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Wie du deine Einstellungskosten senken kannst – ohne auf Qualität verzichten zu müssen

Wenn in einem Unternehmen eine Stelle unbesetzt ist, bedeutet jeder Tag, an dem sie unbesetzt bleibt, einen Tag, an dem nicht gearbeitet wird oder an dem andere Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter aufgefordert werden, über ihre üblichen Parameter hinauszugehen. Die Besetzung der Stelle ist wichtig, kann aber auch kostspielig sein. Wenn du aktiv auf der Suche nach neuen Mitarbeitern bist oder auf die nächste freie Stelle vorbereitet sein willst, musst du Folgendes wissen, um deine Einstellungskosten senken zu können:

Kenne deine Kosten

Bevor du damit beginnen kannst, die Kosten für deine Einstellungsprozess zu senken, musst du wissen, wie du die Kosten pro Einstellung berechnen kannst und das bedeutet zu wissen,  wie viel die Einstellung deinem Unternehmen Geld kosten kann. Hier sind einige Beispiele: 

  • Werbekosten, um Stellenausschreibung zu bewerben
  • Gebühren, die an Rekrutierungsagenturen oder Stellenbörsen gezahlt werden
  • An Mitarbeiter/innen gezahlte Prämien für Kandidatenempfehlungen 
  • Arbeitsstunden anderer Mitarbeiter/innen, die für die Einstellung und Schulung neuer Mitarbeiter/innen aufgewendet werden
  • Ausbildungszeit, in der die neu eingestellten Mitarbeiter/innen ihre Arbeitszeit nicht für ihre Routineaufgaben verwenden
  • Reise- und Unterbringungskosten für Kandidaten/Kandidatinnen, die für ein Vorstellungsgespräch eingeladen worden sind 

Wie viele Ressourcen verlierst du beim CV-Screening?

Nutze diesen kostenlosen Rechner, um zu sehen, wie viel Zeit und Geld du für das manuelle CV-Screening verschwendest.

Sei dir der Bedeutung von Qualität bewusst 

Die Kosten pro Einstellung sind eine wichtige Metrik, die es zu verstehen gilt. Es ist jedoch wichtig, dies im richtigen Kontext tun. Auch wenn die Reduzierung der Ausgaben oft ein wirksames Mittel zur Verbesserung des Endergebnisses ist, gilt dies nur bis zu einem bestimmten Punkt. Wenn du den Gürtel zu eng  schnallst, stellst du möglicherweise fest, dass du zwar bei der Einstellung ein wenig sparst, aber durch die Einstellung der falschen Person, deutlich mehr Geld ausgeben musst. 

Am besten misst man die Kosten pro Einstellung im Vergleich zu der prozentualen Anzahl der Qualitätseinstellungen.

“Die richtigen Personen einzustellen, erfordert Zeit, die richtigen Fragen und eine gesunde Dosis Neugierde. Was ist Ihrer Meinung nach der wichtigste Faktor beim Aufbau Ihres Teams? Für uns ist es die Persönlichkeit.”

Der Schlüssel zum Erfolg liegt darin, das richtige Gleichgewicht zu finden, indem unnötige Mehrausgaben reduziert werden, ohne notwendige Teile des Einstellungsprozesses zu streichen.

Informiere dich über unnötige Ausgaben 

Es gibt nicht den perfekten Weg, um die besten Kandidatinnen und Kandidaten für eine offene Stelle zu rekrutieren. Was in einem Unternehmen gut funktioniert, muss nicht auch in einem anderen Unternehmen funktionieren. Hier kann es hilfreich sein, deine bisherigen Rekrutierungsbemühungen zu verfolgen.

Sobald du Kennzahlen zu mehreren Einstellungen verfügst, wirst du Trends bei den Kandidatinnen und Kandidaten erkennen können. Solltest du feststellen, dass eine bestimmte Methode der Personalbeschaffung durchweg qualitativ hochwertige Kandidatinnen und Kandidaten hervorbringt, während andere Methoden nicht so erfolgreich sind, kannst du dein Budget anpassen, um unnötige Ausgaben zu reduzieren.

