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Recruitee Radio | New Work und Recruiting

Die Zukunft der Arbeit ist in der Gegenwart angekommen.

Mit Nicole Fichtner, Teamlead Talent Operations bei Drive!impact haben wir über die Herausforderungen und Chancen von New Work speziell im Recruiting gesprochen.

Durch die Umstellung auf ‘remote first’ mussten nicht nur Bewerbungsprozesse angepasst werden, sondern auch die Art und Weise, wie Teams zusammenarbeiten und im Fall von Drive!mpact, wie man als Diensteleister erfolgreich mit seinen Kund*innen zusammenarbeitet.

In dieser Folge haben wir über unter anderum folgenden Themen gesprochen:

  • Chancen und Herausforderungen von New Work
  • Veränderungen in der Zusammenarbeit mit Kund*innen und Kolleg*innen
  • Tipps, man sich gut organisiert, Verantwortlichkeiten klärt und so sicherstellt, dass die Zusammenarbeit & Kommunikation erfolgreich funktionieren
  • Welche Rolle Bewerbermanagement-Systeme für eine reibunglose Zusammenarbeit spielen

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Transkript

Luisa Spardel: Herzlich willkommen zum Recruitee Radio, dem Interview-Podcast rund um die Themen Recruiting, Employer Branding und HR. Ich bin Luisa Spardel von Recruitee. In jeder Folge werde ich eine interessante Person aus der Branche interviewen, die brennenden Fragen stellen und gemeinsam mit dem Gast hilfreiche Tipps und Tricks geben. Lehn dich zurück und hör mit mir hinter die Kulissen des Recruitings, Employer Branding und HR. Viel Spaß mit der heutigen Folge.

Hallo Nicole. Ich freue mich sehr, dass wir heute in unserem Podcast sprechen.

Nicole: Hi. Hallo Luisa. Ich freue mich auch sehr auf den Podcast.

Luisa: Ich fände es ganz gut, wenn du dich dann einmal kurz vorstellen könntest, sodass unsere Hörerinnen und Hörer auch wissen, wer hier heute dabei ist.

Nicole: Ja. Total gerne. Ich bin die Nicole, 29 Jahre. Ich werde 30 jetzt dieses Jahr und habe studiert im erziehungs- und bildungswissenschaftlichen Bereich, Bachelor in Marburg und mein Master in Berlin und habe da in der Zeit zwischen Bachelor und Master. Im Grunde genommen habe ich mal BWL angefangen, wollte in die Wirtschaft. BWL war mir zu trocken und dann kam es dazu, dass ich Erziehungs- und Bildungswissenschaften gewählt habe, fand die Thematiken super spannend und habe mich dann auch wieder versucht, irgendwie in diese Wirtschaft reinzuwinden und kam dann durch Praktika und Werkstättentätigkeiten ins Personal rein. Man will was mit Menschen machen. Man will irgendwie auch Menschen helfen. Ich habe dann ein bisschen Psychologie auch im Studium und das hat sich dann ganz gut abrunden können.

Mein erstes Praktikum war damals bei einem Elektrotechnikkonzern im Recruitment. Da war ich direkt bei einer Recruiterin mit dabei und konnte eigentlich alles von Jobbeschreibung erstellt, Interviews, Koordinierung mit den HR-Managern, viel Einblicke erhalten und lernen. Vom Master her war es natürlich schwierig mit Erziehungs- und Bildungswissenschaften irgendwie einen Human Resource-Master zu machen. Deshalb habe ich Bildungs-Management dann im Master gemacht und da dann auch wieder im HR-Bereich gearbeitet. Meine erste Stelle war dann als Talent Akquisition Managerin bei einer Google Ads Agentur, was total spannend war, weil da konnte ich wirklich das erste Mal so richtig so ein Team mit aufbauen, und wir waren damals 30 Leute und als ich nach 10 Monaten gegangen bin, waren wir 50 Leute. Also da hat sich das Team wirklich vergrößert, ausgeweitet und ich konnte neben Akquirieren von neuen Mitarbeitern auch ins Onboarding reingucken, ein bisschen an der Employer Brand mitarbeiten und hat sich eigentlich durch die Stelle so gefestigt, dass das die richtige Entscheidung war, im HR-Bereich zu sein und reinzugehen.

Hatte einen kurzen Schlenker über ein Fintech gemacht, weil ich Product und Tech Recruitment halt spannend fand und bin seit Anfang 2020 bei Drive Impact und habe dort als Branch Consultant gestartet. Also das heißt, wir von Drive Impact sind letztes Jahr eine HR-Agentur gewesen und haben mich sozusagen an Kunden verliehen. Da habe ich dann eben auf Kundenprojekten gearbeitet und seit Ende letzten Jahres dann auch als Teamleitung, habe jetzt mein eigenes Team mit aktuell sieben Leuten und wir von Dimpact sind jetzt mehr aus dieser HR-Agentur herausgegangen. Ich werde zwar immer noch bei Kunden eingesetzt, aber wir versuchen eigentlich die Kundenbedürfnisse jetzt mit den Freelancern, die es sowieso auf dem Markt schon gibt, im HR-Bereich zu ‘matchen’, um so dann einfach für die Kunden den besten Projektleiter für die HR-Themen zu finden. Da wie gesagt unterstütze ich gerade ganz viel auch immer noch direkt Kunden. Ich bin sehr viel operativ noch tätig direkt mit Kunden auf verschiedenen Projekten, helfe aber auch gerade im Hintergrund bei uns eigentlich so die ganzen internen Themen mit dem Team mit aufzubauen und zu betreuen.

Luisa: Also bist du sozusagen die Schnittstelle zwischen Unternehmen, die ein Need für das Recruiting haben und den Freelancern, die es auf dem Markt gibt.

Nicole: Genau. Wir haben natürlich Thea, unsere Account-Managerin, die jetzt direkt mit den Kunden ins Gespräch geht und fragt: “Ja, was brauchst du denn, lieber Kunde? Du willst jetzt irgendwie Sales aufbauen und willst ganz viele Faceprofile ‘hiren’. Dann habe ich hier für dich einen Freelancer X, der das irgendwie schon mal gemacht hat, der da seine Pipeline hat.” Und ich bin quasi in meiner Position eher die Person, die auch entweder auf die Kundenprojekte daraufgesetzt wird oder halt die teaminternen Mitglieder, also Julia und die Tifa sind zwei Team-Mitglieder von mir, die genau die gleiche Position innehaben, so ein bisschen zu betreuen und zu gucken läuft das alles? Kommen die zurecht mit den Kunden? Kommen die zurecht mit dem, was die Anforderungen sind? Da halt eher so zu gucken, dass das alles funktioniert und läuft und dass die Kunden natürlich auch am Ende des Tages zufrieden sind mit uns als Drive Impact, einmal mit uns selber, mit unserer Arbeit oder mit unserer Vermittlung an den externen Freelancer.

