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HR-Software: Lohnt sich die Investition?

März 29, 2019

HR-Software: Lohnt sich die Investition?

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HR-Software: Lohnt sich die Investition?

Die zunehmende Digitalisierung kommt immer stärker auch im HR-Bereich an. Wenn du noch der Meinung bist, dass HR-Software nur etwas für große Unternehmen ist, liegst du falsch! Es gibt mittlerweile für fast jede Aufgabe im Personalmanagement nützliche Tools, die dich im Berufsalltag unterstützen können und die unabhängig von der Größe der Firma sinnvoll sowie kosteneffizient eingesetzt werden können. Hier muss zunächst der Bedarf für eine Software-Lösung geklärt werden. Dann lohnt sich ein Vergleich unterschiedlicher HR-Software.

Das allumfassende Paket für den gesamten HR-Bereich ist hierbei nicht immer die beste Lösung. Die meisten Unternehmen setzen auf spezialisierte Lösungen im Bereich Recruitment und Bewerbermanagement. Doch welche Softwarelösung die Beste ist und ob sich die Investition lohnt, müssen Unternehmen im Einzelfall anhand von verschiedenen Kriterien ermitteln. Wir helfen Ihnen dabei!

Wir werfen in diesem Artikel einen Blick darauf, welche Gründe für die Investition in eine HR-Software sprechen und bei welchen Aufgaben du in Zukunft digitale Unterstützung erhalten kannst.

Was kann HR-Software überhaupt?

Diese Frage lässt sich nicht in einem Satz beantworten. Es ist ungefähr so als würde man fragen: Was kann ein Mitarbeiter in der HR-Abteilung leisten?

HR-Software kann bei zahlreichen Prozessen in der Personalabteilung unterstützend eingesetzt werden. Es gibt Tools und Programme für verschiedene Teilbereiche im Personalmanagement und „Generallösungen“, die den Anspruch erheben, alle notwendigen Funktionen in einem Produkt zu bündeln.

Die letztgenannten „Generallösungen“ werben oft damit, als „all inclusive“ HR-Software alle Bereiche des Personalmanagements abzudecken, und hierdurch besonders kosteneffizient zu sein. Das Gegenteil ist leider oft der Fall. Meist sind diese HR-Software Pakete vergleichsweise teuer, es fehlen aufgrund der Fülle an Funktionen wichtige Features in den einzelnen Teilbereichen und die Benutzerfreundlichkeit wurde nicht hinreichend ausgearbeitet.

Hier lohnt sich eine genaue Bedarfsanalyse im Unternehmen. Welche Funktion werden wirklich benötigt? Oft sind spezialisierte, benutzerfreundliche Softwarelösungen für HR-Teilbereiche die bessere Alternative. Ermitteln Sie den Bereich, in dem eine Software-Unterstützung für Ihre HR wirklich Sinn ergibt und entscheiden Sie sich in diesem Bereich für eine hochwertige Software. Dies wird den Arbeitsalltag Ihrer Mitarbeiter wirklich erleichtern und Ihre Performance beflügeln!

Typische Aufgabenfelder, bei denen Personalmanagement-Software zum Einsatz kommen kann, sind unter anderem:

  • Personalverwaltung (z.B. mit digitaler Personalakte)
  • Personaleinsatzplanung
  • Personalentwicklung
  • Erfassung von Urlaubs- und Arbeitszeiten
  • Personalcontrolling / -abrechnung
  • Mitarbeiterfeedback
  • Recruiting und Bewerbermanagement

Anwendungsmöglichkeiten für HR-Software

Wie Du siehst sind die Anwendungsmöglichkeiten für HR-Software sehr vielfältig. Umfassende Lösungen haben den Vorteil, dass die verschiedenen Module von HR-Software oftmals miteinander vernetzt werden können. Im konkreten Fall bedeutet dies z.B., dass das Überstundenkonto und etwaige daraus resultierende Bonuszahlungen ggf. an die Angaben im Bereich der Personaleinsatzplanung gekoppelt sind. So kann besser gesteuert werden, welcher Mitarbeiter wann sinnvollerweise und budgeteffizient eingesetzt werden sollte.

Vielleicht ist die HR-Software sogar dazu in der Lage, Engpässe in der Besetzung mit Personal zu erkennen und gibt somit automatisch eine Antwort darauf, welche Maßnahmen bei der Personalbeschaffung besonders forciert werden müssen.

