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Kollaboratives Recruiting mithilfe eines ATS

Es gibt einen bekannten Liedtext, den du wahrscheinlich irgendwann in deinem Leben von einer kleinen Band namens The Beatles gehört hast. Er lautet: „I get by with a little help from my friends.” was so viel bedeutet wie, ich komme mit ein wenig Hilfe von meinen Freunden zurecht.

Dieser Text trifft sehr gut auf die heutige Rekrutierungslandschaft zu, die sich zunehmend auf die kollaborative Rekrutierung und teamorientierte Prozesse stützt. Die Mittel der Wahl für diese kollaborativen Einstellungen? Das vertrauenswürdige Bewerbermanagementsystem (auch ATS, kurz für Applicant Tracking System, genannt). 

Die kollaborative Rekrutierung ist ein wachsender Trend in der Personalbeschaffung und der Erfolg dieses Arbeitsstils hängt in hohem Maße von der Unterstützung deines Teams und einem soliden Verständnis deines Tech-Stacks ab. 

Dieser Artikel soll als Spickzettel dienen, um dich und dein Team sowohl bei der kollaborativen Rekrutierung als auch der Einbindung des ATS als Werkzeug für den Erfolg unterstützen. 

Was ist kollaboratives Recruiting?

Das kollaborative Recruiting ist eine teambasierte Einstellungsmethode, die den Einstellungsprozess dezentralisiert und mehr Teammitglieder in die Organisation einbezieht. Ihr Ziel ist es, andere Kolleginnen und Kollegen aus verschiedenen Teilen der Organisation in die Beschaffungs-, Auswahl- und Entscheidungsphasen für die Einstellung eines neuen Teammitglieds einzubeziehen. 

Die kollaborative Rekrutierungstechnik ist in den Interviewphasen am stärksten ausgeprägt. Receruiter und HR-Verantwortliche, der Einstellungsleiter und potenzielle Teamkolleginnen und -kollegen werden in diese Screening-Phase einbezogen, und es werden Beiträge von allen Beteiligten gesammelt. 

Mit Hilfe kollaborativer Instrumente wie einem modernen ATS kann dieses kollaborative Einstellungsteam Notizen darüber austauschen, was sie von den einzelnen Kandidatinnen und Kandidaten halten. Das Endergebnis ist eine Einstellungsentscheidung durch einen Ausschuss, anstatt dass ein einziger Recruiter und Einstellungsmanager die Entscheidung in einem trifft. 

Vorteile der kollaborativen Rekrutierung

Die kollaborative Rekrutierung bietet den Recruitment-Teams zahlreiche Vorteile, da sie den Input von verschiedenen Personen in der Organisation bündeln kann. Einige dieser Vorteile sind:

  • Weniger Stress für einen bestimmten Recruiter: Die wichtige Aufgabe, die richtige Person auszuwählen, wird dezentralisiert und die Verantwortung auf mehrere Personen verteilt. 
  • Bessere Chancen für die Einstellung kulturell passender Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Die gemeinsame Beurteilung einer Kandidatin oder eines Kandidaten ermöglicht es vielen Personen zu beurteilen, ob diese Person kulturell geeignet ist. Kultur ist von Natur aus ein kollaboratives Phänomen, daher ist es wichtig, mehrere Personen einzubeziehen.
  • Verbesserte Candidate Experience. Wenn die Kandidatinnen und Kandidaten die Möglichkeit haben, mit mehr Personen zu sprechen, mit denen sie arbeiten würden, erhalten sie ein besseres und vollständigeres Bild von der Arbeit und dem Arbeitsleben.
  • Verstärktes Buy-in für die Talentakquise-Strategie. Die regelmäßige Einbeziehung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern aus dem gesamten Unternehmen ermöglicht einen freien Informationsfluss darüber, was funktioniert und was nicht. Wenn Personen selbst an einem Prozess beteiligt sind, sind sie eher bereit, sich dafür einzusetzen. 
  • Bessere Mitarbeiterbindung. Kollaborative Einstellungen werden in der Regel viel sorgfältiger geprüft als solche, die auf eine oder zwei Personen zentralisiert sind. Aus diesem Grund ist es wahrscheinlicher, dass die ausgewählte Bewerberin oder der ausgewählte Bewerber auf lange Sicht gut geeignet ist.
  • Begrenzt unbewusste Vorurteile. Subjektivität bei der Einstellung kann zu Problemen bei der Einstellung von neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern führen. Die Einbeziehung mehrere Personen in den Prozess trägt dazu bei, Subjektivitäten und unbewusste Vorurteile zu beseitigen und eine unvoreingenommene Entscheidung zu ermöglichen. 

