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Interne und externe Personalbeschaffung: Was ist wann am besten?

Sobald eine Stelle in Ihrem Unternehmen frei wird, stehen Sie vor der Frage: Sollen wir extern nach Kandidat*innen suchen oder die Position intern besetzen? Beide Möglichkeiten, die interne und externe Personalbeschaffung, haben ihre Vor- und Nachteile.

Als Recruiter*in möchten Sie natürlich immer den*die richtige*n Kandidat*in finden und dabei die Kosten und den Zeitaufwand möglichst gering halten. In diesem Artikel nehmen wir beide Instrumente – die interne und externe Personalbeschaffung – genau unter die Lupe und beleuchten, welche Methode für welche Situation am besten geeignet ist.

Interne Personalbeschaffung

Die interne Personalbeschaffung beginnt meist damit, eine Stellenausschreibung innerhalb des Unternehmens zu veröffentlichen. Dazu bieten sich verschiedene Kommunikationskanäle an. Kleine Unternehmen können die Stellenanzeige einfach ans schwarze Brett heften, im Teammeeting erwähnen, oder eine kurze Rundmail schreiben. Größere Unternehmen machen freie Positionen in der Regel im Intranet oder per Firmennewsletter bekannt.

Vorteile der internen Personalbeschaffung

Es ist oft günstiger, schneller und effizienter, offene Positionen mit internen Mitarbeiter*innen zu besetzen. Das sind die konkreten Vorteile im Überblick:

  • Zeitersparnis bei der Einstellung und Einarbeitung. Da Sie interne Kandidat*innen oft schnell identifizieren können, fallen viele Schritte des Personalauswahlverfahrens einfach weg und Sie sparen so wertvolle Zeit. Des Weiteren ist der*die interne Bewerber*in schon mit den Prozessen und der Kultur des Unternehmens vertraut. Die Einarbeitungsphase in den neuen Job kann sich dadurch deutlich verkürzen.
  • Geringere Recruitingkosten. Durch den anhaltenden Fachkräftemangel wird prognostiziert, dass die Recruitingkosten in der Zukunft sogar noch weiter steigen werden. Wenn Sie allerdings ein internes Ass im Ärmel haben, können Sie es sich sparen, Stellenanzeigen auf Jobbörsen zu schalten oder auf teure Headhunter zurückzugreifen. Eine*n interne*n Kandidat*in finden Sie quasi kostenlos.
  • Geringeres Risiko. Bei einem*einer internen Bewerber*in ist das Risiko einer Fehleinstellung minimal. Zum einen kennt die Person das Unternehmen bereits und weiß, was auf sie zukommt. Zum anderen sind auch die Fähigkeiten und die Arbeitsmoral kein Geheimnis mehr und Sie können so viel einfacher voraussagen, ob derjenige*diejenige in der neuen Position erfolgreich sein wird.
  • Stärkung der Mitarbeiter*innen-Bindung und der Employer Brand. Wer interne Aufstiegschancen schafft, der*die positioniert sich als attraktive*r Arbeitgeber*in. Die Mitarbeiter*innen bekommen das Gefühl, dass sie gefördert werden und eine Zukunft im Unternehmen haben. Sie können ihr Potenzial voll entfalten und sind so motivierter. Wenn Sie dies nach außen kommunizieren, kommt das Ihrem Employer Branding zugute und zieht so immer mehr Talente an.

Nachteile der internen Personalbeschaffung

Leider hat die interne Personalbeschaffung auch ein paar offensichtliche Nachteile, die Sie nicht unter den Teppich kehren sollten. Das sind die konkreten Nachteile im Überblick:

