Employer Branding

Mitarbeiterzufriedenheit messbar machen: So geht’s richtig

Oktober 10, 2019

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Mitarbeiterzufriedenheit messbar machen: So geht’s richtig

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Wie zufrieden sind deine Mitarbeiter/innen wirklich? Kommen sie mit Freude zur Arbeit oder fiebern sie schon um 9 Uhr morgens dem Feierabend entgegen? Die Antworten auf diese Fragen sind der Unterschied zwischen einem erfolgreichen Unternehmen, dass Talente nur so anzieht, und einem/einer mittelmäßigen Arbeitgeber/in, der/die Probleme hat offene Stellen zu besetzen. Die Mitarbeiterzufriedenheit wirkt sich auf alle Unternehmensbereiche aus und wird dadurch verstärkt zum Thema für Führungskräfte und HR. 

In diesem Artikel erfährst du, was Mitarbeiterzufriedenheit genau ist, warum sie so wichtig ist, und was die Wissenschaft zum Thema sagt. Außerdem zeigen wir dir, wie du sie in fünf einfachen Schritten messen kannst, um gezielt Maßnahmen zur Verbesserung einzuleiten. 

Was ist Mitarbeiterzufriedenheit?

Eine allgemeingültige Definition gibt es leider nicht. Generell versteht man darunter die Einstellung der Arbeitnehmer/innen gegenüber ihrem Arbeitsumfeld. Alle Mitarbeiter/innen bringen gewisse Erwartungen in Bezug auf ihre Arbeit und das Unternehmen mit (Soll). Diese vergleichen sie mit den tatsächlichen Gegebenheiten (Ist). Je größer die Diskrepanz zwischen Soll- und Istzustand über einen längeren Zeitraum ist, desto unzufriedener ist der/die Angestellte. 

Übrigens ist die Zufriedenheit nicht mit der Mitarbeitermotivation oder der Mitarbeiterbindung zu verwechseln. Diese Bereiche beeinflussen sich allerdings stark gegenseitig. 

Warum ist Mitarbeiterzufriedenheit so wichtig in Unternehmen?

Der Hauptgrund liegt auf der Hand: Unzufriedene Mitarbeiter/innen schauen sich früher oder später nach einem neuen Job um und verlassen die Firma. Eine hohe Fluktuationsrate hat gravierende Folgen. Es ist nicht nur teuer neue, qualifizierte Talente zu finden, auch die Erreichung der Unternehmensziele rückt erstmal in weite Ferne, wenn wichtige Positionen unbesetzt sind. 

Im Gegensatz dazu wirken sich zufriedene Mitarbeiter/innen positiv auf alle Bereiche des Unternehmens aus. Sie sind produktiver, setzen sich aktiv für die Firma ein, gehen über sich hinaus um Kunden und Kundinnen zufriedenzustellen und sorgen für ein angenehmes Betriebsklima. Zufriedene Arbeitnehmer/innen sind loyaler und begeistern andere für das Unternehmen und seine Produkte. Das stärkt das Unternehmensimage sowie das Employer Branding und trägt letztendlich zum Unternehmenserfolg bei. Mit zufriedenen Mitarbeiter/innen kann die Firma ihre gesteckten Ziele schneller erreichen. 

Theorien zur Mitarbeiterzufriedenheit 

Die Wissenschaft beschäftigt sich schon lang mit dem Thema. Deren Theorien helfen dir zu verstehen, was Mitarbeiter/innen denn wirklich wichtig ist im Hinblick auf ihre Zufriedenheit am Arbeitsplatz. Die Value Percept Theory beschreibt, dass Arbeitnehmer/innen dabei hauptsächlich fünf Aspekte bewerten. Allerdings ist die Wichtigkeit jedes Aspekts bei jedem unterschiedlich ausgeprägt.

  1. Die Entlohnung 
  2. Die Entwicklungsmöglichkeiten 
  3. Der/die Vorgesetzte 
  4. Die Kollegen/innen 
  5. Die Arbeit an sich 

Den größten Einfluss auf die Gesamtzufriedenheit hat die Arbeit an sich. Was genau die Arbeit zufriedenstellend macht, beschreibt die Job Characteristics Theory. Dafür sind drei Facetten verantwortlich:

Sinnvolle Arbeit – Mitarbeiter/innen empfinden ihre Arbeit als sinnvoll, wenn drei Voraussetzungen geschaffen sind. Erstens, ihre Aufgaben variieren und fordern verschiedene Fähigkeiten. Muss jemand monoton jeden Tag die gleichen Tätigkeiten verrichten, dann wird der/diejenige schnell unzufrieden. Zweitens, Mitarbeiter/innen wollen im gesamten Prozess involviert sein und nicht nur kleine Teilaufgaben übernehmen. Sie müssen verstehen, wie ihre Arbeit im Großen und Ganzen zum Unternehmenserfolg beiträgt. Drittens, Arbeitnehmer sind zufriedener, wenn sie spüren, dass ihre Arbeit eine klare, positive Auswirkung auf Mitmenschen und die Gesellschaft hat. 

