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Ein Leitfaden für effektive Recruitment-E-Mail-Vorlagen

E-Mails sind und bleiben das wichtigste Instrument im Recruitment. Was auch immer du tust, du musst immer noch Nachrichten in Form von E-Mails senden, um mit deinen Kandidatinnen und Kandidaten zu kommunizieren. Recruitment-E-Mail-Vorlagen sind also praktisch und helfen dir dabei, diese zeitfressende Aufgaben zu verkürzen.

Als Recruiterin oder Recruiter bist du mit vielen Dingen gleichzeitig beschäftigt. Das kann stressig sein, doch lass deine Recruiting-E-Mails nicht auf der Strecke. Wir alle wissen, dass der erste Eindruck von Dauer ist, also solltest du deinen Kandidatinnen und Kandidaten eine erstklassige E-Mail-Kommunikation bieten.

Für diejenigen, die ein hohes Volumen an Stellenangeboten verwalten, können Recruitment-E-Mail-Vorlagen ein wirksames Instrument sein, um die Kommunikation mit ihren Kanddiatinnen und Kandidaten unter Kontrolle zu halten und dabei helfen, bessere Talente anzuziehen.

Hier geben wir dir einen Überblick darüber, wie du deine Recruiting-E-Mails in jeder Phase des Einstellungsprozesses schreiben und verwalten kannst. Unser Ziel ist es dir hierbei zu helfen:

  • Natürlich zu klingen und eigenen Tonfall rüberzubringen, der nicht wie die automatisierten Antworten eines Chatbots klingen
  • Auf den Punkt zu kommen und vage Aussagen vermeiden, die Kandidatinnen und Kandidaten verwirren könnten
  • Professionell zu wirken und zu verhindern, dass deine E-Mails im Spam-Ordner landen
  • Interessierte Kandidatinnen und Kandidaten ermutigen zu Antworten
  • Die Time-to-Hire mit gezielten E-Mails zu verkürzen, indem du den Kandidatinnen und Kandidaten alle Informationen per E-Mail lieferst, die wichtig sind

Grundlagen der Erstellung von Recruitment-E-Mail-Vorlagen

Wie bereits erwähnt, sind Recruiting-E-Mails oft das A und O für die Kommunikation mit Kandidatinnen und Kandidaten. Gerade in der frühen Phase des Recruitingprozesses hat man nur eine Chance, es richtig zu machen. Nimm dir deshalb auch die Zeit, es richtig zu machen.

Berücksichtige bei der Erstellung deiner Recruitment-E-Mails die folgenden Grundsätze:

  1. Tone of Voice/Tonfall: Ist er für deine Zielkandidatinnen und -kandidaten geeignet? Du solltest mit frisch gebackenen Absolventinnen und Absolventen anders kommunizieren als mit Führungskräften. Passe deinen Tonfall für dein Publikum an. Dies kann bedeuten, dass du deine Anrede („Hi!“/“Hallo“/“Sehr geehrte/r Herr/Frau“/“Liebe/r“), die Länge deiner Sätze, die Verwendung von Slang oder beiläufigen Begriffen und sogar die Verwendung von Emojis ändern solltest.
  2. Personalisierung: Ein wenig Personalisierung ist unverzichtbar. Achte darauf, dass du selbst bei der Verwendung von Recruitment-E-Mail-Vorlagen diese entsprechend anpasst, einschließlich des Namens, des Verweises auf deinen vorherigen Kontakt oder sogar unter Erwähnung bestimmter Fähigkeiten oder Erfahrungen, die die Kandidatin oder der Kandidat hat.
  3. Häufigkeit: Wann hast du diese Kandidatin oder diesen Kandidaten das letzte Mal kontaktiert? Es ist wichtig, die Frequenz im Auge zu behalten. Zu häufiges oder zu seltenes kommunizieren kann zu einer schlechten Candidate Experience führen. Achte darauf, dass du dich rechtzeitig mit Kandidatinnen und Kandidaten auseinandersetzt und sie nicht mit zu vielen E-Mails belästigst.
  4. Prägnanz: Halte deine E-Mails kurz und bündig und stelle gleichzeitig sicher, dass du alle notwendigen Informationen kommunizierst. Top-Tipp? Stelle sicher, dass am Ende der E-Mail ein klarer Handlungspunkt steht, damit die Kandidatinnen und Kandidaten wissen, was sie tun müssen.

