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Effektive Personalauswahl Schritt für Schritt erklärt

In nur einer zehntel Sekunde können wir uns einen ersten Eindruck von unserem Gegenüber bilden. Um eine fundierte Personalauswahl zu treffen, ist dies leider nicht genug. Du brauchst ein möglichst umfassendes Bild von jedem/r Bewerber/in, damit du den/die richtige/n Kandidat/in für eine offene Stelle auszuwählen kannst. Schließlich willst du dir wirklich sicher sein in deiner endgültigen Personalentscheidung und eine Fehleinstellung vermeiden.

Es steht also ein gewisser Druck hinter dem Personalauswahlprozess. Aber wie läuft dieser genau ab? Welche Personalauswahlverfahren gibt es? Und wie gestaltest du den Prozess so, damit er zuverlässig abläuft? Diese Fragen beantworten wir in diesem Blogpost.

Kriterien für eine zuverlässige Personalauswahl

Bevor wir näher auf die einzelnen Schritte im Personalauswahlprozess eingehen, sollten wir drei wichtige Gütekriterien beleuchten. Werden diese eingehalten, erhöhen sich die Chancen, dass dein Personalauswahlverfahren auch zum Erfolg führt.

Objektivität

Objektivität bedeutet, dass die Bewertung unabhängig von persönlichen Ansichten und Standpunkten aus getroffen wird. In der Praxis ist es allerdings oft schwer die eigene subjektive Meinung nicht mit in die Bewertung einfließen zu lassen. Dies passiert sogar unterbewusst durch kognitive Verzerrungen wie dem Halo Effekt, bei dem allein die Attraktivität eines/r Kandidat/in die Bewertung positiv beeinflussen kann.

Deshalb ist es wichtig, Personalauswahlverfahren zu nutzen, bei denen die Objektivität besser gewährleistet werden kann. Zum Beispiel sind strukturierte Interviews und standardisierte Testverfahren objektiver als ein freies Interview, bei dem der Interviewer spontan die Fragen auswählt.

Reliabilität

Die Reliabilität beschreibt die Zuverlässigkeit in der Bewertung. Es stellt sich die Frage: Würde die Bewertung genau gleich ausfallen, wenn der Test noch einmal wiederholt werden würde? Idealerweise wäre das der Fall und das hieße, dass keine äußeren Einflüsse die Bewertung beeinflusst haben.

Wenn Testverfahren, wie zum Beispiel Persönlichkeitstests oder kognitive Leistungstests, genormt sind und automatisch ausgewertet werden, dann kann Reliabilität gewährleistet werden. Wenn eine Person, wie ein Personaler oder Fachvorgesetzter, das Messinstrument ist, dann wird es schon schwieriger.

Validität

Validität bedeutet, dass ein Verfahren das misst, was es messen soll. Das ausgewählte Personalauswahlverfahren sollte dich in der Entscheidung für oder gegen eine/n Kandidat/in tatsächlich weiterbringen.

Ein Personalauswahlverfahren anzuwenden, welches zwar objektiv und reliabel ist, aber im Endeffekt nichts darüber aussagt, wie gut der/die Kandidat/in in Zukunft seine/ihre Arbeit machen wird, wäre ein Zeit- und Geldverschwendung.

 

5 Schritte zur Personalauswahl

Jedes Unternehmen entwickelt im Laufe der Zeit seine eigene Herangehensweise an den Personalauswahl. Je nach ausgeschriebener Stelle kann der Personalauswahlprozess auch mehr oder weniger komplex ausfallen. Zum Beispiel wird das Personalauswahlverfahren für eine/n neue/n Abteilungsleiter/in sicher aufwendiger sein als für die Besetzung einer Praktikumsstelle. Es gibt allerdings gewisse Kernschritte, die immer zur Personalauswahl dazugehören.

1. Anforderungsprofil erstellen

Das Anforderungsprofil ist das Herzstück der Personalauswahl und sollte mit einiger Sorgfalt erstellt werden. Es beschreibt, welche Fähigkeiten, Eigenschaften und Kenntnisse ein/e Kandidat/in mitbringen muss, um den Anforderungen der zu besetzenden Stelle gerecht zu werden.

Aus dem Anforderungsprofil gehen die Kriterien hervor, nach denen Bewerber/innen in den folgenden Schritten bewertet werden. Sind diese schwammig formuliert oder gar die falschen, wird mitunter jemand für die Position ausgewählt, der eigentlich nicht geeignet ist. So kannst du ein Anforderungsprofil erstellen:

a.) Welche Kern- und Nebenaufgaben gehören zur Stelle?

