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Diese 14 Methoden in Personalauswahlverfahren sollten Sie kennen

Personalauswahlverfahren – ein langes Wort für einen teilweise sehr langen Prozess, an dessen Ende die richtige Kandidat*in oder der richtige Kandidat für den Job stehen soll. Jeder, der Personal einstellen möchte, will möglichst genau die Person mit der optimalen Kombination aus Qualifikationen, Fachwissen und Soft Skills aus allen Bewerber*innen herausfiltern. Und in die Unternehmenskultur soll derjenige*diejenige natürlich auch noch passen. Keine leichte Aufgabe.

Manche Bewerber*innen mögen einen mehrstufigen Personalauswahlprozess als Belastung empfinden, aber aus Unternehmenssicht sind die Verfahren durchaus gerechtfertigt. Schließlich möchten Sie eine Fehleinstellung vermeiden und sich vor weiteren Kosten und Aufwand schützen.

In diesem Artikel beleuchten wir die 14 wichtigsten Methoden in der Personalauswahl. Aber bevor Sie sich auf diese stürzen können, müssen erst einmal die richtigen Voraussetzungen geschaffen werden.

Was ist ein Personalauswahlverfahren?

Den Kern eines jeden Unternehmens machen die Mitarbeiter*innen aus. Ohne eine motivierte Belegschaft kann kein Unternehmen erfolgreich sein. Genau deswegen ist das Personalauswahlverfahren so wichtig, denn hier werden die neuen Mitarbeiter*innen für das Unternehmen rekrutiert.

Unter das Personalauswahlverfahren fallen daher alle Schritte, die notwendig sind, um neue Mitarbeiter*innen einzustellen:

  • Erstellung eines Anforderungsprofils an den*die neue*n Mitarbeiter*in für die offene Stelle
  • Stellenausschreibung
  • Überprüfung der eingegangenen Bewerbungen
  • Durchführung von Vorstellungsgesprächen
  • Entscheidung für eine*n Kandidat*in

Die Voraussetzung für ein erfolgreiches Personalauswahlverfahren

Jeder Personalauswahlprozess sollte mit der Erstellung eines detaillierten Anforderungsprofils der zu besetzenden Stelle beginnen. Definieren Sie, welche Kompetenzen, Qualifikationen, Erfahrungen und Eigenschaften der*die ideale Kandidat*in mitbringen muss, um in dieser Position erfolgreich zu sein. Dies geschieht am besten nicht in Alleinarbeit, sondern im Zusammenspiel mit der Fachabteilung und den Vorgesetzten.

Auf dieser Grundlage können Sie die besten Verfahren auswählen, um die ausgewählten Kompetenzen zu messen. Oft reicht dafür eine Methode nicht aus und es müssen mehrere kombiniert werden. Daraus ergibt sich ein mehrstufiger Auswahlprozess, der mit jedem Schritt den Kreis der Kandidat*innen verkleinert, bis eine endgültige Entscheidung für eine Person getroffen werden kann.

Welche Methoden in Personalauswahlverfahren gibt es?

Bei Personalauswahlverfahren haben Recruiter*innen die Qual der Wahl. Wichtig ist, eine Kombination von Verfahren auszuwählen, die sowohl die Hard Skills als auch die Soft Skills der Kandidat*innen beleuchten.

Wir beschreiben hier gleich 14 der am häufigsten angewandten Verfahren zur Personalauswahl. Viele davon werden auch in Bewerber*innen-Auswahlverfahren wie der Potenzialanalyse oder Eignungsdiagnostik angewandt, um Verhaltenstendenzen, Merkmale und Kompetenzen von Kandidat*innen zu erfassen.

1. Bewerbungsunterlagen

Die Prüfung der Bewerbungsunterlagen ist für die meisten Recruiter*innen der allererste Schritt im Personalauswahlverfahren. Diese enthalten in der Regel ein Motivationsschreiben, den Lebenslauf, Abschluss- und Arbeitszeugnisse sowie Nachweise über Qualifikationen, wie zum Beispiel Zertifikate.

Vorhandenes Fachwissen und Arbeitserfahrung können Sie hier leicht ablesen. Daraus lässt sich ein erster Eindruck gewinnen und erkennen, ob der*die Kandidat*in generell für die Stelle infrage kommt.

Ob die Person allerdings die nötigen Soft Skills mitbringt und auch vom Wesen her in die Firma passt, lässt sich daraus leider schwer ableiten. Um das herauszufinden, müssen weitere Verfahren zum Einsatz kommen.

2. Referenzen

Viele Bewerber*innen geben inzwischen schon ungefragt Referenzen von vorherigen Arbeitgeber*innen in ihren Bewerbungsunterlagen an. Sie könnten dies auch in Ihrer Stellenanzeige ausdrücklich verlangen. Mit dem*der ehemaligen Vorgesetzten in Verbindung zu treten kann sehr aufschlussreich sein und Sie erfahren aus erster Hand, wie sich derjenige*diejenige im Arbeitsleben verhält.

