Artikel

Mitarbeiterbefragung als Teil des Employer Branding

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter stellen nicht nur die die Belegschaft eines Unternehmens dar, sondern sind ein immenser Wissenspool. Je mehr Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, um so breiter ist das Wissen im Unternehmen verteilt. Dieses Wissen bezieht sich meistens auf fachliche Aspekte, auf Betriebsabläufe, Betriebsklima und die Sicht von außen aufs Unternehmen. Ein Vorstand oder eine Geschäftsführung können nicht jeden Ablauf im Tagesgeschäft kennen und überwachen. Damit du aber dennoch weißt, was in deinen Unternehmen vor sich geht, brauchst du Feedbacksysteme. Eines davon ist die Mitarbeiterbefragung.

Es gibt verschiedene Arten der Mitarbeiterbefragung, die sich an unterschiedlichen Zielen orientieren. Du kannst über Befragungen Meinungen bekommen, Wertungen und Vorschläge. Und natürlich Kritik. Dank moderner Softwaretools müssen deine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht mehr seitenweise Haken machen und auf schwarzen Linien schreiben, sondern können eine Befragung in wenigen Minuten am Computer erledigen.

Regelmäßige Befragungen dienen dem Employer Branding eines Unternehmens. Sie zeigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und potenziellen Bewerberinnen und Bewerbern, dass eine Organisation den Rat der Belegschaft schätzt und ihre Rolle als Frühwarnsystem und Ratgeber ernst nimmt.

Warum ist eine Mitarbeiterbefragung wichtig?

Mitarbeiterbefragungen beginnen sich langsam aber stetig zu etablieren. In einer Studie von Kienbaum gaben 27 Prozent der Befragten an, dass in ihrem Unternehmen alle zwei Jahre eine Mitarbeiterbefragung stattfindet, bei einem Drittel wird eine solche Befragung jährlich durchgeführt.

Wenn Unternehmen keine Umfrage durchführen, dann liegt das nach Aussagen der Studienteilnehmer an Ressourcenknappheit (34 Prozent) und dem fehlenden Einsatz der Geschäftsführung (32 Prozent). In Unternehmen mit einer jährlich durchgeführten Mitarbeiterbefragung wird der Einsatz der Geschäftsleitung besonders stark wahrgenommen.

Warum aber sollte es eine Mitarbeiterbefragung geben, wenn man doch die Leistung in den KPIs sieht und es regelmäßige Personalgespräche gibt? Eine Befragung bildet die Stimmung und Meinung der gesamten Belegschaft ab. Die meisten Unternehmen setzen nach einer Umfrage unter 200 Firmen solche Feedbacks ein für 

  • internes Benchmarking (68,8 %)
  • Verbesserung der Kommunikation (66,5 %)
  • Umsetzung der Strategie (61,4 %)
  • Externes Benchmarking (53,1%)

Beim internen Benchmarking geht es darum, Entwicklungen im Unternehmen zu verfolgen, weswegen diese Befragungen häufiger durchgeführt werden müssen. Nur so lassen sich genügend Daten für verlässliche Vergleiche erhalten. 

Befragungen sind ein Mittel der internen Kommunikation, und sie zeigen, dass ein Unternehmen die Angestellten ernst nimmt und um Rat fragt. Das kann Teil einer Unternehmensstrategie sein, wenn man zum Beispiel an seiner Unternehmenskultur arbeitet und wissen will, in welchen Bereichen Veränderungen notwendig sind.

Das externe Benchmarking vergleicht die eigenen Zahlen mit Branchenzahlen, zum Beispiel wenn es um Zufriedenheit am Arbeitsplatz geht oder bei Bewertungen des Arbeitgebers insgesamt.

Mitarbeiterbefragungen können einem Unternehmen sehr konkreten Nutzen bringen:

  • Sie können das Betriebsklima verbessern
  • Sie helfen bei der Motivation
  • Sie gebe der Führung Feedback
  • Sie können den Krankenstand senken
  • Sie stärken die Mitarbeiterbindung
  • Sie sind ein wirksames Instrument des Change Managements

Mit einer gut geplanten Umfrage zeigt ein Unternehmen, dass ihm die Meinung der eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wichtig ist. Es ist eine einfache und direkte Form der Kommunikation mit allen Angestellten, bei der diese die Möglichkeit zur Mitwirkung haben.

Mitarbeiterbefragungen geben den Menschen eine Stimme. Sie funktionieren aber nur dann, wenn eine gewisse Transparenz damit verbunden ist. So sollten die Ergebnisse immer der Belegschaft mitgeteilt werden, selbst wenn diese der Führung nicht gefallen.