Natürlich braucht man die richtigen Werkzeuge, um ein wirklich kollaboratives Recruiting zu erreichen. Hier kommt dein vertrauenswürdiges ATS ins Spiel. 

ATS für kollaborative Einstellungen 

Ein Applicant Tracking System (ATS) ist das zentrale Instrument, über das dein Team verfügen sollte, wenn du ein kollaboratives Einstellungsverfahren einführen willst. Es dient als zentrale Datenbank für Bewerberprofile und ermöglicht Kommunikation und Zusammenarbeit in Echtzeit. 

Lass uns kurz darauf eiungeben, was ein ATS ist und wie es funktioniert. 

Was ist ein ATS?

Ein ATS ist eine Softwareanwendung, die die elektronische und automatische Bearbeitung einer Vielzahl unterschiedlicher Einstellungsbedürfnisse ermöglicht, mit dem Ziel, den Prozess für Recruiter und die Bewerberinnen und Bewerber effektiver zu gestalten. Im Allgemeinen handelt es sich bei diesen modernen ATS-Plattformen um Cloud-basierte SaaS-Lösungen, auf die überall und jederzeit zugegriffen werden kann. 

ATS-Plattformen können zum Sammeln und Speichern von Bewerberinformationen verwendet werden und können für die Zusammenarbeit genutzt werden:

  • Job-Posting
  • Sourcing
  • Kandidaten-Management
  • Vorab-Screening und Überprüfung
  • Optimierung des Rekrutierungsprozesses

Viele moderne ATS-Tools, wie z.B. Recruitee, unterstützen auch die Aufgabenverwaltung, Notizen und Benachrichtigungen über Statusänderungen. Diese Funktionen ermöglichen eine tiefere Zusammenarbeit im Team, indem sie es den Recruitern ermöglichen, Kolleginnen und Kollegen bestimmte Aufgaben zuzuweisen und sie zu benachrichtigen, wenn Änderungen an einem Kandidatenprofil vorgenommen werden. 

Darüber hinaus ist das Team in der Lage, Notizen und Kommentare zu Kandidatinnen und Kandidaten zu machen, um eine wechselseitige Kommunikation und Entscheidungsfindung zu ermöglichen. 

Wie funktioniert ein ATS?

ATS-Plattformen funktionieren, indem sie die Sammlung und Speicherung von Kandidateninformationen in Form von Lebensläufen, Informationen in sozialen Medien, Anschreiben und Bewerbungen automatisieren. Sie bieten eine langfristige, durchsuchbare Speicherung von Kandidateninformationen, die für laufende Einstellungsinitiativen genutzt werden können. 

Recruiter können diese Datenbank jederzeit nach qualifizierten Personen durchsuchen und passive Kandidatinnen und Kandidaten reaktivieren, die möglicherweise für eine offene Stellenausschreibung qualifiziert sind. 

Moderne ATS-Plattformen ermöglichen eine Zusammenarbeit in Echtzeit, indem sie die wichtigsten Rekrutierungsaktivitäten rationalisieren, wie 

  • Anzeigen von Bewerbungen und Lebensläufen 
  • Automatisierung der Einstufung und Sortierung von Kandidatinnen und Kandidaten
  • Erweiterte Schlüsselwort- und Boolesche Suche aktivieren
  • Ermöglichung von Echtzeit-Kommunikation 
  • Zusammenarbeit bei Interviews und Evaluationen
  • Zuweisung von Aufgaben und Aufgaben an das kollaborative Einstellungsteam
  • Senden von Fortschrittswarnungen an das Team 

Auf der richtigen ATS-Plattform hat dein Team Zugang zu einer Fundgrube historischer Kandidateninformationen und kann sofort über offene Stellengesuche und potenzielle Neueinstellungen kommunizieren. 

Vorteile eines ATS für das kollaborative Recruiting

Die übergreifenden Vorteile eines ATS für das kollaborative Recruiting bestehen darin, dass es deinem Team eine einzige Plattform bietet, auf der es arbeiten kann und die eine Fülle von nützlichen Informationen über deine Kandidatinnen und Kandidaten enthält. 

