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Offboarding: Warum ein geordneter Prozess wichtig ist

Die Zeiten, in denen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für 40 Jahre Unternehmenszugehörigkeit ausgezeichnet werden, gehen langsam ihrem Ende zu. Fluktuation ist – bis zu einem gewissen Grad – heute normal in einem Unternehmen.

Eine Studie, für die im Jahr 2019 über 1000 Arbeitnehmer befragt wurden, zeigte:

54 Prozent der Deutschen sind offen für einen Jobwechsel oder befinden sich bereits kurz davor. In der Altersgruppe der 18- bis 34-Jährigen können sich sogar 74 Prozent vorstellen, in diesem Jahr den Arbeitsplatz zu wechseln. Mit 63 Prozent sind auch akademisch gebildete Arbeitnehmer überdurchschnittlich wechselwillig.“

Das bedeutet zum einen, dass Recruiter sich ständig auf die Suche nach Bewerberinnen und Bewerbern machen müssen. Zum anderen hat die Personalabteilung mehr Aufgaben, wenn es um die Verabschiedung der Kolleginnen und Kolleginnen geht.

Beim Offboarding wird das Ausscheiden einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter in einem Prozess organisiert. Das spart Zeit und Kosten, bringt aber auch noch weitere Vorteile für das Unternehmen. Zudem ist es Bestandteil eines erfolgreichen Employer Brandings und erhöht die Attraktivität als Arbeitgeber.

Für das Ausscheiden von Personal gibt es drei wesentliche Gründe:

  • Kündigung durch die Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters
  • Kündigung durch den Arbeitgeber
  • Pensionierung

Eine besondere Situation ist das Ausscheiden aus Krankheitsgründen oder Tod.

Prozessorientiertes Offboarding

Um aus dem Offboarding einen Prozess zu machen, werden einzelne Schritte eingeführt, die für jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter gleich sind.

Das sind die wesentlichen Elemente im Offboarding-Prozess:

  • Gesprächstermin
  • Verhandlungen
  • Organisatorische Maßnahmen (Lebenslauf, Rückgabe von Arbeitsmitteln)
  • Übergangsphase
  • Bewerbersuche starten
  • Verabschiedung

Um ein ordnungsgemäßes Ausscheiden aus der Firma zu ermöglichen, ist eine Offboarding Checkliste besonders wichtig. Sie stellt sicher, dass alle wichtigen Dinge erledigt werden. Listen und Offboarding-Prozesse schaffen aber auch Transparenz in der Belegschaft. Werden Sie gut kommuniziert, verstehen Angestellte besser, warum bestimmte Maßnahmen notwendig sind. 

Außerdem dient eine geordnete Verabschiedung auch der Reputation einer Firma: Wer den Prozess Bekannten gegenüber lobt, hilft damit auch dem Arbeitgeber. Ehemalige Arbeitnehmer können immer noch Botschafter des Unternehmens sein.

Maßnahmen beim Mitarbeiter Offboarding

Der Offboarding-Prozess beginnt mit dem Eingang einer Kündigung durch den Arbeitnehmer, der fristgerechten Zustellung durch den Arbeitgeber oder beim Ende eines zeitlich begrenzten Arbeitsvertrages. Bei einer Pensionierung kann bereits einige Wochen vorher begonnen werden.

Offboarding besteht aus vielen Maßnahmen. Dazu zählt nicht nur eine angemessene, stilvolle Verabschiedung der ausscheidenden Mitarbeiterin oder des ausscheidenden Mitarbeiters.

Es müssen auch Herausforderungen gemeistert werden. Eine Mitarbeiterin hat vielleicht Spezialwissen, das transferiert werden muss. Ein anderer Mitarbeiter besetzte eine mit öffentlichen Mitteln geförderte Stelle. Oder Personal hat gegen bestimmte Regeln verstoßen und muss unverzüglich den Arbeitsplatz verlassen.

Zuerst kommt der Gesprächstermin

Die erste Maßnahme ist immer ein Gespräch. Wenn die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter gekündigt hat, sollten die Gründe erörtert werden:

  • Gab es ein besseres Angebot?
  • Liegt es an der Tätigkeit?
  • Spielen die Arbeitsumgebung und Kultur eine Rolle?
  • Gab es Unzufriedenheit mit Kollegen oder Vorgesetzten?

Wie bei allen Personalgesprächen sollten die oder der unmittelbare Vorgesetzte sowie eine Person aus der HR-Abteilung anwesend sein. Je nach Stellung der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers und der Größe des Unternehmens kann auch ein Mitglied der Geschäftsführung oder des Vorstands anwesend sein. Wenn notwendig, muss auch jemand vom Betriebsrat einbezogen werden.

