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Recruiting bei Incloud: Der Maßnahmenmix macht’s!

Über Incloud 

Die Incloud Engineering GmbH ist ein Dienstleister für die Entwicklung Cloud-basierter Apps, Web- und IoT-Lösungen mit Sitz in Darmstadt. Hier arbeiten ca. 70 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter daran, die Geschäftsmodelle und Produkte von Unternehmen in die Cloud zu bringen. 

Incloud Logo

Bei Incloud steht der Mensch im Mittelpunkt. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden liebevoll Incloudler genannt. Je länger man sich auf der Website des Unternehmens befindet, desto klarer wird, dass hier nicht einfach irgendwer eingestellt wird, sondern dass man großen Wert darauf legt, dass die neue Mitarbeiterin oder der neue Mitarbeiter gut zum Unternehmen passt.

Recruiting bei Incloud 

Florian Funk ist Leiter des Recruiting und verantwortet somit alle Themen, die sich rund um das Recruiting drehen. Dazu zählen administrative Aufgaben, wie etwa die Auswahl der passenden Systeme, aber auch die Verantwortung des gesamten Recruitingprozesses.

Florian Funk

Florian Funk, Leiter Recruiting bei Incloud

Auch Employer Branding Themen landen auf dem Tisch von Florian Funk. So verantwortet er beispielsweise den Unternehmensauftritt auf der Karriereseite und verwaltet die Botschaften und Elemente die dort präsentiert werden.

Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit

Das Recruiting wird aber nicht nur isoliert in der Personalabteilung behandelt, sondern spannt auch Kolleginnen und Kollegen aus den verschiedenen Fachbereichen ein. So stehen zum Beispiel technische Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für die Evaluation und Interviews mit Entwicklern dem Team zur Seite. 

Der gesamte Rekrutierungsprozess wird in Recruitee gebündelt. Hier werden die Infos zu Kandidatinnen und Kandidaten gespeichert, sich mit den Fachbereichen ausgetauscht und die Kommunikation mit den Kandidatinnen und Kandidaten geregelt. 

Die Evaluationsfunktion trägt ihren Beitrag für die kollaborative Zusammenarbeit von HR und Fachabteilung bei. Es müssen keine E-Mails mehr hin und her geschickt werden. Alle Informationen, Notizen und Evaluationen von allen beteiligten Personen werden gebündelt im Kandidatenprofil gespeichert. So hat auch jeder Fachbereich Zugang zum Tool und wird aktiv in die Prozesse einbezogen. 

“Recruitee ist das erste ATS, für das ich keine Einarbeitung gebraucht habe.” lobt Florian Funk die einfache Bedienung von Recruitee. “Niemandem muss man das Tool erklären, da die Abläufe selbsterklärend sind.”

So ist auch die Bereitschaft der Kolleginnen und Kollegen aus den Fachbereichen hoch, Kandidatinnen und Kandidaten mit dem HR-Team in Recruitee zu bearbeiten. Das zeigt sich auch an den Userzahlen: Aktuell wird Recruitee von 17 Personen aktiv genutzt.

Die spitze Zielgruppe erfordert zielgerichtete Maßnahmen und klare Prozesse 

Die Knappheit an tollen Talenten für die Cloud-Entwicklung stellt die größte Herausforderung für Incloud dar. Entwickler gibt es nicht wie Sand am Meer. Daher ist es besonders wichtig, die richtigen Maßnahmen und Prozesse zu etablieren. 

Wenn es eine Sache gibt, die der Zielgruppe besonders wichtig ist, dann ist es Transparenz. Transparente Unternehmensbotschaften, transparente Bewerbungsprozesse und Transparenz in der Kommunikation mit Kandidatinnen und Kandidaten. 

So ist zum Beispiel die Karriereseite von Incloud sehr informativ, man findet Videos zum Ablauf des Bewerbungsprozesses und Einblicke in den Arbeitsalltag. 

