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Candidate Experience verbessern: Ein Leitfaden für Recruiter

Die meisten Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer empfinden den Bewerbungsprozess als nötiges Übel auf dem Weg zum Traumjob. Viele Unternehmen machen es Kandidatinnen und Kandidaten leider auch nicht gerade leicht: Bewerberinnen und Bewerber müssen sich erst mühsam durch komplizierte Bewerbungssoftware kämpfen und dann wochenlang auf Feedback warten. Darunter leidet die Candidate Experience.

Dieses Schlagwort beschäftigt Recruiter mehr und mehr. Aber was ist eigentlich die Candidate Experience und warum ist sie so wichtig? Das erfährst du in diesem Artikel.

Außerdem zeigen wir dir, wie du sie gezielt verbesserst und die fünf wichtigsten KPIs, mit denen du deinen Erfolg messen kannst.

Was ist die Candidate Experience?

Die Candidate Experience, auch Bewerbungserlebnis genannt, ist die Summe aller Erfahrungen, die deine Kandidatinnen und Kandidaten während der Bewerbungsphase mit deinem Unternehmen sammeln. Dazu zählen die folgenden Berührungspunkte

  • Der erste Kontakt zu deinem Unternehmen auf einer Jobmesse, in den sozialen Medien, oder durch eine Empfehlung.
  • Das Kennenlernen deines Unternehmens über die Webseite – besonders der Karrierebereich mit den aktuellen Stellenanzeigen.
  • Die Abgabe der Bewerbung auf deiner Webseite, über LinkedIn oder per E-Mail.
  • Der Auswahlprozess bestehend aus Vorstellungsgesprächen, Online-Tests oder Assessment Center.
  • Die persönliche Kommunikation mit Kandidatinnen und Kandidaten, besonders die Zu- oder Absage.
  • Das Onboarding der neuen Mitarbeiterin oder Mitarbeiters.

Warum ist die Candidate Experience so wichtig?

Im Kampf um Talente und Fachkräfte können es sich Unternehmen nicht leisten im Bewerbungsprozess vielversprechende Kandidatinnen und Kandidaten zu verlieren. Aus diesen drei Gründen sollte die Candidate Experience höchste Priorität in deinem Unternehmen genießen:

1. Starker Einfluss auf deine Arbeitgebermarke

Wir neigen dazu besonders schlechte Erfahrungen mit Freunden und Familie, sowie auf sozialen Netzwerken zu teilen. Außerdem können Bewerberinnen und Bewerber negative Eindrücke besonders einfach auch auf Arbeitgeber-Bewertungsportalen wie Glassdoor oder Kununu veröffentlichen. Dies beeinflusst auf lange Sicht dein Markenimage, dein Employer Branding, und die Wahrscheinlichkeit, dass sich qualifizierte Kandidatinnen und Kandidaten bei dir bewerben. Im Gegensatz dazu, können positive Erfahrungen, die geteilt werden, die Anzahl der Bewerbungen erhöhen.

2. Die besten Kandidatinnen und Kandidaten bleiben im Auswahlverfahren

Qualifizierte Fachkräfte haben oft nicht nur einen, sondern gleich mehrere Jobs zur Auswahl. Längst prüft im Personalauswahlverfahren nicht nur das Unternehmen, sondern auch die Bewerberin oder der Bewerber, ob die Chemie stimmt. Ein positives Bewerbungserlebnis erhöht die Chancen, das die richtige Kandidatin oder der richtige Kandidat den angebotenen Job auch annimmt und nicht vorher bei der Konkurrenz unterschreibt.

3. Zufriedene, produktivere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

Erfolgreiche Mitarbeiterbindung beginnt schon im Bewerbungsprozess mit einer positiven Candidate Experience. Diese legt den Grundstein für die langfristige Zufriedenheit und eine gute Zusammenarbeit. Besonders Versprechungen, die während des Auswahlprozesses gemacht wurden, müssen nun eingehalten werden. Die neue Mitarbeiterin oder Mitarbeiter soll es sich schließlich in der Probezeit nicht wieder anders überlegen.

Wie du deine Candidate Experience verbesserst

Oft sind es schon Kleinigkeiten, die Kandidatinnen und Kandidaten im Bewerbungsprozess stören und sich leicht vermeiden lassen. Wir haben ausführliche Tipps für dich, wie du dein Bewerbungserlebnis optimieren kannst.

