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Interne Kommunikation: Ein Leitfaden für Unternehmen

Eine solide interne Kommunikation ist unerlässlich für Ihren Unternehmenserfolg. Wie effektiv Informationen ausgetauscht werden, beeinflusst nicht nur Leistungen und Ergebnisse, sondern auch die Motivation der Mitarbeiter*innen. Damit Kommunikation aber als wichtiger Erfolgsfaktor wahrgenommen und gewertschätzt wird, muss sie in der Organisation – und ganz besonders im Management – zur Priorität erklärt werden. 

Wer intern regelmäßig kommuniziert erkennt außerdem schnell, dass sich unsere Kommunikationsgewohnheiten mit dem Einzug von digitalen Kanälen wie Smartphones und Apps gewandelt haben. Um zu funktionieren, muss sich die unternehmensinterne Kommunikation stetig an die neuen Formen von Austausch und Kollaboration anpassen.

Damit Sie ganz auf dem neuesten Stand sind, möchten wir Ihnen in diesem Artikel einen Überblick über die innerbetriebliche Kommunikation von heute verschaffen. Sie erfahren, warum das Thema so wichtig ist, welche modernen Instrumente jetzt eingesetzt werden, welche Fehler nach wie vor passieren und wie sich diese vermeiden lassen. 

Interne Kommunikation: Definition 

Damit ist die verbale und nonverbale Kommunikation in der Belegschaft und Führungsebene von Unternehmen gemeint. Grundsätzlich funktioniert die unternehmensinterne Kommunikation wie im privaten Bereich auch. Allerdings gibt es in Organisationen Rahmenbedingungen, die die Form, den Inhalt und den Ablauf der Kommunikation beeinflussen.  

In einer Firma lässt sich zwischen zwei verschiedenen Arten der internen Kommunikation unterscheiden: die formelle und die informelle Kommunikation.

Formelle Kommunikation

Diese wird über offizielle Kommunikationsinstrumente und -kanäle gepflegt und ist personenunabhängig organisiert. In größeren Unternehmen gibt es dafür meist eine eigene Abteilung. 

Ein Beispiel dafür ist die CEO- und Führungskommunikation. Dabei werden wichtige Informationen von der Führungsebene an die Belegschaft weitergegeben. Auch die HR-Kommunikation zählt dazu. Die Personalabteilung informiert die Mitarbeiter*innen über Ein- und Austritte und andere personalrelevante Neuigkeiten. 

Informelle Kommunikation 

Damit sind alltägliche Gespräche zwischen Angestellten gemeint. Die informelle Kommunikation wird auch oft als Flurfunk bezeichnet, über den Gerüchte weitergegeben werden. Der informelle Austausch ist enorm wichtig und fördert eine gesunde Unternehmenskultur. 

Warum ist die interne Kommunikation so wichtig?

Stellen Sie sich die innerbetriebliche Kommunikation als ein Band vor, das das gesamte Unternehmen als Gemeinschaft zusammenhält. Dabei hat sie drei wichtige Aufgaben: 

1. Informations- und Wissenstransfer 

Die wichtigste Aufgabe der internen Kommunikation ist, Informationen weiterzugeben, die für die Mitarbeiter*innen relevant sind. Neben dem einfachen Informationsaustausch muss auch regelmäßig ein Wissenstransfer stattfinden. Durch Fluktuation besteht die Gefahr, dass Angestellte aus dem Unternehmen ausscheiden, ohne wichtiges Wissen vorher an Kolleg*innen sowie Führungskräfte weiterzugeben. 

2. Dialog und Feedback

Mitarbeiter*innen sollten nicht nur passiv Informationen erhalten, sondern auch auf diese reagieren können. In Dialogen mit dem Managementteam können sie sich Gehör verschaffen, Fragen stellen und ein tieferes Verständnis für Entscheidungen erlangen. Die Belegschaft sollte außerdem die Gelegenheit haben, mittels Feedback von unten nach oben zu kommunizieren. 

3. Motivation und Bindung

Es gibt kaum einen wichtigeren Faktor für die erfolgreiche und vor allem produktive Zusammenarbeit im Unternehmen als Kommunikation. Läuft diese effektiv und transparent ab, sind Mitarbeiter*innen motivierter und lassen sich zu höheren Leistungen anspornen. Das stärkt wiederum die Mitarbeiter*innen-Bindung und senkt die Fluktuation. 

Welche Instrumente zur internen Kommunikation gibt es?