Ziel des Gesprächs sollte sein, die Beweggründe zu verstehen. Es zeigt aber auch ehrliches Interesse an den Motiven und der Befindlichkeit der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters. Als Unternehmen sollte immer der Versuch gemacht werden, Angestellte zu halten. Im Mitarbeitergespräch lässt sich feststellen, ob es dafür noch eine Basis gibt.

Wichtiges Feedback fürs Unternehmen

Auch wenn der Arbeitgeber kündigt, muss miteinander gesprochen werden. Es werden die Gründe erläutert, es wird aber auch über die Zeit gesprochen, die die oder der Angestellte im Unternehmen verbracht hat. Bei betriebsbedingten Kündigungen ist ein solches Gespräch für den Arbeitgeber einfacher zu führen als bei einer Beendigung des Arbeitsverhältnisses wegen schlechten Verhaltens oder mangelhafter Performance. Dennoch ist es wichtig.

Die Gespräche dienen dem Arbeitgeber als wichtiges Feedback. Ist Personal abgeworben worden, kann die Personalpolitik überdacht werden. Verlassen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Firma wegen der Unternehmenskultur, muss das intern adressiert werden. Gekündigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gibt man ebenfalls die Möglichkeit, in einem Gespräch ihre Sicht auf das Unternehmen darzustellen.

Einige Fragen, die gestellt werden können sind:

  • Wurden Ihre Erwartungen erfüllt?
  • Hatten Sie die notwendigen Arbeitsmittel und Ressourcen?
  • Würden Sie uns und die Stelle weiterempfehlen (wenn nein, warum)?
  • Wie sehen Sie die Unternehmenskultur?
  • Was können wir besser machen?

Exit-Interview

Das so genannte Exit-Interview kann bereits in dem Gespräch nach Eingang der Kündigung durchgeführt werden oder zu einem späteren Termin. Es ist letztlich eine formalisierte Version, bei der folgende Punkte abgearbeitet werden sollten:

  • Beweggründe für die Kündigung
  • Weitere Berufsplanung
  • Feedback zur Zeit der Anstellung
  • Falls vorhanden, Forderungen an die Arbeitnehmerin, den Arbeitnehmer oder Arbeitgeber
  • Lebenslauf und Referenzen

Verhandlungen

Es kann vorkommen, dass seitens der Mitarbeiterin, des Mitarbeiters oder des Arbeitgebers Forderungen bestehen. Zu diesen zählen:

  • Bonus
  • Überstunden oder entsprechender Ausgleich
  • Urlaubstage
  • Forderungen, die durch Minus-Arbeit entstanden sind
  • Forderungen durch schwerwiegende Fehler

Ziel dieser Verhandlungen sollte sein, eine einvernehmliche Lösung zu finden. Das ist nicht immer möglich, und eventuell werden dann Anwälte die weiteren Gespräche übernehmen müssen.

Übergangsphase

Da außer bei einer fristlosen Kündigung die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter noch eine Zeit lang im Unternehmen verbleiben, sollte die Übergangsphase im Offboarding organisiert werden. Sie hilft sowohl den Ausscheidenden, ihre Dinge zu ordnen, als auch dem Unternehmen, Aufgaben zu verteilen.

Auf der Checkliste der Übergangsphase sollte stehen:

  1. Zeitpunkt des Ausscheidens inklusive Urlaubstage: Wie lange ist die Person noch am Arbeitsplatz?
  2. Umverteilung von Aufgaben: Welche Aufgaben müssen bis zur Neubesetzung der Stelle erledigt werden und wer kann sie übernehmen?
  3. Einarbeitung einer Nachfolgerin oder Nachfolgers: Wie viel Zeit hat man, um neue Arbeitskräfte einzuarbeiten?

In der Fachabteilung können bestehende Arbeitsplatzbeschreibungen einem Nachfolger helfen. Wenn in der Übergangsphase die verlassende Person der eintretenden Person diese noch erläutern kann, macht das den Übergang einfacher. 

Einige weitere Punkte, die abgearbeitet werden müssen:

  • Gibt es Spezialwissen, zum Beispiel bei der Bedienung der Geräte oder bei Prozessen, die nicht in Handbüchern stehen?
  • Muss auf wiederkehrende Deadlines geachtet werden, und wenn ja, welche?
  • Welche IT-Systeme werden genutzt und muss es eine Schulung geben oder können die Vorgängerin oder der Vorgänger die Bedienung erklären?
  • Wer sind die wichtigen Ansprechpartner für fachliche Belange?
  • Welche Prioritäten gibt es im Tagesablauf?

