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Active Sourcing von potentiellen Kandidaten

Active Sourcing (zu deutsch Direktansprache) ist die Schwierigste aller Arten des Einstellens. Du bittest im Grunde genommen Fremde, darauf zu achten, was du anbietest. Und du weißt wahrscheinlich nicht einmal, ob sie interessiert sind oder nicht. Dies ist die Phase, in der du am wenigsten über deine Zielkandidaten/innen weißt.

Es ist kein Zufall, dass die meisten fehlgeschlagenen Rekrutierungs-E-Mails genau hier passieren. Hast du jemals diese unangenehmen Recruiter-E-Mails an Entwickler gesehen? Falls nicht, kannst du hier einige Entwickler sehen, die die merkwürdigsten E-Mails von Personalern vorlesen:

Was genau passt hier nicht? Sie alle erhalten E-Mails, die auf die falsche Weise Aufmerksamkeit erregen. Fehlende Recherche bezüglich möglicher Kandidaten/innen  in dieser Phase kann deinem Ruf als Personalvermittler und Arbeitgeber in dieser Zielgruppe ernsthaft schaden. Und das ist sicherlich nicht auf Entwickler beschränkt.

Natürlich sind nicht alle Direktansprache-E-Mails gleich, weshalb wir zwischen der Ansprache von völlig unbekannten Kandidaten (Cold Candidate Outreach) und der Ansprache von Kandidaten, die man über Referenzen und Empfehlungen kennt, unterscheiden. Im Folgenden findest du einige entscheidende Unterschiede in diesen Ansätzen, damit du deine Direktansprache perfektionieren kannst.

Hier findest du außerdem eine Übersicht aller Vorlagen für Rekrutierungs-Emails von Recruitee.

Active Sourcing von Kandidaten (Cold Candidate Outreach)

In dieser Phase ist es sehr wichtig, gründlich über den/die Kandidaten/in zu recherchieren. Führe nicht nur ein paar schnelle Suchvorgänge in deiner Bewerberdatenbank oder Google-Suche durch. Denn eine doppelte (sogar dreifache) Kontrolle anhand anderer Kanäle ist sinnvoller: LinkedIn, Xing, Google, Facebook, GitHub, etc. Die meisten Kandidaten/innen auf dem Arbeitsmarkt haben Online-Profile auf mehreren sozialen Plattformen, welche man sich sehr einfach anschauen kann.

Also mach deine Hausaufgaben gut und suche nach den folgenden Informationen, bevor du eine E-Mail versendest oder eine Vorlage für eine Rekrutierungs-E-Mail erstellst.

Erforderliche Informationen für Active Sourcing:

  • Die frühere Rolle des/der Kandidaten/in, die sich auf die Stelle bezieht, für die du jemanden suchst
  • Die bisherigen Projekte des/der Kandidaten/in, die sich auf die Stelle beziehen, für die du einstellen möchtest
  • Die Positionierung der Fähigkeiten oder Ambitionen des/der Kandidaten/in in Bezug auf die Mission des Unternehmens, für das du rekrutierst

Sobald du dies erarbeitet hast (und vielleicht ein Profil, das als Referenz dient), verfasse eine E-Mail anhand der  folgenden Richtlinien.

Richtlinien für die optimale direkte Ansprache:

  1. Betreff: Informiere den/die Kandidaten/in sofort über deine Absicht. Wir empfehlen dir es so zu sagen, wie es ist und nicht um den heißen Brei zu reden. Schließlich will man nur wissen, ob die angesprochene Person interessiert ist oder nicht. Jedoch will man als Empfänger dieser E-Mail auch genau wissen, welcher Job eigentlich gemeint ist.
  2. Erster Abschnitt: Erzähle, wie du diese/n Kandidat/in gefunden hast. Dies zeigt,  dass du deine Hausaufgaben gut gemacht hast und du somit weißt, wo und woran sie arbeiten. Wenn dies für den Empfänger klar und offensichtlich ist, wird der/die Kandidat/in auch weiterlesen. Denn so merkt man, dass es nicht nur eine Vorlage ist, die für jeden gebraucht wird, sondern eine personalisierte und an eine Adresse gerichtete E-Mail.
  3. Zweiter Abschnitt: Stelle dich hier vor und erkläre warum du genau diesen Kandidaten/Kandidatin kontaktieren wolltest. Übertreib hier ja nicht! Man muss nur kurz und knackig erklären, warum eine Zusammenarbeit für beide Seiten von Vorteil wäre.

Profi-Tipp: Positioniere den/die Kandidaten/Kandidatin im Gesamtbild der Mission deines Unternehmens und erkläre, was die Rolle für das Team bedeuten würde. Du kennst zu diesem Zeitpunkt vielleicht noch nicht alle Details über den Kandidaten, aber die Abstimmung der Interessen ist ein viel besserer Weg, um Interesse zu wecken.

  1. Call to Action: Du möchtest natürlich, dass die Kandidaten/innen nach dem Lesen deiner Rekrutierungs-E-Mail Maßnahmen ergreifen. Stell also sicher, dass sie wissen, was sie tun können und was die nächsten Schritte sind! Achte darauf, dass du nicht aufdringlich wirkst. Du kannst einfach Vorschläge bezüglich der nächsten Schritte nennen und diese so klar wie möglich formulieren.  Dann kann der/die Kandidat/in selbst entscheiden.
  2. Unterschrift: Unterschätze diesen Teil nicht! Wenn der/die Kandidat/in auch nur ein wenig interessiert ist und mehr über dein Unternehmen oder die Position erfahren möchte, sollte er/sie wissen, wo er/sie mehr erfahren kann! Verlinke deshalb zur Stellenbeschreibung auf deiner Karriereseite. So zeigst du dem/der Kandidaten/in, dass die offene Stelle echt ist und du kein Betrüger bist. Füge auch einen Link zu deiner LinkedIn-Seite oder den Angaben zu deinem Unternehmen (Webseite, Telefonnummer, Adresse) hinzu. So kann der/die Kandidat/in überprüfen, dass es sich um eine echte Stellenanzeige handelt.

