Wie funktioniert Performance Management heute? Die klassische und agile Variante erklärt

Leisten deine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter das, was von ihnen erwartet wird? Und wie kannst du sie dazu motivieren, Höchstleistungen im Unternehmen zu erbringen? Diese Fragen beantwortet das Performance Management. Als eine Kernfunktion des HR Bereichs ist sie aus Firmen weltweit nicht mehr wegzudenken. Aber wie fast alles ist auch dieses Konzept im Umbruch.

Die Ansprüche einer sich ändernden Arbeitswelt machen es jetzt unerlässlich, sich mit diesem Thema zu beschäftigen. In diesem Artikel erfährst du, was Performance Management ist und wie der Prozess aussieht. Außerdem diskutieren wir die Notwendigkeit eines agilen Verfahrens und stellen eine Alternative zum klassischen Konzept vor. Zu guter Letzt gehen wir noch auf passende Software-Instrumente ein.

Definition: Was ist Performance Management?

Performance Management, auf deutsch Leistungsmanagement genannt, umfasst die Aktivitäten und Prozesse, mit denen die Leistung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gesteuert werden. Das Ziel ist, diese optimal für das Erreichen der Unternehmensziele einzusetzen.

Dabei geht es auch darum, die persönliche Entwicklung der einzelnen Arbeitskräfte voranzutreiben. Diese sollen ihre individuellen Fähigkeiten unter den richtigen Arbeitsbedingungen einbringen können. Wenn persönliche Ziele und Unternehmensziele im Einklang stehen, wird das volle Potenzial der Firma ausgeschöpft.

Die Leistung kann auf unterschiedlichen Ebenen betrachtet werden, zum Beispiel Mitarbeiter, Teams oder ganze Abteilungen. Hier wollen wir uns mit dem Leistungsmanagement auf Mitarbeiterebene beschäftigen.

Wie sieht der Performance Management Prozess aus?

Klassischerweise besteht der Prozess zum Leistungsmanagement aus den folgenden drei Elementen:

1. Zielvereinbarung
2. Leistungsbeurteilung
3. Anreizsysteme (leistungsabhängige Vergütung)

Wie diese im Detail aussehen, unterscheidet sich von Unternehmen zu Unternehmen. Hier erfährst du, was die Elemente an sich ausmacht.

1. Zielvereinbarung

Arbeitskräfte und ihre Vorgesetzte vereinbaren mindestens einmal im Jahr Zielvereinbarungen. Darin ist festgehalten, welche Ziele eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter in einem bestimmten Zeitraum erreichen soll.

Als Führungsinstrument wurden Zielvereinbarungen bereits 1954 vom US-amerikanische Ökonom Peter F. Drucker vorgestellt. Er nannte dieses heute noch relevante Konzept „Management by Objectives“.

Konkrete Ziele bei der Arbeit zu haben, kann enorm helfen. Sie bringen Klarheit in den Arbeitsalltag und helfen Aufgaben zu priorisieren. Wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wissen, was von ihnen erwartet wird, schafft das Sicherheit und Transparenz. Außerdem stärkt es die Eigenverantwortung, wenn die Angestellten den Weg zu ihren Zielen selbst bestimmen können.

Welche Arten von Zielen gilt es nun zu setzen? Zum einen sollten sich diese an den Unternehmenszielen orientieren und, zum anderen, auch die persönlichen Ziele der Angestellten mit einbeziehen. Generell unterscheidet man drei Arten von Zielen:

• Verhaltensbezogene Ziele: Definieren, wie die Arbeitskraft in bestimmten Situationen reagieren soll.
• Aufgabenbezogene Ziele: Beziehen sich auf die Tätigkeiten, die zur Stellenbeschreibung der/des Einzelnen gehören.
• Entwicklungsbezogene Ziele: Beschreiben, wie sich die/der Angestellte innerhalb der Firma und persönlich weiterentwickeln will.

Jedes gesteckte Ziel ist entweder qualitativer oder quantitativer Natur.  Während sich quantitative Ziele leicht an Kennzahlen messen lassen, sind qualitative Ziele meist nur durch Beobachtungen überprüfbar. Gute Zielvereinbarungen bestehen aus einem Mix aus beiden.