Wenn du diese Prinzipien beim Schreiben befolgst, hast du im Handumdrehen hochwirksame Recruitment-E-Mail-Vorlagen!

Recruitment-E-Mail-Vorlagen: Bewerberauswahl

Nach erfolgreicher Kandidatensuche sind ein paar Bewerbungen eingegangen. Nun musst du eine Auswahl der Kandidatinnen und Kandidaten treffen, die du gerne kennenlernen möchtest.

Eingangsbestätigung

Die Uhr fängt hier an zu ticken. Sobald sich die Kandidatinnen und Kandidaten für deinen Job bewerben, sind sie offiziell Teil deines Bewerbungsprozesses und verdienen es, die bestmögliche Candidate Experience zu erhalten. Diese erste E-Mail sollte eine einfache Nachricht sein, um den Erhalt der Bewerbung zu bestätigen.

Viele Unternehmen kümmern sich nicht darum, Kandidatinnen und Kandidaten per E-Mail bezüglich des Erhalts der Bewerbung zu kontaktieren, es sei denn, sie sind für ein Vorstellungsgespräch qualifiziert. Eine Handvoll anderer Unternehmen erklärt ausdrücklich in ihrer Stellenbeschreibung, dass sie sich nur an diejenigen wenden werden, die in die nähere Auswahl kommen.

Tipp: Mit einem Bewerbermanagement lassen sich Eingangbestätigungen meist automatisch versenden.

Ein kurzer Leitfaden zu einer solchen Antwort:

  1. Bestätige, dass die Bewerbung eingegangen ist. Obwohl dies wie ein kleines Detail erscheinen mag, haben einfache Bestätigungsemails die Macht, die Candidate Experience drastisch zu verbessern.
  2. Bedanke dich bei Kandidatin oder dem Kandidaten, dass sie/er sich auf diese spezifische Stelle beworben hat und Interesse an deinem Unternehmen zeigt.
  3. Manage ihre Erwartungen. Das Schlimmste ist, die Kandidatinnen und Kandidaten im Dunkeln zu lassen, ohne zu wissen, was als nächstes passieren wird. .
  4. Handlungspunkt: Obwohl dies kein direkter Aufruf zum Handeln ist, ist es für dich eine großartige Gelegenheit zu zeigen, dass du offen bist, die Kandidatinnen und Kandidaten während des gesamten Einstellungsprozesses zu unterstützen. Die Jobsuche ist immer mit Stress verbunden. Eine Geste der Unterstützung hier würde von den Kandidaten/innen sehr geschätzt werden.

Einladung zum Telefoninterview

Das Telefoninterview ist oft der erste direkte Kontakt mit deinen Kandidatinnen und Kandidateten. Auch wenn du mit ihnen zuvor über E-Mail in Kontakt gekommen bist, muss die Einladung zum Telefoninterview in einer sorgfältig gestaltetet E-Mail verpackt sein, die alle wichtigen Informationen enthält. Speichere diese E-Mail als deine Recruitment-E-Mail-Vorlage zur zukünftigen Verwendung.

Diese E-Mail sollte in dem Moment versendet werden, in dem du entscheidest, welche Kandidatinnen und Kandidaten du per Telefon kennenlernen möchtest. Denke immer daran, dass gute Kandidatinnen und Kandidaten nicht allzu lange ohne Job sein werden. Also am besten schnell handeln. Schicke diese E-Mail schnell raus und vergewissere dich, dass du diese Punkte beachtest:

  1. Mache deutlich, für welchen Job diese Einladung zum Telefoninterview ist. Ebenso wie du mit einem Pool von Kandidatinnen und Kandidaten Kontakt hast, hat auch jede Kandidatin und jeder Kandidat mehrere Unternehmen kontaktiert und hat vielleicht nicht immer den Überblick. Erkläre deshalb kurz und prägnant um welchen Job bei welchem Unternehmen es sich handelt.
  2. Gib den Kandidatinnen und Kandidaten eine Reihe von Optionen, einen Termin für das Telefon-Screening auswählen können. Wenn du Recruitee verwendest, kannst du mit dem Interviewplaner schnell eine passende Zeit finden. Achte hier auf das Datum und die Uhrzeit, überprüfe es gegebenenfalls, denn du willst keinen Fehler machen und den Einstellungsprozess verzögern. Vergiss nicht, eine Frist für eine Antwort festzulegen. So ist sofort klar, dass die Kandidatin oder der Kandidat innerhalb eines bestimmten Zeitpunkts handeln muss.

