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Optimiere deine Personalbeschaffung mit einem Recruitment-Plan

Recruitet dein Team noch ohne einen richtigen Recruitment-Plan? Dann wird es bestimmt ├Âfters mal hektisch in deinem B├╝ro. Es ist einfach zwischen der Erstellung neuer Stellenanzeigen, der Suche nach Talenten, Vorstellungsgespr├Ąchen und der Koordinierung von mehreren offenen Stellen den ├ťberblick zu verlieren.┬á┬á┬á

Wünscht du dir, mehr Kontrolle über deine Personalbeschaffungsprozesse zu haben? Der erste Schritt ist, sich Zeit zu nehmen um die aktuellen Personalbeschaffungsprozesse zu evaluieren. In stressigen Situationen neigen wir oft dazu, den Weg des geringsten Widerstandes zu gehen und das zu verwenden, was immer am besten funktioniert hat. Aber oft hast sich das, was in der Vergangenheit funktioniert hat, heute in einen Stolperstein verwandelt, da sich das Arbeitsumfeld stetig weiterentwickelt. 

Ein Recruitment-Plan ist zwar kein Allheilmittel, aber er wird Ordnung in dein Chaos bringen. 

Was ist ein Recruitment-Plan?

Ein Recruitment-Plan ist eine vorher festgelegte Strategie f├╝r Recruiter/innen und Teams, die w├Ąhrend der Personalbeschaffung umgesetzt werden soll.┬á

Es gibt keinen allgemeing├╝ltigen Recruitment-Plan, da sich jede zu besetzende Stelle und jedes Unternehmen voneinander unterscheiden. Aber es gibt bestimmte Elemente, die den Kern aller Personalbeschaffungsprozesse ausmachen. Am besten orientiert man sich zun├Ąchst an den Kernelementen und optimiert und erweitert diese je nach Bedarf.

Der Prozess der Personalbeschaffung

Unabh├Ąngig von der zu besetzenden Stelle oder dem Unternehmen, besteht jeder Recruitingprozess aus den folgenden sieben Schritten:┬á

  1. Identifizierung einer neuen Stelle
  2. Arbeitsanforderungen verstehen
  3. Budget festlegen 
  4. Suche nach potentiellen Kandidaten/Kandidatinnen 
  5. Bewerberscreening und Durchführung von Interviews 
  6. Jobangebot machen
  7. Einstellung und Onboarding des/der neuen Mitarbeiters/Mitarbeiterin

Zwischen den einzelnen Schritten k├Ânnen weitere Aufgaben liegen, jedoch bilden diese sieben Schritte die Kernelemente des Recruitment-Plans.┬á

Die Ausarbeitung eines Recruitment-Plans bedeutet, eine Strategie um die Kernelemente herum zu entwickeln, die das Recruiting verbessert. Die Zeit, die du und dein Team in die Ausarbeitung eines Recruitment-Plans investiert, wird in Zukunft von unvorstellbarem Wert sein. 

personalbeschaffung optimieren - recruitee

Die Personalbeschaffung im Detail

Zu Beginn muss einiges an Vorarbeit geleistet werden. Lass uns zur Orientierung einen Blick auf die sieben Kernelemente werfen:

1. Identifizierung einer neuen Stelle

Stelle zuerst fest, ob jede Stelle wirklich neu besetzt werden muss. Eine neu zu besetzende Stelle ist eine gute Gelegenheit um eine Gap-Analyse (L├╝ckenanalyse) durchzuf├╝hren um fehlende F├Ąhigkeiten einzubringen. Da sich Systeme und Prozesse immer weiterentwickeln, ├Ąndern sich auch die Anforderungen an Kandidaten/inne f├╝r neue Stellen. Daher kann eine neue Stelle auch eine gute M├Âglichkeit sein, die F├Ąhigkeiten von bestehenden Mitarbeitern/innen zu verbessern und eventuell zu bef├Ârdern. Es kann auch sein, dass die neue Stelle mit einer anderen Stelle zusammengelegt werden kann, wodurch ein/e Mitarbeiter/in mehr Verantwortung erh├Ąlt.┬á

2. Die Stellenanforderungen verstehen

Stellenbeschreibungen und Jobtitel k├Ânnen schnell irrelevant und ├╝berholt werden. ├ťberpr├╝fe daher die Stellenbeschreibungen und Jobtitel jeder offenen Stelle und optimiere sie je nach Bedarf. Es ist wenig sinnvoll, bei der Suche nach Kandidaten/innen eine veraltete Stellenbeschreibung zu verwenden, die sich nicht die richtigen Personen angesprochen f├╝hlen w├╝rden. Auch Stellenbeschreibungen geben einen ersten Eindruck, daher stelle unbedingt sicher, dass der Titel und die Beschreibung den Anforderungen entsprechen. Jede neu zu besetzende Stelle bietet auch die M├Âglichkeit, die Vielfalt im Unternehmen zu f├Ârdern – ├╝berpr├╝fe daher auch deine Ziele f├╝r Vielfalt.┬á┬á

