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Ein Leitfaden zu effektiven Recruitment-E-Mail-Vorlagen

E-Mails (und deshalb auch E-Mail-Vorlagen) sind und bleiben das wichtigste Instrument der Rekrutierung. Was auch immer du tust, du musst immer noch Nachrichten in Form von E-Mails senden, um mit deinen Kandidaten/innen zu kommunizieren. Recruitment-E-Mail-Vorlagen sind also praktisch und helfen dir dabei, solche lästige Aufgaben zu verkürzen.

Obwohl gute Recruitment-E-Mails so wichtig sind, haben viele Personalvermittler immer noch Schwierigkeiten qualitativ hochwertige Personalbeschaffungs-E-Mails zu produzieren. Tatsächlich sehen wir oft, wie Personalvermittler öffentlich für ihre erschreckend schlechten Nachrichten öffentlich bloßgestellt werden.

Als Recruiter bist du beschäftigt mit vielen Dingen gleichzeitig: Interviews planen und durchführen, die besten Kandidaten/innen am Markt ausfindig machen und vielleicht auch noch den nächsten Videoshoot für dein erstes Employer Branding planen. Das kann stressig sein, doch lass deine Recruiting-E-Mails nicht auf der Strecke und vernachlässigen nicht deine Recruiting-E-Mail-Vorlagen. Wir alle wissen, dass der erste Eindruck von Dauer ist, also solltest du deine E-Mail-Kommunikation auf ein hohes Niveau bringen.

Hier geben wir dir einen kurzen Überblick darüber, wie du deine Recruiting-E-Mails in jeder Phase des Einstellungsprozesses schreiben und verwalten kannst, nachdem du einen Pool geeigneter Kandidaten/innen gefunden hast und du somit Bestätigungsmails, Anfragen für Interviews und Videoanrufe und Angebote per Mail zuschicken willst. Ein Leitfaden zur Verfassung von Sourcing-Mails findest du hier.

Unser Ziel ist es dir hierbei zu helfen:

  • Natürlich klingen und eigenen Tonfall rüberbringen, der nicht wie die automatisierten Antworten eines Chatbots klingt
  • Auf den Punkt kommen und vage Aussagen, die Kandidaten/innen verwirren, vermeiden
  • Professionell wirken und verhindern, dass deine E-Mails im Spam-Ordner landen
  • Interessierte Kandidaten/innen ermutigen zu Antworten
  • Die Zeit bis zur Einstellung mit gezielten E-Mails verkürzen, indem man den Kandidaten/innen alle Informationen per Mail liefert, die zur Entscheidung benötigt werden

Grundlagen der Erstellung von Recruitment-E-Mail-Vorlagen für die Personalbeschaffung

Wie bereits erwähnt, sind Recruiting-E-Mails oft das A und O für deine Kommunikation mit Kandidaten/innen. Gerade in der frühen Rekrutierungsphase hat man nur eine Chance, es richtig zu machen. Nimm dir deshalb auch die Zeit, es richtig zu machen. Berücksichtige bei der Erstellung deiner Einstellungs-E-Mails die folgenden Grundsätze:

  1. Tone of Voice/Tonfall: Ist er für deinen Zielkandidaten/innen geeignet? Du solltest mit frisch gebackenen Absolventen anders kommunizieren als mit Führungskräften. Passe deinen Tonfall für dein Publikum an. Dies kann bedeuten, dass du deine Anrede („Hi!“/“Hallo“/“Sehr geehrte/r Herr/Frau“/“Liebe/r“), die Länge deiner Sätze, die Verwendung von Slang oder beiläufigen Begriffen und sogar die Verwendung von Emojis ändern solltest.
  2. Personalisierung: Ein wenig Personalisierung ist unverzichtbar. Achte darauf, dass du selbst bei der Verwendung von Recruitment-E-Mail-Vorlagen diese entsprechend anpasst, einschließlich des Namens des/der Kandidaten/in, des Verweises auf deinen vorherigen Kontakt oder sogar unter Erwähnung bestimmter Fähigkeiten oder Erfahrungen, die er/sie hat.
  3. Häufigkeit: Wann hast du diese/n Kandidaten/in das letzte Mal kontaktiert? Es ist wichtig, die Frequenz im Auge zu behalten. Zu häufiges oder zu seltenes E-Mailen kann zu einer schlechten Erfahrung der Kandidaten führen. Achte darauf, dass du dich rechtzeitig mit Kandidaten/innen beschäftigst und sie nicht mit zu vielen E-Mails belästigst.
  4. Prägnanz: Halte deine E-Mails kurz und bündig und stelle gleichzeitig sicher, dass du alle notwendigen Informationen kommunizierst. Top-Tipp? Stelle sicher, dass am Ende der E-Mail ein klarer Aktionspunkt steht, damit der/die Kandidat/in weiß, was er/sie tun muss, um dich zu kontaktieren.

