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Personalplanung: Warum sie so wichtig ist und wie sie funktioniert

Das Personal ist das Rückgrat jedes Unternehmens und in der heutigen Wissensgesellschaft der Schlüssel zum wirtschaftlichen Erfolg. Allerdings wird es durch Faktoren wie den Fachkräftemangel und den demografischen Wandel immer schwieriger für Firmen geeignete Mitarbeiter/innen zu finden und zu halten. Damit du weiterhin die richtige Qualität und Quantität an Personal zur Verfügung hast, muss spätestens jetzt eine Personalplanung her. 

Leider unterschätzen viele Unternehmen den Wert eines durchdachten Personalplans. Personalentscheidungen werden auf Einzelfallbasis und „aus dem Bauch heraus“ getroffen, folgen also keiner langfristigen Strategie. Grund dafür ist oft ein fehlendes Verständnis der Vorteile und Vorgehensweise der Personalplanung. 

Falls dir dieses Thema auch schon einmal Kopfschmerzen bereitet hat, dann bist du an der richtigen Stelle. In diesem Artikel erklären wir das Wichtigste: die Ziele, die Konsequenzen von fehlender Planung, sowie die Aufgaben und Teildisziplinen. Zum Schluss erfährst du außerdem welche rechtlichen Aspekte zu beachten sind und wie Software dir bei der Planung helfen kann.  

Definition der Personalplanung 

Unter Personalplanung versteht man die Vorbereitung zukünftiger personeller Entscheidungen und Maßnahmen. Sie ist eine wichtige Unterdisziplin der Unternehmensplanung, denn sie sorgt dafür, dass die richtigen Humanressourcen für die Erreichung der Unternehmensziele zur Verfügung stehen. Anders gesagt, stellt die Planung des Personals sicher, dass kurz-, mittel- und langfristig die richtigen Mitarbeiter/innen in der richtigen Anzahl zur richtigen Zeit am richtigen Ort eingesetzt werden. 

Ziele der Personalplanung 

Das Hauptziel ist den Personalbedarf stets optimal zu decken, damit das Unternehmen wirtschaftlich arbeiten kann. Die konkreten Ziele ergeben sich aus dem Bedarf der einzelnen Fachabteilungen im Hinblick auf die Anzahl und die Qualifikationen der Mitarbeiter/innen. Diese werden von der Personalabteilung in Zusammenarbeit mit den jeweiligen Abteilungen und der Unternehmensführung ausgearbeitet. 

Bei der Zielsetzung spielt auch die angestrebte Unternehmenskultur eine Rolle. Steht das Streben nach den Unternehmenszielen an erster Stelle oder ist es wichtiger eine Balance mit der Mitarbeiterzufriedenheit zu schaffen? Setzt dein Unternehmen auf langfristige Mitarbeiterbindung oder ist eine hohe Fluktuation bewusst gewollt?

Diese Fragen helfen dir bei der Zielformulierung:

  • Was für Stellen müssen besetzt sein?
  • Welche Anforderungen und Qualifikationen müssen die Mitarbeiter/innen erfüllen?
  • Wie soll sich die demografische Zusammensetzung des Personals entwickeln?
  • Welche Unternehmenskultur willst du schaffen?
  • Sind deine Ziele realistisch erreichbar?

Konsequenzen von fehlender oder falscher Personalplanung 

Eine nicht vorhandene oder fehlgeschlagene Planung hat in der Regel eine von drei Auswirkungen:

  • Zu wenig Mitarbeiter/innen 
  • Viel zu viele Mitarbeiter/innen 
  • Mitarbeiter/innen mit den falschen oder fehlenden Qualifikationen

Ein Mangel an Personal verteilt mehr Arbeit auf weniger Schultern und überlastet irgendwann die Belegschaft. Es kommt vermehrt zu Ausfällen durch Krankheit und die Überstunden häufen sich. Auf Dauer demotiviert dies die Angestellten und die Fluktuation steigt. Außerdem kann die Arbeitsqualität sinken, was auch Kunden verärgert. 

Ein Überschuss an Personal verursacht dagegen Kosten, ohne mehr Umsatz zu generieren, was der Profitabilität des Unternehmens schadet. Darüber hinaus werden sich die Mitarbeiter/innen irgendwann langweilen, was dazu führen kann, dass qualifizierte Fachkräfte abwandern, wenn sie nicht genug gefordert werden. 

Zu guter Letzt wirkt sich ein Mangel an entsprechend qualifiziertem Personal negativ auf die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens aus. Ohne das richtige Know-how rücken die Unternehmensziele in weite Ferne. 

Aufgaben und Teildisziplinen der Personalplanung 

Die Personalplanung ist ein komplexes Gebilde, was sich aus unterschiedlichen Teildisziplinen zusammensetzt. Wir gehen hier auf die wichtigsten Aufgaben ein. 