Allerdings sollte Ihnen bewusst sein, dass das, was Sie erfahren, immer subjektiv gefärbt sein wird. Diese Methode ist auch mit etwas Aufwand verbunden. Schließlich müssen Sie die Referenzen einzeln abtelefonieren oder per E-Mail anschreiben. Das lohnt sich oft nur, wenn es an die engere Auswahl geht.

3. Arbeitsproben

Dies sind konkrete Stichproben der Arbeitsleistung und -qualität Ihrer Kandidat*innen. Sie könnten schon in der Stellenausschreibung darum bitten, dass eine Arbeitsprobe der Bewerbung mit angehängt wird.

Alternativ kann eine Arbeitsprobe auch während des Bewerber*innen-Auswahlverfahrens nach Ihren Kriterien innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens angefertigt werden. Hierdurch werden die Stichproben sogar noch vergleichbarer. Auch Probearbeitstage sind eine Möglichkeit der Arbeitsprobe.

4. Recrutainment

Das Zusammenschmelzen von Recruiting und Entertainment ist ein nicht mehr so neuer Trend der Personalbeschaffung. Google machte den Anfang schon 2004 mit seinen Billboard Riddles. Auf spielerische und unterhaltsame Weise können Kandidat*innen und Unternehmen mehr voneinander erfahren und austesten, ob sie zusammenpassen. Dabei schlagen Sie gleich zwei Fliegen mit einer Klappe: Das Recrutainment ist nicht nur ein Personalauswahlverfahren, sondern fördert auch das Employer Branding.

Wie sieht Recrutainment nun konkret aus? Dabei sind der Fantasie fast keine Grenzen gesetzt. Offline-Varianten sind Veranstaltungen und Events, wie zum Beispiel das CodeCaching. Online stehen Tests und Simulationen zur Auswahl, die spielerisch, kurzweilig und interessant verpackt sind. Meistens richtet sich das Recrutainment an junge Talente aus den Generationen Y und Z.

5. Strukturierte Interviews

Ein strukturiertes Interview läuft nach einem vorher festgelegten Schema ab. Allen Kandidat*innen werden die gleichen Fragen in der gleichen Reihenfolge gestellt, wobei der Fragenkatalog genau auf das Stellenprofil abgestimmt ist. Jede einzelne Frage zielt darauf ab, bestimmte Kompetenzen zu testen, die für die Stelle wichtig sind.

Diese Art von Vorstellungsgespräch garantiert Vergleichbarkeit und Fairness, da die gleichen Auswahlkriterien für alle Kandidat*innen gelten. Strukturierte Interviews können Sie sowohl persönlich, als auch per Video führen.

6. Unstrukturierte oder freie Interviews

Bei freien Interviews entscheidet jeder Interviewer selbst, welche Fragen gestellt werden. Daraus kann sich ein natürlicher Gesprächsfluss entwickeln, aus dem sich dann eine zwischenmenschliche Sympathie oder Antipathie abzeichnet.

Leider führen unstrukturierte Gespräche oft zu subjektiven, aus dem Bauch heraus getroffene Bewertungen und Entscheidungen.

7. Fallstudien (Case Studies)

Case Studies sind besonders bei Unternehmensberatungen als Personalauswahlverfahren beliebt. Die Herausforderung besteht darin, eine geschäftsbezogene Problemstellung unter Zeitdruck zu lösen. Dies sind oft Fragen, die sich auch die Geschäftsführung eines realen Unternehmens stellen müsste.

So können Sie überprüfen, wie Ihre Kandidat*innen Probleme angehen und auch mit unvollständigen Informationen Entscheidungen treffen. Fallstudien können in unterschiedlichen Formaten durchgespielt werden, zum Beispiel als Frage- & Antwort-Interview.

8. Rollenspiele

In einem Rollenspiel stellen Sie eine fiktive Situation aus dem Arbeitsalltag mit realen Personen dar. Dabei können die unterschiedlichen Rollen von anderen Kandidat*innen, Personaler*innen oder Mitarbeiter*innen Ihres Unternehmens gespielt werden.

Das Ziel ist, die tatsächlichen Reaktionen der Kandidat*innen auf Herausforderungen zu erleben. Besonders soziale Kompetenzen, wie Einfühlungsvermögen, lassen sich hierdurch gut überprüfen.

9. Simulationen

In Einzel- oder Gruppensimulationen können Sie Kandidat*innen mit fiktiven, aber jobrelevanten Problemen und Aufgaben konfrontieren und Entscheidungen treffen lassen. Daraus können Sie ableiten, ob sie den Aufgaben im tatsächlichen Berufsalltag gewachsen sind und wie sie sich in bestimmten Situationen verhalten würden.

