„Einarbeitung? Dafür haben wir keine Zeit!” Viele Mitarbeiter*innen werden auch heute noch ins kalte Wasser geworfen, wenn sie eine neue Stelle antreten. Trotzdem sehen Unternehmen in der Einarbeitung hauptsächlich den Aufwand, selten den Nutzen. Dabei ist eine gute Einarbeitung unerlässlich, wenn die neuen Kolleg*innen vollwertige, loyale Mitglieder des Unternehmens werden sollen.
In diesem Artikel erfahren Sie, warum eine Einarbeitung so wichtig ist, welche Ziele sie verfolgen sollte und wie ein Einarbeitungsplan konkret aussieht. Außerdem geben wir Ihnen 6 wertvolle Tipps, um ein gelungenes Einarbeitungskonzept auszuarbeiten.
Warum eine durchdachte Einarbeitung unverzichtbar ist
Wenn neue Mitarbeiter*innen in den ersten Wochen auf sich gestellt sind und kaum Unterstützung bekommen, dann ist die anfängliche Euphorie und Motivation für den neuen Job schnell dahin. Denn während manche resignieren, denken andere schon wieder über die Kündigung nach. Mit einer Einarbeitung, auch Onboarding genannt, können Sie das verhindern und die folgenden Vorteile realisieren:
Fluktuation senken
Eine hohe Fluktuation hat negative Auswirkungen in vielerlei Hinsicht. Zum einen belastet sie das Arbeitsklima. Die Kolleg*innen müssen mehr arbeiten, um eine offene Stelle zu überbrücken. Zum anderen leidet das Employer Branding, wenn nach außen bekannt wird, dass viele Mitarbeiter*innen frühzeitig das Unternehmen wieder verlassen. Außerdem kann man mit einer durchdachten Einführung das Fluktuationsrisiko deutlich senken.
Kosten sparen
Auch wenn ein ausgeklügeltes Einarbeitungskonzept oft mit mehr Aufwand und Ausgaben verbunden ist, können Sie damit an zwei Enden Kosten sparen. Zum einen müssen Sie nicht ein teures Personalauswahlverfahren von Neuem beginnen, falls der*die neue Kolleg*in nach kurzer Zeit wieder kündigt. Zum anderen macht der*die neue Mitarbeiter*in weniger Fehler und reift schneller zu einem vollwertigen, produktiven Mitglied des Teams heran.
Qualitätsstandards hochhalten
Wenn die Einführung fehlt, ist es nicht verwunderlich, wenn neue Mitarbeiter*innen vermehrt Fehler machen und nicht die internen Qualitätsmaßstäbe erfüllen. Folglich frustriert dies nicht nur die Kolleg*innen, sondern auch die Kund*innen. Auf lange Sicht leidet darunter das Geschäftsergebnis. Denn im Onboarding können Sie direkt wichtige Standards und Prozesse vermitteln, damit von Anfang an alles richtig läuft.
Ziele einer guten Einarbeitung
Was macht eine gute Einarbeitung aus? Am Ende der Einarbeitungszeit sollten folgende Grundlagen geschaffen sein:
- Der*die neue Mitarbeiter*in weiß, was er*sie zu tun hat und kennt das Aufgabenspektrum seiner*ihrer Stelle.
- Er*sie weiß, wie er*sie die Aufgaben zu erledigen hat und kennt die Qualitätsstandards.
- Der Neuzugang ist ins Team integriert und als vollwertiges Mitglied aufgenommen.
- Außerdem hat er*sie eine hohe Mitarbeiter*innen-Bindung zum Unternehmen entwickelt.
Der Einarbeitungsplan
Der Einarbeitungsplan ist das Herzstück einer gelungenen Einführung. Dieser unterteilt sich in 3 Einarbeitungsphasen: vor dem Arbeitsantritt, der erste Arbeitstag und die weitere Einarbeitung. Hier erfahren Sie, was es in jeder Phase zu beachten gibt.
Vor dem Arbeitsantritt
Die richtige Vorbereitung ist das A und O. So läuft alles glatt, sobald der Neuankömmling das Unternehmen betritt. Diese Aufgaben kommen jetzt auf Sie zu:
- Regeln Sie alle Formalitäten (Arbeitsvertrag, Bankverbindung, Krankenversicherung, Lohnsteuerkarte).
- Bleiben Sie in Kontakt und übermitteln Sie alle wichtigen Informationen (z. B. wann und wo der erste Arbeitstag beginnt).
