Artikel

Recruiting-Automatisierung: 5 Einstiegsmöglichkeiten

Wie jede Recruiterin und jeder Recruiter weiß, ist der Konkurrenzkampf um Talente heutzutage hoch. Von Recruiterinnen und Recruitern wird erwartet, dass sie kontinuierlich die bestmöglichen Kandidatinnen und Kandidaten finden und einstellen, gleichzeitig aber auch ihre KPIs erfüllen und der strategischen Ausrichtung des Unternehmens einen Mehrwert bieten. Es ist leicht, von der Informations- und Aufgabenflut überwältigt zu werden. Um dem entgegenzuwirken, wenden sich immer mehr Unternehmen der Recruiting-Automatisierung zu, um eine gewisse Entlastung zu erreichen.

Die Automatisierung von Prozessen ist oftmals negativ belastet, da angenommen wird, dass durch künstliche Intelligenz viele Jobs in Zukunft entfallen werden. Aber in Wirklichkeit kann die Recruiting-Automatisierung dazu genutzt werden, die Gesamtleistung eines Recruitment-Teams zu verbessern und zu zeigen, dass strategisches Recruitment eine unternehmenskritische Aktivität ist. Stell dir die Recruiting-Automatisierung als ein Tool vor, das Recruitment-Teams einsetzen können, um ihre Arbeit zu erleichtern und ihre Ergebnisse zu verbessern.

Einige der Hauptgründe dafür, Recruiting-Automatisierung einzuführen, sind:

  • Es kann einen Wettbewerbsvorteil bieten.
  • Es hilft dabei, die Informationsflut zu bewältigen.
  • Recruiterinnen und Recruiter steht endlich Spitzentechnologie zur Verfügung.
  • Das Rekrutierungsvolumen und die Nachfrage nehmen weiter zu, aber die Größe der Recruitment-Teams stagniert im Allgemeinen.
  • Zunehmender Druck hinsichtlich der Einhaltung von KPIs.

Vor diesem Hintergrund werfen wir einen Blick darauf, was Recruiting-Automatisierung ist, welche Vorteile es bietet und wie du es in deinem Unternehmen anwenden kannst.

Was ist Recruiting-Automatisierung?

Die Automatisierung der Rekrutierung kann man sich sowohl als eine Reihe von Tools als auch als strategische Aktivitäten vorstellen, die es Unternehmen ermöglichen, Rekrutierungsaufgaben und Arbeitsabläufe zu automatisieren. Durch eine Reihe von automatisierten Aktionen und Prozessen soll die Automatisierung der Rekrutierung die Produktivität steigern und die wichtigsten Recruitment-KPIs verbessern. Dazu zählen unter anderem:

Tools für Recruiting-Automatisierung nutzen im Allgemeinen moderne Technologien wie künstliche Intelligenz, maschinelles Lernen, Predictive Analytics und Sprachverarbeitung, um einfache Rekrutierungsaufgaben konsistent und zuverlässig zu erledigen. Automatisierung findet sich in allen Phasen des Rekrutierungsprozesses und eignet sich am besten für einfache, aber sich wiederholende und zeitraubende Aufgaben.

Die Vorteile durch Recruiting-Automatisierung

Wie du wahrscheinlich schon vermutet hast, erleichtert die Recruiting-Automatisierung den Recruiterinnen und Recruitern ihre Arbeit und hilft, die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Genauer gesagt kann die Recruiting-Automatisierung den Recruitment-Teams insbesondere auf folgende Weise helfen:

  • Es spart Zeit. Umständliche, sich wiederholende Aufgaben können automatisiert und von der To-Do-Liste gestrichen werden. Dadurch hat das Team mehr Zeit für strategischere Maßnahmen wie das Füllen von Talent-Pipelines, Networking oder die Überprüfung der eingegangen Bewerbungen.
  • Es sorgt für eine schnelle Kommunikation. Eine häufige Frustration, die Jobsuchende teilen, hängt mit Verzögerungen bei der Kommunikation oder mit dem völligen Schweigen zusammen. Durch Automatisierung kann sichergestellt werden, dass du wichtige Meilensteine und Folgemaßnahmen nicht verpasst und die Kommunikation reibungslos abläuft.
  • Es verbessert die Qualität der Einstellungen. Mithilfe automatisierter Aktionen können Kandidatinnen und Kandidaten mit hohem Potenzial frühzeitig im Prozess identifiziert und gefördert werden. 
  • Es trägt zum Aufbau einer soliden Arbeitgebermarke bei. Die Gewährleistung einer effizienten, schnellen und transparenten Kandidatenerfahrung wird dir nach und nach dabei helfen, einen Ruf als fairer und begehrenswerter Arbeitgeber aufzubauen. Die Automatisierung von Aufgaben, die zu Verzögerungen und mangelnder Kommunikation führen können, trägt direkt zur allmählichen Verbesserung deiner Arbeitgebermarke bei.
  • Es erhöht deinen Wettbewerbsvorteil. Die Recruiting-Automatisierung macht deine Rekrutierung kompakter, schneller und smarter und stellt sicher, dass du den Sprung zu den Top-Talenten noch vor deinen Konkurrenten schaffst.