Verantwortlichkeit für das Ergebnis – Mitarbeiter/innen wollen sich mit dem Resultat ihrer Arbeit identifizieren können. Dafür brauchen sie die nötige Freiheit und Unabhängigkeit, um ihre Arbeit so zu planen und auszuführen, wie sie es möchten. Ist der/die Chef/in allerdings ein/e Mikromanager/in, der/die immer ganz genau vorgibt, wie etwas zu erledigen ist, dann fehlt die Identifikation mit dem Arbeitsergebnis und Unzufriedenheit macht sich breit. 

Zeitnahes und regelmäßiges Feedback – Mitarbeiter/innen müssen wissen, ob sie etwas gut oder schlecht gemacht haben. Wenn sie im Hinblick auf ihre Leistung ganz im Dunkeln gelassen werden, dann führt das zu Unzufriedenheit. Sie schätzen es für gute Leistungen gelobt zu werden und auch Verbesserungsmöglichkeiten aufgezeigt zu bekommen. 

Wie lässt sich die Mitarbeiterzufriedenheit messen?

Bevor du gezielte Maßnahmen zur Verbesserung der Zufriedenheit auswählen kannst, musst du erst einmal den Status Quo kennen. Um aussagekräftige Daten zu erhalten, kannst du direkte und indirekte Messmethoden kombinieren. Eine direkte Mitarbeiterbefragung kann konkrete Ansatzpunkte für Verbesserungen liefern, während indirekte Kennzahlen erste Warnsignale für Missstände sind oder den Erfolg implementierter Maßnahmen anzeigen.

Direkte Messung

Eine anonyme Mitarbeiterbefragung ist die gängigste Methode zur direkten Messung der Zufriedenheit. Gezielte Fragen können über die Bedürfnisse, Erwartungen und Erfahrungen der Arbeitnehmer Aufschluss geben. Dies kann Mitarbeiter/innen außerdem die Chance geben Verbesserungsvorschläge und Bedenken zu äußern, ohne dass sie Konsequenzen fürchten müssen. 

Indirekte Messung

Diese Kennzahlen können indirekt Rückschlüsse über die Mitarbeiterzufriedenheit geben:

  • Fluktuationsrate
  • Kündigungsrate
  • Fehltage
  • Krankenstand
  • Fehlerrate
  • Leistung

5 Schritte zur erfolgreichen Mitarbeiterzufriedenheitsumfrage 

Wenn Unternehmen gezielt ihre Mitarbeiterzufriedenheit steigern wollen, dann können sie auf das wertvolle, direkte Feedback aus einer Befragung nicht verzichten. Wir zeigen dir in fünf einfachen Schritten, wie du eine Mitarbeiterzufriedenheitsumfrage planst, durchführst und auswertest. 

1. Ziele, Verantwortlichkeiten und Rahmenbedingungen festlegen 

Ein gute Vorbereitung ist das A und O. Diese Fragen sollten im Vorfeld mit Führungskräften und Verantwortlichen der Personalabteilung geklärt werden:

  • Was ist das Ziel der Befragung? Nur wenn du genau weißt, was du erreichen möchtest, kannst du später ermitteln, ob die ergriffenen Maßnahmen erfolgreich waren. 
  • Wann soll die Umfrage stattfinden? Wähle den Zeitpunkt mit Bedacht aus. Die Beteiligungsquote fällt in der Urlaubs- oder Grippezeit geringer aus, wenn viele Mitarbeiter/innen fehlen.
  • Wer soll befragt werden? Du kannst die gesamte Belegschaft mit einbeziehen oder den Fokus auf bestimmte Unternehmensbereiche legen, in denen es besonderen Handlungsbedarf gibt. 
  • Soll die Befragung intern oder durch einen externen Dienstleister durchgeführt werden? Während sich Umfragen mit kleinem Umfang schnell und einfach intern durchführen lassen, braucht es für die Befragung von tausenden von Mitarbeiter/innen externe Hilfe und Know-how.
  • Wer ist für was verantwortlich? Die Zusammenstellung eines Projektteams mit klaren Verantwortlichkeiten sorgt für einen reibungslosen Ablauf. 
  • Muss der Betriebsrat mit einbezogen werden? Wenn der Betriebsrat die Umfrage unterstützt, wächst das Vertrauen der Mitarbeiter/innen.