Personalbestandsplanung 

In der Personalbestandsplanung ermittelst du den Ist-Zustand des Personalbestands in deinem Unternehmen. Du nimmst auf, wie viele Mitarbeiter insgesamt und in den einzelnen Abteilungen arbeiten und in welcher Art von Beschäftigungsverhältnissen (z. B. Festanstellung, Teilzeit, Praktikum). Nur wenn du einen Überblick über den aktuellen Personalbestand hast, kannst du realistisch in die Zukunft planen. 

Personalbedarfsplanung

Nachdem die Personalbestandsplanung den Ist-Zustand ermittelt hat, wird anhand der Personalbedarfsplanung der Soll-Zustand festgestellt. Das Ziel ist zu ermitteln, in welchen Bereichen eine Über- oder Unterdeckung an Personal vorliegen wird, sodass du entsprechend vorausschauend handeln kannst. Die Personalbedarfsplanung hat dabei einen quantitativen als auch einen qualitativen Aspekt. 

Quantitative Personalbedarfsplanung

Wie viele Mitarbeiter/innen werden in den nächsten Monaten, in zwei Jahren oder gar 10 Jahren gebraucht, um die Unternehmensziele zu erreichen? Das ist nicht immer leicht abzuschätzen, da du geplante sowie ungeplante Ab- und Zugänge mit einbeziehen musst. 

Mögliche Gründe für Personalabgänge sind:

  • Kündigung
  • Pensionierung 
  • Arbeitsunfähigkeit
  • Mutterschutz oder Elternzeit
  • Aufnahme von Wehrdiensten
  • Interne Versetzungen

Mögliche Gründe für Personalzugänge sind:

  • Rückkehr aus dem Mutterschutz oder der Elternzeit
  • Rückkehr von Sabbaticals oder Langzeitbeurlaubungen
  • Mitarbeiter, die aus dem Krankenstand zurückkommen
  • Neueinstellungen
  • Weiterbeschäftigung von Auszubildenden, Werkstudierenden oder Praktikant/innen
  • Versetzungen aus anderen Abteilungen oder Standorten
  • Einsatz von Leiharbeitnehmer/innen

Qualitative Personalbedarfsplanung

Welche Qualifikationen und welches Know-how wird in Zukunft im Unternehmen benötigt? Braucht dein Personal bestimmte Eigenschaften und Kenntnisse, um deine Unternehmensziele zu erreichen? Die Antworten auf diese Fragen ergeben sich aus den Anforderungsprofilen in deinen Stellenbeschreibungen. Falls diese noch nicht vorhanden sind, dann sind die Unternehmensziele ein guter Ansatzpunkt. 

Personalbeschaffungsplanung

Hast du in deiner Personalbedarfsplanung eine Unterdeckung erkannt? Dann wird jetzt die Personalbeschaffung, auch Recruiting genannt, aktiviert. Ob du dabei auf interne oder externe Personalbeschaffung zurückgreifst, kommt auf die ausgeschriebene Stelle und die konkrete Situation an. 

Heute ist es nicht mehr genug eine Stellenanzeige auf der eigenen Karriereseite zu veröffentlichen. Um die richtigen Kandidaten/innen zu finden, musst du oftmals verschiedenste Methoden zur Personalrekrutierung zum Einsatz bringen. Jobportale, Personalagenturen und Headhunter, Soziales Recruiting, sowie Active Sourcing sind nur einige Beispiele. In jedem Fall, lohnt es sich e-Recruiting zu betreiben, also auf digitale Hilfsmittel bei der Personalauswahl zu setzen.  

Aber das Recruiting begrenzt sich nicht nur auf die Suche nach geeigneten Bewerber/innen. Auch die Auswahl anhand verschiedener Personalauswahlverfahren, die Einstellung, sowie die Einarbeitung der neuen Kolleg/innen gehören dazu. 

Personalentwicklungsplanung

Die Anforderungen an deine Belegschaft ändern sich ständig und es wird nötig alle Mitarbeiter/innen auf dem neuesten Wissensstand zu halten. Dafür kommt die Personalentwicklung ins Spiel, welche sich auf die Aus- und Weiterbildung des bestehenden Personals bezieht. 

Besonders die Führungskräfteentwicklung spielt eine maßgebliche Rolle in der Personalentwicklungsplanung. Kompetente Vorgesetzte, die das Unternehmen und dessen Mitarbeiter/innen in die richtige Richtung leiten, sind unerlässlich.

Durch Personalentwicklung kannst du nicht nur bedeutendes Wissen und neue Fähigkeiten in die Firma holen, sondern auch die Mitarbeitermotivation steigern. Die Möglichkeiten zur Weiterentwicklung werden jetzt zum entscheidenden Faktor, um qualifizierte Kräfte langfristig im Unternehmen zu halten. 