Wenn du diese Tipps beachtest, sollte dem ersten Telefonkontakt mit deinen favorisierten Kandidatinnen und Kandidaten nichts mehr im Wege stehen!

Recruitment-E-Mail-Vorlage: Einladung zu einem persönlichen Interview

Dies ist die Phase, die die aufregendste im Bewerbungsprozess sein kann: der erster persönliche Kontakt mit den Kandidatinnen und Kandidaten! Achte deshalb darauf, dass du die E-Mails in diesem Schritt richtig formulierst.

Genau wie die Einladung zum Telefon-Screening ist auch bei dieser Recruitment-E-Mail die Geschwindigkeit entscheidend. Aber bevor du dich ans Schreiben machst, setz dich mit deinem Team hin und einigt euch auf mindestens diese drei Dinge:

  1. Wo wird das Interview stattfinden?
  2. Was ist das Programm für das Interview?
  3. Wer wird am Interview teilnehmen?

Dies wird allen helfen, sich besser vorzubereiten und während des Interviews zielgerichtet Fragen stellen zu können. Sobald diese Punkte klar sind, bist du bereit, deine ideale Recruitment-E-Mail-Vorlage für diese Phase zu erstellen!

Und hier noch ein Leitfaden zur Erstellung des E-Mails zur Einladung zum persönlichen Interview:

  1. Erkläre kurz, warum du der Kandidatin oder dem Kandidaten schreibst.
  2. Schlage einen Termin vor oder lasse die Kandidatinnen und Kandidaten selbst einen passenden Termin über den Kalenderplaner von Recruitee aussuchen. Mit dem Kalenderplaner kannst du sicherstellen, dass nur Termine gebucht werden, an denen auch alle am Interview beteiligten Personen teilnehmen können.
  3. Biete einen groben Überblick über den Ablauf des Interviews. So haben die Kandidatinnen und Kandidaten eine gute Vorstellung davon, was sie erwaten wird und können sich entsprechend vorbereiten.
  4. Gib die Lage deines Büros an, wie man dorthin kommt und nach wem bei der Ankunft gefragt werden soll. Achte darauf, dass der/die Kandidat/in eine Telefonnummer hat, nur für alle Fälle!

So sollte einem erfolgreichen persönlichen Interview mit deiner Wunschkandidatin oder -kandidaten nichts mehr im Wege stehen!

Recruitment-E-Mail-Vorlage: Jobangebot

Wenn es eine Recruitment-E-Mail gibt, die man so schnell wie möglich versenden sollte, ist es diese. Noch besser ist es, wenn du neben dieser E-Mail die Kandidatin oder den Kandidaten direkt anrufst und das Jobangebot unterbreitest. Dies wirkt sich positiv auf die Candidate Experience aus und du kannst besser einschätzen, ob die Kandidatin oder der Kandidat das Angebot annehmen wird.

In der Praxis haben viele Unternehmen die Tendenz abzuwarten und zu schauen, ob es bessere Kandidatinnen und Kandidaten gibt. Man sollte jedoch beachten, dass Top-Kandidatinnen und -Kandidaten meist innerhalb von zehn Tagen nach ihrer „Verfügbarkeit“ ein Jobangebot bekommen.  Die „wait and see“-Taktik wird dich am Ende die besten Talente kosten.

