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Gründe und Auswirkungen der Mitarbeiterfluktuation

Was ist Mitarbeiterfluktuation?

Unter Mitarbeiterfluktuation wird der Personalwechsel in einem Unternehmen bezeichnet, also wie viele Angestellte in einem bestimmten Zeitraum (meist ein Jahr) dein Unternehmen verlassen. Dafür kannst du eine Quote errechnen, die sich so zusammensetzt:

Abgänge im Personal, die nicht durch betriebsbedingte Gründe zustande kamen / den aktuellen Personalstand am Jahresanfang (plus neu besetzte Stellen) x 100

Du kannst auch einfach die Abgänge durch den Mittelwert im Personalbestand teilen und mit 100 multiplizieren.

Die Bundesanstalt für Arbeit spricht von einem Fluktuationskoeffizient. Er gibt an, wie häufig im Durchschnitt Arbeitsplätze neu besetzt werden; der Fluktuationskoeffizient ist somit ein Indikator für die „Umschlagshäufigkeit“ von Beschäftigungsverhältnissen und ein reziproker Indikator für die durchschnittliche Beschäftigungsdauer. Allerdings veröffentlicht die Agentur keine Daten, die einen Unterschied zwischen betriebsbedingten Ausscheiden und anderen Gründen machen. Sie zählt nur die Entwicklung von dem Arbeitsmarkt zur Verfügung stehenden Menschen und den gemeldete freien Stellen.

Mitarbeiterfluktuation in Deutschland

Im Durchschnitt liegt der Koeffizient der Mitarbeiterfluktuation in Deutschland um die 32. Das kann aber deutliche Unterschiede in Branchen haben. So liegt die öffentliche Verwaltung meistens unter 20 Prozent, während die Kommunikations- und Informationsbranche oder das Gastgewerbe schon mal über 60 kommen kann. Alle diese Zahlen beziehen sich auf sozialversicherungspflichtige Verhältnisse. Die Gig-Economy und Freiberufler*innen sind dabei nicht eingeschlossen. In Österreich sieht es etwas besser aus, eine Umfrage zur Mitarbeiterfluktuation von Deloitte ergab einen mittleren Wert von 11 Prozent an ungewollter Fluktuation

Der Wert für dein Unternehmen an sich sagt dir aber nicht viel, denn er muss mit den Vorjahren und der wirtschaftlichen Gesamtsituation, vor allem in deiner Branche, verglichen werden. Warum das wichtig ist, zeigt ein Beispiel aus der Gebäudereinigung: Hier kommt es immer wieder zu Kündigungen von Personal, aus unterschiedlichen Gründen wie Lohn, Arbeitsbedingungen und persönliche Situation. Die Fluktuation ist hier höher als zum Beispiel in einem Architekturbüro.

Je nach Größe deines Unternehmens können Kündigungen und Neueinstellungen nach Abteilungen sortiert werden. Im Vertrieb und im Verkauf kann es häufig zu einer höheren Fluktuationsrate kommen als im, Personalwesen.

Mitarbeiterfluktuation Statistik

Im Jahr 2017 mussten nach Angaben des Instituts der Deutschen Wirtschaft rechnerisch gut 32 Prozent aller sozialversicherungspflichtigen Stellen in Deutschland neu besetzt werden. Das ist nicht für alle Branchen gleich.

“Rein rechnerisch wechseln die Zeitarbeitsfirmen ihr Personal binnen eines Jahres mehr als einmal komplett aus – die Zeitarbeit erfüllt somit ihre Funktion als Sprungbrett in andere Branchen”, heißt es in der Untersuchung der Wirtschaftswissenschaftler.

Welche Ursachen gibt es für eine Mitarbeiterfluktuation in Unternehmen?

Wenn du einmal von betriebsbedingten Kündigungen wegen der wirtschaftlichen Lage absiehst, gehen Mitarbeiter*innen aus unterschiedlichen Gründen. Eingeschlossen in die Fluktuation sind übrigens alle Abgänge, sogar solche, die von deinem Unternehmen ausgesprochen wurden. Und das ist schon die erste Ursache.