Simulationen bringen eine spielerische Komponente mit sich und sind deshalb besonders bei der jüngeren Generation beliebt. Sie lassen sich online sowohl als auch offline spielen.

10. Postkorb-Übungen

Bei dieser Methode erhalten die Kandidat*innen einen mit Notizen, Anfragen, E-Mails, Einladungen und ähnlichem gefüllten “Postkorb”, der abzuarbeiten ist. Dabei müssen bestimmte Kriterien wie Dringlichkeit, Verfügbarkeit von Ressourcen, und Kollision mit anderen Aufgaben berücksichtigt werden, um eine bestmögliche Lösung zu finden.

Damit können Sie überprüfen, wie Ihre Kandidat*innen unter Zeitdruck arbeiten, ob sie priorisieren können, und wie sie Aufgaben angehen. Postkorb-Übungen lassen sich in Papierform oder in einer Computersimulation abspielen.

11. Persönlichkeitstests

Mit Persönlichkeitstests lassen sich Wesensmerkmale Ihrer Kandidat*innen messen, die über einen langen Zeitraum stabil sind und deren Verhalten stark beeinflussen. Die meisten Persönlichkeitstests arbeiten mit dem Fünf-Faktoren-Modell (auch Big Five oder OCEAN-Modell genannt) der Persönlichkeitspsychologie, welches die Kandidat*innen auf Skalen in die fünf Hauptdimensionen der Persönlichkeit einordnet: Neurotizismus, Extraversion, Offenheit für Erfahrungen, Verträglichkeit, und Gewissenhaftigkeit. Jede Stelle erfordert eine andere Kombination dieser Wesensmerkmale und der Test kann direkt darüber Aufschluss geben, welche*r Kandidat*in diese Zielmerkmale mitbringt.

12. Kognitive Leistungstests

Mit diesen können Sie Rückschlüsse auf das intellektuelle Leistungsniveau Ihrer Kandidat*innen ziehen. Dass diese Tests sehr effektiv darin sind den beruflichen Erfolg vorherzusagen, hat eine Studie aus den USA gezeigt.

Neben der allgemeinen Intelligenz können diese Verfahren auch die Bearbeitungsgeschwindigkeit, Kreativität, Aufmerksamkeitsspanne, Konzentration, lösungsorientiertes Denken, logisches Schlussfolgern, und räumliches Vorstellungsvermögen testen.

13. Selbsteinschätzungstest (Self-Assessment)

Beim Self-Assessment schätzen die Kandidat*innen ihre eigenen Fähigkeiten und Leistung selbst ein. Dieses Selbstbild können Sie dann mit den Einschätzungen von Personalverantwortlichen und Führungskräften vergleichen. Ergeben sich Differenzen, können diese in persönlichen Gesprächen hinterfragt und diskutiert werden.

Ein Selbsteinschätzungstest wird selten allein eingesetzt, sondern meist in Kombination mit anderen Personalauswahlverfahren, zum Beispiel im Rahmen eines Assessment Centers.

14. Assessment Center

Das Assessment Center ist ein Rahmen, in dem sich mehrere Personalauswahlverfahren effektiv kombinieren lassen. Bei diesen manchmal mehrtägigen Veranstaltungen können Sie viele Kandidat*innen gleichzeitig unter die Lupe nehmen, sodass Sie am Ende ein vollständiges Bild von allen haben.

Die Kandidat*innen werden von Ihnen, Fachkräften aus dem Unternehmen und eventuell zugezogene Psychologen bei der Erledigung von Einzel- und Gruppenaufgaben beobachtet und bewertet. Das Verhalten und die Körpersprache können Ihnen einen tiefen Einblick in die Persönlichkeitsmerkmale, Kompetenzen und Eignung für die ausgeschriebene Position gewähren.

Neben dem “klassischen” Assessment Center, welches oft in Firmenräumlichkeiten oder anderen Veranstaltungsräumen stattfindet, wird auch die Online-Version immer beliebter. Diese kann einigen Aufwand und Kosten sparen, mit denen Assessment Center normalerweise verbunden sind.

Recruiting Software erleichtert die Personalauswahlverfahren

Egal für welche Verfahren Sie sich entscheiden, eine Recruitment Software wie Recruitee, kann Sie bei vielen Schritten der Personalauswahl unterstützen. Zum Beispiel können Sie detaillierte Profile Ihrer Kandidat*innen erstellen und mithilfe der Kanban-Übersicht einen schnellen Überblick über alle Kandidat*innen im Auswahlprozess erhalten. Außerdem planen Sie ganz einfach mit der Software Ihre Interviews, ohne langwierige E-Mail Konversationen.

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