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Was Recruiter über das Kompetenzmodell wissen sollten

Kompetenzmodell – wieder eine neumodischer Trend in der Personalarbeit, der viel Aufwand und wenig Nutzen bringt? Weit gefehlt! Stell dir vor, du hast eine Struktur, an der sich alle Bereiche des Personalmanagements orientieren. Ein Rahmen, der dir Einstellungen, Leistungsbeurteilungen und Personalentwicklung erleichtert. Das kannst du mit Kompetenzmodellen schaffen.  

In diesem Artikel erklären wir dir, was ein Kompetenzmodell ist, wo es angewendet wird und wie du es erfolgreich für dein Unternehmen erstellst. Außerdem erfährst du, wie du im Recruitment davon profitieren kannst. 

Was sind Kompetenzen?

Um zu erläutern, was ein Kompetenzmodell ist, muss zunächst klar sein, was mit Kompetenzen gemeint ist. Als Kompetenzen bezeichnet man geistige und praktische Fähigkeiten, sowie Einstellungen und Werte, mit denen Angestellte und Führungskräfte anstehende Aufgaben bewältigen. Diese lassen sich in vier Hauptkategorien einteilen:

  • Fachkompetenz: Das in der Ausbildung oder im Studium erworbene Expertenwissen.
  • Methodenkompetenz: Fähigkeiten, die dabei helfen, das Fachwissen zu erlernen und richtig anzuwenden, beispielsweise Präsentationstechniken oder Projektmanagement. 
  • Persönliche Kompetenz: Auch Selbstkompetenz genannt, umfasst dieser Bereich Eigenschaften wie Kritikfähigkeit, Flexibilität, Selbständigkeit, und Veränderungsbereitschaft.
  • Sozialkompetenz: Beschreibt wie jemand mit anderen interagiert, beispielsweise dessen Teamfähigkeit und Führungskompetenz.

Was ist ein Kompetenzmodell?

Es ist die Sammlung aller Fertigkeiten, Fähigkeiten, Eigenschaften und Wissen, die Mitarbeiter/innen mitbringen müssen, um in einer Stelle erfolgreich zu sein und langfristig zur Erreichung der Unternehmensziele beitragen zu können. 

Zum einen ist ein Kompetenzmodell ein Mittel der Bestandsaufnahme. Es erfasst die im Unternehmen existenten aber auch noch erforderlichen Kompetenzen. Dadurch kann die Personalabteilung erkennen, wo das Unternehmen gut aufgestellt ist und welche Defizite existieren.

Zum anderen gibt das Modell dem gesamten Personalmanagement eine einheitliche Sprache. Es bildet den roten Faden, welcher alle Maßnahmen auf ein einheitliches, übergeordnetes Ziel abstimmt. Daraus ergeben sich die verschiedensten Anwendungsbereiche, welche wir als Nächstes beleuchten werden.  

Anwendungsbereiche des Kompetenzmodells

Das Modell kommt in verschiedenen Bereichen der Personalarbeit zum Einsatz. Es kann der Ausgangspunkt für die folgenden Personalmaßnahmen sein:

  • Erstellen von Stellenanzeigen: Im Modell wird ersichtlich, welche Fähigkeiten, Eigenschaften und Qualifikationen der/die ideale Kandidat/in für die Stelle mitbringen muss. Dadurch kannst du leichter aussagekräftige Stellenanzeigen schreiben.
  • Auswahl von Bewerber/innen: Mithilfe des Modells kannst du Kandidat/innen objektiv vergleichen, denn es ist genau festgelegt, welche Anforderungen sie erfüllen sollten. 
  • Leistungsbeurteilung: Die Leistung deiner Mitarbeiter/innen kannst du anhand der festgelegten Kompetenzen bewerten. Die Leistungsbeurteilung wird dadurch transparent, einheitlich und nachvollziehbar.  
  • Personalentwicklung: Anhand des Modells erkennst du, an welchen Stellen Kompetenzen fehlen. Dadurch kannst du gezielt Entwicklungsmaßnahmen planen, um die Defizite auszugleichen.
  • Prägung der Unternehmenskultur: Das Modell beschreibt die innere Haltung, welche sich das Unternehmen von allen Mitarbeiter/innen und Führungskräften wünscht. Es ist eine Art Leitfaden, an der sich alle Arbeitnehmer/innen orientieren können. 

4 Schritte zur Entwicklung deines Kompetenzmodells

Ein langlebiges Modell zu erstellen, welches das Personalmanagement und das Unternehmen insgesamt strategisch weiter bringt, ist kein einfaches Unterfangen. Wichtig dabei ist, strukturiert vorzugehen. Mit diesen vier Schritten klappt’s.