  • Quantitatives Problem bleibt bestehen. Die interne Umbesetzung eines*einer Angestellten löst leider nicht das quantitative Personalproblem. Wird die offene Stelle intern besetzt, fehlt jemand daraufhin in einer anderen Abteilung. Falls das Unternehmen nicht sowieso Personal abbauen möchten, muss die nun freigewordene Stelle auch wieder besetzt werden. Irgendwann muss dann doch auf externe Kandidat*innen zurückgegriffen werden.
  • Gefahr der Betriebsblindheit. Bei einer internen Besetzung kommt leider kein frischer Wind ins Unternehmen. Wenn bestehende Ansichten und Arbeitsweisen weiter gefördert werden, kann sich Betriebsblindheit breit machen und auf Dauer das Leistungsniveau der Firma sinken. Diesem könnten Sie möglicherweise mit Fortbildungsmaßnahmen entgegenwirken.
  • Eventuelle Rivalität, Neid und fehlende Akzeptanz. Wird intern befördert, kann dies mitunter zu ungewollten Spannungen und Konkurrenzdenken unter der Belegschaft führen. Besonders wenn eine neue Führungskraft aus den eigenen Reihen kommt, besteht die Gefahr, das derjenige*diejenige weniger akzeptiert wird und sich erst beweisen muss. Ein gezieltes Training für neue Führungskräfte könnte hier Abhilfe schaffen und demjenigen*derjenigen helfen, sich in der neuen Position einzufinden.
  • Bestmögliche Besetzung. Wenn keine externen Bewerber*innen in Betracht gezogen werden, dann ist die Auswahl für die neue Stelle oft gering. Es stellt sich die Frage, ob bei den internen Kandidat*innen wirklich die oder der beste dabei ist. Eventuell würden Sie auf dem freien Arbeitsmarkt eine*n besser qualifizierte*n Kandidat*in finden.

Wann Sie interne Personalbeschaffung am besten nutzen können

Dieses Instrument der Personalbeschaffung kann zwar kurzfristig zum Einsatz kommen, sollte aber auch eine langfristige Strategie verfolgen. Zum einen lässt sich mit internen Kandidat*innen oft ein akuter Bedarf decken. Zum anderen können Sie langfristig Ihre Belegschaft fördern und für bestimmte Stellen qualifizieren.

Besonders für kritische Führungspositionen sollte eine detaillierte Nachfolgeplanung erstellt werden, die definiert, wer intern nachrücken kann, wenn eine Führungskraft aus dem Unternehmen ausscheidet.

Externe Personalbeschaffung

Wenn es an geeigneten internen Kandidat*innen mangelt, dann bleibt Ihnen nichts anderes übrig, als sich auf dem freien Arbeitsmarkt umzuschauen. Dafür stehen Ihnen verschiedene Methoden der Personalbeschaffung zur Verfügung, die sich in aktive und passive unterteilen. Wir zeigen Ihnen erst einmal was der Unterschied ist.

Aktive vs. passive externe Personalbeschaffung

Die aktive Personalbeschaffung bewirbt konkrete offene Stellen über verschiedene Medien mit dem Ziel, geeignete Kandidat*innen anzuziehen. Meistens beginnen Sie mit der externen Veröffentlichung der Stellenanzeige. Hier eine Übersicht der beliebtesten Methoden:

Die passive Personalbeschaffung kann parallel zur aktiven betrieben werden. Hierbei sammeln Sie Initiativbewerbungen und bauen einen Talent Pool auf, auf den Sie bei Bedarf zurückgreifen können. Auch Ihre Initiativen zur Stärkung des Employer Brandings fallen unter die passive Personalbeschaffung.

Vorteile der externen Personalbeschaffung

Durch die externe Personalbeschaffung stocken Sie Ihre Arbeitsressourcen auf, anstatt sie nur intern umzuverteilen. Hier sind die Vorteile im Überblick:

  • Große Auswahl an Kandidat*innen. Auf dem freien Arbeitsmarkt finden Sie natürlich die größte Auswahl an potenziellen neuen Mitarbeiter*innen. Mit einer perfekten Stellenanzeige werden diese auch auf Ihr Unternehmen aufmerksam.
  • Frische Impulse für das Unternehmen. Externe Kandidat*innen können festgefahrene Strukturen auflockern und bringen neues Know-how ins Unternehmen. Dies kann mitunter sehr wichtig sein, um konkurrenzfähig zu bleiben und die Firma weiterzuentwickeln. Der Betriebsblindheit wird so entgegengewirkt.
  • Keine oder geringere Fortbildungskosten. Wenn Sie die Kandidat*innen gezielt nach einem Anforderungsprofil aussuchen, dann können Sie sich sicher sein, das sie alle nötigen Qualifikationen und Fähigkeiten mitbringen. Damit sparen Sie sich erstmal interne Weiterbildungen.