Die Maßnahmen für die Personalentwicklung sind heutzutage vielfältiger denn je. Schulungen und Trainings gehören zum Standardrepertoire und lassen sich durch andere Formen perfekt ergänzen, wie zum Beispiel Projekte, Mentorenprogramme, Coaching, Auslandseinsätze, Master-Studiengängen oder Doktorarbeiten. So kann der Entwicklungsweg für jede/n Mitarbeiter/in individuell zugeschnitten werden. 

Personaleinsatzplanung 

Schlussendlich ist das Ziel der Personaleinsatzplanung, dein Personal immer bedarfsgerecht einzusetzen. Das ist keine leichte Aufgabe, denn der Bedarf kann mitunter stark schwanken. Zum Beispiel müssen im Einzelhandel gewisse Stoßzeiten entsprechend abgedeckt werden. Auch in der Industrie kommt es zu unsteten Auftragsmengen, die den Personalbedarf kurzfristig in die Höhe treiben können. 

Hinzu kommen weitere Parameter, die in deine Personaleinsatzplanung mit einfließen müssen, wie zum Beispiel:

  • Gesetze
  • Tarifliche Vereinbarungen
  • Betriebsvereinbarungen 
  • Qualifikationen der einzelnen Mitarbeiter/innen
  • Arbeitszeitmodelle
  • Altersbedingte Einschränkungen
  • Individuelle Arbeitszeitwünsche

Personalfreisetzungsplanung 

Ein Überschuss an Personal lässt sich manchmal trotz sorgfältiger Planung nicht vermeiden. Auch externe Faktoren wie ein unerwarteter Wegfall von Aufträgen oder eine Geschäftsübernahme spielen hier eine Rolle. Der Personalüberhang verursacht leider erhebliche Kosten, da mehr Mitarbeiter/innen beschäftigt sind als eigentlich nötig. Damit das Unternehmen wieder wirtschaftlich arbeiten kann, führt oft kein Weg am Personalabbau vorbei. Allerdings gibt es auch alternative Maßnahmen zu Kündigungen:

  • Abbau von Überstunden
  • Arbeitszeitverkürzung
  • Kurzarbeit
  • Frei werdende Stellen nicht wieder besetzen
  • Frühere Pensionierung älterer Mitarbeiter/innen

Personalkostenplanung 

Alle Entscheidungen, die im Rahmen der Personalplanung getroffen werden, haben Auswirkungen auf die Personalkosten. Diese gilt es genau im Auge zu behalten. Aber was fällt eigentlich alles unter die Personalkosten? Unter anderem gehören diese Posten dazu:

  • Monatliches Bruttogehalt
  • Beiträge zu den Sozialversicherungen (Kranken-, Pflege-, Renten-, Arbeitslosen- und Unfallversicherung)
  • Boni wie zum Beispiel Gewinnbeteiligungen 
  • Urlaubs- und Weihnachtsgeld
  • Beiträge für Berufsgenossenschaften
  • Weiterbildungskosten
  • Reisekosten
  • Firmenwagen
  • Lohnfortzahlung im Krankheitsfall
  • Recruitingkosten

Rechtliche Aspekte der Personalplanung

In Deutschland unterliegt die Personalplanung wichtigen Regeln, denn jeder Arbeitgeber ist verpflichtet gewisse gesetzliche Vorgaben einzuhalten. Diese Gesetze müssen bei deiner Planung beachtet werden: 

Personalplanung vereinfachen mit der richtigen Software 

Die Personalplanung aktiv anzugehen ist eine Sache. Sie effizient und standardisiert über einen langen Zeitraum zu managen eine ganz andere Herausforderung. Dabei helfen dir zum Glück Softwarelösungen. Besonders in der Personalbeschaffung kann dir eine Recruiting Software wie Recruitee viel Arbeit und Mühe abnehmen. 

Recruiting Software hilft dir dabei die richtigen Kandidaten/innen zu finden, indem sie die Erstellung einer Karriereseite und deiner Stellenanzeigen ganz unkompliziert gestaltet. Du kannst außerdem Stellenanzeigen automatisch auf passenden Stellenbörsen veröffentlichen und verschiedene Talent Pools verwalten. 

Eine Software unterstützt dich außerdem bei der Auswahl der besten Kandidaten/innen. Mit detaillierten Kandidatenprofilen, automatisierten E-Mails, Interview-Planung und Video Chat Funktion schaffst du eine angenehme Candidate Experience für deine Bewerber/innen. Die Evaluationsvorlagen helfen dir Kandidaten/innen objektiv zu bewerten und ganze Teams am Auswahlprozess teilhaben zu lassen. 

Denn die gesammelten Daten deines Recruiting-Prozesses kannst du nutzen, um deinen Prozess weiter zu optimieren, bessere Entscheidungen zu treffen und deinen Erfolg vorherzusagen. So behältst du immer einen Überblick über alle wichtigen KPIs, wie zum Beispiel den Zeitraum bis eine Stelle besetzt ist.

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