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Die Personaldatensilos, die dein Recruitment blockieren

Die Zeit, die du bis zu einer Einstellung brauchst, läuft dir wie Sand durch die Finger und die Bewerber/innen scheinen reihenweise auszusteigen. Du hast es satt, das Gefühl zu haben, dass dein Einstellungsprozess effizienter sein könnte, aber weißt nicht, wo du anfangen sollst. Damit bist du sicher nicht alleine und die Lösung für dieses Problem könnte etwas mit deinen Personaldatensilos zu tun haben.

Für viele Teams ist es wichtig, den Wert ihrer Daten zu erkennen. Es kann dir helfen, die Leistung deines Teams zu beurteilen, Wachstumsbereiche zu identifizieren, Trends bei der Bewerbung von Kandidaten/innen aufzudecken und schließlich deine Strategie bei der Talentakquise zu planen. Diese Daten zu erfassen und gezielt zu nutzen kann der erste Schritt auf dem Weg zu einer Einstellungsstrategie sein, die Chancen nutzt und aktiv die besten Talente auf dem Markt anzieht.

Trotz der Bedeutung von Personaldaten und ihrer weitverbreiteten Nutzung werden sie jedoch selten mit relevanten Personen geteilt. Dieser Mangel an Kommunikation kann zu Personaldatensilos führen, die deinen Einstellungsprozess langsam hemmen können.

Was ist ein Silo für Recruitment-Daten?

Beginnen wir zunächst mit der Definition eines Personaldatensilos:

„Ein Datensilo ist ein Speicher für feste Daten, der der Kontrolle einer Abteilung unterliegt und vom Rest der Organisation isoliert ist, ähnlich wie Getreide in einem landwirtschaftlichen Silo von äußeren Elementen ferngehalten wird. Personaldatensilos können technische oder kulturelle Gründe haben.“

Ein Personaldatensilos beschreibt alle Daten, die während deines Einstellungsprozesses gesammelt werden (oder mehrere zusammengehörige Daten), die isoliert aufbewahrt werden und ausschließlich von einer Person, einem Team oder einer Abteilung gesammelt und abgerufen werden können.

Zu den Daten, die vornehmlich gesammelt und gesondert abgespeichert werden, gehören zum Beispiel:

  • Lebenslauf-Quellen
  • Verhältnis von Lebenslauf zu Job
  • Verhältnis von Bewerbungen zu Stellenangeboten
  • Zeitaufwand bis zum Stellenangebot
  • Einstellungsstatistiken
  • Fluktuation bei Neueinstellungen
  • Zeitaufwand für Bewerbungsgespräche
  • Zeitaufwand bis zur Einstellung
  • Kosten pro Einstellung
  • Verhältnis von Bewerbungsgesprächen zu Einstellungen
  • Verhältnis von Angebot zu Annahme
  • Einstellung von empfohlenen Mitarbeitern/innen
  • Bestehensquoten der Eignungstests
  • Durchschnittliche Ergebnisse der Bewerber-Scorecards

Während manche Personaldatensilos beabsichtigt sind, entstehen die meisten als Folge von:

  • langen und ineffizienten Kommunikationswegen zwischen Personalbeschaffenden, Einstellungsleitern/innen, Talentakquise-Leitern/innen und Abteilungsleitern/innen;
  • veralteten Prozessen oder Werkzeugen, die für den Zweck ungeeignet sind;
  • inkompatiblen Systemen, in denen Daten getrennt erfasst werden.

(Hinweis: Wenn du Excel-Tabellen in deinem Rekrutierungsprozess fortlaufend verwendest, hast du wahrscheinlich auch Datensilos bei der Personalbeschaffung.)

Datensilos haben nicht immer direkt oder unmittelbar einen schädlichen Einfluss, aber sie können die Lernfähigkeit von Organisationen behindern und die Leistung deines Teams beeinträchtigen. Hier erfährst du, welche Personaldaten am häufigsten im Silo gespeichert werden und wie du dies verhindern kannst, um einen umfassenderen und transparenteren Überblick über deinen Einstellungsprozess zu erhalten.