Falschbesetzungen von Stellen

Wenn Stellen falsch besetzt werden, geben sich die neuen Mitarbeiter*innen die Klinke in die Hand. Du bist mit den Leistungen nicht zufrieden und lässt sie wieder gehen. Das kann an missverständlichen Stellenbeschreibungen liegen oder an fehlenden Recruiting-Tools. Die Kriterien für eine Stelle und eine Person können nicht präzise genug definiert sein. Wenn du in ein gutes Recruiting investierst, kann sich das schnell rechnen. Umso mehr, als dass heute Kandidat*innen bei Fachkräften mehrere Angebote haben und, wenn es ihnen bei dir nicht gefällt, noch in der Probezeit einen anderen Job annehmen können.

Unternehmenskultur und Betriebsklima

In vielen Studien ist nachgewiesen worden, wie wichtig die Arbeitsbedingungen für die Zufriedenheit am Arbeitsplatz sind. Eine gute Unternehmenskultur bindet Mitarbeiter*innen stärker, als nur Gehalt auszuzahlen und einmal im Jahr eine Weihnachtsfeier zu organisieren. Das Betriebsklima ist dann Ausdruck dieser Kultur in der täglichen Arbeit. Wenn Mitarbeiter*innen zu viel Druck verspüren, werden sie sich irgendwann nach neuen Stellen umsehen. Das Klima kann übrigens sehr plötzlich umschlagen, wenn neue Führungskräfte in den Betrieb kommen. Selbst wenn diese beste Absichten haben, kann ein unprofessionelles Change-Management verheerende Folgen für den Personalbestand haben.

Fachkräftemangel

In einigen Branchen und Regionen gibt es einen Mangel an qualifizierten Personal. Da heute Mitarbeiter*innen mobiler und flexibler sind, können sie sich die besten Jobs aussuchen. Ist die Loyalität nicht besonders groß, werden sie sich schnell neuen Angeboten zuwenden, die noch attraktiver sind. Die Fluktuation im Bereich der Fachkräfte ist für Unternehmen eine besondere Belastung, weil sie nur wenig dagegen setzen können.

Altersstruktur

Junge Menschen, die qualifiziert sind, wollen Erfahrung sammeln und bleiben seltener als zwei Jahre in einer Firma. In einem Lebenslauf zählen heute nicht mehr die Jahre, die man in einem Unternehmen war, sondern die verschiedenen Stationen und welche Projekte man dort gelernt hat. Perspektivenwechsel ist ein häufiger Grund für Fluktuation von jungen Menschen, selbst wenn du ihnen alles bietest, was du kannst. Ältere Angestellte hingegen scheiden früher aus dem aktiven Arbeitsleben aus, weil sie in Frührente gehen oder sich noch einmal einen Lebenstraum verwirklichen wollen.

Lohnstruktur

Je niedriger die Löhne, umso höher ist in vielen Betrieben die Fluktuation. Das hängt mit geringer Bindung zusammen, oft aber mit den eher monotonen Aufgaben und der Bereitschaft, selbst für wenige Euro mehr zu einer anderen Firma zu wechseln. Hier finden sich zudem ungelernte Arbeitskräfte, die sich schnell überfordert fühlen und nach anderen Jobs finden – oder sich komplett dem Arbeitsmarkt entziehen. In den höheren Lohngruppen – wie übrigens in den mittleren Altersgruppen – ist die Bindung am größten und die Neigung, das Unternehmen zu verlassen, am geringsten.

Veränderung der Arbeitsbedingungen/Digitalisierung

Wenn du in deinem Unternehmen etwas verändern willst, kann das einige Mitarbeiter*innen verschrecken. Veränderungen lösen immer Angst aus, und es bedarf eines professionellen Change-Managements, diese Angst zu nehmen. Das betrifft Arbeitsabläufe ebenso wie der Einsatz neuer Maschinen. Denke nur einmal an die Aufstände, die es gab, als Personal Computer eingeführt wurden. Als Google, die einst damit warben nicht böse zu sein, eine Zusammenarbeit mit einem Militärprojekt bekannt gab, kündigten dutzende Mitarbeiter*innen aus Protest.

Kündigungen können auch aus dem gegenteiligen Effekt entstehen: Wenn dein Unternehmen sich nicht modernisiert. Wer heute noch Digitalisierung als Modetrend abtut und im Home-Office die Angestellten faulenzen sieht, wird bald viele junge, engagierte und qualifizierte Kräfte verlieren. Gleiches gilt für die Führung von Mitarbeiter*innen. Befehle von oben werden noch hochqualifizierten Mitarbeiter*innen nicht mehr ernst genommen. Sie erwarten, dass Vorgesetzte ihnen Ziele geben und sie mit den notwendigen Arbeitsmitteln und Strukturen ausstatten, diese dann zu erreichen. Kollaboration, flache Hierarchien und Arbeit in projektbasierten Teams sind längst Standard geworden. Führung wird über Kompetenzen definiert, nicht über Titel oder wie lange schon jemand in der Firma ist. Und schon gar nicht, ob man ein Familienmitglied der Firmengründer*innen ist.