Lass uns einige Möglichkeiten betrachten, wie du damit beginnen kannst deinen Rekrutierungsprozess zu automatisieren.

5 Wege zum Einstieg in die Recruiting-Automatisierung

Es gibt buchstäblich Hunderte (oder Tausende) von Einzelmaßnahmen und Aufgaben, die in jeder Phase des Rekrutierungsprozesses automatisiert werden können.  Um dir dabei zu helfen, herauszufinden, wo du anfangen sollst, werden wir die Automatisierung in fünf Kernbereiche der Rekrutierung aufteilen:

  1. Automatisierte Aktionen
  2. Sourcing
  3. Screening von Bewerbungen
  4. Automatisierung der Kommunikation
  5. Automatisierung der Planung

1. Automatisierte Aktionen

Automatisierte Aktionen sind einfache, einmalige Aktionen, die zu einem bestimmten Zeitpunkt während des Rekrutierungsprozesses automatisiert werden. Dabei handelt es sich in der Regel administrative Aufgaben, die regelmäßig für jede neue Bewerberin und jeden neuen Bewerber die bzw. der in den Prozess eintritt, wiederholt werden.

Beispiele für automatisierte Aktionen könnten sein:

  • Aktualisierung des Status einer Bewerberin oder eines Bewerbers von “passiv” auf “aktiv”, wenn sie oder er eine bestimmte Aktion durchführt oder in eine neue Phase im Prozess verschoben wird.
  • Versenden von Unterlagen oder Mitteilungen intern oder an den Bewerberinnen und Bewerber in bestimmten Phasen des Rekrutierungsverfahrens.
  • Benachrichtigung der Recruiterinnen und Recruiter, wenn Top-Talente bestimmte Aktionen durchführen.
  • Benachrichtigung der Recruiterinnen und Recruiter, wenn ein Kandidat oder eine Kandidatin die Phase wechselt. 

Vor der Automatisierung musste jede dieser Aktionen manuell durchgeführt werden. Wie du dir vorstellen kannst, nimmt dies eine Menge Zeit in Anspruch, die für strategische Aufgaben verwendet werden könnte.

Recruiterinnen und Recruiter sollten ihre Zeit damit verbringen, ihre Rekrutierungskanäle und Arbeitsabläufe zu überprüfen, um festzustellen, wo diese kleinen, aber zeitaufwendigen Aktionen auftreten, und stattdessen die Implementierung automatisierter Aktionen in Betracht ziehen.

2. Sourcing

Recruiterinnen und Recruiter können die Suche nach Kandidatinnen und Kandidaten automatisieren, indem sie eine Vielzahl fortschrittlicher Tools einsetzen, um passive, aber qualifizierte Kontakte zu identifizieren, Profile auf der Grundlage bereits bekannter Informationen zu erstellen und diese zu aktivieren.

Ein Beispiel für das automatisierte Sourcing von Kandidatinnen und Kandidaten könnte wie folgt aussehen:

  • Erstellung einer Candidate Persona auf der Grundlage einer Reihe von Stellenanforderungen, Fähigkeiten und Persönlichkeitsmerkmalen.
  • Verwendung automatisierter Plattformen wie Recruitee, um Profile und Informationen von verschiedenen Plattformen zu sammeln.
  • Erstellung eines zentralen Profils aus allen verfügbaren Quellen.
  • Automatischer Abgleich dieser Profile mit aktuellen Stellenangeboten.
  • Diese Kandidatinnen und Kandidaten dann mit Hilfe von automatisierten Nachrichten ansprechen.

Bei konsequenter Umsetzung ist die automatische Suche nach Kandidatinnen und Kandidaten eine leistungsstarke Methode, um deine Talent-Pipeline zu füllen.