Luisa: Ja, das stelle ich mir super spannend vor. Dadurch, dass man natürlich unterschiedliche Unternehmen wahrscheinlich auch unterschiedliche Probleme oder auch Erfolge mitfeiern kann. Bestimmt nie langweilig.

Nicole: Nein, richtig. Man denkt irgendwie so, Recruiting ist immer dasselbe. Aber man denkt so, Stellen besetzen, Mitarbeiter finden, das passt schon. Aber im Endeffekt ist jedes Unternehmen auch noch etwas anders und die Anforderungen sind anders. Teilweise haben wir viele Unternehmen oder kleinere Start-ups, wo wir eigentlich mit arbeiten, die halt wenig Bekanntheitsgrad haben und da müssen wir viel ‘sourcen’ und eben auch Kandidaten davon überzeugen, dass sie zu diesen Firmen hinmöchten. Und dann haben wir mittlerweile auch schon größere Firmen, die auch einen guten Kandidatenpool haben, wo wir eigentlich nur das Screening dann übernehmen und die Bewerber screenen und das ist natürlich schon eine andere Arbeit eigentlich, ob ich jetzt selber rausgehen muss und sagen muss: “Hier, guck mal. Unternehmen X ist super toll. Du musst hier arbeiten.” Oder: “Ah schön. Du hast dich beworben. Dann zeige ich dir mal ein bisschen, wie es bei uns aussieht.” Und, “Du musst mich ja auch dann ein bisschen von dir eigentlich überzeugen, warum du jetzt bei diesem Unternehmen arbeiten möchtest.”

Luisa: Wörter wie ‘New Work’ oder auch Zukunft der Arbeit sind ‘buzz words’, die uns jetzt schon seit längerem eigentlich alle begleiten, aber irgendwie sind wir nun ja schon in der Zukunft der Arbeit angekommen, würde ich sagen, also jetzt mittlerweile seit einem Jahr. Was für Chancen oder welche Herausforderungen erkennst du dadurch oder generell durch die Veränderung der Arbeitswelt? Es ist ja auch alles ein bisschen schneller passiert, als vielleicht die meisten gedacht haben. Wo siehst du die größten Chancen, aber eben auch die größten Herausforderungen?

Nicole: Also ich sehe ganz klar auch irgendwie so jetzt in dieser Umstellung von unserem Modell an sich riesige Chancen in diesem ‘new work’, dass man eigentlich so sagen kann, okay, man braucht jetzt vielleicht nicht für jede Position, die man offen hat einen festen Mitarbeiter, der halt so an dem Unternehmen dran ist, sondern gerade, was HR-Themen angeht, hast du halt häufiger solche ‘Growth’-Phasen, dass du sagst, okay, du brauchst jetzt eigentlich für dein neues Start-up, du bist jetzt zu zehnt, willst jetzt wachsen, hast ganz viele Kundenanfragen und brauchst jetzt in den nächsten Monaten 10 weitere Mitarbeiter. Und das ist natürlich was, wo du sagst, okay, du brauchst es am besten jetzt sofort schnell. Du brauchst jemanden, der sich da halt wirklich eben am besten schon auskennt, da richtig die Pipeline füllen kann, die ersten Interviews führen kann. Das sind dann meistens eigentlich auch Projekte, die dann halt stattfinden.

Viele von unseren Kunden tun sich eben am Anfang schwer: “Okay, brauchen wir wirklich schon HR mit 10 Mitarbeitern oder reicht es, wenn wir für ein Projekt jetzt jemand einstellen, der uns halt im Aufbau hilft, vielleicht auch schon ein bisschen so eine Struktur schafft mit einer Software im Hintergrund, und dann darüber die Kandidaten durchzuschleusen und die offenen Positionen, die halt eigentlich gerade Prio sind, eher zu besetzen?” Wenn das Team dann eher 20, 30, 40 Mitarbeiter ist, dass man dann halt sagt: “Okay, jetzt ist es vielleicht sinnig, wirklich jemanden fest einzustellen.” Genau das ist gerade durch diese ganze Coronasituation gekommen. Viele Firmen am Anfang sind erst mal in Schockstarre gegangen und gesagt: “Oh Gott, wir wollen gar nicht mehr ‘hiren’, wir wollen niemanden mehr einstellen oder wir wollen vielleicht sogar ganz viele Leute entlassen.”

Wobei man natürlich dann auch sagen muss, das ist natürlich schon eine ziemliche Herausforderung für die Unternehmen gewesen zu sagen, wen lassen wir jetzt gehen und wen brauchen wir vielleicht aktuell nicht, und da auch wiederum zu gucken, vielleicht kann ich mich auch in anderen Bereichen eher so auf Projektbasis arbeiten, denn da bin ich schon flexibler mit der Zusammenarbeit. Ich kann mir meine Experten für eine gewisse Zeit ins Unternehmen hereinholen und wenn das Projekt abgeschlossen ist, dann habe ich von vornherein gewusst: Ihr seid für drei Monate hier. Wir haben zusammengearbeitet und dann habe ich weniger diese Personalkosten, dann wirklich Leute entlassen zu müssen in der Hinsicht. Also ich denke auch, vor allem um das eben noch mal so herunterzubrechen: Also flexibler Arbeitsplatz und vor allem flexible Arbeitszeitgestaltung sind halt die Chancen, die ich ganz klar sehe durch ‘new work’, und als Herausforderung da halt wieder natürlich durch dieses ganze ‘remote’, durch diese Homeoffice-Themen auch ganz krass zu gucken, wie kommuniziere ich eigentlich wirklich, weil Kommunikation eigentlich immer ein Thema ist, was eine Herausforderung ist, auch wenn ich zusammen im Team sitze.