Es kann also durchaus hilfreich sein, wenn alle Fäden am Ende an einer zentralen Stelle zusammenlaufen, um maximale Synergien zwischen den einzelnen Features zu erzeugen. Allerdings sind solche allumfassenden Lösungen auch in der Regel entsprechend hochpreisig, sodass nicht für jedes Unternehmen die Balance aus Kosten und Nutzen übereinstimmt. Im direkten Vergleich gibt es sehr unterschiedliche Lösungen für HR-Software am Markt. Je nach Budget und Anforderungen lohnt sich ein Vergleich der zu erwartenden eingesparten Arbeitsstunden.

Welche HR-Software brauche ich?

Wir haben geklärt, dass HR-Software prinzipiell in praktisch jedem Bereich des Personalmanagements eingesetzt werden kann. Nun richten wir den Fokus darauf, welche HR-Software tatsächlich für dein Unternehmen geeignet ist.

Um eine Antwort darauf zu finden, solltest du zunächst eine genaue Analyse der Situation in deiner Firma vornehmen. Die folgenden Fragen solltest du unbedingt dir und den anderen Mitarbeitern in der HR-Abteilung deines Unternehmens stellen, wenn du die Anforderungen an die HR-Software definierst:

  • Welche manuellen Aufgaben fallen immer wieder im HR-Bereich an?
  • Wie viel wöchentliche Arbeitszeit verbringen HR-Mitarbeiter mit wiederkehrenden Aufgaben?
  • Bei welchen (monotonen) HR-Aufgaben fühlen sich die Mitarbeiter unterfordert?
  • Welche HR-Aufgaben nehmen den meisten Teil der Arbeitszeit ein?

Gerade bei repetitiven Aufgaben kann HR-Software oftmals gut ihre Stärken ausspielen. Es gibt sogar manche Aufgaben, die eine gute HR-Software automatisch erledigen kann, sofern diese einem ähnlichen Muster folgen.

Allerdings solltest du auch bedenken, dass der Einsatz einer technischen Unterstützung durch HR-Software sich nicht in jedem Fall lohnt. Manche Unternehmen verbiegen ihre eigenen Prozesse, um diese an die Möglichkeiten der HR-Software anzupassen. Eine zentrale Frage lautet außerdem, ob es überhaupt eine geeignete HR-Software gibt, um derartige Aufgaben (oder zumindest Teile davon) zu vereinfachen.

Bist du bei einem oder verschiedenen Anbietern fündig geworden, solltest du daraufhin eine Evaluation der HR-Software(-Varianten) nach folgenden Kriterien vornehmen:

  • Preismodell
  • Bewahrung von bisherigen Prozessen
  • Erhaltung von bisherigen Daten
  • Anpassungsfähigkeit und Erweiterbarkeit

Diese nehmen wir im Folgenden noch genauer unter die Lupe.

Preismodelle von HR-Software

Ein erster wichtiger Aspekt ist natürlich das vorliegende Preismodell. Wenn eine HR-Software mehrere hundert bis tausend Euro im Monat kostet, aber unterm Strich nur wenige Stunden Arbeitszeit einspart, ist der Einsatz der Software aus ökonomischer Perspektive nicht gerechtfertigt

Verschiedene Anbieter von HR-Software rechnen komplett unterschiedlich ab. Oft gibt es gestaffelte Pricing-Optionen, die sich an der Größe des Unternehmens bzw. hauptsächlich an  der Anzahl der Benutzer orientieren.

Gerade dann, wenn nicht alle Aspekte einer HR-Software für dein Unternehmen relevant sind, sinkt das wahrgenommene Preis-Leistungs-Verhältnis. Ähnlich sieht es aus, wenn viele Nutzer Zugriff auf das HR-Tool haben müssen, dieses aber nur für kleinere Aufgaben genutzt wird.

Tipp: Es kann mit Sicherheit nicht schaden, beim jeweiligen Anbieter für HR- Software nach einer Individuallösung zu fragen. Vielleicht kannst du dafür sorgen, dass du auf unnötige Features verzichtest und dafür andere Vorteile erhältst. Häufig ist das einfach eine Frage des Verhandlungsgeschicks!