3. Auswahl von Bewerberinnen und Bewerbern

Das automatisierte Bewerber-Screening ist vielleicht die beliebteste Form der Recruiting-Automatisierung, dank der leistungsfähigen Tools, die in modernen Bewerbermanagementsystemen zur Verfügung stehen. Mit Hilfe von vordefinierten Stellenanforderungen, die den Stellenanzeigen beigefügt werden, sind Recruiterinnen und Recruiter in der Lage, Folgendes zu erreichen:

  • Aufnahme von Vorauswahlfragen bei Stellenanzeigen und Analyse der Antworten zum Zeitpunkt der Bewerbung.
  • Ungeeignete Kandidatinnen und Kandidaten sofort ausschließen, indem die Informationen im Lebenslauf automatisch analysiert werden.
  • Bewertung geeigneter Kandidatinnen und Kandidaten in der Reihenfolge ihrer Eignung, um Prioritäten zu setzen.
  • Aktuelle Mitarbeitertrends analysieren, um festzustellen, welche Bewerberinnen und Bewerber deinen Top-Performern am ehesten entsprechen.
  • Kontinuierlich dazulernen und deine Vorauswahl anpassen, wenn weitere Stellenangebote ausgeschrieben werden.
  • Sammeln und Analysieren von verbalen und nonverbalen Hinweisen während der Interviews.

Schnelligkeit und Effizienz sind das A und O bei der Auswahl von Kandidatinnen und  Kandidaten. Wie die meisten Recruiterinnen und Recruiter wissen, ist die manuelle Prüfung von Lebensläufen der zeitaufwendigste Teil der Arbeit. Die Automatisierung dieser zeitaufwändigen Phase kann die Geschwindigkeit und Effizienz der Rekrutierung steigern.

4. Automatisierung der Kommunikation

Wie bereits in diesem Artikel erwähnt, kann eine schnelle und konsistente Kommunikation den Unterschied zwischen einem soliden Employer Branding und der Landung von Spitzentalenten und, nun ja, der Alternative bedeuten. Automatisierte Kommunikation hilft dabei, dies zu erreichen, indem sie für Konsistenz an den häufigsten Kontaktstellen sorgt.

Chatbots sorgen zum Beispiel dafür, dass immer „jemand” am anderen Ende der Leitung ist, der den Kandidatinnen und Kandidaten Fragen beantwortet.

Automatisierte Aktionen, die Antworten senden, wenn eine Bewerbung eingeht, Erinnerungen, wenn ein Interview bevorsteht, oder Statusaktualisierungen – all dies trägt zu dem Gesamtgefühl bei, dass das Unternehmen Transparenz und Kommunikation ernst nimmt.

Durch die Automatisierung können Recruiterinnen und Recruiter alle Bewerberinnen und Bewerber konsistente Benachrichtigungen zukommen lassen und sich selbst dadurch eine Menge Arbeitsaufwand sparen.

5. Automatisierte Planung 

Und zu guter Letzt gibt es noch die Möglichkeit, den Prozess der Planung von Meetings und Vorstellungsgesprächen zu automatisieren. 

Stell dir eine Situation vor, in der du eine Auswahlliste von etwa 20 Kandidatinnen und Kandidaten für ein Vorstellungsgespräch hast. Das sind 20 Kalender, die du synchronisieren musst, und 20 individuelle Einladungen, die du an jede Kandidatin und jeden Kandidaten verschicken musst. Und dabei ist noch nicht einmal berücksichtigt, dass du deinen Kalender mit anderen Teammitgliedern abstimmen musst, die möglicherweise an diesen Vorstellungsgesprächen teilnehmen. 

Viele ATS-Plattformen bieten heute automatisierte Terminplanungsfunktionen an, die die Kontaktaufnahme und die Koordination mit den in die engere Wahl genommenen Kandidatinnen und Kandidaten verwalten. Diese automatischen Funktionen finden für beide Seiten passende Zeiten in allen beteiligten Kalendern und synchronisieren diese Gesprächszeiten automatisch mit den Kandidatenprofilen. 

Dies erleichtert nicht nur die mühsame Aufgabe der Planung von Vorstellungsgesprächen, sondern beinhaltet auch eine automatisierte Aktion, die diese Informationen an den Datensatz der Kandidaten oder des Kandidaten anhängt.

Fazit 

Die wichtigsten Instrumente, die man bei der Recruiting-Automatisierung berücksichtigen sollte, sind ein Bewerbermanagementsystem, Chatbots und eine Candidate Relationship Management (CRM)-Plattform. 

Zusammen können diese Tools dir dabei helfen, eine Reihe von automatisierten Aktionen zu erstellen, die die zeitaufwändigsten und unternehmenskritischsten Phasen deines Rekrutierungsprozesses optimieren.

Erhalte unseren MidWeekRead

Melde dich für unseren wöchentlichen Newsletter an und erhalte relevante Informationen aus der Recruiting-Welt direkt in dein Postfach!

(Eine Abmeldung ist jederzeit möglich.)

 

Vielleicht interessiert dich auch

Personalbeschaffung

Automatisiertes Recruiting-System: Gründe und Vorteile erklärt

Von Luisa Spardel

Personalbeschaffung

Diese 7 manuellen Aufgaben sind die wahren Zeitfresser im Recruiting 

Von Luisa Spardel

Daten & Automatisierung

5 Vorteile einer Recruitment-App

Von Perry Oostdam