Hier haben wir 7 bewährte Tipps für bessere Zielvereinbarungen zusammengestellt.  

Am Ende der Zeitspanne überprüfen Führungskraft und Angestellte gemeinsam, inwieweit die vereinbarten Ziele erreicht wurden. Das führt uns zum nächsten Schritt.

2. Leistungsbeurteilung

Bei der Erfassung und Messung der Performance werden die Leistungen und das Verhalten eines Mitarbeiters oder einer Mitarbeiterin in der Vergangenheit betrachtet. Im Rahmen eines Mitarbeiterbeurteilungsgespräch erörtern Arbeitskraft und Vorgesetzte, ob und in welchem Maß die vereinbarten Ziele und Anforderungen erfüllt und das gewünschte Verhalten an den Tag gelegt wurde. Dieses findet klassischerweise einmal im Jahr statt.

Der Input für die Leistungsbeurteilung kann durch verschiedene Methoden gesammelt werden, beispielsweise:

• Selbstbeurteilung: Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schätzen ihre Leistung selbst ein. Dies ist meist Bestandteil der Gesamtbeurteilung und steht nicht für sich allein.
• Abwärtsbeurteilung: Hierbei gibt die Führungskraft die Bewertung ab. Wird auch als Top-Down Verfahren oder Vorgesetztenbeurteilung bezeichnet.
• Seitwärtsbeurteilung: Bei dieser gleichgestellten Beurteilung werden Arbeitskräfte von ihren Kolleginnen und Kollegen in der gleichen Hierarchieebene bewertet.
• 360-Grad-Feedback: Neben der Führungskraft werden auch Kollegen, Geschäftspartner und Kunden an der Beurteilung beteiligt.

Da das Leistungsmanagement ein wichtiger Teil des Talent Managements ist, werden im Rahmen der Leistungseinschätzung auch oft Potenzialanalysen durchgeführt. Durch diese sollen Weiterentwicklungsmöglichkeiten für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aufgezeigt werden. Fragen wie, ist die Arbeitskraft für eine Beförderung in die nächsthöhere Position bereit und wie stellt sich der/die Angestellte die Zukunft im Unternehmen vor, gehören auch zum Mitarbeitergespräch.‍

Was die schlimmsten Fehler bei der Leistungsbeurteilung sind und wie du sie vermeidest, erfährst du hier.

‍Wenn das Unternehmen mit einer leistungsabhängigen Vergütung arbeitet, dann hat die Leistungsbewertung Auswirkungen auf den Bonus der Angestellten. Darum geht es im nächsten Punkt.

3. Anreizsysteme

Die Idee einer leistungsabhängigen oder variablen Vergütung ist es, ein Anreizsystem zu schaffen, das die Mitarbeitermotivation und damit deren Leistung erhöht. Das funktioniert nur, wenn die Leistungsanreize auch zur Motivationsstruktur der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter passen. Um dies zu erreichen, könntest du die Angestellten in die Anreizgestaltung mit einbeziehen.

Generell setzen Unternehmen zwei Arten von Anreizen:

‍Materielle Anreize:

• Lohn- und Gehaltszahlungen
• Boni
• Urlaubs- und Weihnachtsgeld
• Erfolgsbeteiligungen
• Sachleistungen (z. B. Dienstwagen, Smartphone)

Immaterielle Anreize:

• Anerkennung
• Awards
• Weiterbildungen
• Mehr Freiräume
• Flexible Arbeitszeiten

Am besten werden verschiedenen Anreize kombiniert, um die Leistungsbereitschaft zu fördern.

Warum moderne Unternehmen agiles Performance Management brauchen

Das klassische Performance Management kommt nicht ohne Kritik aus. In einer Accenture Studie gaben zwar 9 von 10 Führungskräften an, dass regelmäßige Leistungsbewertungen die Geschäftsergebnisse verbessern, aber die Mehrheit der Angestellten war mit dem traditionellen Prozess der Zielvereinbarungen und Jahresendgespräche alles andere als zufrieden.

In einer Zeit in der die Märkte schnelllebiger und unberechenbarer sind als je zuvor, gilt der jährliche Zyklus der Zielvereinbarungen und Leistungsbeurteilung als überholt. Um mit der Konkurrenz Schritt halten zu können, müssen Unternehmen immer kürzere Innovationszyklen gewährleisten. Und für diese müssen Ziele oft mehrfach unterjährig angepasst oder völlig neu definiert werden.