Diese Frage beantwortest du am besten durch Gespräche mit dem/der aktuellen Stelleninhaber/in (falls dies noch möglich ist), dem/der Vorgesetzten, und Kolleg/innen. Falls es sich um eine völlig neue Position handelt, dann lassen sich die zukünftigen Aufgaben auch aus den Unternehmenszielen ableiten.

b) Welche Qualifikationen, Fähigkeiten und Eigenschaften muss jemand mitbringen, um diese Aufgaben zu bewältigen?

Im nächsten Schritt geht es daran jede der identifizierten Aufgaben genauer zu beleuchten und festzustellen, was für deren Erfüllung nötig ist. Dies lässt sich in vier Anforderungsbereiche einteilen:

  • Fachkompetenz – zum Beispiel Fachwissen und Erfahrungen, Sprachkenntnisse, Beherrschung bestimmter Programmiersprachen
  • Methodenkompetenz – zum Beispiel strategisches Denken, strukturiertes Arbeiten, Verhandlungsgeschick, Analysefertigkeit, Rhetorik
  • Soziale Kompetenz – zum Beispiel Durchsetzungsvermögen, Teamfähigkeit, Konfliktlösung, Selbstständigkeit, Stressresistenz
  • Persönliche Kompetenz – zum Beispiel Motivation, innere Werte, Interessen

Darüber hinaus gibt es noch zwei Bereiche, die du ebenfalls berücksichtigen solltest:

  • Entwicklungspotenzial – Bringt der/die Kandidat/in die Leistungsfähigkeit und Lernbereitschaft mit, um sich innerhalb des Unternehmens langfristig weiterzuentwickeln?
  • Cultural Fit – Wird der/die Kandidat/in in deine Unternehmenskultur passen?

c) Wie sollen die Anforderungen priorisiert werden?

Als Ergebnis des letzten Schritts müsstest du nun eine Liste von Anforderungen für die zu besetzende Stelle vor dir haben. Da es schwierig werden könnten ein/e Kandidat/in zu finden, der/die haargenau diesem Profil entspricht, solltest du nun die Anforderungen priorisieren.

Welche der Anforderungen sind zwingend nötig, um in der Position erfolgreich zu sein? Dafür könntest du jede auf einer einfachen Skala von eins (weniger erforderlich) bis fünf (unbedingt erforderlich) bewerten. Die Anforderungen mit der höchsten Punktzahl sind die sogenannten Muss-Anforderungen. Dann kannst du entscheiden, ab welcher Punktzahl es Kann-Anforderungen (“nice-to-haves”) werden. Nun ist dein Anforderungsprofil fertig.

2. Stellenanzeige veröffentlichen

Dein Anforderungsprofil ist ein wichtiger Teil einer perfekten Stellenanzeige, aber längst nicht der einzige. Deine Stellenausschreibung sollte auch ein Unternehmensprofil, eine Stellenbeschreibung, die Leistungen deines Unternehmens, und eine kurze Erklärung des Bewerbungsverfahrens enthalten.

Die fertige Stellenanzeige kannst du intern per E-Mail oder im Intranet, sowie extern auf Online-Jobbörsen, veröffentlichen. Manche Jobportale bieten auch kostenlose Stellenanzeigen an. Mache es Interessenten auf jeden Fall so einfach wie möglich sich zu bewerben. Zum Beispiel kannst du mit einer Recruiting Software wie Recruitee Ein-Klick-Bewerbungen ermöglichen.

3. Vorauswahl treffen

Jetzt sollten einige Bewerbungen bei dir eingegangen sein. Es ist an der Zeit eine Vorauswahl der Kandidaten/innen anhand der Bewerbungsunterlagen zu treffen. Dies kann je nach Bewerbungsvolumen recht zeitaufwendig sein. Außerdem ermüdet das menschliche Auge schnell und übersieht mitunter wichtige Informationen.

Auch hierbei kann dir Recruitment Software wie Recruitee helfen. Dank der Funktion für  CV-Parsing werden Lebensläufe automatisch erfasst und in einfach lesbare Kandidatenprofile umgewandelt, die die wichtigsten Informationen hervorheben.

Zur Vorbereitung des nächsten Schritts in der Personalauswahl kannst du eine ABC-Aufteilung vornehmen. Du teilst die Kandidaten/innen in drei Kategorien ein und siehst so sofort wen du in die nächste Runde schicken willst und wer leider eine Absage erhält.