Mache es für Kandidatinnen und Kandidaten so einfach wie möglich, sich zu bewerben

Wenn sich jemand dafür entschieden hat, sich bei deinem Unternehmen zu bewerben, dann ist die erste Hürde genommen. Die/derjenige ist bereit einige Zeit in die Ausarbeitung von soliden Bewerbungsunterlagen zu investieren. Dies sollte von Unternehmensseite her wertgeschätzt und respektiert werden, indem du den Bewerbungsprozess so einfach wie möglich gestaltest. So geht’s:

  • Gestalte deine Karriereseite besonders sichtbar und einfach zu finden.
  • Erwähne Ansprechpartner für etwaige Rückfragen mit E-Mail-Adresse und Telefonnummer in Stellenausschreibungen.
  • Beschreibe klar und deutlich, welche Informationen und Dokumente du in deinem Bewerbungsprozess von den Bewerberinnen und Bewerbern forderst. Beschränke dich auf das Nötigste.
  • Gestalte den Prozess so kurz wie möglich und so, dass Bewerberinnen und Bewerbern ihn auch problemlos auf mobilen Geräten durchlaufen können.
  • Biete Ein-Klick-Bewerbungen über LinkedIn an, um deinen Kandidatinnen und Kandidaten Zeit zu sparen. Mit einer Recruiting-Software wie Recruitee geht das übrigens ganz einfach.
  • Sende Bewerberinnen und Bewerbern eine Bestätigungs-E-Mail, sodass sie sicher sein können, das alles gut angekommen ist.]

Bleibe immer in Kontakt mit deinen Kandidatinnen und Kandidaten

Nichts ist frustrierender für Bewerberinnen und Bewerber als tage- oder gar wochenlang auf eine Antwort zu warten. Wenn Funkstille seitens des Unternehmens herrscht, dann wird das oft als Desinteresse und indirekte Absage wahrgenommen. So geht es besser:

  • Schicke eine Absage oder die Einladung zum nächsten Schritt im Auswahlprozess so schnell wie möglich, am besten innerhalb von zwei Tagen.
  • Schreibe Kandidatinnen und Kandidaten von einer persönlichen E-Mail-Adresse anstelle einer generischen karriere@unternehmen.de Adresse.
  • Antworte auf jede Kommunikation der Bewerberinnen und Bewerber, besonders wenn Fragen gestellt werden.
  • Sende regelmäßige Updates und erläutere die nächsten Schritte im Bewerbungsprozess.
  • Nutze unsere E-Mail-Vorlagen, um einen guten Eindruck in jeder Situation zu machen.

Sende klare Informationen über das Auswahlverfahren

Die Aufregung für Kandidatinnen und Kandidaten ist groß, wenn sie zu einem Assessment Center oder Bewerbungsgespräch eingeladen werden. Damit es keine negativen Überraschungen auf beiden Seiten gibt, ist es wichtig, deinen Bewerberinnen und Bewerbern ausführliche Informationen im Vorfeld zu schicken. Am besten sendest du eine elektronische Einladung, die den Termin im Kalender der Bewerberin oder des Bewerbers festhält.

Diese Informationen sollten enthalten sein:

  • Die Zeit, die Dauer und der Ort des Interviews.
  • Die anwesenden Personen und welche Funktionen diese im Unternehmen haben.
  • Das Format des Verfahrens (z.B. strukturiertes Interview) und ob es etwas vorzubereiten gibt.
  • Der gewünschte Dresscode.
  • Der Lageplan des Gebäudes, wie die Kandidatin oder Kandidat am besten dorthin findet, und eventuelle Parkplatzmöglichkeiten.

Führe Auswahlverfahren professionell durch

Der Moment, indem die Kandidatin oder der Kandidat zum Vorstellungsgespräch erscheint, ist oft der erste persönliche Kontakt mit dem Unternehmen. Sie oder er betritt zum ersten Mal das Firmengebäude, lernt Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kennen und formt einen Eindruck davon, wie es ist dort zu arbeiten. Dieser Eindruck ist oft entscheidend und deshalb ist es wichtig hier als Unternehmen positiv aufzutreten. So geht’s:

  • Bereite Teilnehmerinnen und Teilnehmer aus anderen Fachbereichen auf das Gespräch vor. Ihnen sollte bewusst sein, dass sie das Unternehmen repräsentieren und einen professionellen Eindruck hinterlassen sollen.
  • Beginne das Vorstellungsgespräch pünktlich.
  • Biete Kandidatinnen und Kandidaten Getränke an, damit sie sich willkommen fühlen.
  • Erläutere den Ablauf und stelle das Unternehmen vor.
  • Konzentriere dich ganz auf die Kandidatin oder den Kandidaten. Benachrichtigungen auf deinem Laptop oder Smartphone sollten lautlos gestellt sein.
  • Mach dir Notizen während des Gesprächs.
  • Baue genügend Zeitpuffer ein, damit Kandidatinnen und Kandidaten auch Fragen am Ende des Gesprächs stellen können.

