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3 Möglichkeiten, um im Einstellungsprozess Geld zu sparen

Ein Team aufzubauen ist eine Herausforderung, aber ein Team aufzubauen, wenn dein Budget begrenzt ist, ist noch schwieriger. Die Kosten für deinen Einstellungsprozess können schnell in die Höhe schießen, da Ausschreibungen über Jobbörsen jetzt zum Standard gehören und die Zeit bis zur Einstellung von spezialisierten Fachkräften an neuen Standorten länger dauert.

Während es vielen oft Sicherheit gibt sich an der Art und Weise, wie solche Rekrutierungsprozesse normalerweise ablaufen, festzuhalten, kann es dich möglicherweise auch wertvolle Zeit und Geld kosten. Prozesse, die in der Vergangenheit gut funktioniert haben, können für deine Ziele bei aktuellen Personalanforderungen bereits veraltet sein. Investitionen, die vor einigen Jahren noch von Vorteil schienen, bringen möglicherweise nicht mehr die richtige Rendite.

Deinen eigenen Einstellungsprozesses vollständig zu überprüfen und Chancen zum Einsparen von Kosten aufzudecken ist eine gute Möglichkeit, deine Personalbeschaffung kosteneffizient und zweckmäßig zu gestalten. Hier werden wir drei einfache Bereiche identifizieren, um Geld und Zeit zu sparen, wenn es um dein Einstellungsverfahren geht.

Identifiziere deine Prozesskosten bei der Personalbeschaffung.

Kosten innerhalb des Rekrutierungsprozesses können sich schnell anhäufen, insbesondere da sich die Teambedürfnisse eines Unternehmens weiterentwickeln und im Laufe der Zeit wachsen. Wenn du die Kosten für Einstellungen überprüfst, ist es wichtig, sowohl deine direkten als auch deine indirekten Kosten zu ermitteln.

Direkte Kosten

Die direkten Kosten für deinen Einstellungsprozess können Folgendes umfassen:

  • Vermittlungsgebühren
  • Externe Bewertungen
  • Background Checks
  • Externe Agenturgebühren
  • Kosten für allgemeine oder spezialisierte Jobbörsen
  • LinkedIn Premium- oder Recruiter-Konten
  • Onboarding und Schulungen
  • Temporäre Besetzungen der Position
  • ATS-Lizenzgebühren

Indirekte und versteckte Kosten

Die direkten finanziellen Kosten deines Rekrutierungsverfahrens können sich schnell summieren, ohne dass die indirekten Kosten berücksichtigt werden, die durch einen langsamen oder ineffizienten Einstellungsprozess entstehen können. Verfahrensweisen, die dazu führen, dass eine Position lange unbesetzt bleibt, oder woraus sich lange Beurteilungszeiträume oder verspätete Angebote ergeben, können versteckte Kosten verursachen

  • Absprung von Bewerbern/innen
  • Hohe Mitarbeiterfluktuation
  • Schlechte Einstellungen
  • Arbeitsabwesenheit
  • Schlechte Teammoral

Schätzungen der tatsächlichen Kosten für individuelle Einstellungen reichen von 3.000 bis 18.000 US-Dollar pro individueller Einstellung. Die Preisspanne ist alarmierend und zeigt ein enormes Gefälle zwischen den Einstellungsprozessen in verschiedenen Unternehmen und Branchen. Optimiere deine Rekrutierungsprozesse und senke die Kosten mit den folgenden drei Empfehlungen.

Prognosen Deiner besten Rekrutierungsmöglichkeiten

Während viele allgemeine Jobbörsen kostenlos sind, ist es in kandidatenorientierten und spezialisierten Märkten wahrscheinlich, dass du in bezahlte Stellenanzeigen investieren musst. Viele Arbeitgeber/innen investieren in Monster, LinkedIn, Facebook oder bewerben Jobs anderswo. Viele Unternehmen sind voreilig und kaufen Zugänge zu so vielen Plattformen für Stellenanzeigen wie möglich. Es ist schwer, der Versuchung zu widerstehen, sicherzustellen, dass jede/r einzelne potenzielle Bewerber/in deine Ausschreibung sieht.