Und dann natürlich auch, wo wir jetzt zum Beispiel vom Dimpact, wir sind eigentlich schon immer ein Remote-Team gewesen und es hat bei uns eigentlich auch immer ganz gut funktioniert, aber ich merke jetzt auch gerade selber als Teamleitung, so eine Motivation bei meinen Kolleginnen so dauerhaft hochzuhalten, wenn du nicht mal sagen kannst: “Hey, wir treffen uns mal eben kurz auf einen Kaffee und besprechen das Ganze mal eben persönlich.” Ich glaube, das ist halt so ein Thema, das wird bei vielen Unternehmen immer mehr kommen, wenn sie jetzt auch sich noch weiter aus diesem “Wir sind jetzt nur zusammen im Büro” hin “Wir sitzen alle im Homeoffice”, wie du auch diesen Teamzusammenhalt letztendlich auch trotz dessen weiter behältst und weiter stärkst und einfach guckst, dass trotzdem alle motiviert sind, an einem konkreten Beispiel: So ein Sales Team nährt sich aus der Energie der Mitarbeiter, die zusammen in einem Team sitzen und sich gegenseitig auch so ein bisschen pushen, Sales Deals jetzt abzuschließen, weil wenn du alleine sitzt und einen Sales Deal abschließt ist das so ein bisschen so: “Jo, ich feiere mich gerade so hübsch alleine in meinem Zuhause”, oder ob ich jetzt im Team sitze in der Company vor Ort und irgendwie gemeinsam gefeiert. Aber da natürlich hast du ja eigentlich wieder über Slack die Möglichkeiten oder musst das eigentlich mehr nutzen, diese digitalen Wege, das dann auch wirklich mit deinen Kollegen zu teilen: “Hey, ich habe jetzt gerade einen Deal reingeholt,” und dann kriegst du halt einen Applaus als Icon quasi rübergeschickt.

Luisa: Ich denke mal, dass das oder generell diese Herausforderungen werden sich ja garantiert auch in deiner Zusammenarbeit mit deinen Kunden widerspiegeln, da wollen wir auch später noch ein bisschen drüber sprechen. Mich würde aber auch noch mal interessieren: Was für Unternehmen kommen zu euch und vor allem auch mit was für Problemen? Was sind so die Herausforderungen von euren Kunden, die eure Services in Anspruch nehmen?

Nicole: Bei uns ist es halt so, was ich gerade schon angesprochen habe, wir haben viele junge Firmen, also viele Start-Ups, die zu uns kommen, die teilweise noch sehr kleine Teams haben, viele am Anfang irgendwie noch aus ihrem Umfeld rekrutieren konnten, weil sie gesagt haben, “Ich kenne da den oder der kennt dann den”, und dann haben die die Leute eingestellt und dann kam irgendwann der Punkt, wo dann so ein Start-Up auch sagt, “Okay, meine Ressourcen sind ein bisschen ausgeschöpft. Ich weiß gerade nicth mehr, wie ich an gute Leute rankommen soll,” die treten dann an uns ran und da haben wir eigentlich so drei klassische Kundentypen, jetzt sogar vor kurzem so herausgearbeitet.

Das sind irgendwie die, die sagen, “Okay, wir wollen eigentlich, dass ihr uns die Pipeline füllt, wir wollen wirklich, dass ihr uns für eine offene Position die Kandidaten sourced, die zusammen aufbereitet, damit wir die dann kontaktieren können oder ins Interview einladen können.” Das ist so ein klassischer Weg, das sind die Kunden, die wirklich noch sehr klein, die einfach erst mal zwei, drei neue Leute irgendwie brauchen und so ein bisschen selber noch in diese Interviewprozesse reingehen wollen, weil die ja logischerweise noch so klein und jung sind, dass sie halt nicht– ich sage mal, dem CEO oder dem CPO oder weiß ich nicht, der da ist, dem ist es noch sehr wichtig, wen er in sein Team einlädt. Das ist glaube ich in so einer Firma mit 30 40 Leuten– ist es dem CEO natürlich immer noch so ein bisschen wichtig, wer da arbeitet, aber der guckt sich nicht da jeden genau an.

Und dann haben wir die zweite Kundengruppe, das sind halt die, die uns anfragen, die wirklich sagen, Okay, wir wollen gerne, dass also auch wieder mit einer offenen Position und gegebenenfalls vielleicht auch noch mit anderen HR-Themen, wo der Kunde wirklich für ein, zwei Monate jemanden braucht, der neben diesem Pipeline-Füllen auch die ersten Interviews führt, die Firma auch ein bisschen mit vorne rantreibt oder pitcht und dann eben gegebenenfalls bei noch anderen kleineren Themen irgendwie mit unterstützt, also wie sozusagen ein Teilzeitmitarbeiter, der eingestellt wird, nur eben auf Projektbasis.

Und unserer dritter Kundentyp ist eigentlich wirklich der, der einen Vollzeitmitarbeiter bräuchte, den aber irgendwie gerade auf die Schnelle nicht findet und dadurch dann gerne auf einen Freelancer zurückgreift, der irgendwie so 30 Stunden die Woche auch Zeit hat, komplett wirklich wie ein Teammitglied zu agieren, entweder wie ein Teammitglied zu agieren, wenn es ein HR-Team schon gibt oder wirklich das HR-Team zu sein in dem Moment. Und da dann natürlich auch noch mehr macht, also wirklich guckt, gibt es schon eine Software? Wie sind die Verträge zum Beispiel, gibt es da schon etwas? Habt ihr schon eine Onboarding-Strategie, habt ihr eine Offboarding-Strategie, also da wirklich auch eher als Sparring-Partner oder so als Interim Head of HR agiert.

Luisa: Ja, das hatten wir ja auch oder das hattest du in unseren Vorgesprächen ja auch schon gesagt, dass ja Recruiting beziehungsweise eure Services nicht nur das Recruiting sind oder nicht nur das Hiren, sondern das da noch 50.000 andere Themen mit dranhängen, die man auch noch beachten muss.

