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Interne und externe Personalbeschaffung: Was ist wann am besten?

Sobald eine Stelle in deinem Unternehmen frei wird, stehst du vor der Frage: Sollen wir extern nach Kandidatinnen und Kandidaten suchen oder die Position intern besetzen? Beide Möglichkeiten, die interne und externe Personalbeschaffung, haben ihre Vor- und Nachteile.

Als Recruiter möchtest du natürlich immer die richtige Kandidatin oder den richtigen Kandidaten finden und dabei die Kosten und den Zeitaufwand möglichst gering halten. In diesem Artikel nehmen wir beide Instrumente – die interne und externe Personalbeschaffung –  genau unter die Lupe und beleuchten, welche Methode für welche Situation am besten geeignet ist.

Interne Personalbeschaffung

Die interne Personalbeschaffung beginnt meist damit, eine Stellenausschreibung innerhalb des Unternehmens zu veröffentlichen. Dazu bieten sich verschiedene Kommunikationskanäle an. Kleine Unternehmen können die Stellenanzeige einfach ans schwarze Brett heften, im Teammeeting erwähnen, oder eine kurze Rundmail schreiben. Größere Unternehmen machen freie Positionen in der Regel im Intranet oder per Firmennewsletter bekannt.

Vorteile der internen Personalbeschaffung

Es ist oft günstiger, schneller, und effizienter offene Positionen mit internen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu besetzen. Das sind die konkreten Vorteile im Überblick:

  • Zeitersparnis bei der Einstellung und Einarbeitung. Da du interne Kandidatinnen und Kandidaten oft schnell identifizieren kannst, fallen viele Schritte des Personalauswahlverfahrens einfach weg und du sparst so wertvolle Zeit. Des Weiteren ist die interne Bewerberin oder der interne Bewerber schon mit den Prozessen und der Kultur des Unternehmens vertraut. Die Einarbeitungsphase in den neuen Job kann sich dadurch deutlich verkürzen.
  • Geringere Recruitingkosten. Durch den anhaltenden Fachkräftemangel wird prognostiziert, dass die Recruitingkosten in der Zukunft sogar noch weiter steigen werden. Wenn du allerdings ein internes Ass im Ärmel hast, kannst du es dir sparen, Stellenanzeigen auf Jobbörsen zu schalten oder auf teure Headhunter zurückzugreifen. Eine interne Kandidatin oder einen internen Kandidaten findest du quasi kostenlos.
  • Geringeres Risiko. Bei einer internen Bewerberin oder internen Bewerber ist das Risiko einer Fehleinstellung minimal. Zum einen kennt die Person das Unternehmen bereits und weiß was auf sie zukommt. Zum anderen sind auch die Fähigkeiten und die Arbeitsmoral kein Geheimnis mehr und du kannst so viel einfacher vorausgesagen, ob die- oder derjenige in der neuen Position erfolgreich sein wird.
  • Stärkung der Mitarbeiterbindung und der Arbeitgebermarke. Wer interne Aufstiegschancen schafft, der positioniert sich als attraktiver Arbeitgeber. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bekommen das Gefühl, dass sie gefördert werden und eine Zukunft im Unternehmen haben. Sie können ihr Potenzial voll entfalten und sind so motivierter. Wenn du dies nach außen kommunizierst, kommt das deinem Employer Branding zugute und zieht so immer mehr Talente an.

Nachteile der internen Personalbeschaffung

Leider hat die interne Personalbeschaffung auch ein paar offensichtliche Nachteile, die du nicht unter den Teppich kehren solltest. Das sind die konkreten Nachteile im Überblick:

