Artikel

Kündigungsschreiben Arbeitgeber: Vorlagen, Formate & Fristen

Mitarbeiter*innen zu kündigen ist niemals eine einfache Entscheidung. Sie muss nicht nur gut überlegt sein, sondern sie muss auch die richtige Form haben: Das Kündigungsschreiben durch Arbeitgeber. Angestellte haben ein Anrecht auf eine ordentliche Kündigung, und auch du willst sicher versuchen, die Beendigung des Arbeitsverhältnisses so angenehm wie möglich zu machen. Studien zeigen, dass viele Kündigungen an Montagen ausgesprochen werden, vielleicht weil deine Entscheidung übers Wochenende reifen konnte.

Mit einem professionellen Kündigungsschreiben entsprechend einer Vorlage für Arbeitgeber*innen kannst du dich in Würde von Arbeitnehmer*innen trennen und auch weitere rechtliche Folgen verhindern. In Fällen, in denen du dich nicht einvernehmlich von Beschäftigten trennen kannst, werde diese eventuell versuchen, Rechtsmittel einzulegen. Hier kann es sehr hilfreich sein, wenn deine Kündigungsschreiben-Vorlage den rechtlichen Anforderungen bereits genügt. Du vermeidest damit einen Angriffspunkt der Gegenseite in einem eventuellen Verfahren.

Weil die rechtliche Bedeutung so hoch ist, ist die Form bei einem Arbeitgeber Kündigungsschreiben immer besonders entscheidend. Wie der Name schon sagt, muss es ein Schreiben sein – eine mündliche Kündigung gilt als nicht rechtssicher. Nach deutschem Recht darfst du auch eine Kündigung nicht per SMS, Messenger oder E-Mail verschicken. Sie muss den Mitarbeiter*innen in schriftlicher Form vorliegen.

Formate für ein Kündigungsschreiben durch Arbeitgeber

Eine Kündigung ist leider ein sehr formeller Akt, und da immer das Damoklesschwert der rechtlichen Auseinandersetzung über ihr schwebt, solltest du auf Nummer sich gehen. Es gibt zwei Formen der Kündigung, und zwar eine kurze und eine etwas längere Version. Beide können eingesetzt werden, die längere Form enthält lediglich mehr Informationen über das weitere Prozedere.

Kurzform der Kündigungsschreiben Arbeitgeber Vorlage

An

(Korrekter Name und Adresse der*des Arbeitnehmer*in)

Ort, Datum

Kündigung Ihres Arbeitsverhältnisses

Sehr geehrt(e) Herr/Frau [NAME}

hiermit kündige ich das zwischen unserem Unternehmen und Ihnen bestehende Arbeitsverhältnis, geschlossen durch den Arbeitsvertrag vom ________ (Datum des Arbeitsvertrages), ordentlich fristgerecht zum ______ (Datum einfügen), hilfsweise zum nächstmöglichen Zeitpunkt.

Mit freundlichen Grüßen

Persönliche Unterschrift

Du solltest außerdem noch eine Antwortmöglichkeit der*des Arbeitnehmer*in mit anfügen und darum bitten, den Eingang der Kündigung zu bestätigen

Hiermit bestätige ich, (VORNAME UND NAME Arbeitnehmer*in) die Kündigung vom _____ (Datum des Kündigungsschreibens) am __________ (Datum einfügen) erhalten zu haben.

Ort, Datum, Unterschrift ARBEITNEHMER*IN

Du kannst auch andere Formulierungen verwenden, die rechtlich die gleiche Bedeutung haben und sich nur sprachlich ein wenig unterscheiden. Grundsätzlich ist es übrigens im Geschäftsverkehr noch üblich, Angestellte in einem Schreiben mit „Sie“ anzusprechen, selbst wenn ihr euch in der Firma normalerweise duzt.

Alternativen zur Kündigungsschreiben-Vorlage für Arbeitgeber*innen:

  • Hiermit kündigen wir den mit Ihnen geschlossenen Arbeitsvertrag vom [Datum] ordentlich und fristgerecht zum [Datum]. Im Falle einer Nichtwahrung der First zu diesem Tag, kündigen wir hilfsweise zum nächstmöglichen Zeitpunkt.
  • Den mit Ihnen am [Datum] geschlossenen Arbeitsvertrag kündigen wir hiermit fristgerecht zum [Datum].
  • Wir kündigen mit diesem Schreiben das mit Ihnen seit dem [Datum] bestehende Arbeitsverhältnis. Die Kündigung erfolgt unter Respektierung der Kündigungsfrist. Das Arbeitsverhältnis endet am [Datum].

Langform der Kündigungsschreiben Arbeitgeber Vorlage

Du kannst in das Kündigungsschreiben noch einige administrative Anmerkungen einfügen. Damit beantwortest du vorab einige Fragen, die von den Beschäftigten oft gestellt werden und hilfst bei einem geordneten Offboarding.