Sobald du also eine Kandidatin oder einen Kandidaten wirklich in deinem Unternehmen haben willst, schick ihr oder ihm eine E-Mail mit den folgenden drei Punkten, um sicher zu stellen, dass sie oder er bei dir arbeiten wird:

  1. Eine kurze Begrüßung und Rückschau auf das Interview, das du mit ihr oder ihm geführt hast.
  2. Komme direkt auf das Jobangebot zu sprechen. Das Angebot sollte vorher sorgsam vorbereitet werden, damit du es sofort als Anhang mitschicken oder kopieren und einfügen kannst. Es ist auch ratsam, alles zu überprüfen und sicherzustellen, dass du das Angebot auf dem bestmöglichen Weg präsentierst.
  3. Erinnere die Kandidatinnen und Kandidaten daran daran, dass sie bis zu einem bestimmten Zeitpunkt zu- oder absagen müssen. Füge auch Kontaktmöglichkeiten hinzu, falls sie Fragen zum Angebot haben. Um diese E-Mail mit einem überzeugenden Schlag zu beenden, füge eine Zeile über die Zukunft der Kandidatin oder des Kandidaten in deinem Unternehmen hinzu.

Und jetzt nur noch die Daumen drücken, dass die Kandidatin oder der Kandidat das Angebot annimmt und dein Team bereichert!

Absage-E-Mail verfassen: schwierig aber notwendig

Absagen auf Bewerbungen schreiben ist Alltag in vielen Unternehmen, auch wenn es nicht die schönste Aufgabe ist.

Hier findest du einen detaillierten Leitfaden, Tipps und Tricks sowie Vorlagen für die richtige Absage auf eine Bewerbung.

Personalisierung deiner Recruitment-E-Mail-Vorlagen

So, nun hast du alle nötigen Richtlinien zur Erstellung von Vorlagen für Recruitment-E-Mails für jede Phase des Prozesses.

Wenn du jedoch mehrere Bewerbungsrunden oder Interviews hast, benötigt jede Phase eine andere Vorlage. Multipliziere diese Anzahl von E-Mails mit der Anzahl der Kandidatinnen und Kandidaten, die du pro freie Stelle erhalten könntest … das ergibt eine große Anzahl an Recruitment-E-Mail-Vorlagen!

Wenn du versuchst, manuelle Aufgaben auszusortieren, willst du definitiv keine Zeit damit verschwenden, Vorlagen für Recruitment-E-Mails zu kopieren und einzufügen. Es ist auch zeitaufwendig, alle personalisierten Informationen jedes Mal zu ersetzen, wenn du eine E-Mail versenden musst. Besonders mit der E-Mail zur Bestätigung der Bewerbung, wie viel Zeit würde das kosten?

Hier kommt Automatisierung ins Spiel!

Mit Recruitee kannst du eine Standard-E-Mail einrichten, die den Erhalt aller Bewerbungen pro freie Stelle bestätigt. Der Trick dabei ist, Platzhalter oder Token in der Vorlagen-E-Mail zu verwenden.

Die Platzhalter füllen die endgültige Recruiting-E-Mail mit den richtigen Informationen aus. So wird [job_offer] die Stellenbezeichnung und [company] der Name deines Unternehmens sein. Dann wird die endgültige E-Mail automatisch an alle Kandidatinnen und Kandidaten gesendet, sobald ihre Bewerbungen bei Recruitee eingehen.

Und du? Du hast wertvolle Zeit gespart und die erste Voraussetzung für eine großartige Candidate Experience erfüllt!

Du hast die Möglichkeit, deine Vorlagen für Recruitment-E-Mails zu deiner E-Mail in Recruitee hinzuzufügen.

Diese Automatisierung ist ideal für allgemeine Nachrichten, aber wie sieht es mit spezifischeren Recruitment-E-Mails aus? Für solche E-Mails, die nach der Bestätigung der Bewerbung folgen, muss der Inhalt ohne Platzhalter personalisiert werden. Manchmal möchte man die E-Mails auch noch bearbeiten, bevor man sie versendet. Die gute Nachricht? Dies kannst du alles in Recruitee machen!

Tipp: Erfahre, wie unser Kunde WÜSTHOF seinen Recruitingprozess mit Hilfe von Recruitee digitalisiert hat und aufgrund der automatischen Aktionen, die bestimmte E-Mails pro Recruitingphase auslösen, eine tolle Candidate Experience gewährleistet und sich als modernen und atraktiven Arbeitgeber präsentieren kann. Hier geht’s zur Erfolgsstroy von WÜSTHOF.