“Eine detaillierte und ansprechende Karriereseite macht einen riesigen Unterschied.” meint Florian Funk. Für die Zielgruppe ist die Karriereseite ein ausschlaggebendes Kriterium, ob eine Bewerbung überhaupt abgeschickt wird:

Die Karriereseite ist kein Einstellungskriterium. Aber sie entscheidet, ob das Unternehmen meine Bewerbung bekommt oder nicht.

Auch im Recruiting wird so transparent wie möglich kommuniziert. Florian Funk ist es wichtig, dass den Kandidatinnen und Kandidaten direkt mitgeteilt wird, wann sie mit einer Rückmeldung rechnen können. Die aktive Ansprache hilft auch dabei, die Kandidatin oder den Kandidatin persönlich abzuholen und schafft gleichzeitig eine positive Candidate Experience.

Mit einem Maßnahmenmix zum beständigen Recruitingprozess

Die E-Mail-Vorlagen tragen ihren Teil dazu bei, dass eine konstante und schnelle Kommunikation mit den Kandidatinnen und Kandidaten möglich ist. So können wichtige Informationen nach jedem Schritt im Rekrutierungsprozess direkt verschickt werden. Die Kandidatinnen und Kandidaten werden so aktiv auf dem Laufenden gehalten.

Gerade auch in der Kombination mit dem Kalender-Planer sparen sich alle Beteiligten viel Zeit und Arbeit. Seit Incloud den Kalender-Planer zur Interviewplanung und -koordination nutzt, ist die Rücklaufquote klar nach oben gegangen.

“Obwohl das nur ein kleines Häkchen im System ist, konnten wir unsere Effizienz steigern” freut sich Florian Funk. 

Manuelle Aufgaben sind die größten Zeitfresser im Recruiting. Da erleichtern die automatischen Aktionen allen die Arbeit. Florian Funk sieht die automatischen Aktionen als eine unterstützende To-Do Liste, die ihn an Aufgaben erinnert und helfen, mit Kandidatinnen und Kandidaten in Kontakt zu bleiben. Auch die Fachabteilungen können automatisch daran erinnert werden, eine Evaluation in einem Kandidatenprofil zu hinterlassen.  

Über das Multiposting können zudem Stellenanzeigen über mehrere relevante Stellenbörsen gestreut werden. Dadurch erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass die Anzeige von mehreren qualifizierten und passenden Kandidatinnen und Kandidaten gesehen wird. Gleichzeitig spart sich das Team rund um Florian Funk viel Zeit, da die Stellenanzeige nicht auf dem Jobportal einzeln veröffentlicht werden muss. Ein Klick in Recruitee reicht dafür aus. 

Durch die Talent Pools haben alle stets einen klaren Überblick über die Kandidatinnen und Kandidaten. Die Erinnerungsfunktion hilft, mit einer Kandidatin oder einen Kandidaten stets in Kontakt zu bleiben. So können Kontaktketten langfristig gehalten werden.

Lange her ist die Zeit, in der sich über Outlook-Erinnerungen und Post-Its Kandidatinnen und Kandidaten gemerkt wurden. Der Talent Pool übernimmt die Aufgabe, qualifizierte Kandidatinnen und Kandidaten nicht aus den Augen zu verlieren.

Das ist elementar wichtig! Gerade wenn wir Kandidatinnen und Kandidaten aktiv ansprechen, heißt das nicht, dass sie jetzt schon den Job wechseln wollen. Aber vielleicht in ein paar Monaten oder Jahren. Da lohnt es sich in Kontakt zu bleiben.

Ein erster Erfolgsmoment für Florian Funk war die Einstellung eines vielversprechenden Nachwuchs-Entwicklers. Bereits vor ein paar Monaten wurde der Kontakt hergestellt, das Interesse war groß, allerdings hat es dem Kandidaten zeitlich noch nicht gepasst. Er wurde im Talent Pool gespeichert und nach einer Weile wurde der Kontakt wieder aufgenommen. 

“Ohne Recruitee wäre dieser Kandidat verloren gegangen.” sagt Florian Funk, der den Kandidaten vor kurzem als neuen Mitarbeiter bei Incloud begrüßen konnte.

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