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Kennzahlen im Recruiting und ihre Darstellung

Wenn im Recruitingprozess die passende Bewerberin oder der passende Bewerber gefunden ist, haben die Personaler ihr Ziel erreicht. Zumindest wird das oft so verstanden. Tatsächlich können Erfolge und Performance im Recruiting mit vielen weiteren Parametern gemessen werden.

Mit diesen kannst du feststellen, wie gut die Recruitingprozesse ablaufen, ob die Kosten gerechtfertigt sind und welche Verbesserungsmöglichkeiten es gibt. Wenn diese Daten auch noch gut aufbereitet werden, bieten die Recruiting-Kennzahlen und das damit verbundene Rekrutierungs-Dashboard eine gute Grundlage für deine unternehmerischen Entscheidungen.

Recruiting-Kennzahlen können Probleme lösen

In einer Studie der Manpower Group hatten 72,8 Prozent der Befragten angegeben, Probleme mit Rückläufen bei Stellenausschreibungen zu haben, und 45 Prozent berichteten über Schwierigkeiten, die passenden Bewerberinnen und Bewerber zu finden. Der Grund ist aber nicht der Fachkräftemangel (zumal die Befragung in den USA war). Die Schwierigkeiten sind im Recruiting und seiner Effizienz zu finden. Wird diese nicht ständig gemessen und analysiert, bleiben die Ursachen oft verborgen.

Noch immer zögern Firmen, wenn es um Big Data und die Analyse der Unternehmensdaten geht. In einer Umfrage der WirtschaftsWoche gaben 60 Prozent der Mittelständler an, sich nicht wirklich aktiv um Datenanalyse zu kümmern.

Datenbasiertes Recruitment gibt dir die richtigen Argumente, wenn du im Personalbereich Veränderungen durchführen willst. Die Kennzahlen zeigen dir darüber hinaus frühzeitig an, wenn bei der Personalbeschaffung etwas schiefläuft. Eine der großen Herausforderungen ist für dich, die passenden Parameter herauszufinden.

Was bringt ein Recruiting-Dashboard?

Stelle Dir einmal deine Rekrutierung als eine Produktionsstrecke vor. Am Anfang steht eine zu besetzende Stelle, am Ende eine passende Kandidatin oder ein Kandidat. Wenn du Güter produziert, wirst du in den unterschiedlichen Produktionsschritten immer wieder Sensoren haben, die die Performance der Maschine messen. Stimmt der Druck, ist genug Öl vorhanden, wie ist der Durchlauf, wieviele Artikel werden produziert, wie hoch ist der Ausschuss? Alle diese Daten sieht ein Maschinenführer im Leitstand auf seinem Bildschirm.

Gleich, ob du Leiter der Personalverwaltung bist oder noch höher in der Unternehmenshierarchie angesiedelt bist: Mit einem Leitstand, moderner als Dashboard bezeichnet, siehst du in Echtzeit wie deine Recruitingprozesse ablaufen und kannst bei Problemen an der richtigen Stelle eingreifen.

Solche Probleme können sein:

  • Bestimmte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter laden nicht genügend Bewerberinnen und Bewerber ein
  • Die Bewerbungsprozesse dauern länger als der Branchendurchschnitt
  • Bewerbungen kommen ausschließlich aus Stellenanzeigen
  • Die Kosten pro Bewerber sind enorm gestiegen

So wie du deine Produktion und deine Verkaufszahlen grafisch aufbereiten kannst, zeigen dir Recruiting-Dashboards auf einen Blick, wie die Personalproduktion aussieht und wo es vielleicht Engpässe gibt. Langfristig kann dir die damit verbundene Software dann entsprechende HR-Berichte erstellen, die dir Trends in der Personalentwicklung anzeigen.

Die wichtigsten Kennzahlen im Recruiting

Wie in anderen Bereichen eines Unternehmens können beim Recruiting Key Performance Indicators (KPIs) festgelegt werden. Sie sind Messgrößen, die aktuelle Daten gegen gesetzte Standards abgleichen. Sie können als absolute Zahlen oder in Prozenten angegeben werden. Mit KPIs kannst du so ziemlich alles messen, was sich in Daten darstellen lässt. Die Herausforderung ist, die passende Parameter festzulegen. Denn oft genug wird das Wort Key beim Indikator vernachlässigt. Es geht nicht darum, die meisten Daten zu bekommen, sondern solche, die relevant für den zu untersuchenden Bereich sind.