Außendarstellung

Das Ausscheiden einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters kann (und in vielen Fällen soll) von Unternehmensseite nach außen kommuniziert werden. Bei Arbeitnehmern mit Kunden- oder Lieferantenkontakt sollte zusammen mit den Ausscheidenden eine E-Mail formuliert werden. Das Ausscheiden kann auch im Intranet verkündet werden.

Bei verdienten Pensionären kann zusätzlich die lokale Zeitung oder ein Fachmagazin informiert werden. Eine andere Möglichkeit ist, den Namen beim PR-Release der Nachfolgerin oder des Nachfolgers zu erwähnen (Zum Beispiel X folgt Y, die/der 5 Jahre lang die Abteilung leitete).

Mit einer organisierten Außendarstellung lässt sich proaktiv die Kommunikation steuern. Gerüchte und entsprechende Artikel in Fachmedien lassen sich vermeiden, wenn früh genug die Meldung verbreitet wird. Es ist eine wichtige Maßnahme im Reputationsmanagement des Unternehmens.

Bewerbersuche starten

Parallel zu den anderen Maßnahmen beginnt bereits die Suche nach einem Ersatz. Recruiter sollten auf jeden Fall die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter fragen, ob sie oder er eine eigene Empfehlung für die Nachfolge hat. Da ihnen Aufgabenfeld und Tätigkeitsbereich bestens bekannt sind, ist eine fundierte Meinung zur Neubesetzung der Stelle zu erwarten. Gerade wenn von Seite der Arbeitnehmer gekündigt wird, ist dies ein wichtiger Punkt im Offboarding-Prozess. Gleichzeitig laufen natürlich die Stellenausschreibungen in den internen und externen Kanälen an.

Organisatorische Maßnahmen beim Offboarding

Neben den strategischen und kommunikativen Maßnahmen gibt es auch viele organisatorische Anforderungen an einen geordneten Offboarding-Prozess. Diese müssen entsprechend den Strukturen im Unternehmen eventuell angepasst werden.

Sicherheitsmaßnahmen

Beim Bereich Sicherheit geht es um Berechtigungen und Zugänge. Wie stark diese eingeschränkt werden, hängt von der Art der Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses ab. Bei fristlosen Kündigungen, aber auch wenn eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter wegen anderer schwerwiegender Gründe gekündigt wird, kann eine sofortige Sperrung von IT-Systemen sinnvoll sein. Das verhindert die Weitergabe von internen Informationen, kann aber auch wichtige Daten sichern. 

Wichtige Punkte sind: 

  • E-Mail-Weiterleitung: An wen wird die bisherige E-Mail weitergeleitet?
  • Account sperren/Passwort ändern: Wann wird der Account der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters gesperrt und wer kann ihn ggf. weiterhin verwalten?
  • Berechtigungen überprüfen und ggf. widerrufen: Wie lange braucht die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter welche Berechtigungen, um in der Übergangsphase noch arbeiten zu können? In Extremfällen muss auch der Zugang zum Unternehmen mittels Karten oder biometrischen Maßnahmen gesperrt werden.
  • Persönliche Daten löschen: Nach dem Datenschutzgesetz müssen beim Ausscheiden persönliche Daten gelöscht werden.

Arbeitsmittel

Die Personalabteilung wird beim Offboarding genau festlegen, welche Arbeitsmittel wann zurückgegeben werden müssen. Zu diesen gehören:

  • Dienstwagen
  • Telefon
  • Computer
  • Speichermedien (externe Harddisk, USB-Flash Drives)
  • Ausweise, Zugangskarten
  • Uniformen, Bekleidung
  • Werkzeuge

Eine Offboarding Checkliste, die je nach Abteilung und Arbeitsmittel gestaltet wurde, ist sehr ratsam. Auf ihr sollten vermerkt sein: 

  • Bezeichnung des Gegenstands
  • Inventarnummer
  • Anzahl
  • Zustand
  • Kilometerstand bei Dienstwagen
  • Tag und Uhrzeit der Rückgabe
  • Namen und Unterschrift des Empfängers und des/der Rückgebenden

Arbeitszeugnis und Referenzen

Beim Arbeitszeugnis sollte sich ein Arbeitgeber wohlwollend verhalten. Auch wenn die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer gekündigt wurde, gibt es ein Anrecht darauf, ein gutes Zeugnis zu bekommen. Das Zeugnis kann in Absprache mit den Vorgesetzten, der Personalabteilung und auch dem Mitarbeiter und der Mitarbeiterin formuliert werden.