Die rasante Digitalisierung hat auch die Kommunikation in Unternehmen verändert. Während bis vor rund fünfzehn Jahren die Belegschaft noch über Rundschreiben, Mitarbeiterzeitschriften, das Schwarze Brett und Versammlungen auf dem Laufenden gehalten wurde, sind jetzt vorwiegend digitale Kommunikationswege im Unternehmen in Verwendung. 

Generell bietet es sich an in der internen Kommunikation zwei Arten von Instrumenten zu kombinieren: die Push- und Pull-Instrumente.

Push-Instrumente

Dies sind Medien, die Informationen aktiv an Empfänger herantragen, z. B. per E-Mail. Dafür werden heute vorwiegend diese Instrumente genutzt:

1. Interne Newsletter

Der Newsletter ist die digitale Form des alteingesessenen Rundschreibens. In Form einer E-Mail kann ein Newsletter unternehmensweit, aber auch innerhalb von Abteilungen regelmäßig über die neuesten Entwicklungen informieren. 

2. Chat- und Instant Messaging-Tools

Diese Tools werden für die informelle Kommunikation immer beliebter und dienen dazu, Kurznachrichten mit Kolleg*innen und der Führungskraft auszutauschen. Die Vorteile sind verkürzte Kommunikationswege und ein vermindertes E-Mail-Aufkommen. Besonders für Teammitglieder, die nicht an einem Standort oder von zu Hause aus arbeiten, ist der Chat kaum noch aus dem Alltag wegzudenken. Die am häufigsten genutzten Tools sind Slack und Skype.

Chats werden auch innerhalb von Software genutzt, um untereinander schnell zu kommunizieren. Beispielsweise können in  Recruitee ganze Teams bei der Personalauswahl kollaborieren. 

3. Video-Konferenzen und Webinare

Sollen viele Angestellte auf einmal erreicht werden und ist eine persönliche Präsentation der Informationen nötig, dann ist eine Video-Konferenz oder ein Webinar das richtige Kommunikationsinstrument. Mit Diensten wie Zoom kann eine Führungskraft Inhalte problemlos präsentieren. Da Mimik und Gestik über das Video sichtbar sind, werden Missverständnisse vorgebeugt. Auch der Austausch zwischen den Teilnehmer*innen über den Gruppenchat ist möglich. 

4. Mitarbeiter*innen-Apps

Smartphone-Apps sind inzwischen fester Bestandteil unseres Lebens und Unternehmen entdecken jetzt das Potenzial in der internen Unternehmenskommunikation. Der Vorteil ist, dass sich damit auch Beschäftigte ohne festen PC-Arbeitsplatz, beispielsweise Fließbandarbeiter oder LKW-Fahrer, erreichen lassen. Wichtige Mitteilungen können einfach per Push-Nachricht kundgetan werden. Bisher lohnt sich die nicht unerhebliche Investition aber erst für größere Unternehmen. 

Pull-Instrumente

Diese stellen Informationen auf einer Plattform zur Verfügung, welche dann von den Mitarbeiter*innen abgerufen werden können. Dafür sind heute vorwiegend diese Instrumente im Einsatz:

1. Intranet oder Wiki

Eine firmeninterne Webseite, auf der Angestellte alle wichtigen Informationen leicht finden können. Das ist für viele Unternehmen das Intranet oder das interne Wiki. Hier lassen sich wichtige Neuigkeiten veröffentlichen und zeitlose Informationen sicher aufbewahren. Besonders Neuzugänge wissen diese verlässliche Informationsquelle zu schätzen. 

2. Social Media

Ein internes soziales Netzwerk können Unternehmen jetzt mit einem Dienst wie Yammer (von Microsoft) aufbauen. Damit lernen sich auch Mitarbeiter*innen, die in unterschiedlichen Standorten oder im Homeoffice arbeiten, besser kennen und können intern Kontakte knüpfen. 

3. Blog

Ein Blog kann praktischerweise für die interne und externe Kommunikation genutzt werden. Hier können beispielsweise Experten über ihre Themengebiete schreiben und damit die interne Weiterbildung vorantreiben. Auch können Lehrlinge und Werkstudenten von ihren Fortschritten berichten und helfen damit gleichzeitig neue Bewerber*innen anzuziehen.

4. Chatbots

In der externen Kommunikation beantworten Chatbots schon zuverlässig Anfragen von Kund*innen oder potenziellen Bewerber*innen. Jetzt schwappt das Tool auch zur internen Unternehmenskommunikation über. Damit lassen sich beispielsweise Standardfragen von Neuankömmlingen im Rahmen des Onboarding automatisiert beantworten. Oder der digitale Helfer zaubert in Sekundenschnelle den*die richtige*n Ansprechpartner*in in der Firma mitsamt Kontaktinformationen hervor. Die Einsatzmöglichkeiten sind vielfältig. 