Hinweis auf Urlaubstage

Sie haben noch [X] Tage Urlaub die Sie innerhalb der Kündigungsfrist gerne nehmen können. Nehmen Sie das Angebot in Anspruch, ist der letzte Arbeitstag der [DATUM].

Arbeitsmittel und Zeugnis

Wir bitten Sie, bis [UHRZEIT] ihres letzten Arbeitstages Ihre Arbeitsmittel bei [NAME, ABTEILUNG] abzugeben. Sie werden dafür eine Bestätigung bekommen. Außerdem werden wir Ihnen zeitnah ein Arbeitszeugnis zukommen lassen.

Hinweis auf Meldepflicht

Wir möchten Sie darauf aufmerksam machen, dass Sie ein gekündigtes Arbeitsverhältnis der Agentur für Arbeit melden und sich als arbeitssuchend eintragen lassen müssen. Sie können bei einer verspäteten Meldung Nachteile beim Arbeitslosengeld bekommen.

Dankeschön

Wir möchten uns bei Ihnen für Ihre Leistungen und die Zusammenarbeit bedanken. Wir haben die Entscheidung der Kündigung nicht leichtfertig getroffen. Auf jeden Fall wünschen wir Ihnen Erfolg in ihrem weiteren beruflichen Leben und wünschen Ihnen alles Gute.

Sonderkündigungsschutz beim Kündigungsschreiben durch Arbeitgeber beachten

Bestimmte Gruppen haben einen besonderen Kündigungsschutz, der nur schwer umgangen werden kann. Dieser Schutz ist aus guten Gründen eingeführt worden, vor allem damit Schwache und Arbeitnehmervertreter*innen nicht wegen ihrer besonderen Situation gekündigt werden können. Zu den Personengruppen, die unter den Sonderkündigungsschutz fallen, zählen:

  • Schwangere und Mütter
  • Schwerbehinderte und gleichgestellte Arbeitnehmer*innen
  • Unkündbare Arbeitnehmer*innen
  • Auszubildende
  • Arbeitnehmer*innen in Elternzeit
  • Betriebsrät*innen und Personalrät*innen
  • Tarifvertraglich unkündbare Arbeitnehmer*innen
  • Wehr- oder Ersatzdienstleistende
  • Personen mit Pflegezeit-Anspruch
  • Bei Massenentlassungen kann unter Umständen ebenfalls der Sonderkündigungsschutz greifen

Allgemeiner Kündigungsschutz

Der allgemeine Kündigungsschutz besteht dann, wenn die Beschäftigung der Mitarbeiter*innen länger als sechs Monate andauert und im Unternehmen mehr als 10 Mitarbeiter*innen beschäftigt sind.

Dieser Kündigungsschutz ist durch ein Gesetz festgelegt, das KSchG, das du im Detail auch im Internet durchlesen kannst.

Wenn die Bedingungen für eine Kündigung nach dem allgemeinen Kündigungsschutz gegeben sind, dann musst du einen wichtigen Grund für diese Kündigung angeben. Dieser muss nachvollziehbar sein, aber nicht im Schreiben begründet werden. Vom Gesetz werden drei Gründe vorgesehen, wegen deren du eine allgemeine Kündigung aussprechen kannst, und zwar

  • die personenbedingte Kündigung,
  • die betriebsbedingte Kündigung und
  • die verhaltensbedingte Kündigung.

Für eine ordentliche Kündigung nach dem allgemeinen Kündigungsschutz muss nur eines dieser Kriterien erfüllt sein. Du wirst aber auf Anfrage nachweisen müssen, welche Gründe es für diese Kündigung gab.

Besonders wichtig: Im Kündigungsschreiben müssen diese Gründe nicht angeführt und ausgeführt werden. Es ist ausreichend, wenn sie vorhanden sind und auf Anfrage dargelegt werden können.

Heute wird allgemein davon abgeraten, in der Kündigung einen Grund anzugeben. Das liegt hauptsächlich daran, dass bestimmte Formulierungen bei einer arbeitsrechtlichen Auseinandersetzung zu deinem Nachteil gereichen könnten. Du musst nicht einmal einen bewussten Fehler gemacht haben, es kann schon ein Wort reichen, um der*dem Arbeitnehmer*in einen Vorteil zu geben. Solltest du unbedingt eine Begründung angeben wollen, ist es ratsam, eine*einen Anwältin*Anwalt zu Rate zu ziehen.