Ein neuer Ansatz zum Leistungsmanagement kommt daher wenig überraschend aus dem Silicon Valley. Firmen wie Google, Twitter und LinkedIn operieren schon seit Jahren nach der OKR-Methode. OKR steht für Objectives and Key Results, was übersetzt Ziele und Schlüsselergebnisse bedeutet. Der Kerngedanke ist, dass sich das Unternehmen, sowie die einzelnen Abteilungen und Angestellten für jedes Quartal fünf Ziele vornehmen. Diese haben jeweils nicht mehr als vier Kernergebnisse.

Anstatt Ziele von oben zu bestimmen, überlegen Teams selbst, wie sie am besten zum Unternehmenserfolg beitragen können. Ihre Ideen besprechen sie dann untereinander und mit dem oder der Vorgesetzten. Die Kernergebnisse beschreiben, wie genau sie die einzelnen Ziele erreichen wollen. Wichtig ist, dass die OKRs jederzeit visuell sichtbar sind (z. B. in einer Software oder einem Whiteboard), damit jeder weiß, woran gerade gearbeitet wird.

Einer der größten Vorteile der OKR-Methode ist, dass es die gesamte Belegschaft dazu zwingt, sich auf die wichtigen Dinge zu fokussieren und Ressourcen effektiv einzusetzen. Auch die Erfolge lassen sich sofort messen. So können Unternehmen viel schneller erkennen, was funktioniert und was nicht. Wenn sich die Rahmenbedingungen ändern, kann binnen kürzester Zeit reagiert werden.

Instrumente für das Performance Management

Ein agiles, zukunftsorientiertes Performance Management stellt die kurzfristige Zielorientierung in den Mittelpunkt. Dieser Prozess kann nur effektiv funktionieren, wenn er digital abgebildet wird. Dafür setzen Unternehmen Software ein. Eine geeignete HR-Software, die diesen Prozess unterstützt, muss sich durch hohe Anpassbarkeit und Flexibilität auszeichnen.

Inzwischen gibt es spezialisierte Performance Management Software-Lösungen. Häufig sind Module für das Leistungsmanagement auch Bestandteil einer Talent Management Software oder HCM-Suite. In jedem Fall sollte die Software folgendes ermöglichen:

• Mitarbeiterinnen, Mitarbeiter und Vorgesetzte müssen die Unternehmensziele sowohl als auch die eigenen Ziele immer im Blick haben.
• Sie brauchen einen kontinuierlichen Überblick über den Stand der Erreichung der einzelnen Ziele.
• Sie sollten bei der Priorisierung der täglichen Aufgaben unterstützen werden, sodass eine effiziente Zielerreichung gewährleistet ist.
• Sie sollten sich über einen Kommunikationskanal ad hoc austauschen und Feedback geben können.
• Sie müssen über Veränderungen der Unternehmensstrategie automatisiert informiert werden, damit Individualziele zeitnah angepasst werden können.

Generell sollte die Software deine Führungskräfte bei allen Aktivitäten rund um den Performance Management Prozess unterstützen, beispielsweise, bei der Dokumentation der Zielvereinbarungen, Leistungsbeurteilungen und Personalentwicklungsmaßnahmen.

In der Regel ist es die Aufgabe der Personalabteilung die entsprechende Software zu implementieren und die Vorgesetzten und Angestellten darin zu trainieren. Dies wird erleichtert, wenn sich die Software einfach zu bedienen lässt.

Darüber hinaus ist die Software idealerweise nicht nur über den Desktop zu erreichen, sondern auch als App für das Smartphone oder Tablet verfügbar. Dann kann sie zum täglichen Begleiter und Helfer werden.

Fazit

Das Performance Management ist im Umbruch, so viel ist klar. Unternehmen die jetzt noch am klassischen, jährlichen System festhalten sind in Gefahr, ins Hintertreffen zu geraten. Dabei gibt es inzwischen die nötigen Werkzeuge, um ein agiles, flexibles Verfahren einzuführen. Damit können Firmen schneller auf sich verändernde Bedingungen eingehen und am Markt konkurrenzfähig bleiben.