Bewerber-Feedback & Kommentar

Während des gesamten Einstellungsprozesses gibt es unzählige Berührungspunkte, die ein Rekrutierungsteam mit Kandidaten/innen haben könnte. Die Kommunikation kann durch deine CRM-Plattform, dein Bewerber-Tracking-System oder durch deine E-Mails aufgezeichnet werden.  Das deutlichste Zeichen dafür das Feedback und Kommentare von Kandidaten/innen in Personaldatensilos landen, sind fehlende Informationen aus einem Bewerberdatensatz.

Wenn ein Team wächst, können mehrere Mitglieder deines Personalbeschaffungsteams mit einzelnen Kandidaten/innen in Kontakt stehen, was den Prozess kompliziert machen kann, wenn die Informationen nicht an das Team weitergegeben werden. Dies kann in jeder Phase des Einstellungsverfahrens problematisch sein, da die Personen, die für die Einstellung zuständig sind, beim Gespräch mit den Bewerbern/innen uninformiert oder unvorbereitet erscheinen können. Diese besondere Form des Silodenkens tritt häufig aufgrund von nicht integrierten E-Mail-Systemen oder mangelndem Zugriff auf die Personaldaten der Bewerber/innen auf.

In erster Linie werden E-Mails nie den Personaldaten von Bewerbern/innen hinzugefügt oder aufgezeichnet. Per E-Mail ausgetauschte Informationen können verloren gehen oder nur einer Person zugänglich sein. Diese E-Mails können wichtige Informationen wie die Verfügbarkeit oder Angaben zum Arbeitsrecht der Kandidaten/innen enthalten. Wenn eine Einstellungsentscheidung ohne diese Informationen getroffen wird, kann dies später zu großen Problemen führen.

Alternativ kann das Silodenken bei Bewerber-Feedback und Kommentaren erfolgen, wenn Einstellungsleiter/innen keine Lizenzen für den Zugriff auf die Personaldaten besitzen. Stattdessen wird ihnen das Profil des Kandidaten übergeben (oft per E-Mail) und das Feedback wird durch den Personalvermittelnden weitergeleitet. Dies kann problematisch sein, wenn Details in Bezug auf das Bewerbungsgespräch aus vorherigen Runden fehlen. Der/die Personalchef/in riskiert möglicherweise, einige der gleichen Fragen erneut zu stellen, oder er kann die roten Flaggen, die sich zuvor abgezeichnet haben, nicht sehen.

Anwendungen Personaldatensilos

Anwendungsdaten werden häufig in einem Silo isoliert, da eine Person, die als einzige Zugriff hat, die Lebensläufe prüft. Obwohl dies oft beabsichtigt ist, kann eine Alleinverantwortliche Person ein Risiko darstellen, wenn es um Vorurteile und Qualität von Lebensläufen geht. Wenn nur eine Person die Vorauswahl trifft und Lebensläufe auswählt, mag dies deinen Personalverantwortlichen zunächst Zeit sparen, aber wenn dein Unternehmen wächst, wird dieses Verfahren untragbar.

Eine Person allein wird nicht in der Lage sein, für jede Position die richtigen Lebensläufe auszuwählen, und dir entgehen möglicherweise Kandidaten/innen mit großem Potential, wenn sie während des Auswahlverfahrens nicht erkannt werden. Darüber hinaus kann eine Person, die für die Vorauswahl von Lebensläufen ohne Aufsicht durch andere Kollegen/innen verantwortlich ist, unbewusste Vorurteile haben. Die Aufbewahrung von Personaldaten in einem von einer Person kontrollierten Datensilo kann letztendlich bedeuten, dass du Chancen verpasst, wenn es darum geht, die besten Talente einzustellen.