Wenn du diese Prinzipien beim Schreiben befolgst, hast du im Handumdrehen hochwirksame Vorlagen für Rekrutierungs-E-Mails!

Recruitment-E-Mail-Vorlagen für die Bewerberauswahl (Shortlisting)

Nach dem Sourcing hast du also ein paar Bewerbungen von Kandidaten/innen in deinem Portal, ATS oder Posteingang erhalten. Nun muss also eine gute Auswahl an Bewerbern erstellt werden! Die Einbeziehung deiner Kandidaten/innen und die Aktualisierung ihres Bewerbungsstatus kann sehr aufregend sein (die Verbreitung guter Nachrichten ist immer schön!). Aber Klarheit ist entscheidend –  stelle also sicher, dass du in deinen Recruitment-E-Mail-Vorlagen klar und deutlich bist und keine Zweifel offen lässt.

Bestätigung des Erhalts der Bewerbungen

Die Uhr fängt hier an zu ticken. Sobald sich die Kandidaten/innen für deinen Job bewerben, sind sie offiziell mit deinem Bewerbungsprozess beschäftigt und verdienen es, die bestmögliche Bewerbererfahrung zu erhalten. Diese erste E-Mail sollte eine einfache Nachricht sein, um den Erhalt der Bewerbung zu bestätigen.

Viele Unternehmen kümmern sich nicht darum, Bewerber/innen per E-Mail zu bezüglich des Erhalts der Bewerbung kontaktieren, es sei denn, sie sind für ein Vorstellungsgespräch qualifiziert. Eine Handvoll anderer Unternehmen erklärt ausdrücklich in ihrer Stellenbeschreibung, dass sie sich nur an diejenigen wenden werden, die in die nähere Auswahl kommen. Falls es für dich möglich ist, solltest du diese einfache und kurze Antwort jedenfalls an alle Bewerber/innen zuschicken. Dies kostet wenig Mühe und verbessert die Erfahrung /der des Kandidaten/in und lässt dein Unternehmen besser erscheinen.

Ein kurzer Leitfaden zu einer solchen Antwort:

  1. Erster Absatz: Bedanke dich bei dem/der Kandidaten/in, dass er/sie sich auf diese spezifische Stelle beworben hat und Interesse an deinem Unternehmen zeigt.
  2. Zweiter Absatz: Bestätige, dass die Bewerbung eingegangen ist. Obwohl dies wie ein kleines Detail erscheinen mag, haben einfache Bestätigungen die Macht, die Erfahrung des/der Kandidaten/in drastisch zu verbessern. Es sagt ihnen, dass ihre Bewerbung in guten Händen ist.
  3. Dritter Absatz: Manage ihre Erwartungen. Das Schlimmste ist, den/die Kandidaten/in im Dunkeln zu lassen, ohne zu wissen, was als nächstes passieren wird. Die Unfähigkeit, zu klären, was für sie als nächstes kommt, kann auch auf eine schlechte Personaleinsatzplanung hinweisen.
  4. Call to Action: Obwohl dies kein direkter Aufruf zum Handeln ist, ist es für dich eine großartige Gelegenheit zu zeigen, dass du offen bist, den/die Kandidaten/in während des gesamten Einstellungsprozesses zu unterstützen. Die Jobsuche ist immer mit Stress verbunden. Eine Geste der Unterstützung hier würde von den Kandidaten/innen sehr geschätzt werden.