  • Quantitatives Problem bleibt bestehen. Die interne Umbesetzung eines Angestellten löst leider nicht das quantitative Personalproblem. Wird die offene Stelle intern besetzt, fehlt jemand daraufhin in einer anderen Abteilung. Falls das Unternehmen nicht sowieso Personal abbauen möchten, muss die nun freigewordene Stelle auch wieder besetzt werden. Irgendwann muss dann doch auf externe Kandidatinnen und Kandidaten zurückgegriffen werden.
  • Gefahr der Betriebsblindheit. Bei einer internen Besetzung kommt leider kein frischer Wind ins Unternehmen. Wenn bestehende Ansichten und Arbeitsweisen weiter gefördert werden, kann sich Betriebsblindheit breit machen und auf Dauer das Leistungsniveau der Firma sinken. Diesem könntest du möglicherweise mit Fortbildungsmaßnahmen entgegenwirken.
  • Eventuelle Rivalität, Neid und fehlende Akzeptanz. Wird intern befördert, kann dies mitunter zu ungewollten Spannungen und Konkurrenzdenken unter der Belegschaft führen. Besonders wenn eine neue Führungskraft aus den eigenen Reihen kommt, besteht die Gefahr, das die- oder derjenige weniger akzeptiert wird und sich erst beweisen muss. Ein gezieltes Training für neue Führungskräfte könnte hier Abhilfe schaffen und der- oder demjenigen helfen, sich in der neuen Position einzufinden.
  • Bestmögliche Besetzung. Wenn keine externen Bewerberinnen und Bewerber in Betracht gezogen werden, dann ist die Auswahl für die neue Stelle oft gering. Es stellt sich die Frage, ob bei den internen Kandidatinnen und Kandidaten wirklich die oder der beste dabei ist. Eventuell würdest du auf dem freien Arbeitsmarkt eine besser qualifizierte Kandidatin oder besser qualifizierten Kandidaten finden.

Wann du interne Personalbeschaffung am besten nutzen kannst

Dieses Instrument der Personalbeschaffung kann zwar kurzfristig zum Einsatz kommen, sollte aber auch eine langfristige Strategie verfolgen. Zum einen lässt sich mit internen Kandidatinnen und Kandidaten oft ein akuter Bedarf decken. Zum anderen kannst du langfristig deine Belegschaft fördern und für bestimmte Stellen qualifizieren.

Besonders für kritische Führungspositionen sollte eine detaillierte Nachfolgeplanung erstellt werden, die definiert, wer intern nachrücken kann, wenn eine Führungskraft aus dem Unternehmen ausscheidet.

Externe Personalbeschaffung

Wenn es an geeigneten internen Kandidatinnen und Kandidaten mangelt, dann bleibt dir nichts anderes übrig, als dich auf dem freien Arbeitsmarkt umzuschauen. Dafür stehen dir verschiedene Methoden der Personalbeschaffung zur Verfügung, die sich in aktive und passive unterteilen. Wir zeigen dir erst einmal was der Unterschied ist.

Aktive vs. passive externe Personalbeschaffung

Die aktive Personalbeschaffung bewirbt konkrete offene Stellen über verschiedene Medien mit dem Ziel, geeignete Kandidatinnen und Kandidaten anzuziehen. Meistens beginnst du mit der externen Veröffentlichung der Stellenanzeige. Hier eine Übersicht der beliebtesten Methoden:

Die passive Personalbeschaffung kann parallel zur aktiven betrieben werden. Hierbei sammelst du Initiativbewerbungen und baust einen Talent Pool auf, auf den du bei Bedarf zurückgreifen kannst. Auch deine Initiativen zur Stärkung des Employer Brandings fallen unter die passive Personalbeschaffung.

Vorteile der externen Personalbeschaffung

Durch die externe Personalbeschaffung stockst du deine Arbeitsressourcen auf, anstatt sie nur intern umzuverteilen. Hier sind die Vorteile im Überblick:

  • Große Auswahl an Kandidatinnen und Kandidaten. Auf dem freien Arbeitsmarkt findest du natürlich die größte Auswahl an potenziellen neuen Mitarbeiter/innen. Mit einer perfekten Stellenanzeige werden diese auch auf dein Unternehmen aufmerksam.
  • Frische Impulse für das Unternehmen. Externe Kandidatinnen und Kandidaten können festgefahrene Strukturen auflockern und bringen neues Know-how ins Unternehmen. Dies kann mitunter sehr wichtig sein, um konkurrenzfähig zu bleiben und die Firma weiterzuentwickeln. Der Betriebsblindheit wird so entgegengewirkt.
  • Keine oder geringere Fortbildungskosten. Wenn du die Kandidatinnen und Kandidaten gezielt nach einem Anforderungsprofil aussuchst, dann kannst du dir sicher sein, das sie alle nötigen Qualifikationen und Fähigkeiten mitbringen. Damit sparst du dir erstmal interne Weiterbildungen.