Best Practice Beispiel: Die LEONI AG ist ein weltweit tätiger Anbieter von Drähten, optischen Fasern, Kabeln und Kabelsystemen sowie den damit verbundenen Dienstleistungen für Industriekunden. Das Unternehmen nutzt einen sogenannten Mitarbeitermonitor, ein Instrument zur Messung von Kundenzufriedenheit und Kundenbindung. Dieser wird über alle Filialen hinweg durchgeführt und lieferte wichtige Benchmark-Informationen. So kann festgestellt werden, ob personalpolitische Maßnahmen wirklich greifen oder ob es große Unterschiede in der Zufriedenheit bei den Filialen gibt.

Das Besondere dabei: Es wird nicht nur die Wahrnehmung (Ist-Wert), sondern auch die Erwartungshaltung (Soll-Wert) abgefragt. Weiche die beiden Werte zu stark ab, muss die Führung die Gründe herausfinden und entsprechend handeln.

Arten der Mitarbeiterbefragung (plus Beispiele!)

Es gibt verschiedene Methoden und Arten einer Befragung, die sehr vom Ziel abhängig sind. Deshalb solltest du dir zunächst darüber im Klaren sein, was du überhaupt von deinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern wissen willst und warum du das wissen willst.

Meinungsumfrage

Bei der Meinungsumfrage werden die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter um Stellungnahmen und Einschätzungen gebeten. Sie besteht aus vielen offenen Fragen, die eine ausführlichere Antwort benötigen. Oftmals wird der Fehler gemacht, Meinung nur mit Ja, Nein und Weiß nicht Optionen abzufragen. Dabei wirst du aber keine wirklich erhellenden Informationen bekommen.

Wenn du zum Beispiel fragst:

Ist das Unternehmensklima gut? Ja / Nein / Weiß nicht

dann bekommst du einen gewissen Anteil an Gefälligkeitsantworten, aber keine Hinweise warum es gut oder schlecht ist.

Stattdessen solltest du fragen:

Was gefällt dir/gefällt dir (nicht) am Unternehmensklima?

und dann die Möglichkeit zur Texteingabe geben.

Es gibt bei Umfrage-Experten einen gewissen Streit über qualitative und quantitative Umfragen, also solche mit Textantworten und solche, die einfach in Daten umgesetzt werden können. Dabei haben beide ihre Vorteile: Wenn du etwas aufspüren willst, wenn du Meinungen und Ideen haben möchtest, dann brauchst du Antworten als Text. Wenn es um reine Bewertungen geht, dann können einfache Antworten, Sterne oder Nummern reichen. Am besten sind natürlich Mischformen.

So kannst du beispielsweise das Kantinenessen bewerten lassen (1 sehr gut, 5 sehr schlecht):

  • Auswahl des Essens 1-5
  • Qualität des Essens 1-5
  • Preis 1-5
  • Was fehlt im Angebot? Texteingabe
  • Was kann verbessert werden? Texteingabe

Du oder deine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden die Texte durchlesen und zusammenfassen müssen, aber das genau ist ja der Sinn und Zweck der Umfrage. Du willst Meinungen hören und Vorschläge bekommen. Wenn 30 Prozent der Kantine eine 3 geben und 40 Prozent eine 2, sagt dir das kaum, worin wirklich das Problem liegt.

Ein anderes Themenfeld für eine Mitarbeiterbefragung können die Mitarbeitervorteile sein und die Bandbreite des Angebots. Denn selbst wenn die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Vorteile gerne annehmen, könnte es durchaus sein, dass sie vielleicht andere erwarten. Hier kann eine Umfrage Klarheit schaffen.

Benchmarking

Beim Benchmarking versuchst du in deinen Umfragen, Trends festzustellen und Vergleichswerte zu bekommen. Das bedeutet, dass die Mitarbeiterbefragung immer gleich sein muss und dass sie vor allem Daten produzieren soll, die analysiert werden können. Hier werden meistens Bewertungen abgegeben, Häkchen gemacht oder mit Ja und Nein geantwortet.

Profitipp: Bei Bewertungen solltest du immer ein Spektrum mit mindestens fünf Stufen haben. Antworten mit drei Möglichkeiten sind statistisch nicht besonders aussagefähig. Außerdem müssen die Bewertungsbeschreibungen so neutral wie möglich gehalten werden. 

Das Benchmarking kann intern erfolgen oder extern. Wenn du wissen willst, wie gut deine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihren Arbeitsplatz bewerten, dann kannst du das einmal im Jahr abfragen. Du kannst aber auch als Grundlage Branchenbefragungen nehmen und dann vergleichen, wie dein Unternehmen im Vergleich zu anderen und zum Branchendurchschnitt abschneidet.