Recruitment-E-Mail-Vorlagen für die Einladung zum Telefoninterview

Das Telefon-Screening ist oft dein erster direkter Kontakt mit deinen Kandidaten/innen. Auch wenn du mit deinen Kandidaten/innen zuvor über E-Mail in Kontakt gekommen bist, können sie mit einer schlecht formulierten Einladung aussteigen. Vergewissere dich, dass du sie erfolgreich zum Telefoninterview mit einer sorgfältig gestalteten E-Mail einlädst. Speichere diese E-Mails als deine Recruitment-E-Mail-Vorlagen zur zukünftigen Verwendung.

Diese Rekrutierungs-E-Mail sollte in dem Moment versendet werden, in dem du entscheidest, welche Kandidaten/innen du anrufen möchtest. Denke immer daran, dass gute Kandidaten/innen nicht allzu lange auf dem Markt erhältlich sein werden. Also am besten schnell handeln. Schicke diese Rekrutierungs-E-Mail schnell raus und vergewissere dich, dass du diese Punkte beachtest:

  1. Erster Abschnitt: Erfrische das Gedächtnis des/der Kandidaten/in und erwähne, auf welche Stelle er/sie sich beworben hat und dein Unternehmen. Ebenso wie du mit einem Pool von Kandidaten Kontakt hast, hat auch jede/r Kandidat/in mehrere Unternehmen kontaktiert und hat vielleicht nicht immer den Überblick. Erkläre deshalb kurz und prägnant um welchen Job bei welchem Unternehmen es sich handelt.
  2. Zweiter Abschnitt und Call to Action: Gib den Kandidaten/innen eine Reihe von Optionen, einen Termin für das Telefon-Screening auswählen können. Wenn du Recruitee verwendest, kannst du mit dem Interviewplaner schnell eine passende Zeit finden. Achte hier auf das Datum und die Uhrzeit, überprüfe es gegebenenfalls, denn du willst keinen Fehler machen und den Einstellungsprozess verzögern. Vergiss nicht, eine Frist für eine Antwort festzulegen. So ist dem/der Kandidat/in sofort klar, dass er/sie innerhalb eines bestimmten Zeitpunkts handeln muss.

Wenn du diese Tipps beachtest, sollte dem ersten Telefonkontakt mit deinen favorisierten Kandidat/innen nichts mehr im Wege stehen!

Recruitment-E-Mail-Vorlagen für die Einladung zu einem persönlichen Interview

Dies ist die Phase, die die aufregendste im Bewerbungsprozess sein kann: dein erster persönlicher Kontakt mit einem/einer Kandidaten/in! Achte deshalb darauf, dass du die E-Mails in diesem Schritt richtig formulierst.

Genau wie die Einladung zum Telefon-Screening ist auch bei dieser Rekrutierungs-E-Mail die Geschwindigkeit entscheidend. Aber bevor du dich ans Schreiben machst, setz dich mit deinem Team hin und einigt euch auf mindestens diese drei Dinge:

  1. Wo wird das Interview stattfinden?
  2. Was ist das Programm für das Interview?
  3. Wer wird am Interview teilnehmen?

Dies wird allen helfen, sich besser vorzubereiten und während des Interviews zielgerichtet zu fragen. Sobald diese Punkte klar sind, bist du bereit, deine ideale Recruitment-E-Mail-Vorlage für die Personalbeschaffung für diese Phase zu erstellen!

Und hier noch ein Leitfaden zur Erstellung des E-Mails zur Einladung zum persönlichen Interview:

  1. Erster Abschnitt: Erkläre hier kurz, warum du dem/der Kandidaten/in schreibst.
  2. Zweiter Abschnitt und Call to Action: Du kannst ein Datum wählen, das für dein Team das beste ist, oder ein paar Optionen für den/die Kandidaten/in angeben.
  3. Dritter Abschnitt: Biete eine klare Agenda, um klar und zielgerichtet zu sein. Dies gibt dem/der Kandidaten/in eine gute Vorstellung davon, was ihn/sie erwartet und hilft ihm/ihr, sich besser vorzubereiten.
  4. Vierter Abschnitt: Gib die Lage deines Büros an, wie man dorthin kommt und nach wem bei der Ankunft gefragt werden soll. Achte darauf, dass der/die Kandidat/in eine Telefonnummer hat, nur für alle Fälle!

