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Diese 7 manuellen Aufgaben sind die wahren Zeitfresser im Recruiting 

Recruiterinnen und Recruiter haben mit die anspruchsvollsten Aufgaben im Unternehmens: Sie sind dafür zuständig, die besten neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu rekrutieren. Die Liste an Aufgaben ist lang: Sourcing, Koordination mit den Fachabteilungen, Screening, Auswahl, Interviewdurchführung und schlussendlich die Einstellungsentscheidung.

Die Anforderungen sind hoch: Gute Neueinstellungen haben das Potenzial, ein Team zu transformieren, schlechte Neueinstellungen können einem Unternehmen viel Geld kosten.

Es stellt sich die Frage, warum es heute noch so viele manuelle Aufgaben im Recruiting gibt. Durch manuelle Aufgaben verliert man nicht nur wertvolle Zeit, manuelle Aufgaben können auch dazu führen, dass man Kandidatinnen und Kandidaten im Laufe des Prozesses verliert, indem man entweder eine schlechte Kandidatenerfahrung erschafft oder langsamer zu Vorstellungsgesprächen oder Angeboten kommt. 

In diesem Artikel haben wir eine Liste der manuellen Aufgaben im Recruiting erstellt, die dazu führen können, dass du oder dein Team hochqualifizierte Talente im Prozess verlierst: 

  1. Erstellung von Kandidatenprofilen
  2. Durchsuchen von Excel-Tabellen
  3. E-Mail-Abstimmung
  4. Prüfung der Bewerbungen
  5. Mehrfache Stellenausschreibung
  6. Interviewplanung 
  7. Erstellung von Talent-Pipelines

Finde heraus, wie du deine Prozesse optimieren und dadurch wertvolle Zeit sparen kannst. 

1. Erstellung von Kandidatenprofilen

Das Sourcing von Kandidatinnen und Kandidaten muss agil und schnell sein, insbesondere wenn dein Unternehmen auf einem wettbewerbsintensiven Bewerbermarkt operiert. Je früher eine Kandidatin oder ein Kandidat ausgewählt und zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen wird, desto eher kannst du sie oder ihn für dein Unternehmen gewinnen. 

Wenn du Kandidatinnen und Kandidaten außerhalb deines eigenen Talent Pools oder deiner Datenbank rekrutierst, kann das Sourcing schnell zu einer zeitaufwändigen und mühsamen manuellen Aufgabe werden. 

Das Herunterladen von Lebensläufen und Profilen über verschiedene Plattformen (wie LinkedIn oder Xing), nur um sie dann zu speichern und manuell in dein ATS oder CRM hochzuladen, kostet dich wertvolle Zeit. Selbst wenn du stapelweise suchst und hochlädst, riskierst du eine Kandidatin oder einen Kandidaten in deinem Download-Ordner zu übersehen oder zu verlieren. 

Außerdem solltest du berücksichtigen, dass die Aufbewahrung von Kandidatendaten auf einzelnen Computern und außerhalb deines ATS ein Risiko für die DSGVO-Konformität darstellen kann.

2. Durchsuchung von Excel-Tabellen

Excel war lange Zeit DAS Tool im Recruiting. Doch individuell auf Computern gespeicherte Excel-Tabellen können Risiken für die Datensicherheit darstellen, die Zusammenarbeit im Team erschweren und manuelle Aufgaben im Recruiting beibehalten. 

Excel-Tabellen erfordern eine umfangreiche manuelle Dateneingabe und sind zweifellos zeitaufwändig zu aktualisieren. Durch menschliche Fehler können leicht wichtige Informationen entfernt oder E-Mails oder Telefonnummern falsch geschrieben werden. Die Verwendung von Excel in deinem Alltag verschwendet nicht nur wertvolle Zeit, sondern stellt auch ein ernsthaftes Risiko für deine Datensicherheit und den Zugriff auf die Kandidatendaten dar.

3. E-Mail-Zusammenführung

Die Kommunikation mit den Kandidatinnen und Kandidaten ist von größter Bedeutung. Den Überblick über komplexe Rekrutierungsprozesse zu behalten kann schwierig werden, wenn deine E-Mail nicht direkt in die Kandidatenprofile übertragen wird. Oftmals verbringen einzelne Recruiterinnen und Recruiter viel Arbeitszeit mit dem manuellen Zusammenführen von E-Mail-Nachrichten.

Das Zusammenführen von E-Mail-Datensätzen ist notwendig, wenn du Datensätze von E-Mail-Kontakten manuell in ein Kandidatendatenprofil hochladen musst. Wenn dies manuell tust, verlierst du möglicherweise wichtige E-Mails im Prozess und verschwendet wertvolle Zeit. Das Weglassen von Informationen kann dazu führen, dass du die Kandidatin oder den Kandidaten erneut fragen musst oder riskierst, die Informationen nicht zu haben. 