Personalbeschaffungskennzahlen

Die Überwachung von Personalkennzahlen ist eine großartige Möglichkeit, die Leistung eines Teams zu überwachen. Diese Zahlen werden mit der Absicht gesammelt, deinen Prozess zu informieren und dich zu benachrichtigen, wenn es ein Problem in deinem Einstellungsprozess gibt. Sie werden jedoch oft plattformübergreifend gesammelt oder ausschließlich von Talentmanagern oder Abteilungsleitern genutzt.

Ohne regelmäßigen Zugriff auf Berichts- und Personalkennzahlen wird es für einzelne Personalbeschaffende eine Herausforderung sein, aufkommende Probleme, die durch deine Personalkennzahlen hervorgehoben werden, anzugehen. Wenn du Informationen über mehrere Plattformen hinweg sammelst, wird es außerdem schwierig sein, die Zahlen abzustimmen und deinem Team einen umfassenden Überblick über die Aktivitäten zu geben. Dieses Silo verhindert, dass dein Rekrutierungsteam für seine Aktivitäten verantwortlich gemacht wird und sich dem Einstellungsprozess umfassend widmet.

Überblick über die Talentpipeline

Wenn die Bewerbungen der Kandidaten/innen zurückgegangen sind oder es schwieriger wird, die richtigen Bewerber/innen zu finden, kann es schwierig sein, dies dem Unternehmen mitzuteilen. Während die meisten Personalbeschaffenden und Talentmanager/innen einen direkten Überblick über ihre Talentpipeline haben, ist dies bei Einstellungsleitern/innen oft nicht der Fall. Ohne diese Einsicht können sie nur auf der Grundlage deiner Informationen Entscheidungen treffen.

Das Silodenken bei der Talentpipeline ist sehr verbreitet, kann aber bei der Einstellung von Managern/innen zu Konflikten führen. Die Verantwortung für die Talentpipeline sollte sicherlich bei deinem Rekrutierungsteam bleiben, aber es könnte sehr hilfreich sein, einen Überblick mit den Interessengruppen zu teilen, die Mitarbeiter/innen einstellen. Dies ermöglicht es den Personalverantwortlichen, einen umfassenden Überblick über deinen Einstellungsprozess zu erhalten und die Zusammenarbeit zu fördern. Ohne einen Überblick über diese Personaldaten und Personaldatensilos kann es sein, dass das Unternehmen bestimmte Herausforderungen nicht versteht, die dein Team möglicherweise meistern muss, wenn es um die Zeit bis zur Einstellung, die Qualität der Bewerber/innen oder die Kosten pro Einstellung geht.

Bekämpfung von Personaldatensilos

Jedes Geschäfts- und Personalbeschaffungsteam ist anders und wird verschiedene Arten von Silos mit Personaldaten haben, sowohl absichtlich als auch zufällig. Da jedoch immer mehr Teams, bei Einstellungen zusammenarbeiten (multidisziplinäre Teams, bestehend aus Einstellungsmanagern, Talentakquise-Spezialisten und Personalbeschaffern), wird es immer wichtiger, so viele Datensilos wie möglich zu beseitigen.

Zusammenarbeit bei der Personalbeschaffung kann eine gute Möglichkeit sein, einen wettbewerbsorientierten Bewerbermarkt, Schwächen in deinem Einstellungsprozess und Datensilos effektiv zu bekämpfen. Durch den aktiven Informationsaustausch und mit mehr Augenmerk auf den Prozess wird dein Personalteam ein höheres Maß an Eigenverantwortung für den Einstellungsprozess und mehr Rechenschaftspflicht haben. Stell sicher, dass dein System, um Kandidaten/innen im Blick zu behalten, mehrere Benutzer und ein starkes, gemeinschaftliches Arbeitsumfeld bei der Einstellung zulässt, um Datensilos für Personaldaten zu bekämpfen.

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