Recruitet dein Team noch ohne einen richtigen Recruitment-Plan? Dann wird es bestimmt öfters mal hektisch in deinem Büro. Es ist einfach zwischen der Erstellung neuer Stellenanzeigen, der Suche nach Talenten, Vorstellungsgesprächen und der Koordinierung von mehreren offenen Stellen den Überblick zu verlieren.
Wünscht du dir, mehr Kontrolle über deine Personalbeschaffungsprozesse zu haben? Der erste Schritt ist, sich Zeit zu nehmen um die aktuellen Personalbeschaffungsprozesse zu evaluieren. In stressigen Situationen neigen wir oft dazu, den Weg des geringsten Widerstandes zu gehen und das zu verwenden, was immer am besten funktioniert hat. Aber oft hast sich das, was in der Vergangenheit funktioniert hat, heute in einen Stolperstein verwandelt, da sich das Arbeitsumfeld stetig weiterentwickelt.
Ein Recruitment-Plan ist zwar kein Allheilmittel, aber er wird Ordnung in dein Chaos bringen.
Was ist ein Recruitment-Plan?
Ein Recruitment-Plan ist eine vorher festgelegte Strategie für Recruiter/innen und Teams, die während der Personalbeschaffung umgesetzt werden soll.
Es gibt keinen allgemeingültigen Recruitment-Plan, da sich jede zu besetzende Stelle und jedes Unternehmen voneinander unterscheiden. Aber es gibt bestimmte Elemente, die den Kern aller Personalbeschaffungsprozesse ausmachen. Am besten orientiert man sich zunächst an den Kernelementen und optimiert und erweitert diese je nach Bedarf.
Der Prozess der Personalbeschaffung
Unabhängig von der zu besetzenden Stelle oder dem Unternehmen, besteht jeder Recruitingprozess aus den folgenden sieben Schritten:
- Identifizierung einer neuen Stelle
- Arbeitsanforderungen verstehen
- Budget festlegen
- Suche nach potentiellen Kandidaten/Kandidatinnen
- Bewerberscreening und Durchführung von Interviews
- Jobangebot machen
- Einstellung und Onboarding des/der neuen Mitarbeiters/Mitarbeiterin
Zwischen den einzelnen Schritten können weitere Aufgaben liegen, jedoch bilden diese sieben Schritte die Kernelemente des Recruitment-Plans.
Die Ausarbeitung eines Recruitment-Plans bedeutet, eine Strategie um die Kernelemente herum zu entwickeln, die das Recruiting verbessert. Die Zeit, die du und dein Team in die Ausarbeitung eines Recruitment-Plans investiert, wird in Zukunft von unvorstellbarem Wert sein.
Die Personalbeschaffung im Detail
Zu Beginn muss einiges an Vorarbeit geleistet werden. Lass uns zur Orientierung einen Blick auf die sieben Kernelemente werfen:
1. Identifizierung einer neuen Stelle
Stelle zuerst fest, ob jede Stelle wirklich neu besetzt werden muss. Eine neu zu besetzende Stelle ist eine gute Gelegenheit um eine Gap-Analyse (Lückenanalyse) durchzuführen um fehlende Fähigkeiten einzubringen. Da sich Systeme und Prozesse immer weiterentwickeln, ändern sich auch die Anforderungen an Kandidaten/inne für neue Stellen. Daher kann eine neue Stelle auch eine gute Möglichkeit sein, die Fähigkeiten von bestehenden Mitarbeitern/innen zu verbessern und eventuell zu befördern. Es kann auch sein, dass die neue Stelle mit einer anderen Stelle zusammengelegt werden kann, wodurch ein/e Mitarbeiter/in mehr Verantwortung erhält.
2. Die Stellenanforderungen verstehen
Stellenbeschreibungen und Jobtitel können schnell irrelevant und überholt werden. Überprüfe daher die Stellenbeschreibungen und Jobtitel jeder offenen Stelle und optimiere sie je nach Bedarf. Es ist wenig sinnvoll, bei der Suche nach Kandidaten/innen eine veraltete Stellenbeschreibung zu verwenden, die sich nicht die richtigen Personen angesprochen fühlen würden. Auch Stellenbeschreibungen geben einen ersten Eindruck, daher stelle unbedingt sicher, dass der Titel und die Beschreibung den Anforderungen entsprechen. Jede neu zu besetzende Stelle bietet auch die Möglichkeit, die Vielfalt im Unternehmen zu fördern – überprüfe daher auch deine Ziele für Vielfalt.