Bewahrung von bisherigen Prozessen mit HR-Software

Günstige Lösungen haben auch bei HR-Software immer den Nachteil, dass ein fertiges Produkt gekauft wird, das im Arbeitsalltag eventuell die eine oder andere Übergangslösung erfordern wird. Es gilt also, nicht „blind“ den neuen Optionen der Digitalisierung hinterherzulaufen, sondern die Implementierung einer neuen Personalmanagement Software gründlich zu überdenken.

Allerdings kann die Einführung einer HR-Software eben auch ein guter Anstoß dafür sein, um die Prozesse in deiner Abteilung neu zu gestalten. Es wäre schon ein großer Zufall, wenn sich ein fertiges Tool nahtlos in eure bisherigen Arbeitsabläufe einfügt. Zumindest kleinere Veränderungen werden nicht ausbleiben. Aber das ist ja vielleicht auch durchaus gewünscht!

Dennoch ist es ein großer Vorteil, wenn bestimmte effiziente Prozesse deines Unternehmens nicht durch die Einführung der neuen HR-Software torpediert werden.

Du musst zudem damit rechnen, dass es in deiner Firma auch einige Personen geben wird, die sich vehement gegen Veränderungen stemmen und somit die komplette Umstrukturierung der internen Prozesse zugunsten einer HR-Software ein kräftezehrendes Unterfangen wird.

Tipp: Es kann daher sinnvoll sein, die Implementierung der neuen HR-Software schrittweise vorzunehmen und beispielsweise nur einzelne Mitarbeiter mit der technischen Unterstützung auszustatten. So können die bisherigen und die neuen Arbeitsabläufe mit der HR-Software im direkten Vergleich miteinander eingeschätzt werden. Außerdem ermöglichst du Mitarbeitern, die Neuerungen eher skeptisch gegenüberstehen,, zunächst einmal nach dem alten System weiterzuarbeiten.

Erhaltung von bisherigen Datenbeständen

In vielen Unternehmen werden die meisten Daten, die das Personal betreffen, in unübersichtlichen Ordnerstrukturen oder Excel-Listen hinterlegt. Das erschwert nicht nur die Auffindbarkeit der Daten, sondern kann weitreichendere Konsequenzen haben. Nach der aktuellen Gesetzgebung hat jeder das Recht auf Auskunft über personenbezogenen Daten.

Diese aus verschiedenen Akten und Archiven zusammenzusuchen, kann zum Kraftakt werden.

Die Entscheidung für eine HR-Software kann den entscheidenden Impuls dafür liefern, um endlich Ordnung in das Wirrwarr an Daten, Tabellen, Dokumenten und Abrechnungen zu bringen. Ein klarer Pluspunkt für eine HR-Software ist die Möglichkeit bestehende Daten zu importieren.

Anpassungsfähigkeit und Erweiterbarkeit der HR-Software

„Think Big!“ ist eine Botschaft, die eng mit dem digitalen Zeitalter verknüpft ist. Daher solltest du bei der Wahl der geeigneten HR-Software schon zukünftige Entwicklungen einkalkulieren.

Die Anpassungsfähigkeit und Erweiterbarkeit der HR-Software können relevant sein, wenn du dir für die Zukunft weitere Funktionen wünschst, ohne auf eine neue HR-Software umsteigen zu müssen.

Eine wichtige Frage, die du dir (und vielleicht auch dem Anbieter der HR-Software) stellen solltest lautet: „Kann die HR-Software mit meinem Unternehmen mitwachsen?“. Ist die HR-Software z.B. auf eine Sprache festgelegt, eignet sie sich vielleicht nicht so gut für eine Firma, die gerne International expandieren möchte.

Aber: Bevor du an die Zukunft denkst, solltest du dich unbedingt auf die Gegenwart konzentrieren. Es hilft dir und deinem Unternehmen nicht weiter, wenn du nach der idealen HR-Software-Lösung für die nächsten 10 Jahre suchst, die aber deine aktuellen Probleme noch nicht zufriedenstellend bzw. kosteneffizient lösen kann. Wenn du aber einen HR-Software-Anbieter findest, der mit seinem Produkt beide Aspekte miteinander vereint, ist das natürlich umso besser!

Vorteile von HR-Software im Bereich Recruiting

Stellen wir uns in diesem Abschnitt einmal vor, du hättest im Rahmen der Bedarfsanalyse ermittelt, dass besonders im Bereich der Personalgewinnung Verbesserungsbedarf bezüglich der Prozesse besteht.