3. Budget festlegen 

Nichts kann stressiger sein, als Budgetverhandlungen. Die Festlegung eines Budgets hilft dabei, jeder Personalbeschaffung Orientierung zu geben, da genau darauf geachtet werden muss, wo die Kosten letztendlich verursacht werden. Eine unterentwickelte Talent-Pipeline, deplatzierte Werbung sowie Prozesse die in die L├Ąnge gezogen werden, summieren sich zu den Verlusten. Daher geben wir den Tipp, ein Recruiting-Budget gemeinsam mit dem Team festzulegen bevor der Personalbeschaffungsprozess beginnt. Auf diese Weise hast du mehr Kontrolle ├╝ber die anfallenden Kosten pro Einstellung.

4. Suche nach potentiellen Kandidaten/Kandidatinnen

Es ist wichtig zu planen, wo man die richtigen Kandidaten/Kandidatinnen finden kann. Zum Beispiel funktioniert nicht jedes Jobportal für jede freie Stelle und wenn du dich für die falschen Portale entscheidest, verlierst du wertvolle Zeit. Nimm dir daher im Vorfeld ausreichend Zeit, zu recherchieren wo du am schnellsten die besten Talente für jede Stelle finden kannst. Nicht zu vergessen: Die eigene Talent-Pipeline und Mitarbeiterempfehlungen. Mit ein wenig Recherche kannst du den besten Kandidaten für die Stelle finden, ohne extern dafür zu werben. 

5. Bewerberscreenings und Durchf├╝hrung von Interviews

Wenn deine Stellenbeschreibungen stimmen, kannst du KI (K├╝nstliche Intelligenz) im Recruiting einsetzen. Es wird dir nicht nur Zeit sparen, sondern hilft dir auch, unvoreingenommen die ersten Bewerberscreenings durchzuf├╝hren. Fragen zur Qualifikation, Berufserfahrung und F├Ąhigkeiten k├Ânnen direkt zu Beginn als Selektionskriterien eingesetzt werden, um ungeeignete Bewerber/innen auszuschlie├čen. Gerade f├╝r technische Stellen bietet es sich an, die Grundkenntnisse der Bewerber/innen vorab zu testen. Als Ergebnis bleiben die vielversprechendsten Kandidaten/Kandidatinnen ├╝brig, mit denen du Vorstellungsgespr├Ąche vereinbaren kannst.

6. Jobangebot machen

Bei Junior-Positionen wird wahrscheinlich eine weniger gr├╝ndliche Beurteilung erforderlich sein, bevor eine Einstellungsentscheidung getroffen werden kann, als bei Senior-Positionen. Das gesamte Recruiting-Team sollte sich einig dar├╝ber sein, welche kreativen Arten der Jobzusage angewendet werden k├Ânnen. Sobald der/die Kandidat/in das Angebot angenommen hat, bleibe in Kontakt und ermutigen sie den/die Kandidaten/Kandidatin sich mit dir in Verbindung zu setzen, wenn Fragen oder Unklarheiten bestehen.

7. Einstellung und Onboarding des/der neuen Mitarbeiters/Mitarbeiterin

Bis zum Eintrittsdatum ist es wichtig, mit den Kandidaten/Kandidatinnen in Kontakt zu bleiben. Au├čerdem ist es sinnvoll, eine Bezugsperson f├╝r jede neue Arbeitskraft zu finden, die f├╝r die Einarbeitung verantwortlich ist. Untersuchungen zeigen, dass eine ordnungsgem├Ą├če Einarbeitung von entscheidender Bedeutung ist: 28% der Mitarbeiter/innen k├╝ndigen in den ersten 90 Tagen aufgrund von mangelhafter Einarbeitung.┬á

Ein strukturierter Recruitment-Plan und die richtigen Tools werden deine Personalbeschaffung optimieren

So wertvoll die Zusammenarbeit in Teams bei der Auswahl der besten Kandidatinnen und Kandidaten auch ist, so kann die Beteiligung mehrerer Personen zu Verwirrung und Zeitverz├Âgerung f├╝hren. Die Verwendung eines Bewerbermanagementsystems wie Recruitee kann Verwirrung im Team beseitigen, da jeder in Echtzeit Zugang zu allen Informationen hat. Updates ├╝ber den Fortschritt, neue Bewerbungen und die Koordination von Vorstellungsgespr├Ąchen werden in Echtzeit aktualisiert und halten alle auf dem Laufenden. Du kannst leicht auf Echtzeit- und historische Daten zugreifen, um Probleme bei der Besetzung jeder beliebigen Stelle zu identifizieren. Durch die Verwendung von vorausschauenden Daten k├Ânnen deine Personalbeschaffungsprozesse optimiert werden.

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