Nicole: Ja, ich glaube da ist das ganz wichtig, sich den HR-Bereich so ein bisschen vorzustellen, auch wie so drei Säulen, dass du ganz klassisch so HR-administrative Themen eben hast, wie Verträge, meinetwegen auch Mitarbeitergespräche, wobei das auch wieder so ein bisschen mehr in diese Businesspartnerrolle reingeht, also sagen wir HR-Admin, Recruiting und HR-Businesspartner, das sind eigentlich diese drei Rollen klassischerweise, die es im HR gibt, wie gesagt je nach Größe der Firma. Am Anfang führst du natürlich noch nicht so intensiv Mitarbeitergespräche, aber wenn dein Unternehmen drei, vier Jahre alt ist und du merkst, es kündigen immer mehr Leute, dann musst du auch anfangen zu gucken, woran liegt das, was kann ich vielleicht machen? Es ist wirklich mehr als das klassische Headhunting betreiben, Kandidaten zu gucken und irgendwie zu platzieren und Geld dafür zu kassieren. Das ist es nicht, sondern wir sehen uns wirklich mehr eigentlich als Sparring-Partner und wollen unsere Expertise auch in die Firmen mit reingeben.

Luisa: Und ich glaube, du hast ja letztes Jahr im Januar “erst” da angefangen, also kurz vor Corona. Die kurze Zeit, die du vor der Pandemie da gearbeitet hast, kannst du sagen, ob sich die Herausforderungen oder auch die Anfragen von Kunden seitdem verändert haben?

Nicole: Ja, ich meine die ersten drei Monate, Januar bis März, war ja eigentlich noch recht normal. Da hatte ich da angefangen, hatte drei Kunden, war sogar bei den Kunden viel vor Ort, einfach weil ich persönlich auch ein Freund davon bin, meine Kunden zu kennen und die Teams auch in einer gewissen Art und Weise zu kennen, weil letztendlich das erste Interview, was ich mit den Kandidaten führe, geht ja schon eher in die Richtung zu gucken, passt der menschlich in die Firma rein? Und ich prüfe ja jetzt bei den Techies nicht, ob die wirklich coden können oder nicht, das ist ja nicht mein Knowledge und auch an sich nicht die Aufgabe, und da war es natürlich so, dass am Anfang viel in den Firmen auch passiert ist, dass ich auch einen Tag in der Woche mindestens mal vor Ort war. Das hatte sich dann natürlich mit Corona so ein bisschen verändert, dass dieser Anspruch auch vom Kunden nicht mehr da war, “Du musst unbedingt vor Ort sein, sondern wir kriegen das schon auch alles irgendwie digital hin.”

Dann hatten wir natürlich echt auch so eine kleine Durststrecke, muss man sagen, weil dann viele Kunden auch einfach gesagt haben, “Hey, das Letzte, was wir aktuell machen wollen, ist Leute einzustellen,” weil wie gesagt die sich halt erst mal so ein bisschen orientieren mussten. Einige von unseren Kunden waren zum Beispiel auch aus dem Tourismusbereich, die sind bis heute sozusagen immer noch nicht wirklich erholt und können weitermachen, und bei den anderen Kunden gab es dann halt so ein bisschen Umschwenkungen, mehr ins Digitale reinzugehen und als die sich dann so ein bisschen erholt hatten, kamen sie dann auch wieder auf uns zu. Und was wir jetzt extrem natürlich merken, sind Tech-Positionen. Jeder Kunde von uns, der uns anspricht, hat eigentlich mindestens ein bis zwei Tech-Positionen irgendwie mitzubesetzen zu diesen anderen Themen, weil das halt alles noch digitialer, noch Tech-lastiger geworden ist und das merken wir schon.

Luisa: Ja, gut dass du im Tech-Recruiting gearbeitet hast.

Nicole: Ja, zumindestens ein bisschen. Wie gesagt ich glaube es ist schon ganz gut, wenn man so ein Unternehmen insgesamt ganz gut kennt aus unserer Sicht, und wenn es jetzt wirklich harte Tech-Stellen sind, wo ich noch nie für rekrutiert habe, dann bin ich auch happy zu sagen, wir haben da Freelancer an unserer Seite, denen wir das eben auch geben können. Und ich glaube, das ist wirklich so das, was halt auch gut ist, dass du dich auch breit aufstellst und generalistisch zu sein ist auch nicht verkehrt, aber dass du wirklich für die Kundenanfragen dahingehend auch sagst, du brauchst drei, vier Techies, die vielleicht auch deutschsprachig sind und da habe ich halt dann jemanden an der Hand als Freelancer, der sogar schon eine Pipeline da hat, der schon Leute angesprochen hat in dem Bereich. Dann kann er die natürlich auch schneller füllen die Stelle, als wenn ich jetzt sage, ich muss mich erst mal in die Stelle einarbeiten, ich muss erst mal verstehen, wie sind die Leute da so drauf, weil du hast auch unterschiedliche Menschencharaktere in den unterschiedlichen Departments logischerweise.

Luisa: Du hattest es eben schon so kurz angerissen, dass seit der Pandemie ihr digital natürlich auch viel mehr mit euren Kunden zusammenarbeitet. Mich würde aber auch generell noch mal interessieren, wie sich die Zusammenarbeit generell verändert hat und auch die Kommunikation mit euren Kunden, und wie ihr jetzt als Dienstleister immer noch eure Services zu 100% anbieten könnt.

Nicole: Genau, das ist ja eigentlich so dieser Punkt, den wir gerade eben schon ansprechen wollten, also das persönliche Vorbeigehen und Sprechen fällt natürlich jetzt komplett weg oder sagen wir zu 90% fällt das weg, das heißt die klassischen Kommunikationswege über E-Mail werden viel mehr genutzt und ich muss auch sagen, dass ich auch ein Freund davon bin, auch eben mal kurz das Telefon in die Hand zu nehmen. Also ich frage natürlich immer meine Kunden, “Was nutzt ihr für Kommunikationswege?” Viele sind echt auch bei Google, haben also ein Google-Konto, sie stellen uns dann auch ein Goodwill-Konto meistens zur Verfügung, wir werden zu Slack eingeladen, das heißt da hast du dann auch eine schnelle Kommunikationsebene über dieses Chatprogramm und du kannst dir das auch auf dein Handy runterladen. Das heißt du bist auch von unterwegs irgendwie mal kurz gut zu erreichen, und wie gesagt dass ich halt auch gerne meinen Kunden anbiete, mal eben auch anzurufen.