Das wäre auch gar nicht weiter verwunderlich, denn Recruiter klagen tatsächlich darüber, dass sie im Schnitt bis zu 8 Stunden bei manuellen Aufgaben verlieren, die einen repetitiven Charakter aufweisen.

Auch in unserem Beispielunternehmen fallen immer wieder manuelle Aufgaben an, die als zeitraubend wahrgenommen werden. Dazu zählen unter anderem:

  • Erfassung und Pflege der Daten von Bewerbern während des Bewerbungsprozesses
  • Vergleichen von Bewerbungen, Anschreiben und Lebensläufen
  • Verfassen von Antwortmails
  • Erstellung und Verbreitung von Stellenanzeigen
  • Gezielte Suche nach geeigneten Kandidaten

Unsere Recruiting-Software „Recruitee“ ist in diesem Beispiel eine geeignete Lösung, die perfekt auf die Erleichterung der angeführten Aufgaben zugeschnitten ist.

Wie auch immer Ihre Wahl ausfällt: achten Sie darauf, dass Ihre Recruitment Software mit anderen HR-Software-Paketen kompatibel ist. Wenn Ihr Unternehmen weiter wächst oder Sie zukünftig auf mehr Digitalisierung im Unternehmen setzen möchten, sollte Ihre HR-Software-Lösung dem nicht im Wege stehen. „Recruitee“ ist beispielsweise über den Webservice Zapier mit anderen HR-Software Lösungen kombinierbar. So gehen Ihre spezialisierten Softwarelösungen Hand in Hand.

Welche Funktionen hat die Recruiting-Software „Recruitee“?

„Recruitee“ ist eine reine Recruiting-Software, die mit einer Fülle von Funktionen überrascht. Mehrfach ausgezeichnet für Nutzerfreundlichkeit, Preis-Leistung Verhältnis, Kundensupport und Innovation verknüpft sie Arbeitsabläufe, die sich am tatsächlichen Work-Flow in Unternehmen orientieren.

Zunächst einmal ist es sinnvoll, sich einen Überblick zu den Funktionen von „Recruitee“ zu verschaffen. Welche Lösungen im Bereich HR bietet eine reine Recruiting-Software?

  • Bewerbermanagement automatisieren
  • Vereinfachung der Suche nach Mitarbeitern
  • Automatische Analysen, Berichte und Statistiken

Ein Großteil der oben erwähnten Aufgaben fällt in den Bereich „Bewerbermanagement automatisieren“. Mit der Software „Recruitee“ hast du alle relevanten Daten rund um deine Berater immer griffbereit zur Verfügung und kannst den Bewerbungsprozess dank zahlreicher Features schneller vorantreiben. Zudem gibt es noch etliche weitere Funktionen im Bereich Bewerbermanagement:

  • Kandidaten mit einer Punktzahl bewerten
  • Planung von Interviews und Überblick über den gesamten Bewerbungsprozess
  • Kommunikation über Videochat oder Mail mit den Kandidaten
  • Zahlreiche Automatisierungen (z.B. Benachrichtigungen), Synchronisationen (z.B. mit dem Kalender) und Vorlagen (z.B. für Mails an Bewerber)
  • Und vieles mehr!

Die Erstellung und Verbreitung von Stellenanzeigen sowie die gezielte Suche nach Kandidaten werden ebenfalls durch den Einsatz der „Recruitee“-Software deutlich optimiert.

Softwarelösung für HR-Themen wie Stellenanzeigen und Social Recruiting

Die Gewinnung von neuen Mitarbeitern ist der Startpunkt jedes HR-Prozesses. Stellenanzeigen können mit „Recruitee“ einfach verbreitet werden. Du kannst deine Job-Ausschreibungen auf verschiedenen Websites veröffentlichen und auch in den sozialen Netzwerken teilen. Darüber hinaus hast du mit „Recruitee“ Zugang zu diversen Premium-Portalen, bei denen du deine Anzeigen kostenpflichtig bewerben kannst. Automatisch und kostenlos wird deine Suche nach neuen Mitarbeitern zudem bei Google und LinkedIn platziert.