Nachteile der externen Personalbeschaffung

Auch die externe Personalbeschaffung ist zwangsläufig mit einigen Nachteile verbunden, welchen Sie aber mit strategischen Maßnahmen entgegenwirken können. Dies sind die Nachteile im Überblick:

  • Höheres Risiko. Die Einstellung eines*einer externen Kandidat*in ist immer mit einem gewissen Risiko verbunden. Passt derjenige*diejenige auch wirklich in die Unternehmenskultur und ins Team? Ist die Person für die ausgeschriebene Stelle geeignet? Mit Bewerber*innen-Auswahlverfahren, wie der Eignungsdiagnostik, können Sie diese Fragen schon frühzeitig klären und so das Risiko einer Fehlbesetzung verringern.
  • Höhere Kosten. Die aktive Suche nach geeigneten Kandidat*innen auf Jobportalen oder durch Personalagenturen kann mit erheblichen Kosten und Aufwand verbunden sein. Wenn ein akuter Bedarf besteht, müssen Sie oft tief in die Tasche greifen, um schnellstmöglich geeignete Talente zu finden. Es lassen sich aber auch Kosten einsparen, zum Beispiel, durch Jobbörsen, die kostenlose Stellenanzeigen zulassen.
  • Höherer Zeitaufwand. Neben höheren Kosten ist auch mit mehr Zeitaufwand zu rechnen. Die Suche nach geeigneten Kandidat*innen und die darauffolgenden Bewerber*innen-Auswahlverfahren können sich über mehrere Wochen, wenn nicht sogar Monate, hinziehen. Dann muss der*die neue Mitarbeiter*in auch noch richtig eingearbeitet werden. Es kann also etwas dauern bis er*sie voll einsatzfähig ist. Mit einem gut durchdachten Onboarding-Prozess kann sich der*die Neue am schnellsten integrieren.

Wann Sie externe Personalbeschaffung am besten nutzen können

Die externe Personalbeschaffung wird immer noch am häufigsten von Unternehmen genutzt. Besonders bei kleinen und mittleren Unternehmen geht es meist gar nicht anders, da die interne Auswahl extrem begrenzt ist.

Auch wenn sich Ihr Unternehmen vergrößern will und neue Abteilungen aufgebaut werden sollen, kommen Sie nicht um externe Einstellungen herum. Mit diesen Kandidat*innen “kaufen” Sie auch neues Know-how und Wissen ein, das eventuell noch nicht in der Firma vorhanden ist, aber dringend gebraucht wird

Die interne und externe Personalbeschaffung im Überblick

Interne und externe Personalbeschaffung – beides hat seine Vorteile. Ob Sie lieber interne oder externe Personalbeschaffung nutzen, wird auf die konkrete Situation und die ausgeschriebene Stelle ankommen. Interne Kandidat*innen können kurzfristig verfügbar sein und einen akuten Bedarf decken oder auch langfristig auf eine Stelle hin entwickelt werden.

Externe Kandidat*innen bringen wiederum frischen Wind ins Unternehmen und können die Firma vergrößern.

So kann ein ATS der internen und externen Personalbeschaffung helfen

Es gibt allerdings etwas, was Ihnen bei der internen und externen Personalbeschaffung auf jeden Fall helfen wird: eine Recruiting Software, wie Recruitee. Damit wird Ihnen der Einstellungsprozess deutlich erleichtert. Sie können Ihre Arbeitgeber*innen-Marke aktiv aufbauen, geeignete Kandidat*innen automatisch finden, offene Stellen über die relevantesten Kanäle bewerben, und sich ein Netzwerk von Talenten aufbauen.

Ihr Bewerber*innen-Management und die Kommunikation mit Kandidat*innen kann mit der Software weitgehend automatisiert werden. Das spart viel Zeit. Mit der eingebauten Datenanalyse können Sie sogar jede Phase Ihres Recruiting- Prozesses weiter optimieren und den Erfolg vorhersagen.

Jede Methode der externen und internen Personalbeschaffung wird so optimal unterstützt.

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