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Lebenslauf-Check: Mit weniger Aufwand zu maximaler Effizienz

Eine der unbeliebtesten Aufgaben eines jeden Recruiters ist das Durchsehen und Bewerten von Lebensläufen. Denn selbst wenn du weißt, wonach du suchst, kann dieser Schritt im Einstellungsverfahren sehr zeitaufwändig sein. Fortschreitende Technologien lösen zumindest die Papierstapel ab, aber seien wir ehrlich: Einen Haufen Dateien am Computer zu überprüfen ist auch nicht viel besser. Glücklicherweise gibt es eine Vielzahl von Möglichkeiten, mit denen man die aufgebrachte Zeit für den Lebenslauf-Check zu verkürzen kann. Meistens kommt es auf die richtigen Tools und gute Planung an. 

Lebenslauf-Check: Typischer Ablauf 

Bevor wir uns mit der Frage befassen, wie man die Zeit für den Lebenslauf-Check verkürzen kann, fassen wir noch einmal zusammen, wie ein typischer Prozess aussieht:

  1. Eine freie Stelle muss neu besetzt werden und wird dir zugewiesen.
  2. Auf Basis der Stellenanforderungen formulierst du eine Stellenanzeige.
  3. Die Stellenanzeige wird auf den ausgewählten Portalen veröffentlicht und nun wartest du auf Bewerberinnen und Bewerber.
  4. Die eingegangen Bewerbungen werden überprüft.  
  5. Du triffst eine Vorauswahl auf der Grundlage der Stellenanforderungen.
  6. Du planst und führst Vorstellungsgespräche.

Normalerweise ist der zeitaufwändigste Schritt beim Lebenslauf-Check Schritt Nr. 4 – die eigentliche Durchsicht der Lebensläufe. Wie du im nächsten Abschnitt sehen kannst, kann dieser zeitaufwändige Prozess durch eine Kombination aus richtiger Planung und modernen Methoden wie Videoantworten rationalisiert werden.

Wie viele Ressourcen verlierst du durch die Lebenslauf-Checks?

Nutze diesen Rechner um herauszufinden, wie viel Zeit und Geld du für die manuelle Durchsicht von Lebensläufen verlierst:

 

Wie kann man die Zeit für Lebenslauf-Checks verkürzen?

Drei Hauptaktivitäten sind relevant, wenn man die Zeit für Lebenslauf-Checks verkürzen und die Effizienz steigern will:

  1. Planung.
  2. Einsatz der richtigen Tools.
  3. Moderne Recruiting-Methoden

Lass uns einen Blick auf jede einzelne Aktivität werfen. 

Planung

Sich die Zeit zu nehmen, die Stellenanforderungen intern mit den wichtigsten Interessengruppen zu recherchieren, ist ein unschätzbarer erster Schritt zur Rationalisierung des restlichen Prozesses. Triff dich mit den entsprechenden Hiring Managern und Teams, um genau zu erfahren, was sie von einem neuen Teammitglied erwarten. Dadurch erhältst du einen Einblick, wie die Stellenbeschreibung und Anforderungen aussehen sollten.

Schreibe dann die Stellenanzeige mit Blick auf den Wunschkandidaten. Mache deutlich, was von einer Bewerberin oder einem Bewerber erwartet wird. Sei dir über die Anforderungen im Klaren und verwende diese als Grundlage für den Lebenslauf-Check. Das hilft auf der einen Seiten den Bewerberinnen und Bewerbern selbst und verringert auf der anderen Seite die Anzahl der unqualifizierten Bewerbungen, die du sonst hättest überprüfen müssen. Je klarer die Stellenanzeige formuliert und intern abgestimmt ist, desto größer ist die Chance, mehrheitlich qualifizierte Kandidatinnen und Kandidaten zu erreichen. 

So kann der Prozess aussehen:

  1. Gap-Analyse oder Prognose des Ressourcenbedarfs. Es ist eine gute Idee, immer einen Überblick darüber zu haben, wie der zukünftiger Einstellungsbedarf aussehen könnte. Das bedeutet, dass du dich regelmäßig mit der Unternehmensleitung treffen musst, um über die strategischen Prioritäten und die Ausrichtung auf dem Laufenden zu bleiben. Von dort aus kannst du eine Gap-Analyse des aktuellen Personalbestands im Vergleich zum zukünftigen Bedarf durchführen. Dies wird dir in Verbindung mit dem regelmäßigen Rückstand an offenen Stellen helfen, die Stellen zu priorisieren, für die du am meisten Zeit aufwenden solltest. Die Bedürfnisse zu verstehen und strategisch zu planen, ist der erste Schritt zur Verbesserung der Effizienz der Lebenslauf-Checks.
  2. Stellenforderungen identifizieren. Um dir ein genaues Bild von den erforderlichen Anforderungen zu machen, sammle Informationen über jede freie Stelle. Das bedeutet, sich mit Hiring Managern und Teammitgliedern treffen, Recherchen in der Branche durchführen, mit Personen sprechen, die diese Funktion derzeit ausüben oder ausgeübt haben. So bekommst du ein vollständiges Bild von der Position. Von dort aus wirst du in der Lage sein, klare und relevante Stellenanforderungen zu verfassen. Dieser Schritt trägt dazu bei, unqualifizierte Kandidatinnen und Kandidaten auszuschließen, bevor sie überhaupt einen Lebenslauf einreichen.
  3. Stellenanzeigen schreiben und inserieren. Nach der Identifizierung der Stellenanforderungen ist es an der Zeit, die Stellenanzeige zu schreiben. Die Sprache und der Inhalt der Anzeigen sollten sowohl den Wunschkandidaten ansprechen, als auch mit deiner Markenstimme übereinstimmen. Achte darauf, alle relevanten Informationen über die Stelle hinzuzufügen und gleichzeitig die Persönlichkeit und die Werte deines Unternehmens herauszustellen. Dies wird den Kandidatinnen und Kandidaten helfen, selbst du prüfen, ob sie für die Stelle geeignet sind oder nicht. 
  4. Lebensläufe sammeln und analysieren. Wie im nächsten Abschnitt erläutert wird, ist die Art und Weise und der Ort, wie und wo du Lebensläufe sammelst, für die Beschleunigung des Lebenslauf-Checks unglaublich wichtig. Es stehen Hunderte von technischen Plattformen zur Verfügung, um die Erfassung und Analyse von Lebensläufen zu automatisieren und zu rationalisieren. 
  5. Screening und Vorauswahl von Kandidatinnen und Kandidaten. Viele Tech-Stacks helfen dabei, den Prozess der Prüfung von Lebensläufen durch die Verwendung von Schlüsselwörtern und Technologien der Künstlichen Intelligenz zu automatisieren. Dazu ist es jedoch entscheidend, dass du den ersten Schritt so gründlich wie möglich durchläufst, damit du genau weißt, worauf die Technologie achten soll. 

Einsatz der richtigen Tools

Sobald die Lebensläufe eintreffen, wird ein Bewerbermanagementsystem wie Recruitee dein bester Freund sein. Moderne Bewerbermanagementsysteme bieten automatische Lebenslauf-Checks und -Auswahlfunktionen, die Bewerberinnen und Bewerber aussortieren, die den spezifischen Mindestanforderungen nicht erfüllen. Dadurch wird deine Arbeitsbelastung auf Anhieb reduziert. 

Darüber hinaus können Taktiken wie die Boolesche Suche und andere Sonderfunktionen von Bewerbermanagementsystemen dir helfen, deine Kandidatenliste noch weiter einzugrenzen. 

Hier ist ein Beispiel, wie dieser Prozess funktionieren könnte:

  1. Stellenanzeigen werden Online veröffentlicht.
  2. Die Kandidatinnen und Kandidaten füllen die Online-Bewerbung aus und reichen ihren Lebenslauf ein.
  3. Die Bewerbung wird an das Bewerbermanagementsystem geschickt, wo auf der Grundlage der Angaben ein Kandidatenprofil erstellt wird.
  4. Das Bewerbermanagementsystem verwendet Stichwortsuche und Sprachanalyse, um festzustellen, ob das Kandidatenprofil den eingegebenen Stellenanforderungen entspricht. Recruiter können diese Datenbank jederzeit manuell durchsuchen.
  5. Auf der Grundlage dieser ersten Durchsuchung wird eine Auswahlliste von Kandidatenprofilen erstellt.
  6. Der Recruiter prüft die in die engere Wahl gezogenen Lebensläufe und verfeinert die Liste von dort aus.

Sobald du eine Auswahlliste mit Lebensläufen von Kandidatinnen und Kandidaten hast, die du gerne interviewen möchtest, kannst du moderne Recruiting-Methoden anwenden, um auch diese Phase zu straffen.

Moderne Recruiting-Methoden

Die vielleicht zeitfreundlichste Recruiting-Methode sind Videoantworten, mit welcher der Auswahlprozess der passenden Kandidatinnen und Kandidaten beschleunigt werden kann. Dabei handelt es sich um Antworten, die du von den Bewerberinnen und Bewerbern per Video-Chat sammelst. Die Antworten beziehen sich auf spezifische Screening- oder Interviewfragen im Zusammenhang mit den Stellenanforderungen.

Durch die Verwendung von Videoantworten, erhältst du eine zusätzliche Informationsebene, auf der du beim Check der Lebensläufe aufbauen kannst. 

In früheren Interview-Phase können Videoantworten dazu verwendet werden, einem Lebenslauf ein Gesicht und eine Persönlichkeit zu geben, wodurch du deinen Kandidatenpool weiter eingrenzen kannst, ohne ein persönliches Gespräch gehabt zu haben.

Mit einer Kombination aus gründlicher Planung, den richtigen Tools und modernen Methoden kannst du die Effizienz deiner Lebenslauf-Checks drastisch verbessern.

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