So oder so besteht die Gefahr, dass du wie ein Amateur oder einfach nur schlecht vorbereitet wirkst, was zu einer schlechten Kandidatenerfahrung führen kann.

4. Prüfung der Bewerbungen

Besonders bei dringend zu besetzenden Stellen kann es vorkommen, dass du deinen Posteingang auf mehreren Plattformen regelmäßig überprüfst. Wenn jedoch eine Stellen besetzt wurde oder nicht so dringend ist, kann es sein, dass man vergisst, sie auf einer anderen Plattform gepostet zu haben. Bewerbungen und Kandidatenanfragen könnten in der Zwischenzeit unbeantwortet bleiben.

Die Prüfung von Bewerbungen ist eine manuelle Aufgabe bei der Rekrutierung, die dein Unternehmen qualifizierte Kandidatinnen und Kandidaten kosten könnte. Die Tatsache, dass man jede Plattform manuell überprüfen oder man auf gelegentliche Benachrichtigungen im Posteingang warten muss, könnte bedeuten, dass manche Bewerbungen unabsichtlich ignoriert oder verpasst werden. 

5. Mehrfache Stellenausschreibung

Du möchtest auf jeden Fall sicherstellen, dass so viele qualifizierte Kandidatinnen und Kandidaten wie möglich deine freie Stelle sehen und sich bewerben. Die Veröffentlichung auf verschiedenen Kanälen und Plattformen ist sicherlich der beste Weg, dies zu erreichen. Es ist jedoch auch eine manuelle Aufgabe, die viel Zeit in Anspruch nimmt, wenn man jeden Job einzeln verwalten muss. 

Wenn sich die Einzelheiten einer Stellenausschreibung ändern oder eine Ausschreibung unerwartet geschlossen wird, müsstest du auf jeder Plattform die Ausschreibung manuell bearbeiten oder entfernen. Wenn du dies nicht tust, kannst du Bewerbungen für eine Stelle erhalten, die geschlossen wurde, was einen schlechten Eindruck bei den Bewerberinnen und Bewerbern hinterlässt und direkt ein schlechtes Licht auf dein Unternehmen wirft. Oder du informierst Kandidatinnen und Kandidaten möglicherweise falsch, weil du die Stellenausschreibung nicht abgeändert hast. 

Beide Möglichkeiten schaffen keine positive Kandidatenerfahrung und ermutigt qualifizierte Fachkräfte sicher nicht, sich deinem Unternehmen anzuschließen.

6. Interviewplanung

Die Interviewplanung kann das ultimative Katz-und-Maus-Spiel sein. Sobald du eine Kandidatin oder Kandidaten für ein Interview eingeladen hast, steht der Hiring Manager plötzlich nicht mehr für das Vorstellungsgespräch zur Verfügung. Oder umgekehrt. Manchmal können so viele E-Mails hin- und hergehen, bevor du in der Lage bist, einen Termin festzulegen. Zu diesem Zeitpunkt könnte die Kandidatin oder der Kandidat bereits woanders ein Vorstellungsgespräch haben.

Die Interviewplanung ist eine der aufwendigsten manuellen Aufgaben in der Rekrutierung. Selbst ein Terminplanungsassistent außerhalb des eigenen ATS kann zu Fehlkommunikationen führen. Wenn ein Interview versäumt oder verschoben wird, weil es in den falschen Zeitraum gelegt wurde, kann dies bedeuten, dass man so eine qualifizierte Kandidatin oder Kandidaten verliert und ein negativer Eindruck bei der Kandidatin oder dem Kandidaten entsteht.

Kannst du ein Muster erkennen? Manuelle Aufgaben im Recruiting bedeuten, dass Recruiterinnen und Recruiter regelmäßig Gefahr laufen, qualifizierte Kandidatinnen und Kandidaten zu verlieren.

Die Interviewplanung geht über die Strukturierung deiner Rekrutierungsprozesse hinaus. Sie zeigt auch das Engagement deines Unternehmens für technologieorientierte Effizienz und Benutzerfreundlichkeit. Dies ist besonders wichtig, wenn es sich um eine Zielgruppe handelt, die überwiegend aus Millennials und der Generation Z besteht, die großen Wert auf die technologische Raffinesse eines Unternehmens legen. 

7. Erstellung von Talent-Pipelines

Recruiterinnen und Recruiter sollten sich immer Gedanken über zukünftig zu besetzende Positionen machen, insbesondere in einem von Kandidatinnen und Kandidaten getriebenen Markt. Daher ist es wichtig, eine langfristige berufliche Beziehung sowohl zu aktiven als auch zu passiven Kandidatinnen und Kandidaten für zukünftige Positionen aufzubauen – dies wird als Talent-Pipeline bezeichnet. 