Welche Fehler machen Unternehmen in der internen Kommunikation?

Wo kommuniziert wird, passieren unvermeidlich Fehler. Die vier häufigsten haben wir hier festgehalten, damit Sie sie in Ihrer Firma vermeiden können. 

1. Einseitige Kommunikation 

Kommuniziert die Geschäftsführung ausschließlich top-down, haben die Mitarbeiter*innen keine Chance, ihre Ideen und Wünsche einzubringen. Sie finden kein Gehör. Dabei ist Mitarbeiter*innen-Feedback enorm wichtig, um frühzeitig zu erkennen, wo Probleme auftreten. 

2. Verspätete, widersprüchliche oder unvollständige Aussagen

Wird die Belegschaft nicht rechtzeitig über grundlegende Veränderungen und Ereignisse im Unternehmen informiert, verlieren die Mitarbeiter*innen das Vertrauen in ihre Vorgesetzten. Unvollständige und widersprüchliche Aussagen sorgen dafür, dass Gerüchte entstehen. Das drückt auf die Stimmung in der Firma und verunsichert die Angestellten. 

3. Überforderung durch Informationsflut 

Bekommen die Mitarbeiter*innen auf zu vielen Kanälen ständig Informationen zugespielt, kann das überfordern. Sie werden dadurch von der Arbeit abgelenkt und übersehen mitunter wirklich wichtige Neuigkeiten.  

4. Mangelnde Wertschätzung

Interne Kommunikation muss auf Augenhöhe geschehen. Erwarten Vorgesetzte, dass ihre Teams ihnen Vertrauen und Respekt entgegenbringen, dann muss das auch umgekehrt der Fall sein. Nur durch gegenseitige Wertschätzung bleiben Angestellte motiviert und bringen sich langfristig für den Erfolg der Firma ein.

Mit welchen Maßnahmen lässt sich die interne Kommunikation verbessern?

Oft reichen schon kleine Veränderungen, um die Kommunikation zu verbessern. Hier haben wir die Best Practices der internen Kommunikation zusammengestellt.

  • Beschränken Sie sich auf zwei bis drei zentrale Instrumente zur Kommunikation. Das vereinfacht Ihren Angestellten die Suche nach relevanten Information.
  • Kommunizieren Sie die gleiche Art von Informationen über die gleichen Kanäle. Das schafft Konsistenz. 
  • Planen Sie, wie Sie Mitarbeiter*innen, die an anderen Standorten oder im Homeoffice arbeiten, in die Kommunikation mit einbinden. 
  • Die Führungsebene und die Vorgesetzten sollten die Nutzung der Kommunikationskanäle vorleben und so alle Angestellten dazu motivieren, diese auch zu nutzen.
  • Organisiere Sie eine kurze Einführung in die Kommunikationsinstrumente für Ihre Mitarbeiter*innen. Das beugt Berührungsängsten vor.
  • Lassen Sie Angestellte an der Generierung der Inhalte teilhaben. Das bringt die Belegschaft näher und stärkt die Identifikation mit dem Unternehmen. 
  • Lockern Sie Texte und Präsentationen mit Emojis und GIFs auf. Das bringt Mitarbeiter*innen zum schmunzeln. 
  • Schaffen Sie Inhalte, die sich leicht und schnell konsumieren lassen. „Snackable Content” wird eher gelesen als lange Texte. 
  • Holen Sie sich regelmäßig Feedback von Ihrer Belegschaft zu den Kommunikationskanälen ein. Was könnte verbessert werden? 

Fazit

Eine effiziente, transparente Kommunikation innerhalb des Unternehmens legt den Grundstein für dessen Erfolg. Daher lohnt es sich in diesen Bereich zu investieren. Womöglich bietet sich für bestimmte Angestellte auch eine Fortbildung zur internen Kommunikation an, um das Thema erfolgreich aufstellen zu können. 

Bei allem digitalen Austausch darf natürlich nicht die persönliche Kommunikation zu kurz kommen. Ein Gespräch von Angesicht zu Angesicht oder am Telefon wird zur willkommenen Abwechslung und strahlt umso mehr Wertschätzung aus. Auch wenn die digitale Kommunikation immer persönlicher wird, kann kein digitales Tool denselben Grad an Qualität, Aufmerksamkeit und Wertschätzung eines persönlichen Gesprächs ersetzen.

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