Daten entlang des Recruiting-Funnels

Diese Relevanz hängt zu einem großen Teil von der Struktur und den Prozessen in deinem Unternehmen ab. Im Mittelpunkt steht der Recruiting-Funnel, also der immer selektiver und enger werdende Prozess der Rekrutierung. Er beginnt mit Wahrnehmung deines Unternehmens bei Bewerbenden und endet mit einer Einstellung. Eine der nützlichsten Erkenntnisse, die bei der Funnel-Betrachtung gewonnen wird, ist die Ertragsquote pro Schritt – eine Berechnung basierend auf der Anzahl der Bewerberinnen und Bewerber, die jede Stufe des Trichters erfolgreich abgeschlossen haben, über der Gesamtzahl der Bewerberinnen und Bewerber, die die Stufe betreten haben.

Es gibt 10 Schlüsselkennzahlen für die Rekrutierung, die du als erste Basis für dein Recruiting-Dashboard nehmen kannst und die zu fast jedem Unternehmen passen: 

  1. Pass-Through-Rate
  2. Cost-per-Hire
  3. Time-to-Hire
  4. Performance der Recruiting-Kanäle
  5. Prozentzahl der Ablehnungen
  6. Zahl der Kandidatinnen und Kandidaten pro Ausschreibung
  7. Qualität der Kandidatinnen und Kandidaten
  8. Retention Rate
  9. Fluktuation
  10. Zufriedenheit mit Bewerbungsprozess

1. Die Pass-Through-Rate

Mit dieser Zahl stellst du fest, wie viele Bewerberinnen und Bewerber in einem bestimmten Teil des Prozesses weiterkommen. Diese Zahl wird entlang des Bewerbungsfunnels an mehreren Stellen gemessen. Solche Parameter können sein:

  • Wie viele User, die sich eine Stellenausschreibung anschauten, haben sich letztlich beworben?
  • Wie viele Bewerberinnen und Bewerber sind zum Interview eingeladen worden?
  • Wie hoch ist die Zahl derer, die zu einem zweiten Gespräch eingeladen wurden?
  • Wie viele Bewerberinnen und Bewerber haben es in die Endauswahl geschafft?

In allen Schritten solltest du die Zahl der Bewerbenden, denen du abgesagt hast und derer, die selbst abgesprungen sind, erfassen. Besonders wichtig ist die Conversion Rate zwischen eingehenden Bewerbungen und Einladungen. Zu wenige Einladungen kann bedeuten, dass du nicht die richtigen Kanäle benutzt oder die Ausschreibungen nicht klar sind. Zu viele Einladungen können dich unnötig Zeit und Geld kosten.

2. Cost-per-Hire

Wenn es um Performance geht, spielen Kosten immer eine große Rolle. Die Berechnung der Cost-per-Hire erfolgt aus den internen und externen Kosten für die Stellenbesetzungen geteilt durch die Zahl der besetzten Stellen. Mit dieser Zahl siehst du den gesamten Kostenaufwand für Bewerbungen, also einen Durchschnittswert. Die Kosten für bestimmte Bewerbungen zum Beispiel für die Leitung der Finanzabteilung, können höher sein.

Zu den Akquisekosten zählen:

  • Die Personalkosten der Recruitingmitarbeiterinnen und -mitarbeiter
  • Die aufgebrachte Zeit für Bewerbungsgespräche
  • Eventuelle Bonusse bei internen Empfehlungen
  • Anteilige Kosten des Jobbereichs deiner Webseite

Dazu kommen Kosten wie:

  • Honorare für Personalvermittlungen
  • Kosten für Anzeigen oder Mitgliedschaften in Jobbörsen
  • Kosten für Recherche
  • Die Kosten deiner Recruiting-Software
  • Anzeigen/Posts in sozialen Medien

3. Time-to-Hire

Dieser Wert ist einer der wichtigsten in deinem Dashboard. Er beschreibt den Zeitraum den der Bewerbungsprozess in Anspruch nimmt. Dabei kannst du unterscheiden zwischen der Zeit von der Ausschreibung bis zu:

  • der Unterbreitung eines Angebots
  • der Zusage durch die Bewerberin oder den Bewerber
  • der Unterschrift des Vertrages

Wie du den Zeitraum bemisst, kannst du selbst bestimmen oder dich nach den Vorgaben deines Recruiting-Dashboards richten. Alle drei Wege führen zum Ziel. Die Time-to-Hire ist aus mehreren Gründen bedeutend: Du kannst damit einen Durchschnitt ermitteln, an dem du die einzelnen Bewerbungsverfahren anlegen kannst. Du kannst Trends erkennen, wenn zum Beispiel die Zeit bis zu einem Vertragsabschluss immer länger wird. Dann wirst du auf Ursachensuche gehen müssen und vielleicht nachschauen, ob viele erfolgversprechende Bewerberinnen und Bewerber wieder abspringen.

