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Personalcontrolling: Definition, Aufgaben und Kennzahlen

Wie viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter hat unser Unternehmen? Was kosten sie uns? Und wie leistungsf√§hig ist unsere Belegschaft? Auf diese und viele weitere Fragen gibt das Personalcontrolling eine Antwort. Es erfasst personalrelevante Daten und Kennzahlen und bereitet diese auf, damit Personaler und F√ľhrungskr√§fte datenbasierte operative und strategische Entscheidungen treffen k√∂nnen ‚Äď statt nach einem Bauchgef√ľhl zu handeln.¬†

In diesem Beitrag erhältst du einen umfassenden Einblick in das Thema Personalcontrolling. Wir klären auf, welche Ziele und Aufgaben dahinter stehen, gehen auf die wichtigsten Kennzahlen ein und beleuchten, wie Software dir behilflich sein kann.

Was ist Personalcontrolling? Eine Definition

Personalcontrolling ist eine Spezialisierung des Unternehmenscontrolling und einer der Funktionsbereiche des Personalwesens. Wie der Name bereits verrät, beschäftigt sich das Controlling im Personalbereich hauptsächlich mit der Belegschaft des Unternehmens. Dabei werden allerdings nicht einzelne Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beleuchtet, sondern die Arbeitskräfte als unterschiedliche Gruppen betrachtet. 

Controlling wird oft fälschlicherweise mit Kontrolle gleichgesetzt. Dabei ist dies nur ein Teil des Aufgabenbereichs. Die drei Hauptaufgaben des Personalcontrollings sind die Planung, Steuerung und Kontrolle aller personalwirtschaftlichen Aktivitäten in der Organisation. Dazu sammelt der/die Personalcontroller/in personalrelevante Daten, bereitet diese auf und wertet sie aus.

Ziele des Personalcontrollings

Das Hauptziel ist, mittels der erhobenen Daten und Kennzahlen Impulse und Informationen an die Entscheidungstr√§ger der Firma zu liefern, um eine fundierte Entscheidungsgrundlage zu schaffen. Dar√ľber hinaus ergeben sich weitere Unterziele:

  • Informieren: Entscheidungen vorbereiten, Kosten transparent machen, Personalprozesse beschreiben.
  • Koordinieren und integrieren: Personalarbeit abstimmen, Teilbereiche koordinieren.
  • Planen: Zuk√ľnftige Zust√§nde vorhersagen, Auswirkungen neuer Entwicklungen einsch√§tzen.¬†
  • Kontrollieren: Kennzahlen messen und √ľberwachen, Trends auswerten.
  • Steuern: Handlungsempfehlungen abgeben, Beitrag des Personalwesens zum Unternehmenserfolg aufzeigen.

Die Aufgaben des Personalcontrollings 

Die Tätigkeiten der Personalcontroller lassen sich in drei Bereiche aufteilen, die die gesamte Bandbreite der Aufgaben abdecken.

Effektivitätscontrolling 

Dieses untersucht und beurteilt, welchen Beitrag die Personalarbeit zum Gesamterfolg des Unternehmens leistet. Dazu werten Personalcontroller Kennzahlen wie die Fluktuationsrate, Fehlzeiten aber auch die Ergebnisse von Befragungen zur Mitarbeiterzufriedenheit aus.

Effizienzcontrolling

Dieses √ľberwacht den Ressourceneinsatz im Personalwesen im Verh√§ltnis zum Unternehmensergebnis. Beispielsweise misst es die Effizienz der unterschiedlichen Methoden der Personalrekrutierung wie interne oder externe Personalbeschaffung, Social Media Recruiting oder Headhunting. Personalcontroller vergleichen dabei die Einstellungsquote verschiedener Beschaffungswege. Die, die am besten abschneiden, sollten in Zukunft verst√§rkt genutzt werden.

Kostencontrolling 

Dieses √ľbernimmt die Budgetplanung f√ľr den Personalbereich und √ľberwacht, dass der Finanzrahmen eingehalten wird und das es nicht zu Kosten√ľberschreitungen kommt.

Operatives und strategisches Personalcontrolling 

Personalcontroller differenzieren auch zwischen operativem und strategischem Controlling. Diese Unterscheidung basiert auf dem Zeitrahmen, der betrachtet wird. 

Operativ

Das operative Controlling konzentriert sich auf die kurz- und mittelfristige Personalplanung. Es √ľberwacht Kennzahlen und erarbeitet Entscheidungshilfen, die Personaler kurzfristig auf Ver√§nderungen reagieren lassen.

Strategisch

Das strategische Controlling hingegen bezieht sich auf die langfristigen Ziele des Unternehmens und wie das Personal an deren Erreichung mitwirken soll. Es ist zukunftsorientiert und versucht langfristige Entwicklungen zu antizipieren.