Ich glaube, diese Anrufen ist irgendwie so ein bisschen Old School geworden, weil man sagt, ich kann ja eben mal kurz alles per Slack bequatschen. Aber dann muss ich auch irgendwie sagen, dass ich das bemerkt habe, dass da auch viel Zeit verloren geht , wenn du eben mal alles über Slack aufschreibst. Wobei auf der anderen Seite muss ich auch sagen, wenn man telefoniert und nicht so supereng mit dem Kunden zusammenarbeitet, muss man da dann auch wieder vorsichtig sein, dass keine Information verloren geht. Also eigentlich, was wir festgstellt haben, zum Beispiel wenn wir jetzt die Kunden-Calls, gerade so die ersten Briefing-Calls mit unseren Kunden machen, ob wir das jetzt machen oder ob das die Freelancer machen, es ist schon nicht verkehrt, so ein Protokoll im Nachgang einfach noch mal so rauszuschicken, damit du wirklich auch alles schriftlich festgehalten hast und nichts verloren geht.

Und ich glaube, das kommt halt so ein bisschen mit dazu, dass aktuell viele durch diese digitale Kommunikation auch viele Themen parallel laufen lassen, also ich habe irgendwie das Gefühl, dass man viel offen hat, viele Tabs offen hat, viele Slack-Channels offen hat, viel parallel läuft und dass du auch gewisse Sachen, wenn du sie dann eben mal kurz am Telefon besprichst, vielleicht dann auch schneller wieder vergisst, weil du sie nirgendwo runtergeschrieben hast.

Luisa: Und wie regelt ihr dann so die Verantwortlichkeiten, gerade auch solche Punkte wie, wer schreibt Protokolle, wer macht Notizen, wer updated alle im Nachgang. Wie organisiert ihr euch dahingehend?

Nicole: Das ist in der Regel schon auch auf unserem Tisch. Wir wollen den Kunden in dem Sinne schon entlasten. Wir kommen nicht rein um mehr Arbeit zu machen, sondern wir kommen rein, um den Kunden zu entlasten. Ich bin auch ein sehr großer Freund davon, sowas auch über eine Software zu regeln. Weil das hatten wir damals im Seminar schon mal kurz dieses Thema, dass man irgendwie E-Mails hin und her schreibt und dann vielleicht auch durch diesen Google Betreff, es sind immer alle E-Mails, die du zu einem gleichen Betreff hast, unter der E-Mail drunter. Irgendwann, wenn du dann so viel hin und her schreibst, findest du dich dann irgendwie auch nicht mehr so richtig zurecht. Von daher bin ich echt ein Freund, wir haben das am Anfang viel auf Excel gemacht, dass wir Sheets erstellt haben, wo wir gesagt haben, “Okay hier ist ein Briefing. Wo wir die Informationen vom Kunden drin haben. Die spezifischen Stelleninformationen.” Dann haben wir einen Reiter gehabt, wo wir die ganzen Kandidaten reingepackt haben mit Links und Kommentaren et cetera. Aber so eine Sheetliste zu füllen ist auch nicht mehr so richtig zeitgemäß, aber das war für uns am Anfang auch am einfachsten das so mit den Kunden zu teilen.

Mittlerweile muss ich sagen empfehle ich eigentlich jedem Kunden mit dem wir starten sich eine Software schon mit reinzuholen und ein Talent Pool direkt mit aufbaust. Du hast alles in einer Software drin, weil auch gerade wenn du verschiedene Excel-Sheets hast, wenn du mehrere Stellen für den Kunden betreust. Wo liegt das ab? Finde ich das irgendwie schnell? Kann ich da schnell drauf zugreifen? Das ist auch was, wo wir immer wieder Herausforderungen gesehen haben, wo ich jetzt auch gesagt habe spezifisch bei meinen Kunden, ich habe jetzt zwei die schon Softwares haben, wo sie auch gesagt haben “Wir laden dich dazu ein. Wir arbeiten gemeinsam da dran.” Das ist für mich einfach das Beste, weil dadurch am wenigsten Informationen verloren geht und die Kunden die sowas noch nicht haben, da empfehle ich halt wirklich sowas einfach direkt am Anfang aufzusetzen, weil du nicht nur die Kandidateninformationen hast, sondern später dann auch bei vielen Tools logischerweise auch deine eigenen Mitarbeiter in diesen digitalen Personalakten hast.

Luisa: Und die ganzen Notizen zu den einzelnen Kandidaten von allen Parteien oder Information zu Interviews oder Vorstellungsgesprächen. Das macht schon Sinn. Das wäre auch die nächste Frage gewesen. Das haben wir schon ein bisschen beantwortet, und zwar wie du generell die Zusammenarbeit organisierst damit auch nichts verloren geht, damit immer alle auf den aktuellsten Stand sind und die Zusammenarbeit auch zufriedenstellend ablaufen kann.

Nicole: Da vielleicht noch neben der Software, wo man natürlich zusammenarbeitet, Kommentare reinschreibt, Notizen et cetera, ist auch wirklich ein regelmäßiger Update Call immer ganz wichtig. Sich wirklich in der Woche, eigentlich einmal die Woche mindestens kurz mal 15 Minuten, 20 Minuten, 30 Minuten zu sehen und upzudaten wo steht man gerade. Natürlich schreiben wir viel wie auch während dessen schon über das Web und haben kurze Fragen, oder auch wenn es um Terminkoordination geht, “Passt dir die Zeit besser oder die Zeit”, dafür setze ich keinen Call ab, das geht schnell übers Web. Aber ein wöchentliches Meeting mit den Kunden muss auf jeden Fall drin sein, damit der Kunde einfach weiß was gerade los ist, damit ich oder auch wir von unserer Seite sagen können, wo wir gerade stehen.

Dann im besten Fall wirklich, das machen wir aktuell noch nicht so in Stein gemeißelt, aber ich würde eigentlich schon gerne alle zwei Wochen noch mal eine Update Mail rausschicken. Dass du auch wieder was hast, wo du letztendlich auch drauf gucken kannst, okay, wir arbeiten jetzt schon vier Wochen zusammen. So viele Kandidaten wurden gesourced, so viele Kandidaten haben wir im Interview drin, so viele sind jetzt schon im nächsten Step dann im letzten Step und so weiter. Dass du schon auch viel mehr noch versuchst transparent zu sein, weil letztendlich wir bei uns auf Stundenbasis abgerechnet werden, und da wollen die Kunden natürlich auch irgendwie nach drei, vier, fünf Wochen oder auch nach dem Projektabschluss gerne noch mal sehen, wie lange hat denn eigentlich was gedauert und wo habt ihr mal mehr Stunden verbraucht und wo habt ihr weniger Stunden verbraucht. Damit du auch eine Transparenz für den Kunden logischerweise hast. Ich glaube dass es auch superwichtig so die Zusammenarbeit zu organisieren, dass der Kunde am Ende natürlich super happy ist, und du aber auch sagst, “Okay die zehn Stunden, die wir am Anfang vereinbart haben, reichen nicht mehr aus”, zum Beispiel, weil halt so viele Calls da sind, “Du musst mir für nächste Woche doch noch mal fünf Stunden mehr geben, oder eine Person aus deinem Team, die das vielleicht auch mit übernehmen kann.” Also da den Kunden wieder mit einzubeziehen.

