvor angelegte Profil ist vom Jobsuchenden detailliert anpassbar, Lebenslauf und andere notwendige Unterladen werden vorab hochgeladen.

Nach diesem Schritt erhält der Bewerber mehrere hintereinander angezeigte Jobangebote. Gefällt ihm ein Angebot, wischt er nach rechts um sich zu bewerben. Bei Desinteresse erfolgt ein Wisch in die andere Richtung. Bei Interesse erhältst du als Recruiter eine Benachrichtigung und der Bewerbungsprozess beginnt.

Die ersten Unternehmen testen bereits diese Variante, die möglicherweise in Zukunft zum neuen Standard wird.

Den gesamten Bewerbungsprozess automatisieren – geht das?

Vor einer Einladung und einem Gespräch mit einem geeigneten Bewerber liegt oft ein langwieriger Bewerbungsprozess. Von der Erstellung von Stellenanzeigen, der Auswahl geeigneter Verbreitungskanäle, sowie Sortierung, Verarbeitung und Auswahl von guten Bewerbungen ist viel Arbeit notwendig.

Fakt ist: Du musst schnell sein, bevor konkurrierende Unternehmen dir einen qualifizierten Bewerber vor der Nase wegschnappen.

Warum also nicht auf Automatisierung setzen? Tatsächlich kann der Bewerbungsprozess stark vereinfacht werden, wenn du eine Recruiting-Software wie Recruitee verwendest.

Recruitee bietet dir ein Komplettpaket, um den Bewerbungsprozess weitestgehend zu automatisieren. Folgende Komponenten bieten wir dir:

  • Baukasten für Karriereseiten mit Optimierung für mobile Endgeräte
  • Social-Media Integration des Bewerbungsprozesses
  • One-Click Bewerbungen
  • Individuelle Auswahlfragen statt Anschreiben
  • Kandidatenvideos
  • Import von Bewerberdaten mit einem Klick
  • Digitaler Bewerbungsprozess, auf den das ganze Team zentral zugreifen kann

Die gut durchdachten Tools bieten dir alles, was du als Recruiter benötigst. Prozesse, die ohne Software-Unterstützung langwierig sind und einen hohen Aufwand an Recherche und Datenpflege mit sich bringen, sind mit Recruitee ganz einfach erledigt.

Stellenausschreibungen automatisch erstellen und verbreiten

Schon in der Erstellung der Stellenausschreibung bekommst du Software-Unterstützung. Was aber viel schwieriger ist und Recruiter viel Zeit kostet: die richtigen Kanäle auswählen. Recruitee findet die richtigen Kanäle für deine Stellenanzeigen, abhängig von Position und Branche. Unsere Software greift hierfür auf eine riesige Datenbank zurück. So kannst du mit wenigen Klicks eine ganze Kampagne erstellen, die hoch spezifisch geeignete Kandidaten anspricht.

Social Media professionell nutzen

Heute findet Recruiting auch in sozialen Netzwerken wie Facebook, Xing und LinkedIn statt. du hast als Personaler keine Zeit, dich auch noch darum zu kümmern? Da bist du nicht allein. Doch mit Recruitee wird Social Recruiting ganz einfach. Ohne großen Mehraufwand kannst du Social-Recruitment-Kampagnen erstellen und professionell optimieren, um bessere Ergebnisse und mehr Bewerbungen zu erhalten. Sprich deine Zielgruppe dort an, wo sie sich sowieso aufhält. Bewerber, die du über Social Media rekrutiert hast, kannst du einfach in den normalen Bewerbungsprozess mit aufnehmen. So gehen keine wertvollen Leads mehr verloren!

Im Team den Bewerbungsprozess meistern

Oft haben Personalabteilungen mehr als einen Mitarbeiter. Warum ist das interessant? Weil der Bewerbungsprozess im Team gemeistert werden muss. Das erfordert genaue Absprachen und ein einheitliches Ablagesystem für Bewerbungen. Hier geht in vielen Firmen viel Zeit verloren. Du kannst die Performance der Personalabteilung stark verbessern, wenn du auf eine leicht zu bedienende Recruiting-Software setzt.