Active Sourcing aufgrund von Referenzen & Empfehlungen

Dir wurden Empfehlungen durch Kollegen, Kandidaten oder Freunde angeboten? Gut für dich! Jetzt musst du nur noch das Beste daraus machen, um die besten Ergebnisse zu erzielen.

Setz dich zunächst mit den Menschen zusammen, die dir diese/n Kandidaten/in empfohlen haben,  um sicherzustellen, dass du die richtige Botschaft verschickst. Zweitens, stelle sicher, dass die Person, die eine/n Kandidat/in empfohlen hat, gerne gute Informationen geben wird, falls der/die Kandidat/in sich an ihn/sie wendet. Drittens, informiere die Person, die die Empfehlung gegeben hat,  über die Stelle, für die du rekrutierst.

Wenn du bereit bist, die Rekrutierungs-E-Mail zu schreiben, stelle sicher, dass du diese vier Punkte beachtest.

Richtlinien für das Ansprechen empfohlener Kandidaten:

  1. Betreff: Füge den Namen der Person, die diese/n Kandidaten/in empfohlen hat, bereits in der Betreffzeile ein. Es könnte das Einzige sein, was den/die Kandidaten/in dazu bringt, die E-Mail zu öffnen!
  2. Erster Absatz: Erwähne kurz die Rolle und Erfahrung der empfehlenden Person in deinem Unternehmen (oder deine Beziehung zu ihm/ihr) und wo der/die Kandidat/in ins Spiel kommt. Mache es dem/der Kandidaten/in super einfach, das Gespräch zu gestalten. Denke auch daran, hier kurz und prägnant zu sein. Natürlich kann der/die Kandidat/in die empfehlende Person später nach allen gewünschten Details fragen.
  3. Zweiter Absatz: Erkläre, was dein Unternehmen tut und für welche Aufgabe du dich interessierst. Achte besonders darauf, wie die Rolle zur Mission des Unternehmens beiträgt. Verlinke auch zum Job auf deiner Karriereseite, damit der/die potenzielle Kandidat/in die Stelle näher betrachten kann.
  4. Call to Action: Ähnlich wie bei der Direktansprache solltest du hier einen Call to Action einfügen. In der Tat sollte jede E-Mail einen Call to Action enthalten, wenn du erwartest, dass die angesprochene Person handelt.

Follow-Up nach einer Direktansprache oder Ansprache von empfohlenen Kandidaten

Es gibt unterschiedliche Meinungen darüber, wie man einen Follow-Up nach einer Direktansprache von (empfohlenen) Kandidaten gestalten sollte. Unser Vorschlag: ein absolutes Maximum von zwei Erinnerungen. Mehr wird schnell als spammen wahrgenommen. Wenn du nach zwei Follow-ups nichts von dem/der Kandidat/in gehört hast, solltest du dich vielleicht zurückziehen.

Vergiss nicht, dass selbst Kandidaten/innen mit einer festen Anstellung oft ihre Postfächer überprüfen. Wenn Kandidaten nach einem neuen Job suchen, überprüfen sie ihre Postfächer noch öfter. Vertraue uns: Sie werden antworten, wenn sie interessiert sind.

Bei Folge-E-Mails sollte man sich an eine wichtige Regal halten: kein übermäßiges Forcieren! Betrachte deine E-Mail als eine sanfte Erinnerung mit einem berechtigten Interesse.

Richtlinien für Folge-E-Mails:

  1. Erster Absatz: Mache deutlich, dass es sich um ein Follow-Up handelt und dass du zuvor schon eine E-Mail geschickt hast. Der Zweck dieser E-Mail ist somit sofort deutlich. Wenn du dies nicht deutlich machst, wirkt es schnell als ob du spamst.
  1. Zweiter Absatz:  Versichere dem/der Kandidat/in, dass du diese E-Mail aus einem bestimmten Grund schickst. Gib einen kurzen Überblick über die gegenseitigen Nutzen und halte es kurz und bündig.
  2. Call to Action: Stell sicher, dass der/die Kandidat/in weiß, wie man dich erreichen kann.

Mit diesen Tipps wird die Direktansprache von potenziellen neuen Talenten in Zukunft ein Kinderspiel für dich.

Rechtliche Lage beim Active Sourcing

Die rechtliche Lage beim Active Sourcing und der Direktansprache ist nicht – wie man vermuten könnte –  aus datenschutzrechtlicher Lage schwierig, sondern aus wettbewerbsrechtlicher. Active Sourcing ist datenschutzverträglich, da nur Daten verwendet werden, die öffentlich in allgemein zugänglichen Quellen verfügbar sind. Wettbewerbsrechtlich ist es ein bisschen komplizierter, denn die Ansprache eines/einer Kandidaten/in ist juristisch als eine Abwerbung zu sehen, die wettbewerbsrechtlich geregelt ist. Man sollte deshalb darauf achten, dass es sich bei der Ansprache um keine gezielte Behinderung der Mitbewerber, unzumutbare Belästigung oder einen verwerflichen Zweck handelt. Damit die Direktansprache keine rechtlichen Folgen hat, sollten Recruiter darauf aufpassen und zur Sicherheit den Einstellungsprozess gut dokumentieren.

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