- Beziehen Sie den*die Neue*n in relevante Veranstaltungen und Termine bereits mit ein.
- Bereiten Sie den Arbeitsplatz vor (Schreibtisch, Zugänge, E-Mail-Adresse, Laptop/PC, Schlüssel oder Zugangskarte, Firmenwagen und -telefon, Visitenkarten).
- Informieren Sie die Kolleg*innen über den Neuzugang.
- Ernennen Sie einen Buddy oder eine*n Pat*in – diese Person steht dem Neuzugang zur Seite.
- Arbeiten Sie den weiteren Einarbeitungsplan aus.
Der erste Arbeitstag
Der erste Eindruck, den Ihr*e neue*r Mitarbeiter*in von Ihrem Unternehmen bekommt, ist enorm wichtig, denn er bestimmt die Richtung, in die sich der Neuankömmling in den nächsten Wochen und Monaten entwickeln wird. Ein positiver Einstieg sorgt für mehr Motivation, Engagement und Eigeninitiative des*der neuen Kolleg*in in der kommenden Zeit.
Ein Ablaufplan hilft dabei, ihn*sie in die richtigen Bahnen zu lenken. Diesen könnten Sie ihm*ihr vorab schon einmal zuschicken. So weiß der*die Neue bereits was auf ihn*sie zukommt und erhält dadurch eine gewisse Sicherheit.
Hier ein Beispielplan:
Einarbeitungsplan – 1. Arbeitstag
Station
Uhrzeit Kontaktperson
Abholen am Anfang
9 UhrFr. Müller
Begrüßungsgespräch
- Persönliche Fragen
- Einarbeitungsplan vorstellen
- Erwartungen besprechen
- Unternehmensvision, -mission, Werte und Unternehmenskultur erklären
- Aktuelle Themen besprechen
- Arbeitsschwerpunkte erwähnen
9 – 10 Uhr Abteilungsleiter Hr. Meier
Kennenlernendes*der Pat*in/Buddys und Überreichung des Willkommensgeschenks 10 – 10:15 Uhr Fr. Steinke
Vorstellungsrunde
- Kennenlernen der Kolleg*innen
10:15 – 10:45 Uhr Fr. Steinke
Rundgang durchs Unternehmen
- Kantine, Büroküche, und Aufenthaltsräume
- Meeting- und Veranstaltungsräume
- Sanitärräume
- Kopierer und Drucker
- Raucherbereiche
- Andere Abteilungen im Gebäude
10:45 – 11:30 Uhr Fr. Steinke
Mittagessen
11:30 – 13 UhrGesamtes Team
Einweisung am Arbeitsplatz
- Einführung in die IT-Systeme
- Erklärung interner Abläufe (z. B. Arbeitszeiten, Pausenregelung, Beantragung von Urlaub, Verhalten im Krankheitsfall)
- Einweisung in Standard Operating Procedures und Qualitätsbestimmungen
- Erläuterung der Sicherheitsbestimmungen (Fluchtwege, Feuerlöscher, Verhalten im Brandfall)
- Übergabe von Schlüssel oder Zugangskarte, Firmenwagen und -telefon, Visitenkarten, etc.
13 – 15 Uhr Fr. Steinke
Selbstständiges Vertrautmachen mit allen Systemen 15 – 16:30 Uhr
Abschlussgespräch
- Erste Eindrücke
- Erwartungen
- Offene Fragen
16:30 UhrAbteilungsleiter Hr. Meier
Die weitere Einarbeitung
Die Einführung sollte keineswegs nach dem ersten Tag enden. Ein gut ausgearbeiteter Einarbeitungsplan beschreibt genau, welche Aufgaben der*die neue Mitarbeiter*in wann übernehmen soll, welche Informationen er*sie dazu benötigt, und wer ihn*sie entsprechend schult. Wird dieser Struktur gefolgt, ist es wahrscheinlicher, dass der*die Neue zu einem voll integrierten und zufriedenen Teammitglied heranwächst.
Der weitere Einarbeitungsplan kann auch die folgenden Punkte enthalten:
- Eventuelle Einführungsveranstaltungen
- Kennenlernen von Partner*innen, Lieferant*innen, Kund*innen
- Maßnahmen zur Teamentwicklung
- Treffen der Zielvereinbarung im Rahmen des Performance Managements
- Termine für Feedbackgespräche
6 Tipps für eine gelungene Einarbeitung
Ein Einarbeitungskonzept zu erstellen ist nicht einfach. Mit unseren Tipps wird es Ihnen gelingen.