Systematische Mitarbeiterbefragung

Die systematische Befragung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wird wie die Benchmark-Befragung regelmäßig durchgeführt, hat aber eine andere Zielrichtung. Sie ist in der Regel Teil des Prozesses in der Personalführung und soll bestimmte Kennzahlen überprüfen. Sie ist ein Monitoringinstrument, dessen Daten vor allem für strategische Entscheidungen wichtig sind.

Bei solchen Befragungen geht es mehr um unternehmensweite Belange als um die Sauberkeit der Toiletten oder Freizeitangebote. In den meisten systematischen Befragungen steht das Befinden der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bezüglich ihrer Arbeitsumgebung und wie die Führung wahrgenommen wird im Mittelpunkt. Einige Beispiele für Mitarbeiterbefragungen findest du hier:

  • Wie bewerten Sie die Führungskompetenz Ihres Vorgesetzten?
  • Wie bewerten Sie die allgemeine interne Unternehmenskommunikation?
  • Wie sehr haben Sie Einfluss auf Veränderungen in ihrem Arbeitsbereich und die Arbeitsprozesse?
  • Wie gut werden die Ziele ihres Teams/Abteilung/Arbeitsbereiches kommuniziert?
  • Wie bewerten Sie die Ihnen angebotenen Weiterbildungsmöglichkeiten?
  • Wie bewerten Sie den internen Informationsfluss, was ihre fachliche Arbeit betrifft?
  • Wie schätzen Sie die Bemühungen des Unternehmens bezüglich Mitarbeiterzufriedenheit ein?
  • Welche Rolle spielt Kundenzufriedenheit in Ihrer täglichen Arbeit?

Diese Befragungen werden ein- oder zwei Mal im Jahr gemacht um zu sehen, ob es Veränderungen gibt. Sie sind ein Frühwarnsystem, das negative Entwicklungen sichtbar machen kann. Gleichzeitig gibt es Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Möglichkeit, Probleme anzusprechen, ohne dies persönlich machen zu müssen.

Was ist bei der Mitarbeiterbefragung zu beachten?

Es gibt ein paar formale Dinge, die zu beachten sind. Ganz wichtig ist, dass eine Mitarbeiterbefragung immer anonym sein soll. Das bedeutet, dass niemand bei der Umfrage den Namen, E-Mail, Telefonnummer oder Abteilung angeben muss. Du willst nicht die Meinung einzelner Personen, sondern der gesamten Belegschaft. Das schließt übrigens ein, dass du nicht die IP-Adresse der Computer, von denen aus eine Umfrage abgeschickt wird, speicherst. Du solltest die Anonymität deiner Umfrage immer explizit betonen.

Deine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wollen wissen, warum sie befragt werden. Selbst bei wiederkehrenden Umfragen sollte der Sinn und Zweck der Mitarbeiterbefragung erläutert werden – schließlich können ja neue Angestellte dazugekommen sein.

Mitarbeiterbefragung: Was ist erlaubt?

  • Du solltest keine Daten erheben, die einen Rückschluss auf die Person zulassen. Also weder Namen noch E-Mail, Telefon oder Abteilung. Ist ein Rückschluss möglich würde die Befragung unter § 3 Abs. 1 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) fallen und es muss ein Vertrag zur Datenverarbeitung im Auftrag gemäß Art. 28 EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) geschlossen werden. Mit einer anonymen Befragung kannst du dir diesen Aufwand sparen.
  • Die Fragen sollen dabei ausschließlich betriebsbezogen sein. Persönliche Fragen nach dem Familienstand haben hier ebenso wenig zu suchen wie die Frage, ob man die Absicht habe weitere Kinder zu wollen oder in fünf Jahren in eine andere Stadt zu ziehen. Eine Frage, ob man sich in 5 Jahren noch im Unternehmen sieht, ist hingegen möglich.
  • Allgemeine demografische Fragen nach Geschlecht und Alter sind ebenso möglich, sollten aber am Ende stehen und optional angeboten werden.
  • Wichtig: Immer auf die Konformität mit dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) achten.

Zeitraum und Zahl der Fragen

Eine Mitarbeiterbefragung sollte einen klar definierten Zeitraum vorgeben, innerhalb dessen die Antworten gegeben werden müssen. Das hängt von der Größe und Struktur des Unternehmens ab. Kleine Firmen schaffen das in einer Woche, globale Unternehmen brauchen vielleicht einen Monat.

Die Zahl der Fragen richtet sich nach dem beabsichtigten Ziel und Zweck. Da es sich um eine interne Befragung handelt, kann von der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter die Teilnahme verlangt werden. Bei vielen Antworten als Text ist aber weniger mehr, bei Multiple-Choice können es bis zu 80 Fragen sein.