  • A-Kandidaten/innen sind Bewerber/innen deren Profil mit deinem Anforderungsprofil komplett oder sehr hoch übereinstimmt. Sie werden für weitere Personalauswahlverfahren eingeladen.
  • B-Kandidaten/innen sind Bewerber/innen, die eine gute Übereinstimmung mit dem Anforderungsprofil zeigen und nachrücken könnten.
  • C-Kandidaten/innen haben nur eine geringe Übereinstimmung mit deinem Anforderungsprofil und kommen eher weniger infrage.

4. Personalauswahlverfahren auswählen und durchführen

Bei einer Vielzahl von Personalauswahlverfahren hast du die Qual der Wahl. Hier sind die wichtigsten kurz zusammengefasst. Für eine ausführliche Beschreibung jeder einzelnen Methode, schau in unserem Blogpost über Personalauswahlverfahren: Die komplette Liste für Recruiter nach.

  • Referenzen prüfen
  • Recruitainment
  • Arbeitsproben
  • Strukturierte Interviews
  • Unstrukturierte oder freie Interviews
  • Fallstudien (Case Studies)
  • Rollenspiele
  • Simulationen
  • Postkorb-Übungen
  • Persönlichkeitstests
  • Kognitive Leistungstests
  • Selbsteinschätzungstests (Self-Assessment)
  • Assessment Center

Viele dieser Methoden werden auch in Bewerberauswahlverfahren wie der Potenzialanalyse oder Eignungsdiagnostik zusammengefasst. Dabei wird besonderes Augenmerk auf die Analyse der Entwicklungsmöglichkeiten beziehungsweise die Eignung von Kandidaten/innen für eine bestimmte Position gelegt.

Welche Personalauswahlverfahren die richtigen sind, wird immer auf die zu besetzende Stelle und das jeweilige Anforderungsprofil ankommen. Hier sind Fragen, die dir bei der Personalauswahl helfen können:

  • Mit welchen Methoden kannst du die Anforderungen am besten überprüfen? Ein Verfahren reicht mitunter nicht aus, um alle Anforderungen abzudecken. Du könntest einen mehrstufigen Prozess gestalten, bei dem nach jeder Runde der Kreis der Kandidaten/innen kleiner wird. 
  • Welche Verfahren sind zeitlich umsetzbar? Je nachdem wie schnell die Position besetzt werden muss, ist mitunter nicht genug Zeit um Methoden durchzuführen, die viel Planung verlangen, wie zum Beispiel das Assessment Center. 
  • Welche Methode ist im Budget? Während du manche Verfahren, wie strukturierte Interviews, kostengünstig durchführen kannst, müsstest du für andere, wie Recrutainment oder Simulationen, wohl tiefer in die Tasche greifen. Das lohnt sich nicht für jede freie Stelle. 
  • Wer wird das Verfahren durchführen (interne Mitarbeiter/innen oder externer Dienstleister/innen)? Ein Vorstellungsgespräch lässt sich einfach intern erledigen. Allerdings wird für die Durchführung mancher Methoden das Know-how und die Infrastruktur intern fehlen. Für, zum Beispiel, Persönlichkeitstests und kognitive Leistungstests greifst du besser auf standardisierte Tests von renommierten externen Anbietern zurück. 

5. Entscheidung treffen

Dank eines detaillierten Anforderungsprofils und sorgfältig ausgewählter Personalauswahlverfahren sollte einer Personalentscheidung jetzt nichts mehr im Weg stehen. Wenn die Personalauswahl nach den Gütekriterien der Objektivität, Reliabilität und Validität durchgeführt wurde, dann kannst du sicher sein, den/die richtige/n Kandidat/in ausgewählt zu haben. Nach der Gehaltsverhandlung und Unterzeichnung des Arbeitsvertrages kann nun die erfolgreiche Zusammenarbeit beginnen.

Recruiter in der Verantwortung

Die Personalauswahl ist eine der Hauptaufgaben von Recruitern, die den Personalauswahlprozess gestalten und leiten. Damit kommt einiges an Verantwortung auf sie zu. Fachabteilungen und ihre Vorgesetzten verlassen sich auf die Personalabteilung, einen durchdachten und effizienten Prozess vorzulegen, der zur richtigen Entscheidung führen wird.

Außerdem treffen Recruiter oft allein die Vorauswahl, damit Fachvorgesetzte gar nicht erst mit Kandidaten/innen in Berührung kommen, welche die Muss-Anforderungen nicht erfüllen oder typische Bewerbungsfehler gemacht haben. Mit unserem 5-Schritte-Prozess hast du ein einfaches Tool in der Hand, mit dem du selbstbewusst deine nächste Personalauswahl treffen kannst.

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