So sollte einem erfolgreichen persönlichen Interview mit deinem/deiner Traumkandidaten/in nichts mehr im Wege stehen!

Recruitment-E-Mail-Vorlagen für ein ansprechendes Angebot

Wenn es eine Rekrutierungs-E-Mail gibt, die man so schnell wie möglich versenden sollte, ist es diese. Aber wenn du kannst, solltest du auf jeden Fall anrufen und dem/der gewünschten Kandidat/in das Angebot unterbreiten. Dies wirkt positiver auf Kandidaten/innen und man kann besser beurteilen, ob der/die Kandidat/in dein Angebot annehmen wird oder nicht.

In der Praxis haben viele Unternehmen die Tendenz abzuwarten und zu schauen, ob es bessere Kandidaten gibt. Man sollte jedoch beachten, dass Top-Kandidaten/innen meist innerhalb von zehn Tagen nach ihrer „Verfügbarkeit“ unter Vertrag genommen werden. Die „wait and see“-Taktik wird dich am Ende die besten Talente kosten. Sobald du also eine/n Kandidaten/in wirklich in deinem Unternehmen haben willst, schick ihm/ihr eine E-Mail mit diesen drei Punkten, um sicher zu stellen, dass er oder sie bei dir arbeiten wird!

  1. Erster Abschnitt: Eine kurze Begrüßung und Rückschau auf das Interview, das du mit dem/der Kandidat/in geführt hast.
  2. Zweiter Abschnitt: Komm gleich zur Sache mit dem Angebot. Das Angebot sollte vorher sorgsam vorbereitet werden, damit du es sofort als Anhang mitschicken oder kopieren und einfügen kannst. Es ist auch ratsam, alles zu überprüfen und sicherzustellen, dass du das Angebot auf dem bestmöglichen Weg präsentierst. In neun von zehn Fällen ist dies der entscheidende Faktor, ob der/die Kandidat/in das Angebot annehmen wird oder nicht.
  3. Call to Action: Erinnere den/die Kandidaten/in daran, dass er/sie Maßnahmen ergreifen muss, wann er/sie diese ergreifen muss und wie er/sie diese ergreifen muss. Füge auch Kontaktmöglichkeiten hinzu, falls der/die Kandidat/die Fragen zum Angebot hat. Um diese E-Mail mit einem überzeugenden Schlag zu beenden, füge eine Zeile über die Zukunft des/der Kandidaten/in in deinem Unternehmen hinzu.

Und jetzt nur noch die Daumen drücken, dass der/die Kandidat/in das Angebot annimmt und dein Team bereichert!

Absage-E-Mail verfassen: schwierig aber notwendig

Absagen auf Bewerbungen schreiben ist Alltag für Personaler in vielen Unternehmen, auch wenn es nicht die schönste Aufgabe ist. Hier findest du einen detaillierten Leitfaden zu den Tipps und Tricks für die richtige Absage auf eine Bewerbung.

Personalisierung deiner Recruitment-E-Mail-Vorlagen

So, nun hast du alle nötigen Richtlinien zur Erstellung von Vorlagen für Personalbeschaffungs-E-Mails für jede Phase des Prozesses.

Wenn du jedoch mehrere Bewerbungsrunden oder Interviews hast, benötigt jede Phase eine andere Vorlage. Multipliziere diese Anzahl von E-Mails mit der Anzahl der Kandidaten/innen, die du pro freie Stelle erhalten könntest … das ergibt eine große Anzahl an Recruitment-E-Mail-Vorlagen!

Wenn du versuchst, manuelle Aufgaben auszusortieren, willst du definitiv keine Zeit damit verschwenden, Vorlagen für Rekrutierungs-E-Mails zu kopieren und einzufügen. Es ist auch zeitaufwendig, alle personalisierten Informationen jedes Mal zu ersetzen, wenn du eine Rekrutierungs-E-Mail versenden musst. Besonders mit der E-Mail zur Bestätigung der Bewerbung jedes/jeder Kandidaten/in, wie viel Zeit würde das kosten?

Hier kommt Automatisierung ins Spiel!