2. Fragebogen erstellen 

Dies ist ein kritischer Schritt, denn die Qualität der Fragen schlägt sich direkt in der Qualität der Antworten nieder. Hier sind vier Tipps zur Erstellung deines Fragebogens: 

  • Gestalte den Fragebogen so lang wie nötig, aber so kurz wie möglich. Jede Frage sollte dazu dienen, deinem Ziel näherzukommen. 
  • Gib eine neutrale Antwortmöglichkeit. Mit einer neutralen Option wie „Weiß ich nicht“ oder „Nicht zutreffend” verhinderst du, dass Meinungen geäußert werden, wo es keine gibt.
  • Passe die Sprache an. Formuliere kurze, einfache Fragen ohne viele Fremdwörter, die sich jeweils auf ein konkretes Thema beziehen. So vermeidest du Missverständnisse. 
  • Vermeide suggestive Fragen. Formulierungen wie „Sind Sie auch der Meinung, dass …“ drängen Sie Mitarbeiter/innen in eine bestimmte Richtung und verfälschen das Ergebnis.

3. Mitarbeiterumfrage durchführen 

Die Ergebnisse deiner Umfrage sind nur dann aussagekräftig, wenn du eine solide Teilnahmequote erreichst. Mit unseren Tipps klappt das:

  • Kommuniziere frühzeitig und umfassend. Beschreibe dabei transparent welche Ziele mit der Umfrage verfolgt werden. Das hilft Unsicherheit und Misstrauen unter den Mitarbeiter/innen einzudämmen.
  • Stelle Anonymität und Datenschutz in den Vordergrund. Wenn du auf absolut ehrliche Antworten hoffst, dann müssen sich die Mitarbeiter/innen sicher sein können, dass ihre Kommentare nicht zurückverfolgt werden können. 
  • Betone, dass die Teilnahme freiwillig ist. Dies ist ein absolutes Muss. Niemand darf sich zur Teilnahme gezwungen fühlen. 
  • Nutze technologische Hilfsmittel. Mache es Mitarbeiter/innen so einfach wie möglich an der Umfrage teilzunehmen. Eine Online-Umfrage lässt sich schnell von überall her ausfüllen.

4. Ergebnisse auswerten und kommunizieren

Die Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung sind sensible Informationen. Es ist natürlich wichtig, diese offen zu kommunizieren, allerdings sollten Arbeitnehmer/innen nur die Informationen erhalten, die für sie selbst relevant sind, z. B. das Gesamtergebnis und die Ergebnisse der eigenen Abteilung. Bei der Präsentation der Ergebnisse ist es auch wichtig, nicht nur reine Zahlen zu nennen, sondern diese zu interpretieren und im richtigen Kontext einzuordnen. 

Viele Unternehmen scheuen sich davor negative Ergebnisse offen darzulegen. Wenn diese allerdings unter den Teppich gekehrt werden, dann verletzt dies das Vertrauensverhältnis mit den Mitarbeiter/innen. Besser ist es, dazu zu stehen und aktiv an der Verbesserung zu arbeiten. 

5. Maßnahmen ableiten und umsetzen 

Aus den Ergebnissen und Kommentaren der Angestellten sollten sich jetzt konkrete Maßnahmen ergeben, mit denen die Mitarbeiterzufriedenheit verbessert werden kann. Kommuniziere diese so bald wie möglich und gib an, wie und wann diese Maßnahmen durchgeführt werden. Wenn die Mitarbeiter/innen konkrete Verbesserungen schnell wahrnehmen, stärkt das ihr Vertrauen ins Unternehmen. Sie wissen nun, dass ihre Meinung ernst genommen wird und werden dadurch eher auch an der nächsten Umfrage teilnehmen. 

Mitarbeiterzufriedenheit beginnt im Recruiting 

Als Recruiter setzt du mit der richtigen Personalauswahl den Grundstein für zufriedene Mitarbeiter/innen. Schon jeder Schritt im Bewerbungsprozess gibt den Kandidaten/innen einen Ausblick darauf, wie es ist, für dein Unternehmen zu arbeiten. Durch gezielte Personalauswahlverfahren kannst du außerdem antizipieren, ob der/die Kandidat/in zur Firma passt und hier persönliche Erfüllung und Zufriedenheit finden wird. Mit einer Recruitment Software wie Recruitee kannst du diese Prozesse übrigens so angenehm wie möglich für die Bewerber/innen und dich selbst gestalten.

Julia ist immer den neuesten Trends im Bereich HR und Personalbeschaffung auf der Spur um daraus interessante Inhalte zu zaubern. Als ehemalige Personalerin greift sie dabei auch auf ihre eigene Erfahrung und Fachwissen zurück.
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