Identifiziere interne Beförderungsmöglichkeiten

Die Förderung von innen heraus ist nicht nur eine ausgezeichnete Möglichkeit, die Arbeitsmoral der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu verbessern, sondern wirkt sich auch positiv auf deine Kosten pro Einstellung aus. Die erforderlichen Ressourcen, um einen internen Kandidaten oder eine interne Kandidatin zu generieren sind geringer, als die externe Personalbeschaffung

Die interne Personalbeschaffung spart nicht nur Geld, da keine Kosten für Stellenbörsen anfallen, sondern auch im Nachhinein können Ressourcen eingespart werden. Da ein bestehender Mitarbeiter bzw. eine bestehende Mitarbeiterin das Unternehmen bereits kennt und integriert ist, sind diese Personen eher in der Lage, direkt in den Arbeitsalltag einzusteigen.

Erkundige dich nach internen Empfehlungen

Man kann die Effizienz des Einstellungsprozess steigern, wenn man immer Kandidatinnen und Kandidaten findet, ohne dafür Geld ausgeben zu müssen. Eine der einfachsten Möglichkeiten, neue Bewerberinnen und Bewerber für offene Positionen zu finden, sind Empfehlungen aus dem eigenen Unternehmen.

Deine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kennen wahrscheinlich andere Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer in der Branche. Daher sind sie in einer guten Position, um qualitativ hochwertige Empfehlungen auszusprechen. Da alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter interessiert daran sein könnten, wie sich eine Empfehlung auf sie selbst auswirken kann, ist es auch wahrscheinlich, dass sie nur hochqualifizierte Empfehlungen aussprechen.

Finde die richtigen Stellenbörsen

Es ist wichtig, dass die Stellenbörsen, die du zur Vermarktung deiner Stellenangebote nutzt, dem Budget und der Art der Bewerberinnen und Bewerber entsprechen, die du suchst. Falls du ein kleines Unternehmen führst und ein minimales Budget für deine Rekrutierung, aber ausreichend Zeit zur Verfügung hast, sind beispielsweise kostenlose Stellenbörsen eine gute Möglichkeit, die Bewerberzahl zu erhöhen. 

Vernachlässige nicht die soziale Medien 

Für viele offene Stellen kann ein Social Media-Konto eine ausgezeichnete Quelle für kostenlose Werbung für die Mitarbeitersuche sein. Falls du eine beliebte Marke hast, wirst du keinen Mangel an Anhängern und potentiellen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern haben. Als Unternehmen auf den sozialen Medien aktiv zu sein, hat sicherlich keine Nachteile und ist eine einfache Möglichkeit, sich als attraktiven Arbeitgeber darzustellen und gleichzeitig offene Stellen zu kommunizieren. So kannst du deine Reichweite erhöhen, ohne direkt die Ausgaben zu erhöhen.

Führe eine Datenbank qualifizierter Kandidatinnen und Kandidaten

Bei einer beliebten Stelle besteht die Chance, dass du mehr qualifizierte Kandidatinnen und Kandidaten als Stellen hast. Behalte den Überblick über die Kandidatinnen und Kandidaten, die letztendlich nicht eingestellt wurden. Dies kannst du in einer Datenbank oder einem Talent Pool machen, sodass du auch in Zukunft leicht mit diesen Kandidatinnen und Kandidaten in Kontakt treten kannst. 

Mit einer Software wie Recruitee, kannst du dir Talent Pools aufbauen und das nächste Mal, dass eine Stelle für eine ähnliche Position offen ist, dich ganz leicht an diese Kandidatinnen und Kandidaten wenden. 

Dokumentiere den gesamten Prozess

Der beste Weg, die Effizienz eines jeden Prozesses innerhalb deines Unternehmens zu verbessern, ist die Bewertung der bisherigen Leistung. Das geht am einfachsten, wenn du Zugang zu Statistiken und Dokumentationen aus früheren Bemühungen hast. Auf diese Weise ist es einfacher, die aktuellen Kennzahlen zu verfolgen, um die Kosten pro Mitarbeiter zu senken und neue Kennzahlen zu verfolgen. 

Das wichtigste Ziel bei jeder Rekrutierungsaktion ist es, den oder die beste Kandidat/in für die Besetzung der Stelle zu finden. Danach geht es darum, so wenig wie möglich dafür auszugeben. Wenn du dich darauf konzentrierst, die Art und Weise zu optimieren, wie du Ressourcen für die Rekrutierung bereitstellst, kannst du die Kosten pro Einstellung senken, ohne die Gesamtqualität der Kandidatinnen und Kandidaten zu beeinträchtigen. 

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