  Interne und externe Personalbeschaffung: Was ist wann am besten?

Erstelle eine Kostenübersicht

Wenn es darum geht, die Kosten in deinem Einstellungsprozess zu senken, ist es wichtig, deine Ausgaben für Werbung und Stellenausschreibungen genau zu betrachten. Sammle eine umfassende Liste aller Plattformen, die du oder Dein Team nutzen, um Stellenangebote zu bewerben. Stell sicher, dass du deine Kanäle nach Zahlungsmodellen sortieren und verwalten und die Gesamtkosten pro Jahr auf der Grundlage der aktuellen Nutzung schätzen kannst:

  • Gesamtnebenkosten: Einmalige Zahlung für eine bestimmte Dienstleistung oder einen bestimmten Plan.
  • Nutzungsabhängig: Per Beitrag bezahlen
  • Leistungsabhängig: Per Click / Per Bewerbung bezahlen
  • Lebenslaufbeschaffung: Zahlung für den Zugriff auf eine bestimmte Anzahl von Lebensläufen oder auf eine Lebenslauf-Datenbank.

Sobald du einen klaren Überblick über die Gesamtausgaben und -kosten pro Plattform hast, kannst du dich sowohl mit der Anzahl als auch der Eignung jedes/r einzelnen Kandidaten/in befassen. Dies kann durch das Markieren von Kandidaten/innen nach Plattformen/Quellen in deinem Bewerber-Tracking-System (ATS) erfolgen, um benutzerdefinierte Berichte, die auf diesen Tags basieren,  zu erstellen. Mit einem klaren Überblick über erfolgreiche und erfolglose Bewerber/innen hast du eine bessere Vorstellung davon, welche Plattformen eine Investition wert sind und welche dein Einstellungsbudget nur unnötig belasten. Dadurch wirst du in der Lage sein, deine erfolgreichsten Rekrutierungsplattformen für Bewerber/innen zumindest für das kommende Jahr, wenn auch nicht länger, zu planen.

Sei vorsichtig, eine der wichtigsten Plattformen für Personalbeschaffung nicht zu vergessen: deine eigene Website zum Thema Karriere55% der Bewerber/innen haben bereits eine Beziehung zu ihren zukünftigen Arbeitgebern/innen und 76% werden dein Unternehmen vor der Bewerbung recherchiert haben. In Anbetracht dessen wird die Bedeutung des Employer Branding (Arbeitgebermarke) deutlich. Du kannst sogar erwägen, deine eigene Website oder Karriereseite zu einer leistungsstärksten Plattform zu machen und sie in einen treibenden Motor für eine Arbeitgebermarke zu verwandeln.

Automatisiere manuelle Aufgaben

Wenn du deinen Einstellungsprozess in den letzten fünf Jahren nicht vollständig umgestellt hast, besteht die Möglichkeit, dass du oder dein Team immer noch viel Zeit mit der Ausführung manueller Aufgaben verbringt. Zeitverluste in allen Phasen der Personalbeschaffung können sich schnell drastisch vermehren, was zu langen Einstellungszeiten und letztlich zum Verlust von Bewerbern/innen führt. Abspringende Bewerber/innen treiben die Kosten für die Personalbeschaffung direkt in die Höhe. Unternehmen entscheiden sich nämlich dann für teure ausgelagerte Lösungen wie Leiharbeiter/innen, um vorübergehend Stellen zu besetzen.