Personenbedingte Kündigung

Die personenbedingte Kündigung wird sehr häufig dann ausgesprochen, wenn ein*e Mitarbeiter*in oft und lange krank ist und dadurch seine Arbeitsleistung nachhaltig verringert ist. Es gibt gesetzliche Gründe für eine personenbedingte Kündigung, die erfüllt sein müssen:

Negativprognose: Es gibt keine Aussichten darauf, dass sich die Leistungen der*des Arbeitnehmer*in verbessern werden und sie oder er in der Lage ist, die gestellten Aufgaben zu erfüllen. Diese Aufgaben sind in der Regel im Arbeitsvertrag festgelegt.

Ein weitere Grund ist, dass die betrieblichen Interessen von dir als Arbeitgeber*in beeinträchtigt werden. Ein Beispiel kann ein unmotivierte Person im Verkauf sein, dessen Zahlen seit langen nach unten gehen und seinerseits keine Anstrengungen zu sehen sind, dass sich das ändert. Hier sind deine Interessen, vor allem die Umsätze, betroffen.

Du wirst nachweisen müssen, dass es keine keine mildere Maßnahme gibt, die dir als Arbeitgeber*in zuzumuten ist. Meistens hast du ohnehin bereits Verwarnungen oder sogar Abmahnungen ausgesprochen.

Bei der Interessenabwägung im Einzelfall wirst du letztlich nachweisen müssen, dass eine Weiterbeschäftigung nicht mehr hinzunehmen ist. Dabei wirst du auf die Person und ihr Umfeld eingehen müssen. Bei einer Abwägung müssen zum Beispiel die Länge der Beschäftigung, das Alter und eventuelle Chance auf dem Arbeitsmarkt berücksichtigt werden.

Betriebsbedingte Kündigung

Eine betriebsbedingte Kündigung wirst du dann aussprechen müssen, wenn dein Unternehmen aus geschäftlichen Gründen die Person nicht mehr weiterbeschäftigen und auch keinen Ersatzarbeitsplatz bieten kann. Als Beispiel kann eine Kette von Bäckereien dienen, die wegen zu hoher Mieten Filialen schließen müssen, die anderen Filialen aber ausreichend Personal haben. Früher wurden diese Kündigungen bei Umsatzeinbrüchen ausgesprochen, um schnell Kosten in der Produktion zu sparen.

Heute versuchen Unternehmen eher, die hochqualifizierten Mitarbeiter*innen auch in der Krise zu halten. Dennoch funktioniert das nicht immer, und häufig sind große Gruppen von Mitarbeitenden von betriebsbedingten Kündigungen betroffen. In der Corona-Krise wurde viele solche betriebsbedingten Kündigungen von Restaurants und Hotels ausgesprochen, weil sie einfach nicht mehr weiter bestehen konnten.

Verhaltensbedingte Kündigung

Du wirst es sicherlich selbst einmal erlebt haben: Mitarbeiter*innen, die ständig zu spät kommen. Irgendwann summieren sich die Zeiten zusammen, aber auch ein Mitarbeiter*innengespräch bringt keine Konfliktlösung. Wenn diese Verspätungen auch nicht nachgearbeitet werden, kann hier der Fall für eine verhaltensbedingte Kündigung vorliegen.

Grundsätzlich gilt, dass ein erheblicher Verstoß von Arbeitnehmer*innen gegen den Arbeitsvertrag und die darin festgelegten Pflichten vorliegen muss. Der Verstoß darf keine nachvollziehbare Rechtfertigung haben: Das wäre zum Beispiel der Fall, wenn das Zuspätkommen daran liegt, dass ein Kind noch zur Schule gebracht werden muss. Der Grund für die Kündigung muss fahrlässig oder vorsätzlich sein. Beim Zuspätkommen wäre das, wenn jemand sich keinen Wecker stellt oder immer eine Bahn nimmt, die zu spät ankommt.

Abmahnungen als erstes Mittel

Auch wenn es formal keine Abmahnungen für eine verhaltensbedingte Kündigung braucht, so ist diese doch hilfreich, und zwar für beide Seiten. Du zeigst damit, dass du noch immer eine Chance zur Verbesserung gibst, und die betreffende Person kann dieses Angebot nochmals nutzen. Abmahnungen können juristische Konsequenzen haben und zum Beispiel bei einer fristlosen Kündigung vorgelegt werden.

Kündigungsschreiben durch Arbeitgeber bei fristloser Kündigung

Die fristlose oder außerordentliche Kündigung ist nur in Ausnahmefällen und bei schweren Verstößen möglich. Du musst dir deiner Sache sehr sicher sein, denn in den meisten Fällen landen diese Kündigungen vor dem Arbeitsgericht.

Der § 626 Abs. 1 BGB regelt die Bedingungen der fristlosen Kündigung:

„Das Dienstverhältnis kann von jedem Vertragsteil aus wichtigem Grund ohne Einhaltung einer Kündigungsfrist gekündigt werden, wenn Tatsachen vorliegen, auf Grund derer dem Kündigenden unter Berücksichtigung aller Umstände des Einzelfalles und unter Abwägung der Interessen beider Vertragsteile die Fortsetzung des Dienstverhältnisses bis zum Ablauf der Kündigungsfrist oder bis zu der vereinbarten Beendigung des Dienstverhältnisses nicht zugemutet werden kann.”