Die Kosten der Mitarbeiterfluktuation

Neueinstellungen kosten Geld und Zeit. Wenn du eine moderne Recruiting-Software benutzt, wirst du die Zahlen der Cost-to-Hire und Time-to-Hire nur zu gut kennen. Diese Kosten steigen, je mehr Personal das Unternehmen verlässt und je häufiger Stellen neu besetzt werden müssen. Zudem solltest du die Kosten für das Offboarding nicht vergessen.

Die Unternehmensberatung Deloitte warnt Firmen vor den Kosten, die Mitarbeiterfluktuation mit sich bringen kann. Viele Studien zeigen, dass die Gesamtkosten für den Verlust eines Mitarbeiters zwischen Zehntausenden von Euro und dem eineinhalb bis zweifachen des Jahresgehalts liegen können.

Zu den Mitarbeiterfluktuation Kosten gehören:

  • Recruiting
  • Onboarding
  • Einführung und Schulung
  • Produktionsverluste in den ersten Monaten durch geringe Erfahrung
  • Kosten durch Fehler

Es gibt aber natürlich noch Kosten durch den Produktionsausfall in der Zeit, in der eine Stelle nicht besetzt werden kann. Je höher die Fluktuation bei dir ist, umso größer wird die Arbeitslast auf die verbleibenden Kolleg*innen, was durch den Druck wiederum eine höhere Krankheitsrate, Burnout-Syndrom und noch mehr Kündigungen mit sich führen kann.

Die Deloitte-Studie aus Österreich beziffert die Fluktuationskosten auf rund 14.900 € pro Stelle und sind mit der Anzahl der notwendigen nach Besetzungen zu multiplizieren.

“Die Kosten variieren je nach Unternehmensgröße sind aber beträchtlich Organisation mit weniger als 100 Mitarbeitern müssen bei jeder ungewollten Fluktuation im Durchschnitt mit 13.705 € Gesamtkosten rechnen”, heißt es in der Befragung von 110 Führungskräften.

Maßnahmen gegen Mitarbeiterfluktuation

Eine ungewöhnlich hohe, nach Branchen bereinigte Fluktuation ist immer eine Aufgabe für die Führung. Sie ist ein Indikator dafür, dass etwas nicht stimmt. Und du als Manager*in kannst in den meisten Fällen aktiv etwas dagegen tun. Allerdings ist ein hoher Fluktuationskoeffizient noch kein Grund zur Panik.

Arbeite zunächst diese Checkliste ab:

  1. Wie ist die Entwicklung im Vergleich zu den beiden Vorjahren?
  2. Gab es ähnliche Entwicklungen in der Branche oder Region?
  3. Wie verteilen sich die Kündigungen auf die Abteilungen/Arbeitsbereiche?
  4. Gibt es eine bestimmte Alters- oder Gehaltsgruppenverteilung?
  5. Ist bei Austrittsgesprächen nach Gründen gefragt worden?
  6. Hat es im Berichtszeitraum entscheidende interne Veränderungen gegeben?

Die Antworten auf diese Fragen können dir gute Hinweise geben, in welchen Bereichen es Verbesserungen geben kann. Wenn es zum Beispiel einen Fachkräftemangel in deiner Branche gibt, kannst du versuchen, den Arbeitsplatz attraktiver zu machen und deine Angestellten fragen, was sie brauchen, um besser zu arbeiten und motivierter und zufriedener zu sein. Natürlich spielen Gehälter dabei ebenfalls eine Rolle.

Wie ein Brief die Mitarbeiterfluktuation von 80 auf 25 Prozent senkte

Dass ein aktives Einschreiten funktionieren kann, haben deutsche Wissenschaftler*innen nachweisen können. Sie untersuchten eine Supermarktkette, die eine sehr hohe Kündigungsquote von 80 Prozent hatte. Die Wissenschaftler analysierten über einen Zeitraum von 16 Monaten die Kündigungsraten in Filialen. Zuvor hatte der Unternehmens-Chef die Hälfte seiner Filialleiter*innen in einem Brief gebeten, „alles in ihrer Macht Stehende zu tun“, um die Fluktuation an ihrem Standort zu senken und sich besser um die Mitarbeiter*innen zu kümmern.