Luisa: Lass es doch mal ganz kurz zu dem Einsatz von einem Bewerbermanagementsystem zurückgehen, weil das schon einen zentraler Erfolgsfaktor ist für eine gute Zusammenarbeit. Was sind wirklich die Erfolgsparameter oder Erfolgsfaktoren für den Einsatz von einem Bewerbermanagementsystem?

Nicole: Ich sehe da ganz klar die Struktur, die Übersichtlichkeit. Du hast zum einen erstmal, wenn ich jetzt drauf gucke aus meiner Brille bin ich diejenige, die sagen kann ich kann jetzt ganz klar meinen Hiring Manager, meinem Kunden mit dem ich zusammenarbeite zeigen, wie viel wir angesprochen haben, wie viele Leute in welchen Steps sind. Ich habe eine Übersichtlichkeit, ich habe logischerweise die Kommentarfunktion und die Notizfunktion, ich habe alle wichtigen Informationen. Auch jetzt zum Beispiel wenn ich Interviews koordiniere für die Hiring Manager, haben die auch den Lebenslauf auf einem Blick. Die haben die Rufnummer auf einem Blick, falls es irgendwie mit dem Video Call mal nicht klappt, dass man dann doch schnell den Hörer in die Hand nimmst und sagst, “Okay ich rufe den Kandidaten jetzt eben mal kurz an.”

Du hast wirklich die geballten Infos auf einer Seite, und andersrum vom Hiring Manager aus ist es auch viel entspannter, wenn ich ein Tool habe, wo ich drauf zugreifen kann, um die ganzen Daten einzusehen. Du kannst insgesamt auch zum Beispiel Analysen besser fahren. Du kannst tatsächlich auch dir Statistiken rausziehen aus dem Bewerbermanagement-Software-Tools, wenn du zum Beispiel auch aufhörst zu arbeiten, als ich jetzt mit dem Projekt von drei Monaten, kann man aber trotzdem dem Kunden im Nachgang noch mal sagen, “Guck mal bei der und der Stelle haben wir im Durchschnitt soundso lange gebraucht.” Du hast wirklich auch Zahlen. Du hast Analysen, du hast Messungen und du kannst vor allen Dingen einen Kandidatenpool auch schon aufbauen. Du kannst die Kandidaten, mit dem du gesprochen hast auch irgend wieder recyceln, weil sie auch alle in einer Software drin sind.

Nicole: Recyceln. Das fand ich einen guten Ausdruck dafür.

Luisa: Das sagen wir immer ganz nett, “Den müssen wir noch recyceln”, aber na gut. Im Endeffekt ist es, glaube ich, für die Kandidaten Experience besonders auch wichtig, dass du vor allen Dingen schnell reagieren kannst, dass die Nachrichten auch wiederum aus einem Tool rauskommen, dass du irgendwie weißt, du kriegst schon immer eine Rückmeldung auch. Du kannst auch durch das Tool Automatisierungen einbauen, dass derjenige auch, wenn er eine Bewerbung schickt direkt eine Bestätigungs-E-Mail bekommt. Das sind alles Sachen, diese Automatisierungen, dass die Kandidaten Experience, dass dir kein Kandidat irgendwie hinten runterfällt, weil du in deiner Excel-Liste zum Beispiel den übersehen hast oder sowas. Sondern du hast alles übersichtlich und auch die Kandidaten kriegen schnell Feedback und wissen auch wo sie stehen. Dafür ist ein Bewerbermanagementsystem auf jeden Fall auch absolut wichtig. Dann die Frage, ob man die Daten ein bisschen aufbewahren muss man wegen DSGVO ein bisschen schauen, dass man die zumindest irgendwie drei Monate aufbewahren kann, falls doch wieder eine Position kommt, dass man die dann direkt auch ansprechen kann, “Jetzt ist eine Senior Position offen, ist das nicht für dich spannend?” Wirklich dieses Wiederverwerten auch der Daten und dem Talent Pool.

Luisa: Und wahrscheinlich auch, dadurch dass alle Informationen für alle zugänglich sind oder wirklich auch dokumentiert wird was getan wird, kann man dadurch eventuell auch die Erwartungshaltung von Kunden ganz gut managen.

Nicole: Richtig. Da sprichst du auf jeden Fall einen richtig guten Punkt an. Das ist auch wirklich das, dass wir mit den Kunden schon am Anfang immer ein bisschen diese Thematik haben, “Könnt ihr uns die Stelle da nicht in drei, vier Wochen besetzen?” Dieses Wort “Stelle besetzen” ist auch immer eine Thematik, wo wir sagen müssen, “Ja wir tun alles dafür, um in drei bis vier Wochen die Pipeline so gefüllt zu haben, dass im besten Fall jemand in diesem Status ist, dass er vielleicht das Angebot annehmen kann oder nicht.” Aber da muss man auch wieder mit dem Kunden ins Gespräch gehen und sagen es hängt nicht nur an uns als Dienstleister, wo wir sagen wir bringen euch die Kandidaten in die Pipeline, wir machen die ersten Interviews und wir organisieren euch die restlichen Interviews, sondern es ist auch, haben die Hiring Manager Zeit? Ist jemand im Urlaub? Wie viele Leute werden in dem Prozess miteinbezogen? Das ist auf jeden Fall was mit Erwartungshaltung, dass du da dann auch ganz klar, wenn du sagen könntest, wenn fünf bis sechs Leute in diesem Prozess involviert sind, ist es irgendwie schon mal klar, dass du nicht in drei Wochen diese Stelle besetzen kannst, wenn sich sechs Leute die Person angucken müssen. Darin halt wieder das mit der Terminorganisation, zumindest, du kannst immer besser einschätzen wie lange du ungefähr brauchst. Durchschnittswerte kriegst du hin. Das ist ganz gut, dass den Kunden anhand des Tools zu zeigen und damit ist dann glaube ich auch die Erwartungshaltung ganz gut einzustufen.