Wichtig: Die fristlose Kündigung muss innerhalb von zwei Wochen nach Bekanntwerden der zugrundeliegende Maßnahmen schriftlich ausgesprochen werden.

Es gibt einige Gründe warum du Mitarbeiter*innen fristlos kündigen kannst, sie müssen immer eine gewisse Schwere haben. Wer mal Kolleg*innen anschreit oder einen Tag nicht zur Arbeit kommt, fällt noch nicht darunter. Gründe für eine fristlose Kündigung sind:

  • Sexuelle Belästigung: Wer andere Mitarbeiter*innen sexuell belästigt, darf rausfliegen.
  • Diebstahl: Wenn Beschäftigte in deinem Unternehmen sich im Büromittellager für private Zwecke bedienen, ist das ein schwerwiegender Verstoß.
  • Mobbing: Wer mobbt, stört den Betriebsfrieden und sollte seine Sachen packen müssen.
  • Rufschädigung: Angestellte, die öffentlich über dein Unternehmen lästern, vor allem auf sozialen Plattformen oder auf Arbeitgeberbewertungsplattformen, wollen offenbar nicht mehr bei dir arbeiten.
  • Arbeitsverweigerung: Wenn du Mitarbeiter*innen nachweisen kannst, dass diese die Arbeit verweigern, ist das ein Bruch des Arbeitsvertrages.

Wichtig: Bei fristlosen Kündigungen solltest du die Verstöße gut und rechtssicher beweisen können. Fast immer widersprechen die Gekündigten den Anschuldigungen. Außerdem ist es angebracht, zunächst mit Abmahnungen die betreffenden Personen zu disziplinieren.

Kündigungsfristen: Kündigungsschreiben durch Arbeitgeber fristgerecht absenden

Die Kündigungsfrist kann für Arbeitgeber*innen eine besondere Stolperfalle sein vor allem dann, wenn du nicht genau weißt, wann du jemanden in welcher Frist kündigen darfst.

Kündigungsfristen sind gesetzlich festgelegt und richten sich im Wesentlichen nach der Länge der Beschäftigung in deinem Unternehmen. In der Regel wird zum Ende des Kalendermonats gekündigt. Ausnahmen gibt es bei Mitarbeiter*innen die in der Probezeit sind.

Die maximale Kündigungsfrist beträgt sieben Monate, aber nur dann, wenn jemand 20 Jahre oder mehr im Unternehmen beschäftigt war. Die Staffelung von Kündigungsfristen sieht so aus:

Länge des Arbeitsverhältnisses im Unternehmen: Kündigungsfrist

  • bis 6 Monate: 2 Wochen, jeden Tag
  • 2 Jahre : 1 Monat zum Ende eines Kalendermonats,
  • 5 Jahre: 2 Monate zum Ende eines Kalendermonats,
  • 8 Jahre: 3 Monate zum Ende eines Kalendermonats,
  • 10 Jahre: 4 Monate zum Ende eines Kalendermonats,
  • 12 Jahre : 5 Monate zum Ende eines Kalendermonats,
  • 15 Jahre: 6 Monate zum Ende eines Kalendermonats,
  • 20 Jahre: 7 Monate zum Ende eines Kalendermonats.

Geordnete Übergabe nach dem Kündigungsschreiben

Eine Kündigung ist niemals ein angenehmer Prozess, und sich von einer*einem Mitarbeiter*in verabschieden zu müssen, keine leichte Aufgabe. Du solltest aber neben dem richtigen Kündigungsschreiben auch einen professionellen Offboarding-Prozess haben. Dazu gehört, sich persönlich zu verabschieden. Man sieht sich immer zweimal im Leben, sagt der Volksmund, und sich anständig und respektvoll zu verabschieden ist ein wichtiger Teil im Employer Branding. Selbst wenn das bei manchen Mitarbeiter*innen, die dir und Kolleg*innenn das Leben schwer gemacht haben, nicht einfach ist. Die Art und Weise wie die Kündigung verlaufen ist, kann später eine Rolle bei einer Arbeitgeberbewertung im Internet spielen. Das solltest du immer im Hinterkopf behalten.

Vielleicht interessiert dich auch

Employer Branding

Offboarding: Warum ein geordneter Prozess wichtig ist

Von Leon Hauber

Employer Branding

Kündigungsgespräch: Richtig vorbereiten und schonend durchführen

Von Julia Saxena

Employer Branding

Wie man ein Konfliktgespräch richtig vorbereitet und führt

Von Julia Saxena