Der Rücklauf ist natürlich entscheidend für die Aussagekraft, vor allem bei Benchmarks. Du solltest deinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern klar machen, dass es für sie wichtig ist, an der Umfrage teilzunehmen. Als Faustregel gilt: 70 Prozent ist ein gutes Ergebnis, alles darüber zeugt von großem Engagement. Ist die Quote niedriger als 50 Prozent, hast du ein Problem und solltest die Ursachen erforschen.

Kommunikation der Ergebnisse einer Mitarbeiterbefragung

Eine Befragung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kann und sollte zunächst von Vorstand, Geschäftsführung und den Fachabteilungen sowie – wenn vorhanden – dem Betriebsrat analysiert und ausgewertet werden. Dann muss das Ergebnis aber den Befragten mitgeteilt werden. Das kann auf unterschiedliche Weise geschehen:

  • Zusammenfassung als PDF mit grafischer Aufbereitung und einer Stellungnahme der Geschäftsführung
  • Präsentation bei einer Betriebsversammlung
  • Einbindung der Ergebnisse ins Intranet
  • Ausdruck der Ergebnisse und Verteilung an alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

Wichtig ist, dass die Ergebnisse selbst dann präsentiert werden, wenn sie kritisch sind und vielleicht nicht den Vorstellungen entsprechen. Da es sich um interne Informationen handelt, sind die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nach außen hin zur Verschwiegenheit verpflichtet. Du kannst am Ende der Präsentation eigene Vorschläge zur Verbesserung machen oder um solche bitten. 

Best Practice Beispiel: Die Stadtverwaltung Attendorn hatte wegen der Corona-Krise viele ihrer Verwaltungsprozesse umstellen müssen. Entscheidungen und Veränderungen mussten meistens kurzfristig getroffen werden. Als die Lage wieder etwas ruhiger wurde, entschied sich die Verwaltungsspitze, die gemachten Erfahrungen abzufragen. Es zeigte sich, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die gewonnene Flexibilität sehr schätzten und schrieben Ideen zur Optimierung auf.

Tools und Software für die Mitarbeiterbefragung

Die einfachste Form der Mitarbeiterbefragung kostet recht wenig, wenn du einen Dienst wie Google Umfragen oder SurveyMonkey in Anspruch nimmst. Allerdings stellen dir diese nur die Technologie zur Verfügung. Google gibt dir die Daten als Excel-Datei aus, die du dann noch aufbereiten musst. Die Fragen musst du selbst formulieren, eine Mitarbeiterbefragung Vorlage und Beispiele kannst du hier finden.

Eine professionelle Befragungssoftware für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wird heute von vielen Diensten angeboten. Diese bieten nicht nur die Technologie, sondern auch Fragen zu bestimmten Themenbereichen an. Die Firmen greifen auf ihre Datenbanken zurück, auf Studien zu Mitarbeiterbefragungen und Kundenfeedback, um das passende Paket anzubieten.

Einige Anbieter von Mitarbeiterbefragung Software sind:

  • Rogator.de ist spezialisiert auf Befragungssoftware zu unterschiedlichen Themenfeldern.
  • LamaPoll legt viel Wert darauf, dass die Befragungen datenschutzkonform sind.
  • Der TÜV-Süd bietet im Rahmen seiner Audittätigkeit Mitarbeiterbefragungen und die passende Beratung dazu an.
  • Das Geva-Institut informiert über Trends in Befragungen und bietet Umsetzung und Beratung an.
  • Die Fraunhofer-Gesellschaft hat ebenfalls Befragungen im Portfolio.

Mitarbeiterbefragung kurz erklärt

Das Wissen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu nutzen sollte heute wesentlicher Bestandteil der Unternehmensstrategie sein. Sie sind diejenigen, die am Ort der Produktion stehen, mit den Kunden sprechen und Veränderungen sehr früh wahrnehmen. Mitarbeiterbefragungen können als Barometer für die Stimmung, aber auch für die Weiterentwicklung der Produktivität und Effizienz wichtig sein.

Weil sie der Belegschaft eine direkte Mitsprache geben, sind für das Employer Branding Mitarbeiterbefragungen ein ebenso wertvoller Beitrag, wie eine perfekte Bewerbungszusage oder Social Media Aktivitäten. Die gezeigte Aufmerksamkeit und Wertschätzung werden von Mitarbeiterinnen, Mitarbeitern und Bewerberinnen, Bewerbern positiv wahrgenommen.

Vielleicht interessiert dich auch

Employer Branding

Begrüßung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter: Vorlagen & Tipps

Von Leon Hauber

Employer Branding

10 Tipps zur Schaffung einer positiven Fehlerkultur im Unternehmen

Von Leon Hauber

Employer Branding

Wie man ein Konfliktgespräch richtig vorbereitet und führt

Von Julia Saxena