Es gibt keinen besseren Weg den Überblick zu behalten, als mit einer effektiven Recruitment-Software, über die du leicht auf deine Talent-Pipeline zugreifen und die Kommunikationswege mit potenziellen Kandidatinnen und Kandidaten offen halten kannst. Sobald du eine Bewerbung erhältst, kannst du sie in deine Datenbank aufnehmen und die Kandidatinnen und Kandidaten für deine aktuellen Stellenangebote verfolgen. In der Datenbank werden alle Kandidateninformationen gespeichert, was für die Deckung des langfristigen Personalbedarfs essentiell ist. Du kannst Informationen über deine Talent-Pipeline auch problemlos mit deinem Team teilen. 

Die Automatisierung deiner Talent-Pipeline kann dir dabei helfen, den Einstellungsbedarf deines Unternehmens im Auge zu behalten und qualitativ hochwertige Kandidatinnen und Kandidaten schneller zu finden. Vorausschauend denkende Unternehmen nutzen sie als eine Möglichkeit, Kandidatinnen und Kandidaten zu fördern und den Überblick über ihren Rekrutierungsprozess zu behalten.

Die Lösung: Tools & Automatisierung

Recruiterinnen und Recruiter sind vielbeschäftigte Menschen, weil sie im Rekrutierungsprozess mit so vielen Aufgaben konfrontiert sind. Traditionell waren viele dieser Aufgaben mit manueller Arbeit verbunden. Heute gibt es mit Hilfe von technologiegestützten Lösungen so viele Alternativen zu diesen Aufgaben. Eine Recruitment Software wie Recruitee hilft dabei, diese Aufgaben zu automatisieren

Von unserer Sourcing-Erweiterung, die automatisch Profile von verschiedenen Plattformen abruft, bis hin zu unserer Terminplanungsfunktion, die gemeinsame Termine über verschiedene Agenden hinweg findet und mit den Kandidatendatensätzen synchronisiert wird, sind wir bestrebt, dir dabei zu helfen, die besten Talente zu gewinnen, deinen Prozess zu automatisieren und deinen nächsten strategischen Schritt vorherzusagen. 

Darüber hinaus gibt es eine Reihe von Tools, mit denen du manuelle Aufgaben im Recruiting vermeiden und deine Prozesse beschleunigen kannst. Stelle sicher, dass du alle dir zur Verfügung stehenden Technologien einsetzt, damit dir die Talente, die du brauchst, nicht entgehen!

Ein kurzes Beispiel: Auswahlfragen automatisieren

Bei der Prüfung von Hunderten von Lebensläufen kann es schwierig sein, sich einen Überblick über alle Bewerberinnen und Bewerber zu verschaffen und festzustellen, ob sie wirklich deinen Stellenanforderungen entsprechen. Hier kann die Automatisierung von Auswahlfragen helfen. Du kannst deine Liste automatisch einschränken, um auf einfache Weise Bewerberinnen und Bewerber auszuwählen, die deinen Kriterien entsprechen, z.B. nach Qualifikation, Standort, Ausbildungsanforderungen, ob sie berechtigt sind, am Standort deines Unternehmens zu arbeiten, usw. Die Liste ist lang!

Die Vorauswahl kann über das bloße Stellen von Fragen an die Kandidatinnen und Kandidaten hinausgehen. Mit einem ATS kannst du auch Fragebögen und Tests verschicken, um zu beurteilen, ob die Bewerberinnen und Bewerber für die Stelle geeignet sind. Diese Tests können dazu verwendet werden, eine Reihe von Faktoren zu bestimmen, zum Beispiel Arbeitseignung oder Persönlichkeitsmerkmale. Wenn sich eine Bewerberin oder ein Bewerber die Zeit nimmt, diese Tests auszufüllen, dann ist das auch ein Indikator dafür, dass sie oder er bereit ist, sich um eine Karriere in deinem Unternehmen zu bemühen.

Keyword-Tests werden auch als Teil des Pre-Screenings immer häufiger durchgeführt. Wenn du zum Beispiel eine Kandidatin oder einen Kandidaten mit sehr guten SEO-Kenntnissen brauchst, dann kannst du einfach durch die Bewerbungen filtern, indem du in deinem ATS nach dem Begriff “SEO-Spezialist/in” suchst. Bedenke jedoch, dass auch die Bewerberinnen und Bewerber immer klüger werden und wissen, dass die Arbeitgeber auf der Suche nach bestimmten Keywords sind, so dass dies nicht immer der zuverlässigste Weg ist, um die von dir gewünschten und benötigten Kandidatinnen und Kandidaten zu finden!

Normalerweise kann die Phase der CV-Screenings den Rekrutierungsprozess verlangsamen. Der größte Vorteil der automatisierten Vorauswahl besteht darin, dass sie die Zeit bis zur Einstellung verkürzt und dir dabei helfen kann, schneller hochqualifizierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu finden. Wenn du also deinen Vorauswahlprozess noch nicht automatisiert hast, dann probiere es doch einmal aus und schaue, wie gut es für dich funktioniert, die besten Kandidatinnen und Kandidaten für deine Rolle herauszufiltern.

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