4. Performance der Recruiting-Kanäle

Neben der Formulierung einer Stellenausschreibung bilden die Wahl und Performance der genutzten Kanäle die Grundlage für eine ausreichende Zahl an Bewerbungen. Heute werden vor allem diese Kanäle benutzt: 

  • Stellenangebote in Printmedien und Online-Jobbörsen
  • Soziale Netzwerke
  • Mitarbeiterempfehlungen
  • Eigene Webseite
  • Interne Ausschreibungen

Die Recruiting KPIs hier sind zum einen die Bewerbungseingänge im Vergleich, also wie viele Anfragen pro Kanal eingehen. Zum anderen solltest du die Kosten nicht vergessen, die für einige Kanäle aufgewendet werden. Ausschreibungen auf der eigenen Karriereseite oder Empfehlungen kosten dich fast nichts, können aber sehr effektiv sein.

5. Prozentzahl der Ablehnungen

Wenn die Time-to-Hire sehr lang ist oder die Kosten ansteigen, kann das an der Qualität der Bewerbungen liegen. Diese wird unter anderem in der Zahl der abgelehnten Bewerberinnen und Bewerber deutlich. Du kannst auch hier wieder entlang des Funnels messen und die Zahl der abgelehnten Bewerberinnen und Bewerber ermitteln:

  • Bei den eingehenden Bewerbungen
  • Nach den ersten Interviews
  • Nach der zweiten Gesprächsrunde

 Die Prozentzahl richtet sich nach der absoluten Zahl, also im ersten Schritt nach allen eingegangenen Bewerbungen. Hier wird sie noch recht hoch sein. Dennoch gibt das bereits eine Auskunft darüber, ob du die passenden Talente erreichst oder vielleicht die falsche Zielgruppe ausgewählt hast.

6. Fill Rate

Diese Recruiting-Kennzahl kann dann interessant sein, wenn du sowohl interne Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf die Suche schickst, als auch externe Anbieter. Du teilst die Zahl der besetzten Stellen durch die Zahl der jeweils zugewiesenen freien Stellen. So kannst du sehen, ob deine internen Bestrebungen erfolgreicher sind als Jobbörsen, oder ob Headhunter einen besseren Job machen als Mitarbeiterempfehlungen. Du wirst allerdings achtgeben müssen, dass die Qualität der Stellen eine Rolle spielt.

7. Qualität der Kandidatinnen und Kandidaten

Dieser Wert wird nach der Einstellung berechnet und soll zeigen, ob eine Kandidatin oder ein Kandidat den erhofften Mehrwert gebracht hat. Die Qualität in Daten zu fassen ist nicht immer einfach, aber es gibt ein paar Parameter, die helfen können:

  • Interne Performance Bewertung
  • Dauer der Eingewöhnungsphase
  • Performance in Cultural Fit

Eigentlich kannst du alle Parameter verwenden, die du zur Bewertung deiner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter heranziehst. Du addierst diese und teilst dann durch die Zahl der Parameter. Der Wert an sich muss dann mit den Werten anderer Angestellter und Durchschnittswerten verglichen werden.

8. Retention Rate

Mit der Einstellung von Kandidatinnen und Kandidaten ist zwar der Bewerbungsprozess abgeschlossen, aber noch nicht die Performancemessung. Für die langfristige Bewertung der Rekrutierungsqualität kannst du die Zeit messen, die neue Angestellte in der Firma bleiben. Gehen viele nach einem Jahr wieder, kann das an der falschen Auswahl liegen (sie passen nicht ins Unternehmen oder Team), oder an der Unternehmenskultur und den Arbeitsbedingungen. 