Ablage, Bewertung des Bewerbers durch andere Teammitglieder, Stand des Bewerbungsprozesses: auf diese Daten kann jedes Deiner Teammitglieder in Recruitee jederzeit zugreifen. Durch Filterfunktionen und eine übersichtliche Oberfläche sind alle Kandidaten jederzeit auffindbar. Alle Informationen zu den Bewerbern werden zentral abgelegt und jedes Teammitglied kann Bemerkungen und weitere Daten zu den Kandidaten hinterlegen. Doppelte Arbeit und langwieriges Durchforsten von E-Mails oder Papierstapeln hat somit endlich ein Ende!

Bewerbungsunterlagen intelligent verwalten

Nichts ist unnötiger im Bewerbungsprozess als doppelte Arbeit. Bei einer Vielzahl von Bewerbern kann man schon mal den Überblick verlieren, gerade in großen Personalteams.

Hat sich ein Bewerber schon einmal beworben, vielleicht per Email und über einen Social-Media-Kanal? Oder stellt sich heraus, dass ein Kandidat für die ausgeschriebene Stelle nicht geeignet ist, für eine andere aber in Frage kommen würde? Sind mehrere Stellen ausgeschrieben, kann es außerdem vorkommen, dass sich ein Kandidat mehrfach bewirbt.

Mit Recruitee behältst du einen kühlen Kopf in der Hitze des Gefechts:

  • Bewerber aus allen Kanälen, ob Social Media, E-Mail oder über deine Online-Plattform, werden einheitlich und zentral verwaltet
  • Duplikate werden automatisch erkannt und gemeldet
  • Auswahlfilter verschaffen dir sofort einen Überblick über die Qualifikationen aller Kandidaten

Auswahlkriterien für geeignete Bewerber schaffen

Der schwierigste Schritt im Bewerbungsprozess ist sicherlich die Bewertung der Bewerber. Um dich nicht zu verzetteln, lege dir vorher eine Liste mit Qualifikationen und Voraussetzungen an, die in jedem Fall vorhanden sein müssen. Diese Kriterien kannst du in Recruitee hinterlegen und für alle Mitarbeiter verfügbar machen. Ob bestimmte Abschlüsse, Zertifizierungen oder Berufserfahrung: Nach diesen Kriterien solltest du die Lebensläufe zuerst scannen. Hierzu gehören auch die Gehaltsvorstellung und das Eintrittsdatum.

Aber Vorsicht: Überlege dir genau, welche Kriterien du festlegst. Sind diese tatsächlich in jedem Fall nötig? Es besteht die Gefahr, durch zu enge Auswahlkriterien den perfekten Kandidaten mit nicht ganz stringentem Lebenslauf schon ganz früh im Bewerbungsprozess auszusortieren.

Mit Software-Unterstützung behältst du den Überblick. Recruitee gibt dir die Möglichkeit, Kandidaten mit Scorekarten zu versehen. Die Bewertung mehrerer Kriterien wird zu einer Gesamtpunktzahl zusammengefasst. Die objektive Auswahl von Kandidaten war noch nie so einfach!

Rückmeldung geben und Einladungen verschicken

Fast geschafft: Du bist bereit für ein persönliches Gespräch mit den besten Bewerbern. Nun heißt es schnell sein, denn vielversprechende Kandidaten bewerben sich in den meisten Fällen bei mehreren Firmen gleichzeitig.

Die Recruitee-Software unterstützt dich am Ende des Bewerbungsprozesses mit E-Mail-Vorlagen und Textbausteine beim Verfassen von Antworten, welche sich mit nur einem Klick personalisieren und versenden lassen. Dies gilt für Einladungen zum Vorstellungsgespräch genauso wie für Absagen für die Bewerber, die es nicht geschafft haben.

Zunächst musst du einen Termin für ein Bewerbungsgespräch vereinbaren. Das klingt trivial, ist es aber nicht immer. Gerade bei Bewerbern, die noch in einem Angestelltenverhältnis stehen, kann die Terminfindung zum zeitintensiven Problem werden. Im Recruitee Zeitplaner behältst du den Überblick über alle Vorstellungsgespräche und findest schnell einen geeigneten Termin.

Das Vorstellungsgespräch effizient nutzen

Vorstellungsgespräche kosten Zeit. Vermutlich ist dies sogar der zeitintensivste Teil im Bewerbungsprozess. Dias gilt für Bewerber wie für Personaler in Unternehmen. Oft bietet es sich daher an, vor dem persönlichen Kennenlernen ein Telefoninterview oder ein Videogespräch zu führen. So werden Zeit und Anreisekosten gespart. Videogespräche kannst du bei Bedarf direkt auf der Recruitee-Plattform durchführen.