3. Budget festlegen
Nichts kann stressiger sein, als Budgetverhandlungen. Die Festlegung eines Budgets hilft dabei, jeder Personalbeschaffung Orientierung zu geben, da genau darauf geachtet werden muss, wo die Kosten letztendlich verursacht werden. Eine unterentwickelte Talent-Pipeline, deplatzierte Werbung sowie Prozesse die in die Länge gezogen werden, summieren sich zu den Verlusten. Daher geben wir den Tipp, ein Recruiting-Budget gemeinsam mit dem Team festzulegen bevor der Personalbeschaffungsprozess beginnt. Auf diese Weise hast du mehr Kontrolle über die anfallenden Kosten pro Einstellung.
4. Suche nach potentiellen Kandidaten/Kandidatinnen
Es ist wichtig zu planen, wo man die richtigen Kandidaten/Kandidatinnen finden kann. Zum Beispiel funktioniert nicht jedes Jobportal für jede freie Stelle und wenn du dich für die falschen Portale entscheidest, verlierst du wertvolle Zeit. Nimm dir daher im Vorfeld ausreichend Zeit, zu recherchieren wo du am schnellsten die besten Talente für jede Stelle finden kannst. Nicht zu vergessen: Die eigene Talent-Pipeline und Mitarbeiterempfehlungen. Mit ein wenig Recherche kannst du den besten Kandidaten für die Stelle finden, ohne extern dafür zu werben.
5. Bewerberscreenings und Durchführung von Interviews
Wenn deine Stellenbeschreibungen stimmen, kannst du KI (Künstliche Intelligenz) im Recruiting einsetzen. Es wird dir nicht nur Zeit sparen, sondern hilft dir auch, unvoreingenommen die ersten Bewerberscreenings durchzuführen. Fragen zur Qualifikation, Berufserfahrung und Fähigkeiten können direkt zu Beginn als Selektionskriterien eingesetzt werden, um ungeeignete Bewerber/innen auszuschließen. Gerade für technische Stellen bietet es sich an, die Grundkenntnisse der Bewerber/innen vorab zu testen. Als Ergebnis bleiben die vielversprechendsten Kandidaten/Kandidatinnen übrig, mit denen du Vorstellungsgespräche vereinbaren kannst.
6. Jobangebot machen
Bei Junior-Positionen wird wahrscheinlich eine weniger gründliche Beurteilung erforderlich sein, bevor eine Einstellungsentscheidung getroffen werden kann, als bei Senior-Positionen. Das gesamte Recruiting-Team sollte sich einig darüber sein, welche kreativen Arten der Jobzusage angewendet werden können. Sobald der/die Kandidat/in das Angebot angenommen hat, bleibe in Kontakt und ermutigen sie den/die Kandidaten/Kandidatin sich mit dir in Verbindung zu setzen, wenn Fragen oder Unklarheiten bestehen.
7. Einstellung und Onboarding des/der neuen Mitarbeiters/Mitarbeiterin
Bis zum Eintrittsdatum ist es wichtig, mit den Kandidaten/Kandidatinnen in Kontakt zu bleiben. Außerdem ist es sinnvoll, eine Bezugsperson für jede neue Arbeitskraft zu finden, die für die Einarbeitung verantwortlich ist. Untersuchungen zeigen, dass eine ordnungsgemäße Einarbeitung von entscheidender Bedeutung ist: 28% der Mitarbeiter/innen kündigen in den ersten 90 Tagen aufgrund von mangelhafter Einarbeitung.
Ein strukturierter Recruitment-Plan und die richtigen Tools werden deine Personalbeschaffung optimieren
So wertvoll die Zusammenarbeit in Teams bei der Auswahl der besten Kandidatinnen und Kandidaten auch ist, so kann die Beteiligung mehrerer Personen zu Verwirrung und Zeitverzögerung führen. Die Verwendung eines Bewerbermanagementsystems wie Recruitee kann Verwirrung im Team beseitigen, da jeder in Echtzeit Zugang zu allen Informationen hat. Updates über den Fortschritt, neue Bewerbungen und die Koordination von Vorstellungsgesprächen werden in Echtzeit aktualisiert und halten alle auf dem Laufenden. Du kannst leicht auf Echtzeit- und historische Daten zugreifen, um Probleme bei der Besetzung jeder beliebigen Stelle zu identifizieren. Durch die Verwendung von vorausschauenden Daten können deine Personalbeschaffungsprozesse optimiert werden.