Ein ATS kann deinem kollaborativen Einstellungsverfahren auf verschiedene spezifische Weise zugute kommen, unter anderem:

  • Der einfache Austausch von Dokumenten, Kandidatenprofilen und Kontaktprotokollen mit jedem Mitglied deines Teams. Dadurch wird der Zeitaufwand für die manuelle Übertragung von Informationen per E-Mail verringert. 
  • Gemeinsame Durchsicht von Bewerbungsgesprächen, Lebensläufen und Kandidatenprofilen, um gemeinsam zu einer Schlussfolgerung zu kommen, wer am besten für eine bestimmte Position geeignet ist. 
  • Die offene Kommunikation zwischen den Teammitgliedern wird dank des zentralisierten Portals verbessert. Jeder wird befähigt und ermutigt, ihre oder seine Meinung über bestimmte Kandidatinnen und Kandidaten zu äußern. 
  • Schaltet wertvolle Daten über Kandidatinnen und Kandidaten frei, die als Grundlage für gemeinsame Einstellungsgespräche und -entscheidungen verwendet werden können. 
  • Gewährleistet die einfache Übergabe von Aufgaben für die verschiedenen Phasen des Auswahlverfahrens. Gemeinsame Einstellungen sind nur dann erfolgreich, wenn jeder weiß, was sie oder er zu tun hat und wann sie oder er es zu tun hat. 
  • Ermöglicht Transparenz darüber, wie der Einstellungsprozess gehandhabt wird. Dies zeigt deinen Kolleginnen und Kollegen außerhalb des Recruitings, dass der Prozess strategisch gut geplant und auf die Gesamtziele des Unternehmens ausgerichtet ist. 

Man kann die Vorteile, die ein ATS für den kollaborativen Einstellungsprozess haben kann, kaum überbewerten. Diese Tools fungieren als zentrale Plattform, um das volle Potenzial einer kollaborativen Einstellung innerhalb deines Unternehmens freizusetzen.

Überzeuge dein Team vom kollaborativen Recruiting

Nachdem wir nun darüber gesprochen haben, was kollaboratives Recruiting und ATS-Plattformen sind und welche Vorteile beide bieten, lass uns zum Schluss einen Spickzettel darüber erstellen, wie du dein Team vom kollaborativen Recruiting überzeugen kannst:

  • Stelle sicher, dass dein Team versteht, warum kollaboratives Recruiting wichtig ist. Sich die Zeit zu nehmen, um klar zu erklären, wie dieser Prozess der Organisation (und ihnen persönlich) nützt, ist für den Erfolg entscheidend. Erkläre den Prozess klar und deutlich und warum er für das Unternehmen wichtig ist. 
  • Führe sie in die ATS-Plattform ein und schule sie gründlich in dessen Funktionsweise und Anwendung. Stelle zudem sicher, dass alle Interessengruppen regelmäßig Zugang zum ATS haben.
  • Erkläre den Prozess im Detail und hole dir Feedback ein. 
  • Stelle sicher, dass sich alle wohl mit dem neuen Prozess fühlen. Bringe an einem runden Tisch alle Gedanken zum Prozess und zur Plattform zusammen, um sicherzustellen, dass sich dein Team sicher ist, dass es erfolgreich sein wird. Spreche alle Zweifel aus, bevor du mit dem kollaborativen Recruiting voll durchstartest. 
  • Teste das Wasser. Wähle eine neue Anforderung aus und setze den kollaborativen Einstellungsprozess um. Beobachte dann, wie der Prozess abläuft und sammel Feedback von den wichtigsten Beteiligten. 
  • Nehme nach und nach Änderungen vor. Optimiere deinen kollaborativen Einstellungsprozess nach Bedarf und fördere weiterhin die offene Kommunikation im Team. 

Es wird erwartet, dass die Arbeitsbelastung der Personalbeschaffer in den kommenden Jahren aufgrund des immer stärkeren Wettbewerbs um Talente zunehmen wird. Der beste Weg, dem entgegenzuwirken, besteht darin, die Arbeit und die Entscheidungsfindung in deinem Team zu verteilen. Mit den richtigen Werkzeugen können und sollten kollaborative Einstellungen zu einem zentralen Bestandteil Ihrer Rekrutierungsstrategie werden.

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