Nachteile der externen Personalbeschaffung

Auch die externe Personalbeschaffung ist zwangsläufig mit einigen Nachteile verbunden, welchen du aber mit strategischen Maßnahmen entgegenwirken kannst. Dies sind die Nachteile im Überblick:

  • Höheres Risiko. Die Einstellung einer externen Kandidatin oder eines externen Kandidaten ist immer mit einem gewissen Risiko verbunden. Passt die- oder derjenige auch wirklich in die Unternehmenskultur und ins Team? Ist die Person für die ausgeschriebene Stelle geeignet? Mit Bewerberauswahlverfahren, wie der Eignungsdiagnostik, kannst du diese Fragen schon frühzeitig klären und so das Risiko einer Fehlbesetzung verringern.
  • Höhere Kosten. Die aktive Suche nach geeigneten Kandidatinnen und und Kandidaten auf Jobportalen oder durch Personalagenturen kann mit erheblichen Kosten und Aufwand verbunden sein. Wenn ein akuter Bedarf besteht, musst du oft tief in die Tasche greifen, um schnellstmöglich geeignete Talente zu finden. Es lassen sich aber auch Kosten einsparen, zum Beispiel, durch Jobbörsen, die kostenlose Stellenanzeigen zulassen.
  • Höherer Zeitaufwand. Neben höheren Kosten ist auch mit mehr Zeitaufwand zu rechnen. Die Suche nach geeigneten Kandidatinnen und Kandidaten und die darauffolgenden Bewerberauswahlverfahren können sich über mehrere Wochen, wenn nicht sogar Monate, hinziehen. Dann muss die neue Mitarbeiterin oder der neue Mitarbeiter auch noch richtig eingearbeitet werden. Es kann also etwas dauern bis sie oder er voll einsatzfähig ist. Mit einem gut durchdachten Onboarding-Prozess kann sich die oder der Neue am schnellsten integrieren.

Wann du externe Personalbeschaffung am besten nutzen kannst

Die externe Personalbeschaffung wird immer noch am häufigsten von Unternehmen genutzt. Besonders bei kleinen und mittleren Unternehmen geht es meist gar nicht anders, da die interne Auswahl extrem begrenzt ist.

Auch wenn sich dein Unternehmen vergrößern will und neue Abteilungen aufgebaut werden sollen, kommst du nicht um externe Einstellungen herum. Mit diesen Kandidatinnen und Kandidaten “kaufst” du auch neues Know-how und Wissen ein, das eventuell noch nicht in der Firma vorhanden ist, aber dringend gebraucht wird

Die interne und externe Personalbeschaffung im Überblick

Interne und externe Personalbeschaffung – beides hat seine Vorteile. Ob du lieber interne oder externe Personalbeschaffung nutzt, wird auf die konkrete Situation und die ausgeschriebene Stelle ankommen. Interne Kandidatinnen und Kandidaten können kurzfristig verfügbar sein und einen akuten Bedarf decken oder auch langfristig auf eine Stelle hin entwickelt werden.

Externe Kandidatinnen und Kandidaten bringen wiederum frischen Wind ins Unternehmen und können die Firma vergrößern.

So kann ein ATS der internen und externen Personalbeschaffung helfen

Es gibt allerdings etwas, was dir bei der internen und externen Personalbeschaffung auf jeden Fall helfen wird: eine Recruiting Software, wie Recruitee. Damit wird dir der Einstellungsprozess deutlich erleichtert. Du kannst deine Arbeitgebermarke aktiv aufbauen, geeignete Kandidatinnen und Kandidaten automatisch finden, offene Stellen über die relevantesten Kanäle bewerben, und dir ein Netzwerk von Talenten aufbauen.

Dein Bewerbermanagement und die Kommunikation mit Kandidatinnen und Kandidaten kann mit der Software weitgehend automatisiert werden. Das spart viel Zeit. Mit der eingebauten Datenanalyse kannst du sogar jede Phase deines Recruiting- Prozesses weiter optimieren und den Erfolg vorhersagen.

Jede Methode der externen und internen Personalbeschaffung wird so optimal unterstützt.

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