Ein Unternehmen, das Mitarbeitern auf diese Weise hilft, einen neuen Job zu finden, baut sein Employer Branding aus. Ein schlechtes Zeugnis wird eigentlich nur noch bei schwerwiegenden Vergehen ausgestellt – und dann auch nur auf Verlangen.

Das Zeugnis sollte freundlich formuliert sein, die Stärken der oder des Beurteilten hervorheben und Aussagen über die geleistete Arbeit machen. Erwähnenswert sind auch Fortbildungen, Engagement über die Jobbeschreibung hinaus und besondere Fähigkeiten.

Vorgesetzte können auch vorschlagen, sich selbst als Referenz anzubieten. Fragt die Mitarbeiterin oder Mitarbeiter danach, sollte man dem zustimmen. Viele Recruiter informieren sich heute bei früheren Arbeitgebern.

Die Mitarbeiterverabschiedung

Ist der Tag des Abschieds gekommen, hängt das Prozedere ein wenig von der Person und der Position des oder der Angestellten ab. Einfache Angestellte werden in der Regel vom Abteilungsleiter oder Vorgesetzten in kleiner Runde verabschiedet. Ein kleiner Umtrunk, Kaffee oder Häppchen auf Kosten des Unternehmens machen sich immer gut.

Bei Abteilungsleitern wird schon die Geschäftsleitung anwesend sein müssen. Der Abschied sollte immer würdevoll sein, freundlich und in einer positiven Grundstimmung – egal, wer die Kündigung ausgesprochen hat.

Persönlicher Abschied

Ob kleine Feier oder nicht, vor dem Verlassen des Arbeitsplatzes sollte eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter auf jeden Fall persönlich vom Vorgesetzten verabschiedet werden. Es braucht keine lange Rede, ein paar freundliche Worte der Mitarbeiteranerkennung reichen oft schon.

Abschiedsveranstaltung

Bei wichtigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, meistens in der Abteilungsleitung und Direktionsebene, kann beim Offboarding auch eine offizielle Veranstaltung durchgeführt werden. Wie formell diese ausfällt, hängt von der Person und auch der Unternehmenskultur ab. Weniger ist oft mehr, gerade was die Dauer angeht.

Es zahlt sich beim Employer Branding aus, wenn die ehemaligen Angestellten ein positives Erlebnis von einem so wichtigen Tag mit nach Hause nehmen. Sie werden es bestimmt weitererzählen.

Sonderfall Todesfall: Was tun?

Ein Sonderfall des Offboardings sind Todesfälle. Aber auch hier gelten die normalen Prozesse was die organisatorischen Maßnahmen angeht. Darüber hinaus ist es angebracht, dass man als Arbeitgeber gegenüber den Hinterbliebenen Empathie und Fürsorge zeigt.

Zu den wichtigen Punkten gehören:

  • Bestimmen einer Kontaktperson
  • Kontakt zu den Hinterbliebenen
  • Beileidsschreiben
  • Information an Pensionskassen und Personalabteilung
  • Information der eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
  • Teilnahme an der Beisetzung/Trauerfeier
  • Rückgabe von Arbeitsmitteln und persönlichen Gegenständen organisieren

Warum ein professionelles Offboarding wichtig für Unternehmen ist

In den USA haben Teilnehmer einer Studie bestätigt, dass für sie auch das Offboarding das Image einer Firma prägt. 67 Prozent gaben an, dass es für sie kein Exit-Interview gegeben hätte. Weniger als die Hälfte (45 Prozent) sagten, dass der Offboarding-Prozess eine positive Erfahrung gewesen sei. Entsprechend konnten sich nur 43 Prozent vorstellen, irgendwann wieder einmal in die Firma zurückzukehren.

Wer als Unternehmen Fachkräfte finden möchte, wird bei der Selbstdarstellung auch darauf achten müssen, wie das Ende eines Arbeitsverhältnisses gestaltet wird. Es gibt den bekannten Spruch, dass man sich immer zwei Mal im Leben sieht. Vielleicht macht eine ehemalige Mitarbeiterin Karriere bei einem Mitbewerber und möchte dann wiederkommen, um das neue Wissen der alten Firma zur Verfügung zu stellen. Loyalität kann über die Dauer des Arbeitsvertrages hinaus gehen. Professionelles Offboarding ist eine Maßnahme, dieses Vertrauen und ein positives Image beim Personal zu schaffen.

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