Luisa: Jetzt in die Zukunft blickend ‘new work’ is here. Wir sind drin und so wird es wahrscheinlich auch bleiben, beziehungsweise das letzte Jahr wird Spuren hinterlassen haben oder hat uns alles schon verändert oder unsere Arbeitsweisen. Wie denkst du wird die Zukunft für euch aussehen? Beziehungsweise welche Veränderungen, oder der ganze Umschwung auf digital, was wird bleiben? Was Gutes wird bleiben und vielleicht auch negative Dinge, woran man noch arbeiten müsste.

Nicole: Ich glaube das größte Thema was wir in Anführungszeichen schon auch haben beziehungsweise auch viele unserer Kunden haben, ist nochmal dieses Thema Office und wie du das eigentlich organisierst. Jetzt nachdem alle irgendwie im Homeoffice gearbeitet haben und es sich bewiesen hat, dass es funktioniert, kannst du halt ganz schwer sagen, nein jetzt müssen alle wieder jeden Tag von Montags bis Freitags ins Büro kommen und von 9 bis 17 Uhr im Büro sitzen. Also ich glaube, das ist noch mal so diese größte Herausforderung, die viele haben werden, du kannst es auf jeden Fall nicht komplett wieder zurückschulen würde ich sagen und wenn du es machst, verlierst du ganz viele Mitarbeiter. Weil die Mitarbeiter, die es halt wirklich genießen, diesen Freiraum zu haben– Ich persönlich sehe es so: Home Office ist für mich in dem Moment effizient, wenn ich wirklich, und das mache ich persönlich, weil ich persönlich so eingestellt bin, mein privates Leben auch irgendwie mit der Arbeit so ein bisschen besser organisieren kann.

Ich habe zwei Hunde und da ist es so, dass ich auch mal ad hoc mit denen raus muss und dass ich das nicht immer sagen kann, dass es immer Punkt 12 irgendwie ist. Und wenn ich jetzt im Büro bin und irgendwie sage, “Okay, ich muss das jetzt irgendwie alles in der Zeit so schaffen,” weil ich eigentlich auch keine Lust habe, bis 20 Uhr im Büro zu sitzen, weil ich dann wieder meinen Heimweg habe, nicht mehr zum Supermarkt komme, um meine Einkäufe zu erledigen, dass es halt schon so ist, dass es gut ist, wenn man es schafft sich zu organisieren, sein Leben und die Arbeit unter einen Hut zu bekommen, am besten irgendwie auch zu versuchen einen Arbeitsplatz zu haben, der nicht das Schlafzimmer ist, also das halt so räumlich natürlich wieder zu trennen, dass ich trotzdem aber auch gucken muss als Unternehmen, Anreize zu schaffen, dass meine Mitarbeiter auch immer mal wieder gerne ins Büro kommen, weil letztendlich sind wir ja alle soziale Menschen, wir brauchen den sozialen Kontakt, wir brauchen den Austausch. Wir verkümmern, wenn wir wirklich nur alleine zu Hause rumhängen.

Von daher ist es glaube ich ganz wichtig, dass man jetzt auch nicht als Firma, oder wir jetzt auch zum Beispiel bei der Dimpact, also wir sind komplett Remote schon immer gewesen und wir haben Kolleginnen, die sitzen in Barcelona, wir haben gerade eine Kollegin, die ist aktuell noch in China, das funktioniert auf eine gewisse Art und Weise, so zu arbeiten, aber wir alle sind gerade im Team auch, sodass wir uns danach sehnen, mal wieder einen Tag in der Woche zu schaffen, wo wir zumindest mal zusammenkommen können, weil gerade auch viele Themen einfach aufkommen, die hast du schneller besprochen, wenn du dich mal eben kurz an einen Tisch zusammensetzt. Und ich glaube, das ist eben so diese Thematik, dass wir jetzt bei Dimpact oder auch unsere Kunden gucken müssen, wie sie sich da wirklich am besten organisieren, dass du dem Typ Mensch gerecht wirst, der halt wie so ein– also mal auf die Techies runtergebrochen, die sind das voll gewöhnt, alleine vor dem Computer zu sitzen und die Codes runter zu tippen, die brauchen vielleicht einmal im Monat jemanden, mit dem sie auf ein Bier anstoßen, weil alles andere ist für die irgendwie… Das ist jetzt so super stereotypisch, aber, ich übertreibe das jetzt mal…

Luisa: Ich glaube wir können verstehen, was du meinst.

Nicole: Genau, richtig, oder ob ich jetzt wie gesagt eher so der kommunikative Sales-Typ bin, der wirklich sich feiern will wenn er Erfolge hat, und dann ist es schon schwer, wenn du natürlich auch die Möglichkeit hast, in ein Büro zu gehen. Also ich glaube es ist nicht ratsam für Firmen, zu sagen, “Nein, wir sind komplett nur noch Remote und im Home Office,” weil–

Luisa: Die Mischung wäre schön.

Nicole: Genau, richtig, also ich glaube wirklich, die Mischung macht es am Ende und trotzdem aber den Mitarbeitern diese Flexibilität weiterhin zu geben, wenn auch ein Mitarbeiter sagt, “Nein du, ich schaffe das auch zwei Monate nicht ins Büro zu kommen und trotzdem abzuliefern,” dann sollte das halt auch okay sein.

Luisa: Ja und was du vorhin auch meintest, es sind ja nicht nur die eigenen Mitarbeiter, die man vielleicht bei sich hält oder weiterhin glücklich macht, sondern ja auch Talente oder qualifizierte Kandidaten, die man noch gar nicht hat, weil wenn man eben Remote ist oder nicht unbedingt jemanden braucht, der jeden Tag ins Office kommt, hast du ja auch einen viel größeren Talent Pool, dann kannst du ja über deine Stadt, über das Land hinaus sogar sourcen und Kandidaten einladen.

Nicole: Ja, richtig guter Punkt. Genau das ist ja immer so das, was wir jetzt auch bei den Positionen haben, wenn es jetzt heißt, okay wir müssen jetzt wirklich Stellen besetzen und die Leute müssen jetzt deutsch sprechen und die müssen eigentlich am besten schon in Berlin wohnen, obwohl wir Remote sind. Dann denkst du dir halt auch so–

Luisa: Ja, das widerspricht sich eigentlich.

