Daten & Automatisierung

Diese 6 manuelle Aufgaben der Personalverwaltung kannst du verhindern

Mai 8, 2019

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Diese 6 manuelle Aufgaben der Personalverwaltung kannst du verhindern

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Personaler gehören zu denen, die am härtesten arbeiten. Oft müssen sie gute Leute finden, vorab bewerten, interviewen, koordinieren, wichtige Informationen zusammenstellen, einarbeiten und schließlich auch die Entscheidung zur Einstellung oder Absage treffen. Je nach Unternehmen und Position geht diese Liste noch eine Weile weiter. Und die Verantwortung ist groß: gute Leute können ein Team verändern, nicht passende Leute kosten ein Unternehmen bis zu 15.000 $.

Personaler können es sich einfach nicht leisten, Zeit zu verschwenden oder gute Kandidaten/innen während des Prozesses zu verlieren aufgrund manueller und unnötiger Aufgaben. Darum ist es schon komisch, dass es immer noch so viele zeitraubende manuelle Aufgaben im Personalwesen gibt. Und sie sind nicht nur zeitraubend, sondern auch immer mit dem Risiko verbunden, gute Kandidaten/innen an andere (schnellere Unternehmen) zu verlieren – zum Beispiel auch wegen schlechter Erfahrungen im Interviewprozess.

Hier ist unsere Checkliste für manuelle Aufgaben aufgrund derer  du vielleicht vielversprechende Kandidaten/innen verlierst. Wir erklären dir auch wie du diese Aufgaben minimierst bzw. verhinderst.

1. Profile zusammenfassen & hochladen

Kandidaten/innen zu finden und an sich zu binden, muss agil und schnell sein, insbesondere auf einem heiß umkämpften Markt für Talente. Je früher ein/e Kandidat/in vorab bewertet und für ein Interview eingeladen wurde, umso schneller sind sie eventuell vom Markt. Obwohl es also schnell gehen muss, dauert die Profilerstellung von Kandidaten/innen, die nicht aus dem eigenen Talentpool oder der eigenen Datenbank stammen, lange und wird meist manuell durchgeführt.

Lebensläufe und Profile von diversen Plattformen (wie Facebook, LinkedIn oder GitHub) herunterzuladen, zu speichern und dann in das eigene System hochzuladen, kostet wertvolle Zeit. Selbst wenn man mehrere Dateien auf einmal herunter- und wieder hochladen kann, kann es schnell passieren, dass ein/e Kandidat/in im Download-Ordner hängen bleibt. Außerdem gilt es zu beachten, dass das Speichern von Kandidateninformationen außerhalb des eigenen Systems ein Problem mit der DSGVO darstellt.

2. Excel-Tabellen durchsuchen

Wenn du oft Excel-Tabellen durchsuchen musst, um die passende Information zu finden, verschwendest du vermutlich Zeit. Excel ist schon lange ein gutes Hilfsmittel für Personaler, aber einzelne Tabellen auf deinem Rechner können die Datensicherheit komprimittieren, Team-Arbeit behindern und manuelle Bearbeitungen verursachen.

Excel-Tabellen erfordern manuelle Eingabe und müssen zeitaufwendig aktuell gehalten werden. Bearbeitungsfehler führen leicht dazu, dass wichtige Informationen gelöscht oder E-Mails und Telefonnummern falsch eingegeben werden (Zahlendreher…). Wenn du weiterhin Excel im Alltag verwendest, verschwendest du nicht nur Zeit, sondern gefährdest auch deine Datensicherheit sowie den Zugang zu den Informationen der Kandidaten.

3. E-Mails zusammenführen

Die Kommunikation mit den Kandidaten/innen ist unersetzlich bei jeder neuen Einstellung. Wenn deine E-Mails nicht direkt im Kandidatenprofil gespeichert werden, kann es ganz schön stressig sein die komplexen Kommunikationszusammenhänge nachzuvollziehen. Einzelne Personalverantwortliche verbringen unnötig viel Zeit mit der Verwaltung, inklusive der E-Mail-Zusammenführung.

E-Mails zusammenzuführen wird dann notwendig, wenn du manuell E-Mail-Kommunikation mit den Kandidaten/innen hochladen musstest. Dabei können wichtige E-Mails verloren gehen und natürlich verlierst du auch eine Menge Zeit dabei. Bei Informationsverlusten musst du entweder Kandidaten/innen erneut fragen oder hast diese Infos eben nicht. So oder so, du wirkst entweder wie ein Anfänger oder unvorbereitet, was Kandidaten/innen sehr wohl merken.