Die Rolle der Personalcontroller 

Da Controlling eher zu einer j√ľngeren Disziplin im Personalbereich geh√∂rt, ist das Berufsbild des Personalcontrollers noch wenig definiert. In vielen Unternehmen werden Personalcontroller noch als Dienstleister angesehen, die situativ behilflich sind. Mit dem Wandel des Verst√§ndnisses des HR Bereichs werden allerdings auch Personalcontroller immer mehr zu qualifizierten Beratern der Gesch√§ftsf√ľhrung. Um als solche erfolgreich zu ein, m√ľssen sie eng in strategische Entwicklungen und Entscheidungen seitens der Gesch√§ftsleitung einbezogen werden.

Instrumente im Personalcontrolling

Personalcontroller bedienen sich unterschiedlicher Instrumente, um Daten zu erheben, auszuwerten und darzustellen. Dies sind die gängigsten:

  • Benchmarking: Benchmarking wird f√ľr die Wettbewerbsanalyse genutzt. Dabei vergleichen Personalcontroller die Kennzahlen deines Unternehmens mit denen der Mitbewerber am Markt. Auch interne Vergleiche zwischen verschiedenen Standorten oder Abteilungen lassen sich ziehen.  
  • Vergleiche: Personalcontroller machen sich verschiedene Vergleiche von Kennzahlen zunutze, um die Planungssicherheit zu kontrollieren. Hierzu z√§hlen der Zeitvergleich (Ist-Ist), die Planabweichung (Soll-Ist), der Planfortschritt (Soll-Wird) und die Pr√§missenkontrolle (Wird-Ist). 
  • Zeitreihen: In einer Zeitreihe wird eine Kennzahl √ľber einen bestimmten Zeitraum hinweg dargestellt. So lassen sich Trends erkennen und Entwicklungen prognostizieren. Personalcontroller k√∂nnen damit negative Entwicklungen m√∂glichst fr√ľh erkennen, was der Personalabteilung Zeit zum Gegensteuern gibt.  
  • HR Audits: Im Rahmen eines HR Audits √ľberpr√ľfen Personalcontroller die internen Prozesse sowie Instrumente der Personalabteilung auf ihre Effektivit√§t, Effizienz und Qualit√§t. Das Ziel ist, Optimierungspotenziale aufzuzeigen und L√ľcken gezielt zu schlie√üen. 
  • Mitarbeiterumfragen: Diese liefern wertvolle Informationen und geben aussagekr√§ftige Hinweise zu den St√§rken und Schw√§chen des Unternehmens. Die interne Stimmung l√§sst sich damit genauso messen, wie die Verbundenheit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zur Firma. Wichtig ist, dass die Belegschaft ihre Meinung im Schutz der Anonymit√§t abgeben kann.

Die wichtigsten Kennzahlen im Personalcontrolling

Das Controlling lebt von Daten. Durch das Erfassen und Interpretieren der richtigen Kennzahlen k√∂nnen Schl√ľsse gezogen werden, die zuk√ľnftige Entscheidungen lenken. Personalkennzahlen lassen sich grunds√§tzlich in zwei Kategorien einteilen: quantitativ und qualitativ. Hier beleuchten wir beide.

Quantitative Daten 

Dies sind direkt messbare Daten, die sich relativ einfach √ľber einen langen Zeitraum verfolgen lassen. Zu den wichtigsten quantitativen Kennzahlen im Personalbereich z√§hlen:

  • Personalbestand: Dies ist die Anzahl der Besch√§ftigten an einem definierten Stichtag,¬† meistens in Form von Vollzeit√§quivalenten angegeben. Nach Gesch√§ftsbereichen differenziert betrachtet, kannst du erkennen, welche Abteilungen wachsen und welche schrumpfen. 
  • Netto-Personalbedarf: Die ist die Differenz zwischen dem k√ľnftigen, gewollten und dem derzeitigen Personalbestand. Je nachdem, ob die Differenz positiv oder negativ ausf√§llt,¬† m√ľssen Angestellte entlassen oder neu eingestellt werden. 
  • Altersstruktur: Dies ist eine unerl√§ssliche Kennzahl f√ľr die langfristige Personalplanung. Die Altersstruktur hilft dir zu antizipieren, wann du wie viele neue Arbeitskr√§fte einstellen musst, um diejenigen zu ersetzen, die in Rente gehen. 
  • Mitarbeiterproduktivit√§t: Dies ist das Verh√§ltnis von Umsatz oder Gewinn zur Anzahl der Angestellten. Damit l√§sst sich die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens messen. W√§chst der Personalbestand st√§rker als der Umsatz oder Gewinn, verliert die Firma an Effizienz. 
  • Krankheitsquote: Diese stellt die Zahl der Krankentage im Verh√§ltnis zu den Soll-Arbeitstagen in einem Monat oder Jahr. F√ľhrungskr√§fte k√∂nnen damit vorausschauender planen und proaktiv Puffer in den ben√∂tigten Kapazit√§ten einbauen. Eine hohe Krankheitsquote ist au√üerdem ein Indikator f√ľr eine potenzielle Unzufriedenheit oder √úberlastung der Belegschaft. 
  • Cost-per-Hire: Die Summe aller Personalbeschaffungskosten geteilt durch die Anzahl der Neuzug√§nge ergibt die Cost-per-Hire. Diese ist ein Indikator f√ľr die Effizienz des Personalbeschaffungsprozesses sowie der Attraktivit√§t des Unternehmens.  
  • Time-to-Hire: Diese misst, wie lange es dauert eine freigewordene Stelle mit einer neuen Arbeitskraft zu besetzen. Kurze Zeitr√§ume sprechen f√ľr ein starkes Employer Branding sowie eine effiziente Personalgewinnung.¬†  
  • √úberstundenquote: Diese wird aus der Anzahl der √úberstunden im Vergleich zu den vertraglich vereinbarten Arbeitsstunden ermittelt und gibt die Auslastung der jeweiligen Abteilungen an. Ein hoher Wert bedeutet, dass die Angestellten unter Druck stehen die anfallende Arbeit zu bew√§ltigen. Verringert sich der Wert nicht, k√∂nnen Ausf√§lle durch Krankheit folgen.
  • Fluktuationsrate: Diese setzt die Abg√§nge ins Verh√§ltnis zum durchschnittlichen Personalbestand. Ein hohe Fluktuationsrate ist ein Zeichen geringer Mitarbeiterbindung und kann mit hohen Personalbeschaffungskosten einhergehen.¬†