1. Genügend Zeit einplanen
Viele Unternehmen setzen Einarbeitung mit der ersten Arbeitswoche gleich. Dementsprechend oberflächlich fällt die Einführung aus und nach kurzer Zeit ist der*die Neue auf sich gestellt. Ein gutes Einarbeitungskonzept beginnt schon vor dem ersten Arbeitstag und endet frühestens mit dem Ende der Probezeit. In dieser Zeit sollte sich der*die neue Mitarbeiter*in auf eine gewisse Struktur verlassen können, die ihm*ihr den Einstieg erleichtert.
2. Einen Buddy zur Seite stellen
Neue Mitarbeiter*innen haben viele Fragen, trauen sich oft nur nicht diese zu stellen, aus Angst den Kolleg*innen auf die Nerven zu gehen. Die Lösung? Stellen Sie dem*der Einsteiger*in eine*n offizielle*n Pat*in oder Buddy zur Seite. An diese*n kann er*sie sich bei Fragen zu Arbeitsabläufen und Zuständigkeiten wenden. Auch besonders die informellen und zwischenmenschlichen Spielregeln der Abteilung kann ein Buddy am besten vermitteln. Wichtig ist, hierfür eine*n erfahrene*n Mitarbeiter*in auszuwählen, der*die nicht nur über Fachwissen verfügt, sondern auch Lust dazu hat, anderen zu helfen, und vertrauenswürdig ist.
3. Den Einarbeitungsplan schriftlich festhalten
Am ersten Tag prasseln viele Eindrücke und Informationen auf den Neuankömmling ein. Niemand kann sich alles sofort merken. Am besten sollten alle wichtigen Informationen schriftlich festgehalten und in einer Begrüßungsmappe übergeben werden. Darin kann der*die neue Mitarbeiter*in alles in Ruhe nachlesen und muss nicht ständig noch einmal nachfragen.
4. Das ganze Team mit einbinden
Die direkten Kolleg*innen sollten unbedingt am Einarbeitungsplan mitwirken. Oft haben sie die besten Ideen, was der*die Neue noch unbedingt wissen sollte. Außerdem können Sie sich die Stärken der einzelnen Mitarbeiter*innen zu Nutze machen. Wenn jeder das vermittelt, was er*sie am besten kann, bleibt die Einführung nicht an einer Person hängen. So lässt sich der Aufwand besser schultern und das Team rückt stärker zusammen.
5. Nach der 4-Stufen-Methode schulen
Die besonders in handwerklichen Berufen beliebte 4-Stufen-Methode der Arbeitsunterweisung lässt sich genauso auf die Schulung von Prozessen oder Software anwenden. Durch dieses methodische Vorgehen können Sie sicherstellen, dass der*die neue Mitarbeiter*in die Aufgabe wirklich verstanden und gemeistert hat.
- Stufe 1: Vorbereitung – Erklären, worum es geht
- Stufe 2: Vormachen – Die Handlung ausführen und erklären
- Stufe 3: Nachmachen – Den*die Neue*n die Aufgabe selbst ausführen lassen
- Stufe 4: Feedback – Das Ergebnis besprechen und eventuell korrigieren
6. Feedback einholen
Wenn sich die Bedingungen im Unternehmen ändern und neue Mitarbeiter*innen verschiedene Erwartungen mitbringen, muss Ihr Einarbeitungskonzept entsprechend der Anforderungen angepasst werden. Um zu erfahren, was funktioniert und was nicht, können Sie eine kurze Umfrage am Ende der Einarbeitungszeit an die Einsteiger*innen senden. Welchen Teil der Einarbeitung fanden sie besonders nützlich? Wie könnte die Einführung verbessert werden? Schlussendlich ist dieses direkte Feedback unverzichtbar, um den Einarbeitungsprozess aktuell zu halten.
Die Einarbeitung fängt schon bei der Personalauswahl an
Wenn im Bewerbungsgespräch Versprechungen gemacht wurden, die später nicht eingehalten werden und die Aufgabenbeschreibung aus der Stellenanzeige im Endeffekt nichts mit der Arbeitsrealität zu tun hat, dann hilft auch die beste Einführung nichts. Letztendlich wird der*die neue Mitarbeiter*in enttäuscht sein und die Wahrscheinlichkeit einer vorzeitigen Kündigung steigt. Deshalb ist es unabdingbar, Kandidat*innen ein reales Bild vom Arbeitsalltag bei der Personalauswahl zu vermitteln.
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