Darüber hinaus unterstützt dich „Recruitee“ dabei, in verschiedenen Quellen nach geeigneten Kandidaten zu suchen, und auch die Sozialen Netzwerke effizient und einfach in dein Bewerbermanagement einzufügen. Man sagt, dass Recruiter bis zu 20 Stunden in der Woche damit verbringen, nach geeigneten Kandidaten zu suchen. Durch die Nutzung von entsprechender HR-Software oder einer spezialisierten Softwarelösung wie „Recruitee“ können Recruiter ihre Arbeitszeit erheblich effizienter nutzen. Daraus ergeben sich zwei Optionen:

  1. Der Recruiter muss weniger Arbeitszeit aufbringen, um eine bestimmte Menge an potentiellen Kandidaten ausfindig zu machen
  2. Der Recruiter setzt die gleiche Arbeitszeit wie zuvor ein, findet in dieser Zeit aber erheblich mehr herausragende Kandidaten für eine bestimmte Stelle

Was tut eine HR-Software für das Employer Branding?

Auch bei einem gezielten Employer Branding kann dich eine gute HR-Software unterstützen. Eine gut gestaltete Karriereseite mit einfachem Online-Bewerbungsprozess als Anlaufstelle für potentielle Bewerber ist heutzutage für jedes Unternehmen eigentlich Pflicht. Aus Zeitgründen bzw. aufgrund der wahrgenommenen Komplexität wird dieser wichtige Baustein des Employer Brandings allerdings noch häufig vernachlässigt.

Hier kommt wieder die HR-Software ins Spiel! Mit der spezialisierten Recruiting-Software „Recruitee“ ist eine optisch ansprechende und effektive Karriereseite auch ohne Programmierkenntnisse schnell erstellt.

Deine Bewerbermanagement unter der Lupe

Die genaue Auswertung der Performance von Stellenanzeigen oder die Erfassung des Zeitraums von der Stellenausschreibung bis zur Besetzung der Stelle – beides ebenfalls Features von „Recruitee“ – wurden im beispielhaft betrachteten Unternehmen vielleicht bisher noch gar nicht vorgenommen.

Wäre es nicht interessant zu wissen, welche Kanäle besonders gut funktionieren, um deine Stellenanzeigen zu verbreiten? Derartige Informationen manuell zu erheben ist aufwendig und würde jedes Budget sprengen. Mit einer passenden HR-Software oder spezialisierten Recruiting-Software werden derartige Aufgaben allerdings praktisch nebenbei erledigt.

Die Softwarelösung „Recruitee“ bietet zusätzliche Vorteile:

  • Datensicherheit und Datenschutzkonformität
  • Unbegrenzte Anzahl an Zugängen
  • Verwaltung mehrerer Unternehmen möglich
  • Mehrsprachigkeit für internationale Projekte

Und für alle, die sich noch nicht von ihren geliebten Excel-Listen trennen möchten, bietet „Recruitee“ die Möglichkeit, bestimmte Daten als CSV-Export herunterzuladen. Dieser kann einfach ins Excel-Format übertragen werden!

Allumfassende HR-Software oder spezialisierte Softwarelösung?

Abschließend lässt sich festhalten, dass die Investition in HR-Software in vielen Fällen sehr empfehlenswert ist. In jeder HR-Abteilung lassen sich diverse, zeitraubende Aktivitäten identifizieren, die mit HR-Software-Unterstützung deutlich schneller erledigt werden können. Darüber hinaus kann eine HR-Software Leistungen erbringen, die bisher in den meisten Unternehmen aus Kostengründen vernachlässigt wurden.

Dennoch solltest du immer genau im Blick behalten, ob die von dir ins Visier genommenen Anwendungen und Tools auch wirklich zielgerichtet in deinem Unternehmen eingesetzt werden können. Insbesondere allumfassende „Generallösungen“ sind oft sehr teuer, bieten eine Vielzahl an nicht benötigten Features und könnten große Prozessanpassungen notwendig machen.

Für einen schlanken Start bietet es sich daher an, mit der Nutzung spezialisierter Software für bestimmte Abteilungen und Aufgabenfelder zu beginnen. Siehst du in der Recruiting-Abteilung deines Unternehmens Verbesserungsbedarf, könnte deine Wahl z.B. auf unsere Softwarelösung „Recruitee“ fallen.

Stellen sich erste Erfolge ein, wird es vermutlich automatisch einfacher werden, die Digitalisierung auch in anderen Abteilungen und Unternehmensbereichen schrittweise voranzutreiben.

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