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Onboarding: Mit dieser Checkliste wirst du nichts vergessen

Neue/r Mitarbeiter/in gefunden. Arbeitsvertrag unterschrieben. Und jetzt? Moderne Unternehmen überlassen in der Einführungsphase nichts mehr dem Zufall. Zu hoch sind die Kosten, wenn der/die neue Kollege/Kollegin nach ein paar Wochen gleich wieder kündigt. Mit einem durchdachten Onboarding-Konzept sorgst du dafür, dass sich dein Neuankömmling wohlfühlt und schnell zum vollwertigen Teammitglied wird. 

In diesem Artikel enthüllen wir die ultimative Checkliste für einen gelungenen Onboarding-Prozess, mit allen Phasen der Vorbereitung, über den ersten Arbeitstag, bis hin zur weiteren Einarbeitung. Zum Schluss zeigen wir dir außerdem, wie du deinen Onboarding-Prozess kontinuierlich optimieren kannst. 

Was ist Onboarding?

Der Begriff Onboarding kommt aus dem Englischen und bezeichnet die Einführung neuer Mitarbeiter/innen ins Unternehmen, also das „An-Bord-Nehmen“. Es umfasst alle Aktivitäten, die dazu dienen, den Einstieg in das Unternehmen so angenehm und effektiv wie möglich zu gestalten. Idealerweise sind diese in einem umfassenden Onboarding-Konzept zusammengefasst und bauen strategisch aufeinander auf. 

Das Gegenstück zum Onboarding ist übrigens das Offboarding. So wird der Trennungsprozess vom Unternehmen bezeichnet. 

Die Checkliste für einen gelungenen Onboarding Prozess

Der Onboarding Prozess lässt sich in 3 Phasen einteilen: Die Vorbereitung, der erste Arbeitstag und die weitere Einarbeitung. In unserer Checkliste zeigen wir dir, was es in jeder Phase zu tun gibt.

Die Vorbereitung

Das Onboarding beginnt schon lange vor dem ersten Arbeitstag deines/r neuen Mitarbeiter/in. In der Vorbereitungsphase, auch Preboarding genannt, sorgst du dafür, dass alles glatt läuft, sobald der/die Neue das Unternehmen betritt. Mit dieser Checkliste wirst du garantiert nichts vergessen. 

Die Formalitäten regeln:

  • Ist der Arbeitsvertrag unterzeichnet?
  • Welche Unterlagen muss der/die neue Mitarbeiter/in noch einreichen oder im Original am ersten Arbeitstag mitbringen?
  • Hat die Personalabteilung alle wichtigen Dokumente und Informationen erhalten? (z. B. die Lohnsteuerkarte, Informationen zur Krankenversicherung und Bankverbindung) 

In Kontakt bleiben:

  • Gibt es Veranstaltungen oder Termine, die für den/die Neue/n relevant sind? Wenn ja, kannst du ihn/sie schon dazu einladen. 
  • Hat der/diejenige alle wichtigen Informationen zum ersten Arbeitstag erhalten? Er/sie muss wissen, wann es losgeht und wo er/sie sich melden muss.
  • Weiß die/der neue Mitarbeiter/in über die Kleiderordnung Bescheid?
  • Gibt es Onboarding-Material, wie das Mitarbeiterhandbuch, welches der/diejenige schon einmal als Vorbereitung lesen könnte?
  • Wenn der/die Mitarbeiter/in neu in die Stadt zieht: Könnte das Unternehmen bei der Wohnungssuche behilflich sein?

Den Arbeitsplatz vorbereiten:

  • Ist der Zugang zum Büro gewährleistet? Eventuell müssen neue Schlüssel oder Zugangskarten angefertigt werden.
  • Ist ein Computer verfügbar und eingerichtet? Muss ein neuer Computer bestellt werden oder wird ein vorhandener entsprechend aufgearbeitet?
  • Ist das Firmentelefon vorhanden oder bestellt?
  • Ist der Firmenwagen vorhanden oder bestellt?
  • Sind die Visitenkarten bestellt?
  • Wo wird der/die neue Kollege/Kollegin sitzen? 
  • Sind Bildschirm, Stuhl, Maus, Tastatur und Büromaterialien (Stifte, Notizblöcke, etc.) vorhanden?
  • Sind die E-Mail-Adresse und alle weiteren Systemzugänge beantragt? Müssen eventuell neue Lizenzen für bestimmte Programme dazugekauft werden?
  • Ist ein kleines Willkommenspräsent vorbereitet? (z. B. ein Blumenstrauß, eine Kaffeetasse, Schokolade)

Den Einarbeitungsplan ausarbeiten:

  • Welche Aufgaben sollte der/die Neue als Erstes kennenlernen und übernehmen? Welche sind weniger dringend? 
  • Wer aus dem Team wird welche Kenntnisse und Prozesse vermitteln? Dies sollte möglichst gleich verteilt werden, um zusätzliche Belastung für einzelne Kolleg/innen gering zu halten.
  • Braucht der/die neue Mitarbeiter/in interne oder externe Schulungen? Wenn ja, sollte er/sie dafür rechtzeitig angemeldet werden. 
  • Mit welchen Kolleg/innen aus der eigenen oder aus anderen Abteilungen, sowie externen Partnern, wird der/die Neue zusammenarbeiten? Wann wird er/sie wen kennenlernen? 
  • Wann sollen die ersten Feedbackgespräche stattfinden? 