Die Filialleiter*innen von 119 der 238 Geschäfte verbrachten nach diesem Aufruf mehr Zeit mit ihren Angestellten – etwa 20 Minuten pro Tag – während sich in den restlichen Niederlassungen, die keinen Brief bekommen haben, alles lief wie zuvor. Über neun Monate hinweg kündigten die Beschäftigten der kontaktierten Filialleiter*innen seltener – die Fluktuation sank bis zu 25 Prozent. Nachdem der Chef die Filialleitungen nach neun Monaten erneut an ihr Ziel erinnert hatte, sanken die Kündigungsraten wieder im gleichen Maße.

Pro-aktiv Mitarbeiterabgänge verhindern

Eine hohe Mitarbeiterfluktuation kann verhindert werden, wenn sie auf Ursachen basiert, die du beeinflussen kannst. Eine ist der Bereich Recruiting: Je besser du Kandidat*innen auswählst, umso höher ist die Chance, dass sie bei dir bleiben. Ein professioneller Recruiting-Prozess, unterstützt durch Software und Maßnahmen wie Headhunter*innen und Talent Pools, reduziert die Fehlerquote erheblich.

Eine andere Maßnahme ist die Bindung an dein Unternehmen. Diese kann durch eine verbesserte Unternehmenskultur erreicht werden, aber auch durch Maßnahmen wie Teambuilding und Weiterbildungen. Wenn Mitarbeiter*innen das Gefühl haben, dass sie als Person nicht nur Arbeitskraft sind, sondern Menschen die am Erfolg des Unternehmens teilhaben, wird die Motivation größer sein.

Jungen Menschen kannst du zum Beispiel Karrierechancen in anderen Unternehmensbereichen bieten oder sie für ein Jahr an ein anderes Unternehmen innerhalb deines Konzerns ausleihen. Mitarbeiter*innen mit Familie können durch Home-Office und flexiblen Arbeitszeiten entlastet werden.

Eine viel zitierte Studie, der Hays HR Report 2019 sagt:

Um Mitarbeiter zu binden, sind laut den Befragten in erster Linie ein gutes Betriebsklima, eine marktgerechte Entlohnung und flexible Arbeitszeiten ausschlaggebend. Für ein gutes Betriebsklima ist der offene Umgang mit kritischen Themen der zentrale Punkt.”

Bei den qualitativen Beschäftigungseffekten geht es den Befragten um den Erwerb neuer Kompetenzen, um mit den digitalen Entwicklungen Schritt zu halten. Das betrifft hauptsächlich die Bereiche IT, Vertrieb und Verkauf sowie das Personalwesen. Ein weiterer wichtiger Wunsch sind Fort- und Weiterbildung sowie Work-Life-Balance.

Eine der besten Maßnahmen, frühzeitig ungewollte Abgänge zu verhindern, sind Mitarbeitergespräche. Je häufiger du mit deinen Angestellten kommunizierst, umso mehr erfährst du über ihre Sorgen und Nöte, bekommst Verbesserungsvorschläge und kannst frühzeitig handeln. Das ist übrigens nicht nur eine Aufgabe für Vorgesetzte, sondern ebenso Teamleitungen und die Geschäftsleitung.

Mitarbeiterfluktuation kann auch ein Vorteil sein

Es gibt so etwas wie eine natürliche Fluktuation, die für dein Unternehmen ein Vorteil sein kann. Dann nämlich, wenn du einige Stellen abbauen musst, weil zum Beispiel Positionen durch Automatisierung und Digitalisierung obsolet geworden sind. Das soll nicht bedeuten, dass du Mitarbeiter*innen zur Kündigung drängen sollst. Aber es kann Zeiten in der wirtschaftlichen Entwicklung deines Unternehmens geben, in denen eine höhere Fluktuation deine Firma verschlanken kann. Gerade wenn ältere Mitarbeiter*innen in Rente gehen, spart das Kosten, und wenn viele von ihnen schon lange dabei waren, geht zwar die Fluktuationsrate hoch, ein Schaden muss dadurch aber nicht entstanden sein.

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