4. Nach Bewerbungen suchen

Besonders wenn es um dringende Anliegen geht, kann es sein, dass du mehrmals auf verschiedenen Plattformen deinen Posteingang überprüfst. Wenn eine Neubesetzung jedoch nicht so dringend ist, kann schon einmal vergessen werden, dass Bewerbungen auf einer anderen Plattform eingehen sollten. In der Zwischenzeit werden Bewerbungen und Anfragen dann nicht bearbeitet.

Manuell nach eingegangenen Bewerbungen zu schauen, ist eine Tätigkeit, die dein Unternehmen vielleicht spannende Leute kostet. Manche Bewerbungen können unabsichtlich ignoriert werden, wenn du immer erst jede Plattform aufrufen musst oder zu späte Benachrichtigungen bekommst. Manuelles Überprüfen auf verschiedenen Plattformen kostet dich eventuell hervorragende Kandidaten/innen.

5. Ausschreibungen auf mehreren Plattformen

Natürlich willst du, dass so viele qualifizierte Kandidaten/innen wie möglich deine freie Stelle sehen. Deshalb ist es empfehlenswert auf mehreren Kanälen und Plattformen auszuschreiben. Wenn du das jedoch manuell machen musst, ist das zeitaufwendig und fehleranfällig.

Wenn die Angaben bei einer Stelle sich ändern oder unerwartet wegfallen, musst du dies auf jeder einzelnen Plattform manuell ändern. Ansonsten erhältst du vielleicht unpassende Bewerbungen oder Bewerbungen auf eine Stellenausschreibung, die es nicht mehr gibt. Das wirft kein gutes Licht auf dich und verhindert, dass Kandidaten/innen mit deinem Unternehmen eine positive Erfahrung verbinden.

6. Interviews vereinbaren

Interviews mit der Personalabteilung und den Kandidaten/innen zu vereinbaren, kann extrem kompliziert sein. Nachdem mit dem/der Kandidaten/in ein Termin gefunden wurde, kann auf einmal der/die Abteilungsleiter/in nicht mehr, oder andersherum. Bis endgültig ein Termin gefunden wird, gehen einige E-Mails ins Land und bis dahin hat der/die Kandidat/in vielleicht schon andere Interviews hinter sich.

Interviews zu vereinbaren gehört zu den schwierigsten manuellen Aufgaben im Recruitment. Und bei den Kalendereinträgen kommt es oft genug zu Fehlern. Selbst ein Planer außerhalb des eigenen Systems kann zu Missverständnissen führen. Ein verpasstes oder verschobenes Interview wegen solcher Planungsfehler führt zu negativen Eindrücken bei dem/der Kandidaten/in oder sogar dem Wegfall vielversprechender Kandidaten/innen.

Erkennst du ein Muster? Viele manuelle Aufgaben bedeuten, dass dein Unternehmen potentielle Kandidaten/innen verlieren kann.

Die Lösung: Software & Automatisierung

Personaler sind so stark ausgelastet, weil sie viele unterschiedliche Aufgaben und Verantwortungen haben. Viele dieser Aufgaben sind traditionell manueller Art. Aber inzwischen gibt es viele Alternativen und technische Lösungen. Eine Talentrecruitmentplattform wie Recruitee hilft dir dabei, diese Aufgaben zu automatisieren, um Zeit zu sparen und einen positiven Eindruck bei Kandidaten/innen zu hinterlassen. Zu diesen Lösungen gehören unsere Sourcing Erweiterung, die automatisch Profile von verschiedenen Plattformen screent, sowie unsere Interviewplanung, die in verschiedenen Kalendern passende Zeiten findet. Wir wollen dich dabei unterstützen, dass du die besten Leute findest, deinen Prozess automatisierst und so deine Strategie besser planen kannst.

Es gibt außerdem noch eine Reihe weiterer Funktionen, mit denen du manuelle Aufgaben ersetzen kannst und schneller und effizienter arbeitest. Stelle sicher, dass du die Technologie, die es gibt, auch nutzt und verpasse nicht länger vielversprechende Kandidaten!

Tamara verstärkt seit März 2019 das deutsche Content-Team und kümmert sich um den deutschsprachigen Auftritt von Recruitee. Ihre Interessen liegen neben Sprache auch in neuesten Entwicklungen auf dem Gebiet des Technologierechts.
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