Hier sind einige manuelle Aufgaben, die leicht automatisiert werden können:

  • App-Benachrichtigungen
  • Antworten auf Bewerbungen von Kandidaten/innen
  • Absage-E-Mails
  • Entfernen der Kontaktdaten des/der Bewerbers/in aus dem Lebenslauf
  • Erstellen von personalbezogenen Aufgaben in Deinem Projektmanagement-Tool
  • Hinzufügen von Bewerbern/innen zu Mailinglisten
  • Versenden von Auswahlverfahren an Bewerber/innen
  • Konvertierung von Lebensläufen und deren Übertragung in Dein CRM- oder ATS-Tool
  • Austausch von Bewerberhintergrund und Lebenslauf mit Personalverantwortlichen
  • Termine im Kalender der Einstellungsverantwortlichen buchen
  • Termine für Bewerbungsgespräch mit Kandidaten/innen buchen
  Personalauswahlverfahren: Die komplette Liste für Recruiter

Die Automatisierung einiger dieser Aufgaben mit deinem ATS-Tool hilft deinem Team, mehr Zeit mit den persönlichen Elementen des Einstellungsprozesses zu verbringen. Als zusätzlichen Bonus siehst du, ob dein ATS in der Lage ist, sich bei allen Tools (Slack, Asana, Trello oder MailChimp) zu integrieren, die du möglicherweise bereits verwendest, um Doppelarbeiten oder Überschneidung zu vermeiden. Dies wird dazu beitragen, deinen Rekrutierungsprozess noch einfacher und effizienter zu gestalten.

Denk daran, andere am Einstellungsprozess zu beteiligen

Wenn Unternehmen wachsen, werden die Kommunikationswege zwischen Personalbeschaffenden und Personalverantwortlichen oft distanzierter und schwächer. Es werden mehr E-Mails ausgetauscht und es wird schwieriger Meetings zu planen. Dies kann zu Missverständnissen in Bezug auf die Rolle, die idealen Kandidaten/innen und die verschiedenen Anforderungen führen. Ohne effektive Kommunikation während des gesamten Rekrutierungsprozesses sind Verzögerungen unvermeidlich und die Erfahrung der Bewerber/innen wird beeinträchtigt. Überprüfe die Genauigkeit und den Erfolg deiner aktuellen Stellenanzeigen, indem du deine veröffentlichten Posts pro Einstellung unter die Lupe nimmst. Dadurch setzt du  dich kritisch damit auseinander, wie viel Zeit bis zu einer Einstellung vergeht.

Ein gemeinschaftlicher Einstellungsprozess (Collaborative Hiring)  ist eine dynamische Lösung für jedes Team, das unter schlechter Kommunikation leidet. Ein gemeinschaftlicher Einstellungsprozess bedeutet, dass du mehr Mitarbeiter/innen in die Stellenbesetzung mit einbeziehst, zum Beispiel während Einführungen, Bewerbungsgesprächen oder Auswahlverfahren. Mehr Mitarbeiter/innen neben den Personalverantwortlichen zu involvieren, gibt den Bewerbern/innen eine Vorstellung davon, wie es in deinem Unternehmen zugeht. Es erlaubt dir auch von verschiedenen Parteien Feedback zu den Bewerber/innen zu erhalten. Darüber hinaus kann ein Collaborative Hiring dazu beitragen, Vorurteile zu vermeiden und inklusive Einstellungsmethoden zu fördern.

Bei guter Umsetzung kann diese Zusammenarbeit bei der Personalbeschaffung eine effiziente Ergänzung zu deinen bestehenden Rekrutierungsprozessen sein.  Überprüfe, ob dein ATS jedem beteiligten Nutzer/innen oder Mitarbeiter/innen einen Überblick über das Verfahren geben kann. Diese Übersicht ermöglicht bessere Kommunikation in deinem Team und verkürzt die Feedback- und Kommunikationswege zwischen Personalverantwortlichen und Personalvermittelnden, was dir Zeit und Geld spart.

So einfach kann es gehen!

Deinen Einstellungsprozess kostengünstig und zweckmäßig zu gestalten, muss nicht schwierig sein. Es gibt ein paar einfache Möglichkeiten, Zeit- und Geldverschwendung zu reduzieren. Wenn du bei den Prozesskosten deiner Personalbeschaffung sparen möchtest, erstelle eine Prognose deiner erfolgreichsten Rekrutierungsplattformen. Außerdem solltest du deine manuellen Aufgaben automatisieren und auf gemeinschaftliche Einstellungsprozesse setzen.

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