Die Kolleg/innen einbinden:

  • Sind alle Kolleg/innen über den Neuzugang informiert?
  • Wer wird dem/der Neuen als Ansprechpartner, auch Buddy oder Pate genannt, bei allen Fragen zur Seite stehen?
  • Kennen alle Kolleg/innen ihre Rollen und Aufgaben bei der Einarbeitung?

Der erste Arbeitstag 

Für den ersten Eindruck gibt es keine zweite Chance. Du möchtest, dass sich der/die Neue sofort in deinem Unternehmen wohlfühlt. Mit diesem Ablaufplan wird der erste Arbeitstag unvergessen – im positiven Sinne. 

Begrüßung

Das Onboarding sollte am ersten Tag pünktlich beginnen. Wichtig ist, dass der/die für den Neuankömmling zuständige Mitarbeiter/in auch Zeit hat und die Begrüßung nicht im Chaos am Montagmorgen versinkt. Vielleicht ist es besser, den/die Neue an einem Dienstag und eine Stunde später als üblich starten zu lassen. So haben die Kolleg/innen Zeit, sich um Dringliches zu kümmern bevor der/die Neue ankommt. Lege auf jeden Fall fest, wer ihn/sie am Empfang abholt und die erste Begrüßung übernimmt.

Erstes Gespräch mit dem/der Vorgesetzten

Die offizielle Begrüßung sollte Chefsache sein. Der/die neue Mitarbeiter/in fühlt sich wertgeschätzt, wenn sich der/die Vorgesetzte sofort Zeit für ein erstes Gespräch nimmt. Plane dies rechtzeitig ein, denn die Kalender von Führungskräften sind oft ausgebucht. Diese Themen können besprochen werden:

  • Persönliche Fragen, um den/die Neue besser kennenzulernen (z. B. Familie, Arbeitsweg, Resturlaub)
  • Ablauf des Onboarding (dieser sollte schriftlich festgehalten werden)
  • Gegenseitige Erwartungen
  • Aktuelle Themen, die die Firma und Abteilung betreffen
  • Vision, Mission, Werte, Unternehmenskultur
  • Arbeitsschwerpunkte 
  • Fragen des/der neuen Mitarbeiter/in

Vorstellungsrunde

Jetzt ist es Zeit mit dem Neuzugang die eigene Abteilung und die Firma zu erkunden. 

Es muss natürlich nicht jede/r einzelne Mitarbeiter/in im Unternehmen besucht werden, aber zumindest die direkten Kolleg/innen sollten sich mit Namen und Funktion vorstellen. Spätestens jetzt sollte der/die Neue auch seinen/ihren Paten oder Buddy kennenlernen. 

Rundgang im Unternehmen 

Besonders in größeren Unternehmen kann sich ein Neuzugang schnell verlaufen. Hier hilft es, einen Lageplan der Begrüßungsmappe beizulegen. In einem Rundgang kannst du die wichtigsten Bereiche zeigen, wie zum Beispiel:

  • Cafeteria, Kantine, Büroküche, und Aufenthaltsräume
  • Meeting- und Veranstaltungsräume 
  • Sanitärräume 
  • Kopierer und Drucker
  • Raucherbereiche
  • Andere Abteilungen im Gebäude

Einweisung am neuen Arbeitsplatz

Auf den neuen Arbeitsplatz sind Neuankömmlinge häufig am meisten gespannt. Schließlich werden sie hier den Hauptteil ihrer Zeit verbringen. Am neuen Schreibtisch angekommen, sollte der Pate an die folgenden Dinge denken:

  • Übergabe des Willkommensgeschenks 
  • Einführung in die IT-Systeme (z. B. Laptop/PC, Telefon, wichtige Programme)
  • Erklärung der internen Abläufe (z. B. Arbeitszeiten, Pausenregelung, Beantragung von Urlaub, Verhalten im Krankheitsfall)
  • Einweisung in Standard Operating Procedures und Qualitätsbestimmungen
  • Erläuterung der Sicherheitsbestimmungen (Fluchtwege, Feuerlöscher, Verhalten im Brandfall)
  • Übergabe von Schlüsseln, Zugangskarte, Firmenwagen, Firmentelefon, Visitenkarten, etc.