1. Kontext analysieren und Informationen zusammen tragen

Der erste Schritt ist Informationen über den Unternehmenskontext zu sammeln. Es ist wichtig, diesen Hintergrund zu verstehen, um die richtigen Kompetenzen auswählen zu können. Dazu zählen:

  • Unternehmensziele
  • Zukunftsaussichten 
  • Marktbedingungen
  • Unternehmenskultur 
  • Kunden
  • Führungsstil
  • Beziehungen der Mitarbeiter/innen untereinander 

Mit diesen Methoden kannst du die nötigen Informationen einholen: 

  • Beobachtungen
  • Workshops
  • Brainstorming
  • Mitarbeiterbefragungen
  • Interviews mit Führungskräften und Experten/Expertinnen

2. Modell entwickeln 

Im nächsten Schritt beantwortest du mithilfe der gesammelten Informationen die zentrale Frage: Welche Kompetenzen sind für alle Mitarbeiter/innen und das gesamte Unternehmen zielführend? Diese sollten idealerweise messbar oder zumindest beobachtbar sein. 

Definiere zunächst Basiskompetenzen, welche für alle Tätigkeiten erfolgversprechend sind. Danach kannst du weitere spezifischen Kompetenzen identifizieren, die für bestimmte Stellen gelten. Für jede Kompetenz solltest du außerdem die folgenden Fragen beantworten:

  • Welches Verhalten zeigen Mitarbeiter/innen, die diese Kompetenz besitzen?
  • Welche Leistungen werden durch diese Kompetenz erbracht?
  • In welchen Ausprägungen kommt diese Kompetenz vor?

Die Ausprägungen einer Kompetenz kannst du nach Erfahrung, Leistung und Dienstgrad der Mitarbeiter/innen abstufen. Schließlich kann von unerfahrenen Einsteiger/innen nicht das Gleiche erwartet werden wie von der dienstältesten Führungskraft. 

3. Kompetenzmodell anwenden

Das Modell wird idealerweise im gesamten Personalmanagement angewandt und zur einheitlichen Sprache des Unternehmens. Dafür sollte es für alle schnell abrufbar und praktisch nutzbar sein. Beispielsweise kannst du es im Intranet verfügbar machen und in deine HR-Software integrieren. Schließe dann das Modell an alle Methoden und Maßnahmen an, von Personalauswahlverfahren über Mitarbeitergespräche bis hin zur Leistungsbeurteilung.

4. Prüfen und anpassen

Ein Kompetenzmodell sollte zunächst einmal langlebig sein, um eine gewisse Beständigkeit in die Richtung des Personalmanagements zu bringen. Allerdings muss es auch flexibel auf Veränderungen reagieren können. Neue Unternehmensziele, Geschäftsführer/innen oder unerwartete Marktentwicklungen können Auswirkungen auf die geforderten Kompetenzen haben. Deshalb solltest du das Modell regelmäßig auf Aktualität prüfen.

Tipps für ein erfolgreiches Kompetenzmodell

Dein Modell soll natürlich in der Praxis Anwendung finden und nicht unbeachtet in einer Schublade verschwinden. Unsere Tipps zeigen dir, was du beachten solltest. 

Die Unternehmenssprache sprechen

Abstrakte Formulierungen, nichtssagende Floskeln und ungenaue Umschreibungen – so lesen sich leider viele Modelle und finden deshalb auf wenig Akzeptanz bei Mitarbeiter/innen und Führungskräften. Formuliere deshalb deine Kompetenzen in einer einfachen Sprache, die intern verstanden wird. Eventuell haben sich bestimmte Begriffe eingebürgert, die du nun aufgreifen kannst. 

Realitätsbezug herstellen

Damit das Modell auch im Alltag angewandt wird, sollten die Kompetenzen so übersetzt werden, dass für alle Mitarbeiter/innen klar ist, welche Anforderungen das Modell an sie persönlich in ihrer jeweiligen Rolle stellt. Der Bezug zum Arbeitsalltag muss hergestellt werden. Formuliere präzise Handlungsanweisungen, die genau definieren, was diese Kompetenz konkret für Angestellte und Führungskräfte bedeutet.  

Relevanz gewährleisten

Es ist natürlich einfacher nur solche Kompetenzen zu erwähnen, die sich leicht messen lassen. Allerdings müssen diese auch für das Unternehmen und dessen Ziele relevant sein. Um dies zu gewährleisten, solltest du die Kompetenzen gemeinsam mit Mitarbeiter/innen und Führungskräften aus der Unternehmenspraxis heraus erarbeitet. 