9. Fluktuation

Die Fluktuation ist auf jeden Fall eine weit verbreitete Kennzahl im Personalmanagement und in den HR-Berichten. Sie kann aber auch, wenn es um Kennzahlen im Recruiting geht, Aufschluss über die Performance geben. Wenn es eine hohe Fluktuation gibt, wird das Recruiting mehr zu tun haben, was wiederum zu Überlastung und schlechterer Performance sowie hohen Kosten führen kann. Abgleiche mit der Retention Rate und anderen Daten können erklären, ob und welchen Einfluss die Fluktuation auf den Rekrutierungsprozess hat.

10. Zufriedenheit mit dem Bewerbungsprozess

Schließlich solltest du die Zufriedenheit von Kandidatinnen und Kandidaten mit dem Bewerbungsprozess messen. Hier kannst du mit Fragebögen arbeiten, die dann einfach numerisch ausgewertet werden. Fragen können sein:

  • Wie gut war die Stelle formuliert?
  • Wie wird der erste Kontakt beurteilt?
  • Wie war das Bewerbungsgespräch?
  • Wieviel Interesse wurde an der Person gezeigt?
  • Wie wurden Benefits, Onboarding-Prozess und Unternehmenskultur erklärt?

Am besten eignet sich ein Notensystem mit Zahlen zwischen 5 für besonders gut und 1 für besonders schlecht. Im Recruiting-Dashboard werden dir dann die Durchschnittswerte aller Bewertungen angezeigt. Du kannst diese Daten aber auch zu Hilfe nehmen, um die Performance einzelner Recruiter zu bewerten.

Die Vorteile von Recruiting-Kennzahlen auf einen Blick

Dass man mit Daten und KPIs einen besseren Einblick in die betrieblichen Abläufe und Kosten hat, dürfte mittlerweile bei den meisten Unternehmen angekommen sein. Allerdings wird bei den Kennzahlen noch sehr stark auf die Performance der Abteilungen sowie von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Hinblick auf die Umsätze geschaut. In der Personalverwaltung können mit den richtigen Kennzahlen die Bewerbungsprozesse gemessen werden. Werden die Daten von einer guten HR-Software ausgewertet, hast du über die Dashboards immer einen aktuellen Stand deiner Rekrutierungsbemühungen.

 In vielen Unternehmen besteht aber noch Nachholbedarf. Gemeinsam mit dem Lehrstuhl für Personalwirtschaft und Business Governance an der Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg hat Forcont 117 Personaler befragt. Ein Ergebnis war: 

Durch die Corona-Krise ist deutlicher geworden denn je: Der HR-Bereich kann – und muss – einen wesentlichen Beitrag zur Unternehmensentwicklung leisten. Die Studienergebnisse deuten darauf hin, dass gerade ein Umdenken stattfindet. 37 Prozent sehen sich bereits auf einem guten Weg. Und mehr als der Hälfte (51 Prozent) ist es immerhin gelungen, ein Bewusstsein für die Digitalisierung von HR zu schaffen – während bei der Umsetzung noch Verbesserungspotenzial besteht.

Dashboards bringen Übersicht in die Rekrutierungs-Performance

Die digitale Transformation von Recruitingprozessen ist keine technische Herausforderung, sondern liegt in der Hand der Unternehmensführung. Die Tools sind vorhanden, es braucht aber den Mut und den Willen, diese einsetzen zu wollen. Je früher du beginnst, Daten im Recruiting mit entsprechenden Kennzahlen aufzubereiten, umso besser kannst du Entscheidungen treffen und Entwicklungen im Recruiting verstehen.

Die Software-Dashboards nehmen dir einen großen Teil der Arbeit ab, die vorher im Lesen von Berichten und mühsamen Durchgehen von Excel-Daten bestand. Heute bekommst du diese Daten grafisch übersichtlich und verständlich aufbereitet. Du kannst auf einen Blick sehen, in welchen Bereichen Bewerbungen zu lange dauern und wo deine Recruiter am besten sind. Mit diesen Daten wirst du in der Lage sein, deine Recruiting-Prozesse zu optimieren.

Die wichtigsten Ziele und Vorteile von Kennzahlen in der Rekrutierung sind:

  • Verringerung der Kosten
  • Verbesserte Qualität der Bewerberinnen und Bewerber
  • Verkürzte Time-to-Hire
  • Optimale Nutzung der Recruiting-Kanäle
  • Performanceverbesserung der HR-Abteilung bei Stellenbesetzungen

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