Erteile ehrliche Absagen so bald wie möglich

Laut einer Umfrage bemängeln fast 50 % der Bewerberinnen und Bewerber fehlende Kommunikation und Feedback von Arbeitgebern. Dabei sind nichtssagende Standardtexte oder kaum nachzuvollziehende Begründungen in der Absage fast schon schlimmer als gar kein Feedback.

Je weiter Kandidatinnen und Kandidaten im Auswahlprozess fortgeschritten sind, ein desto persönlicheres und ausführlicheres Feedback erwarten sie vom Unternehmen. Deshalb ist besonders bei Absagen Fingerspitzengefühl gefragt. Es lohnt sich die Zeit in persönliche Worte zu investieren, die die Türen für eine zukünftige Zusammenarbeit offen lassen.

Hole aktiv Feedback ein

Recruiter haben das Ziel, die Candidate Experience kontinuierlich zu verbessern. Dabei kann dir eine Umfrage helfen, die du allen Kandidatinnen und Kandidaten schickst, die den Bewerbungsprozess durchlaufen haben (auch wenn sie abgelehnt wurden). Dadurch kannst du wertvolle Einblicke gewinnen und konkrete Maßnahmen zur Optimierung ableiten.

Hier eine Auswahl von Fragen, die du stellen könntest:

  • Wie würden Sie Ihre Erfahrung mit unserem Bewerbungsprozess beschreiben?
  • Wie empfanden Sie die Kommunikation während des Bewerbungsprozesses?
  • Würden Sie unser Unternehmen an Freunde und Familie weiterempfehlen?
  • Würden Sie sich wieder bewerben, falls eine entsprechende Stelle frei wird?
  • Wie könnten wir unseren Bewerbungsprozess noch verbessern?

5 KPIs, die die Candidate Experience messbar machen

„What gets measured gets managed.”

Dieser berühmten Ausdruck von Peter Drucker ist zu einer Managementweisheit geworden: Wenn etwas aktiv verbessert werden soll, dann muss es erst einmal messbar gemacht werden. Sogar etwas Subjektives wie Erfahrung lässt sich messen.

Diese fünf KPIs helfen dir dabei:

1. Zeitraum von Bewerbung zum Angebot (time to hire)

Je länger der Bewerbungsprozess dauert, desto wahrscheinlicher ist es, dass Kandidatinnen und Kandidaten andere Angebote annehmen oder sich anderweitig orientieren. Ein schneller Ablauf ist also von Vorteil.

2. Verhältnis von Interviews zu Zusagen (interview to offer ratio)

Wenn sich auch nach vielen Vorstellungsgesprächen noch nicht die richtige Kandidatin oder Kandidat hervorgetan hat, dann ist es an der Zeit den Vorauswahlprozess zu optimieren. Nur die vielversprechendsten Bewerberinnen und Bewerber sollten eingeladen werden.

3. Zusage Quote (offer acceptance rate)

Du hast der besten Kandidatin oder dem besten Kandidaten ein Angebot gemacht und sie oder er springt im letzten Moment ab? Das sollte nicht passieren, wenn die Bewerberinnen und Bewerber schon frühzeitig davon überzeugt sind, dass dies der richtige Job für sie ist. Frage gezielt nach, woran es gelegen hat. Oder probiere einmal diese Tipps für kreative Jobzusagen aus.

4. Zufriedenheit der Kandidatinnen und Kandidaten

Diese lässt sich durch eine kurze Umfrage messen. Kandidatinnen und Kandidaten werden es zu schätzen wissen, wenn du ihr Feedback ernst nimmst. Mit einem kleinen Dankeschön (z. B. Airbn- Gutscheine an abgelehnte Kandidatinnen und Kandidaten vergeben) beendest du die Kommunikation auf eine positive Weise.

5. Net Promoter Score

Dieser bezieht sich auf die Frage „Wie wahrscheinlich ist es, dass Sie unsere Firma an Freunde und Familie weiterempfehlen?”, die auf einer Skala von 1 (nicht wahrscheinlich) bis 10 (sehr wahrscheinlich) beantwortet wird. Das Ergebnis lässt sich mit einem NPS-Rechner ganz einfach bestimmen.

Fazit

Der Bewerbungsprozess trägt maßgeblich dazu bei, wie Kandidatinnen und Kandidaten dein Unternehmen wahrnehmen. Ist die Candidate Experience unorganisiert und unprofessionell? Dann projizieren Bewerberinnen und Bewerber das auf die gesamte Firma.

Im Gegensatz kann eine positive Erfahrung Wellen schlagen und weitere qualifizierte Leute ins Unternehmen holen. Du kannst sicher nicht alle deiner Prozesse von heute auf morgen umstellen, aber Schritt für Schritt daran arbeiten jeden Aspekt der Candidate Experience ein bisschen besser zu machen. Deine Kandidatinnen und Kandidaten werden es dir danken.

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