Kostenlose E-Mail-Vorlagen für dein Recruiting

Bei entsprechender Verwendung können E-Mail-Vorlagen viel Zeit bei deinen täglichen Aufgaben sparen. Da wir wissen, dass sie eine großartige Ressource darstellen, haben wir ein E-Book mit 12 E-Mail-Vorlagen erstellt, um deinen Recruitingprozess zu beschleunigen. Lade das E-Book ganh einfach über den folgenden Link herunter:

12 E-Mail-Vorlagen für vielbeschäftigte Recruiterinnen und Recruiter

Alle Vorlagen fertig? Dann ist es an der Zeit, sie zu benutzen! Klicke bei Recruitee auf die Kandidatin oder den Kandidaten, an die oder den du eine E-Mail senden möchtest, und wähle die Vorlage aus, die du verwenden möchtest. Alle Platzhalter werden die entsprechenden Informationen sofort ausfüllen. Alles, was du tun noch musst, ist den Rest des Inhalts zu personalisieren, zu überprüfen und zu versenden!

Ok, aber wie kann man die gleiche Ablehnungs-E-Mail an mehrere Kandidatinnen und Kandidaten gleichzeitig senden? Nun, das kannst du auch in Recruitee machen. Markiere einfach alle gewünschten Kandidatinnen und Kandidaten und wähle die Option „E-Mail senden“. Dann ist es der gleiche Prozess mit der Auswahl von Vorlagen und der Personalisierung des Inhalts.

Nach unserer eigenen Erfahrung hat sich dadurch die Zeit für den E-Mail-Versand auf ein Drittel reduziert. Auch die Zeit für die Überprüfung der Kandidatinnen und Kandidaten innerhalb unseres Team hat sich verkürzt. Es ist einfach sehr praktisch, den E-Mail-Verlauf pro Kandidatin und Kandidaten zusammen mit allen anderen Details wie der Bewertung an einem Ort zu sehen.

Bist du bereit, deine eigenen Recruitment-E-Mails zu erstellen?

Unter dem Druck von Zeit und Volumen bei der Rekrutierung ist es leicht, Fehler zu machen. Für Recruiterinnen und Recruiter kann das bedeuten, dass deine E-Mail unter #recruiterfail als Trending Topic im Netz landen könnten und dich schlecht aussehen lässt. Das kannst du leicht vermeiden, indem du die hier beschriebenen Tipps und Tricks für deine Recruitment-E-Mail-Vorlagen beachtest:

  1. Erstelle die E-Mail-Vorlagen für jede Phase des Recruitingprozesses nach den oben genannten Richtlinien.
  2. Füge sie in ein Dokument ein und gib ihnen deine eigene Persönlichkeit.
  3. Speicher sie auf einer Plattform wie Recruitee, wo du sie jederzeit nutzen kannst.
  4. Führe eine gründliche Recherche über jede Kandidatin und jeden Kandidaten durch, bevor du dich jemandem eine E-Mail sendest. Dazu gehört auch die Suche nach ihren Profilen, von LinkedIn bis Xing.
  5. Überprüfe jede E-Mail mindestens zweimal auf Rechtschreibung und Grammatik, bevor du sie sendest.
  6. Schicke zuerst E-Mails an dich selbst, bevor du sie an die Kandidatinnen und Kandidaten schickst. Es gibt einige Formatierungsfehler, die man nur aus der Sicht der Empfängerin oder des Empfängers sehen kann.
  7. Möchtest du, dass die Kandidatinnen und Kandidaten schnell auf deine E-Mails antworten? Achte darauf, dass deine E-Mails immer an der obersten Stelle des Postfachs stehen, nämlich wenn man am häufigsten seine E-Mails checkt: am frühen Morgen, nach dem Mittagessen oder nach der Arbeit.

Mit unserer Bewerbermanagementsoftware Recruitee kannst du E-Mail-Vorlagen erstellen, speichern und durch automatisierte Aktionen in den gewünschten Phasen des Recruitingprozesses automatisch versenden. Das klingt interessant? Dann buche jetzt eine Demo oder melde dich für die kostenlose Testversion an.

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