Qualitative Daten

Diese lassen sich nicht exakt messen und in absoluten Zahlen ausdr√ľcken. Deshalb sind sie aber nicht weniger wichtig. Qualitative Daten stammen aus Mitarbeiterbefragungen und Mitarbeitergespr√§chen und geben wertvolle Einblicke in Bereiche wie:¬†

Die Verwendung der Personaldaten

Sind die Kennzahlen erhoben, lassen sie sich auf unterschiedlichste Weise darstellen und auswerten. Es haben sich drei verschieden Verwendungen herauskristallisiert:

  • Ist-Daten: Dies sind aktuelle Daten, die den gegenw√§rtigen Stand im Personalbereich wiedergeben. Sie zeigen, beispielsweise, den aktuellen Personalbestand, verf√ľgbare Kapazit√§ten oder die Altersstruktur. 
  • Vorausschau-Daten: Dies sind Zukunftsdaten, die mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit eintreffen werden und im Personalsystem bereits erfasst oder hinterlegt sind. Dazu z√§hlen zuk√ľnftige Ein- und Austritte, Beendigungen der Ausbildungszeit, Versetzungen oder Wechsel in den Ruhestand. 
  • Prognose-Daten: Dies sind Hochrechnungen, die beschreiben, wie sich bestimmte Kennzahlen voraussichtlich in Zukunft entwickeln werden. Damit lassen sich Trends¬† ¬† aufzeigen und Entwicklungen vorausplanen, zum Beispiel, die Ver√§nderungen der Personalkosten und des Personalbestands.

Diese Arten der Datenverwendung machen das Personalcontrolling zu mehr als einer r√ľckblickenden Personalstatistik. Sie erlauben eine Zukunftsbetrachtung, die erm√∂glicht, zuk√ľnftige Zust√§nde vorherzusagen. Nat√ľrlich ist die Genauigkeit dieser Vorhersagen immer abh√§ngig von der Qualit√§t der Ausgangsdaten, der Eintrittswahrscheinlichkeit der zugrundeliegenden Annahmen und vom zeitlichen Horizont.

Software im Personalcontrolling 

Als Ende der 70er Jahre die Vorteile des Controllings f√ľr das Personalwesen entdeckt wurden, mussten noch alle Kennzahlen m√ľhsam per Hand kalkuliert und verfolgt werden. Heute erleichtert Software diese Arbeit ungemein. Beispielsweise erhebt und speichert eine Recruiting Software wie Recruitee automatisch alle relevanten Daten und wertet sie aus.¬†

Die wichtigsten Kennzahlen lassen sich schnell in einem √ľbersichtlichen Dashboard ablesen und als Berichte visuell abrufen. Fortschrittliche Datenanalysen gew√§hren Einblick in die Leistung deiner Prozesse und zeigen Optimierungsm√∂glichkeiten auf. Und dank k√ľnstlicher Intelligenz werden dir sogar Entscheidungen abgenommen.

Fazit

Controlling ist ein unverzichtbarer Teil der Personalarbeit. Die Personalcontroller versorgen alle Bereiche der Personalabteilung mit den Daten und Kennzahlen, die sie zur Planung, Steuerung und Kontrolle ihrer Aktivit√§ten ben√∂tigen. Sie untersuchen, wie personelle Ma√ünahmen und Prozesse funktionieren und mit welchem Aufwand und welchem Ergebnis sie durchgef√ľhrt wurden. Nur so kann festgestellt werden, ob die angewandten Methoden die erhofften Fr√ľchte tragen.

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