Für die Einladung zum Bewerbungsgespräch gilt: Beschränke dich auf wenige Kandidaten, lade nur die besten ein! Je schneller du ein Jobangebot herausgeben kannst, desto wahrscheinlicher ist es, dass ein Bewerber bei dir landet, und nicht bei der Konkurrenz.

Im Bewerbungsgespräch solltest du dein Gegenüber nicht mit Standardfragen langweilen, auf die du nur stereotype Standard-Antworten bekommen wirst. Verschwende nicht eurer beider Zeit. Wie du ein Vorstellungsgespräch effizient nutzt, um einen Bewerber wirklich kennenzulernen, erfährst du in unserem Artikel über ungewöhnliche Interviews.

Bewerbungsfoto: Ist das noch zeitgemäß?

Mal ehrlich: das Bewerberfoto ist mit Abstand oft der professionellste Teil einer Bewerbung. Dies hat seinen Grund: Menschen sind für Emotionen intuitiv weitaus empfänglicher als für Fakten. Und Emotionen werden am Besten durch Bilder transportiert. Für viele Recruiter ist daher das Bewerberfoto oft von größerer Bedeutung, als es sein sollte. Denn aus dem optischen Auftreten einer Person lassen sich wenig Rückschlüsse auf ihre Fähigkeiten und Qualifikationen ziehen. Selbst eine Einschätzung des Charakters ist oft schlichtweg falsch.

Lass dich daher nicht von Äußerlichkeiten blenden, oder verzichte gleich ganz auf ein Bewerbungsfoto. Recruitee unterstützt dich mit objektiven Bewerber-Scorings darin, dich im Bewerbungsprozess auf das Wesentliche zu konzentrieren und den besten Kandidaten zu finden.

Klärung von Schlüsselfragen zu Beginn des Bewerbungsprozesses

Statt auf einen optimalen Lebenslauf zu beharren, konzentriere dich lieber auf bestimmte Schlüsselfragen bei der Bewertung der Kandidaten. Welche Voraussetzungen sind an eine Einstellung geknüpft? Möglicherweise sind spezielle Qualifizierungen unabdingbar, um später im Job erfolgreich zu sein. Oft handelt es sich hierbei auch um Soft Skills, die letztendlich den Unterschied machen.

Ist Flexibilität von Vorteil? Benötigst du einen besonders kontaktfreudigen Mitarbeiter, der gerne Telefonate, Kundengespräche oder sogar Cold Calls erledigt? Ist Erfahrung in einem bestimmten Bereich zwingend erforderlich? Wenn du dich gleich zu Anfang im Bewerbungsprozess auf diese Punkte fokussierst, statt auf einen bestimmten Universitätsabschluss zu setzen, wirst du sehr viel schneller zum Ziel kommen.

Professionell wird es mit einem eigenen Assessment Center. In Rollenspielen und beispielhaften Arbeitssituationen, sowie konkreten Leistungs- und Persönlichkeitstests ermittelst du genau die Bewerber mit den Fähigkeiten, die du benötigst. Dieser Aufwand lohnt sich allerdings nur für große Unternehmen, die viele Stellen zu besetzen haben.

Gute Bewerberprofile für späteren Personalbedarf sichern

Recruiter kennen es nur zu gut: Auf eine Ausschreibung für eine offene Position folgt eine Flut an Bewerbern, die sich für die freie Stelle interessieren. Oftmals sind viele interessante und gut qualifizierte Bewerber im Rennen, sodass man am liebsten alle in die nächste Stufe des Bewerbungsprozesses holen würde. Aber natürlich kann es am Ende nur einen geben.

Gleiches gilt für Initiativbewerbungen: Auch wenn im Moment keine Stelle frei ist, kann der Bewerber vielversprechend sein.

Wenn du diese Profile speichest und gut sortiert ablegst, kannst du dir eventuell die nächste Personalkampagne sparen. Es lohnt sich auf jeden Fall, mit geeigneten Kandidaten in Kontakt zu bleiben. Denn gut ausgebildete Fachkräfte sind derzeit Gold wert!

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