Mittagessen und Pausen 

Besonders am ersten Tag, und sogar in der ersten Woche, sollten neue Mitarbeiter/innen nicht nach Anschluss suchen müssen, sondern aktiv in den Kollegenkreis integriert werden. Dadurch bekommen sie gleich das Gefühl zum Team dazuzugehören. Gemeinsame Mittagessen und Pausen sind ideal für das gegenseitige Kennenlernen. 

Abschlussgespräch

Am Ende des ersten Arbeitstags kann der/die Vorgesetzte noch einmal das Gespräch mit dem/der neuen Mitarbeiter/in suchen. 

  • Was waren die ersten Eindrücke?
  • Wurden die Erwartungen erfüllt oder hatte er/sie andere Vorstellungen? 
  • Gibt es noch ungeklärte Fragen? 

Falls noch nicht geschehen, sollte hier der Einarbeitungsplan mit dem Vorgehen für die nächsten Tage und Wochen erläutert werden. 

Die weitere Einarbeitung 

Das Onboarding ist noch längst nicht vorbei, denn die Einarbeitungsphase erstreckt sich in der Regel bis zum Ende der Probezeit. Diese Punkte sollten in den ersten Wochen und Monaten angegangen werden: 

Aufgaben und Verantwortlichkeiten übernehmen 

Nun wird der/die neue Mitarbeiter/in in die konkreten Arbeitsweisen eingewiesen und übernimmt Schritt für Schritt alle Aufgaben. Was er/sie wann lernt, sollte im Einarbeitungsplan festgehalten sein. 

Einführungsveranstaltung besuchen

In größeren Unternehmen, in denen ständig neue Mitarbeiter/innen in verschiedensten Abteilungen anfangen, bietet es sich an, regelmäßige Einführungsveranstaltungen zu organisieren. Diese Themen könnten hierbei zentral behandelt werden:

  • Kennenlernen der Führungsebene 
  • Vorstellung aller wichtigen Unternehmensbereiche
  • Vertrautmachen mit der Unternehmenskultur 
  • Präsentation der Produkte 
  • Betriebsbesichtigung 

Teambuilding vorantreiben 

Wenn ein/e Neue/r hinzukommt, dann ändert sich meist die Dynamik im Team. Dies kann sich positiv, leider aber auch negativ, auswirken. Mit gezielten Maßnahmen zur Teamentwicklung lässt sich der Prozess gezielt beeinflussen, damit das Team gestärkt aus der Phase der Veränderung hervorgeht. Verschiedene Outdoor-Aktivitäten, Indoor-Übungen oder Team Coaching bieten sich an. 

Zielvereinbarung treffen

Nachdem dein Neuankömmling alle Verantwortungsbereiche seiner/ihrer Stelle übernommen hat, sollten im Rahmen des Performance Management-Prozesses, die ersten Ziele vereinbart werden. Diese leiten sich aus der Stellenbeschreibung ab und können in einem persönlichen Gespräch mit dem/der Vorgesetzten besprochen werden. 

Feedbackgespräche führen

Generell befinden sich neue Mitarbeiter/innen für die ersten Monate in der Probezeit. Während dieser Zeit tasten sich Unternehmen und Arbeitnehmer/in ab, um zu entscheiden, ob sie die richtige Wahl füreinander sind. Damit es am Ende der Probezeit nicht zu unangenehmen Überraschungen kommt, sollten regelmäßige Feedbackgespräche geführt werden. 

Diese Fragen können angesprochen werden:

  • Wie kommt der/die neue Mitarbeiter/in mit seinen/ihren Aufgaben zurecht?
  • Hat er/sie sich gut im Unternehmen eingelebt?
  • Werden die Erwartungen von beiden Seiten her erfüllt?
  • Gibt es Probleme mit bestimmten Aufgabenbereichen oder Kolleg/innen?
  • Wie könnte die Einarbeitung noch besser verlaufen?
  • Was sollte der/die Neue besser machen?

Wie du dein Onboarding weiter optimierst 

Dein Onboarding Prozess ist nicht etwas, was du einmal festlegst und nie wieder anschaust. Die Bedingungen in deinem Unternehmen, sowie die Erwartungen deiner neuen Mitarbeiter/innen, ändern sich, und so auch die Anforderungen an dein Onboarding. Mit einer einfachen Umfrage am Ende des Onboarding-Prozesses, kannst du erfahren, was funktioniert und was optimiert werden könnte.

Hier ein paar Beispielfragen:

  • Was war der nützlichste Teil des Onboarding-Prozesses?
  • Was würden Sie am Prozess ändern, um ihn zu verbessern?
  • Entspricht der Job und Arbeitsplatz Ihren Erwartungen? Wenn nicht, was genau kommt zu kurz?
  • Was war Ihre größte Herausforderung bisher?

Wenn du aktiv an der Verbesserung deines Onboarding-Prozesses arbeitest, legst du den Grundstein für mehr Mitarbeiterbindung und schaffst eine positive Candidate Experience. Außerdem kannst du diese übrigens auch mit einer Recruitment Software wie Recruitee so angenehm wie möglich gestalten.

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