Nicole: Okay, ich meine ich kann das verstehen, wenn du jetzt irgendwie wegen den Zeitzonen zum Beispiel sagst, dass das nicht so optimal ist. Ich habe eine Freundin zum Beispiel, die arbeitet aktuell für eine Firma in New York aus Berlin raus und die klagt halt immer, weil ihre Arbeitszeit am Abend ist, wo alle anderen dann doch jetzt mal, noch mal irgendwie versuchen, wenn das Wetter wieder ein bisschen besser wird, draußen mal irgendwie auf ein Bierchen zu treffen und dann muss die halt arbeiten, und das ist glaube ich auch nicht so optimal. Aber alles andere, wenn das irgendwie visumstechnisch möglich ist, also auch nicht du in England bist oder so, da ist es auch gerade schwierig mit Brexit, wenn man nicht mehr zu Europa dazugehört, aber sobald du das irgendwie arbeitsrechtlich machen kannst, ist das ein richtig guter Punkt, dass du nicht nur auf Berlin zurückgreifst, sondern halt auch Deutschland oder eben auch auf Europa.

Luisa: Hast du abschließend vielleicht noch so deine wichtigsten Tipps oder Tricks, wie man die Zusammenarbeit vielleicht innerhalb des Teams, also bei dir bei Dimpact, aber auch mit den Kunden erfolgreich schaffen kann, sodass die Zusammenarbeit eben erfolgreich gelingt?

Nicole: Wirklich Kommunikation, und aber auch gesteuerte Kommunikation, also klar ist das schön, irgendwie sich mal auf so ein Kaffeedate zu treffen so ein bisschen zu schnacken, aber man muss halt schon gucken, dass man auch Themen wirklich anspricht und am besten, was ich auch irgendwie merke: zum Beispiel kann man mit so einem Trello-Board arbeiten, dass man wirklich die Aufgaben da mal so runterbricht und sagt, wer sich darum kümmert. Ich sehe auch gerade, dass man viel so Video Call, oder ganz viel auf Slack schreibt, aber so richtig festgelegt, wann was gemacht werden muss, ist halt auch ein bisschen schwierig, weil du dich nicht mehr im Büro triffst und sagst, “Hey, hast du das schon gemacht?” und dann sagst du, “Ja, habe ich schon gemacht.” Also das irgendwie doch noch mal so ein bisschen zu strukturieren, dass Aufgaben auch wirklich abgearbeitet werden, die jetzt nicht Superprio sind. Weil ich glaube das kann echt auch mal passieren, dass dann so zwei, drei Wochen rumgehen und du irgendwie eine Aufgabe immer so ein bisschen vor dich herschiebst, weil niemand da ist, der sagt, “Und hast du es jetzt schon gemacht?”

Also Kommunikation, wirklich auch gezielte Kommunikation, wie gesagt sich halt irgendwie Protokolle zu nehmen, das Ganze irgendwie auch so festzuhalten, was wann gemacht werden soll, und für die Zusammenarbeit mit den Kunden: am besten wirklich transparent mit dem Kunden kommunizieren, was gerade irgendwie möglich ist, was am Markt gerade möglich ist, dass man wirklich auch einfach so ein bisschen versucht, am Zahn der Zeit mit den Kunden auch über Themen zu sprechen und einfach zu sagen, was wir gerade angesprochen haben. Also dass vielleicht so dieser enggeschnürte Blick auf eine Position nicht mehr da sein muss, wenn man jetzt halt das große Fenster des Remote Arbeitens, des Home Office sieht, da versucht auch wirklich die Kunden noch weiter zu sensibilisieren dafür.

Luisa: Gerade ja auch dahingehend, dass wir ja nun auch alle Remote sind, du hast es ja eben schon angesprochen, ihr seid eh schon immer Remote gewesen oder primär Remote, aber es klappt ja trotzdem.

Nicole: Richtig, genau, es klappt trotzdem, man muss es wie gesagt echt versuchen. Also von uns zum Beispiel sagen wir halt auch, mehr Team-Events als es vielleicht vorher der Fall war, wenn man so einmal alle drei Monate ein Team-Event gemacht hat, dann hat es gereicht. Jetzt ist es glaube ich nicht verkehrt, wenn du irgendwie einmal im Monat vielleicht sich zusammenzusetzen, damit sich mal das Team, die enger zusammenarbeiten, irgendwie doch noch mal so ein bisschen mehr sehen, und dass diese Motivation und dieser Zusammenhalt– Weil letztendlich, wir arbeiten ja trotzdem immer noch für unsere Firmen, und mit der Firma muss man sich irgendwie immer noch identifizieren oder sollte man sich identifizieren, weil das letztendlich ja auch, denke ich mal– Natürlich gibt es auch die, die einfach arbeiten um zu arbeiten, aber ich glaube gerade in der Start-Up-Welt, in den jungen Unternehmen, willst du dich halt auch als Individuum sehen und du willst dich mit deiner Firma identifizieren und dann ist es eben auch wichtig, sich immer mal wieder so im Team, mit der Firma zusammen, mit den Geschäftsführern auch mal im Blick zu halten und auch zu wissen, was halt eigentlich so los ist und was so abgeht gerade.

So, jetzt habe ich wieder ein bisschen zu weit ausgeholt, vielleicht noch mal wirklich abschließend kann man das eigentlich ganz gut auf fünf wichtige Punkte runterbrechen. Zum einen natürlich die Kommunikation, die ich gerade angesprochen habe, das letztendlich dann auch strukturiert aufzuschreiben, also zu dokumentieren, die Transparenz logischerweise zu haben, um das Ganze natürlich auch offen darzulegen, was am Markt gerade los ist, und dann auch die Verantwortlichkeiten dementsprechend richtig aufzugliedern. Und der letzte Punkt natürlich die Team-Events, also wirklich diese persönlichen Momente auch über die Arbeit hinweg mit den Team-Mitgliedern zu erleben und weiterhin zu haben.

Luisa: Vielen herzlichen Dank Nicole für deine Einblicke und deine Expertise in dem Bereich.

Nicole: Ja, ich danke dir, es hat mir sehr viel Spaß gemacht.

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