Kompetenzen abwägen

Sei dir bewusst, dass Fachkompetenzen einem viel schnelleren Wandel unterliegen als soziale, persönliche und Methodenkompetenzen. Werden also fachliche Kompetenzen in das Modell mit einbezogen, verkürzt sich dessen Halbwertszeit mitunter drastisch. Eventuell ist es ratsam, das Modell auf solche Kompetenzen zu stützen, welche über Jahre hinweg relevant sein werden. 

Das Kompetenzmodell im Recruitment

Besonders bei der Personalbeschaffung kann dein Modell erfolgreich zum Einsatz kommen und einige wichtige Vorteile mitbringen. Hier erfährst du, welche Möglichkeiten sich dir bieten. 

Vorteile 

Wenn das Recruitment an definierten Kompetenzen ausgerichtet ist, können deine Kandidaten/innen anhand objektiver Kriterien bewertet werden. Dadurch werden nicht nur Vorurteile und subjektive Einschätzungen minimiert, sondern Bewerber/innen lassen sich auch einfacher vergleichen. Dadurch kannst du ein faires Bewerberauswahlverfahren gewährleisten. 

Die endgültige Entscheidung für ein/e Kandidat/in basiert somit auf handfesten Kriterien und wird nicht aus dem Bauch heraus getroffen. Dadurch wird die Chance erhöht, dass du die richtigen Bewerber/innen auswählst, welche wirklich zu deinem Unternehmen und dessen Kultur passen.

Sind die neuen Mitarbeiter/innen von Anfang an mit den Kompetenzen vertraut, wissen sie außerdem stets was von ihnen erwartet wird. Tendenziell stärkt dies die Mitarbeiterbindung und senkt die Fluktuation. 

Anwendungsbereiche 

Im Recruiting gibt es hauptsächlich zwei Bereiche, die vom Einsatz des Modells profitieren.

Stellenanzeigen erstellen 

Einer der wichtigsten Teile einer Stellenanzeige ist das Anforderungsprofil, welches beschreibt, welche Kompetenzen der/die ideale Kandidat/in mitbringen sollte. Wenn du schon hier die wichtigen Kompetenzen deines Modells erwähnst, erhöhst du die Chance, dass sich vielversprechende Bewerber/innen bei dir melden. 

Personalauswahlverfahren erleichtern

Schon bei der Sichtung der Bewerbungsunterlagen kannst du nach dem Vorhandensein der gewünschten Kompetenzen Ausschau halten. Nur solche Kandidat/innen, die die richtigen Fertigkeiten, Fähigkeiten und Erfahrungen mitbringen, werden in die nächste Bewerbungsrunde eingeladen. 

Im nächsten Schritt kannst du mithilfe des Kompetenzmodells deine strukturierten Interviews vorbereiten. Überlege dir Fragen, welche gezielt die für diese Stelle wichtigen Kompetenzen beleuchten. Somit stellt man nur solche Fragen, die relevant sind und bei der endgültigen Entscheidungsfindung helfen. 

Auch im Rahmen einer Potenzialanalyse findet das Modell Anwendung. Du erfährst, ob deine Kandidaten/innen die richtigen Eigenschaften und Fähigkeiten mitbringen, um in der zu besetzenden Position erfolgreich zu sein. Eventuell stellst du sofort einen Trainingsbedarf fest und kannst darauf direkt eingehen. Außerdem wirfst du damit einen Blick in die Zukunft deiner Bewerber/innen und erfährst, ob sie das Potenzial mitbringen, um sich intern weiterzuentwickeln. 

Integration in Recruitment Software

Dein Kompetenzmodell sollte nicht nur auf dem Papier existieren, sondern möglichst in bestehenden HR-Systeme integriert werden. Mithilfe einer Recruiting Software wie Recruitee kannst du zum Beispiel deine Kandidatenevaluationen ganz einfach auf dein Modell basieren. 

Erstelle wiederverwendbare Evaluationsvorlagen, die alle wichtigen Kompetenzen abbilden. Mit Kollaborationsfunktionen kannst du außerdem ganze Teams an der Auswahl deiner Kandidaten/innen teilhaben lassen.

Jetzt bist du am Zug 

Die Erstellung von Kompetenzmodellen braucht Zeit und eine gewisse Sorgfalt. Sobald du aber das richtige Modell für dein Unternehmen entwickelt hast, ist es universell einsetzbar. Wir hoffen unsere Tipps helfen dir dabei, dieses nützliche Werkzeug erfolgreich in deiner Personalarbeit anzuwenden.

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