Mit Recruitee kannst du eine Standard-E-Mail einrichten, die den Erhalt aller Bewerbungen pro freie Stelle bestätigt. Der Trick dabei ist, Platzhalter oder Token in der Vorlagen-E-Mail zu verwenden.

Die Platzhalter füllen die endgültige Recruiting-E-Mail mit den richtigen Informationen aus. So wird [job_offer] die Stellenbezeichnung und [company] der Name deines Unternehmens sein. Dann wird die endgültige E-Mail automatisch an alle Kandidaten gesendet, sobald ihre Bewerbungen bei Recruitee eingehen. Und du? Du hast wertvolle Zeit gespart und die erste Voraussetzung für eine großartige Kandidatenerfahrung erfüllt!

Du hast die Möglichkeit, deine Vorlagen für Personalbeschaffungs-E-Mails zu deiner E-Mail in Recruitee hinzuzufügen.

Diese Automatisierung ist ideal für allgemeine Nachrichten, aber wie sieht es mit spezifischeren Rekrutierungs-E-Mails aus? Für solche E-Mails, die nach der Bestätigung der Bewerbung folgen, muss der Inhalt ohne Platzhalter personalisiert werden. Manchmal möchte man die E-Mails auch noch bearbeiten, bevor man sie versendet.

Die gute Nachricht? Dies kannst du alles bei Recruitee machen!. Hier hast du alle 12 Vorlagen für Personalbeschaffungs-E-Mails, die wir oben zur Verfügung gestellt haben. Du kannst diese sofort als Vorlagen speichern. Außerdem kannst du auch weiterhin Platzhalter verwenden und Leerzeichen belassen, die du später noch bearbeiten musst.

Alle Vorlagen fertig? Dann ist es an der Zeit, sie zu benutzen! Klicke bei Recruitee auf den/die Kandidaten/in, an den/die du eine E-Mail senden möchtest, und wähle die Vorlage aus, die du verwenden möchtest. Alle Platzhalter werden die entsprechenden Informationen sofort ausfüllen. Alles, was du tun noch musst, ist den Rest des Inhalts zu personalisieren, zu überprüfen und zu versenden!

Ok, aber wie kann man die gleiche Ablehnungs-E-Mail an mehrere Kandidaten/innen gleichzeitig senden? Nun, das kannst du auch bei Recruitee machen. Markiere einfach alle gewünschten Kandidaten/innen und wähle die Option „E-Mail senden“. Dann ist es der gleiche Prozess mit der Auswahl von Vorlagen und der Personalisierung des Inhalts.

Nach unserer eigenen Erfahrung hat sich dadurch die Zeit für den E-Mail-Versand auf ein Drittel reduziert. Auch die Zeit für die Überprüfung der Kandidaten/innen innerhalb unseres Team hat sich  verkürzt. Es ist einfach sehr praktisch, den E-Mail-Verlauf pro Kandidat/in zusammen mit allen anderen Details während der Bewertung an einem Ort zu sehen.

Bist du bereit, deine eigenen Rekrutierungs-E-Mails zu erstellen?

Unter dem Druck von Zeit und Volumen bei der Rekrutierung ist es leicht, Fehler zu machen. Für Personalvermittler kann das bedeuten, dass deine E-Mail unter #recruiterfail als Trending Topic im Netz landen könnten und dich schlecht aussehen lassen. Aber du kannst das leicht vermeiden, indem du die hier beschriebenen Tipps und Tricks für E-Mail-Vorlagen beachtest.

  1. Erstelle deine E-Mail-Vorlagen für jede Phase und Möglichkeit der Personalbeschaffung nach den oben genannten Richtlinien.
  2. Füge sie in ein Dokument ein und gib ihnen deine eigene Persönlichkeit.
  3. Speicher sie auf einer Plattform wie Recruitee, wo du sie jederzeit nutzen kannst.
  4. Führe eine gründliche Recherche über jede/n Kandidaten/in durch, bevor du dich an ihn/sie wendest. Dazu gehört auch die Suche nach ihren Profilen, von LinkedIn bis Xing.
  5. Überprüfe jede E-Mail mindestens zweimal auf Rechtschreibung und Grammatik, bevor du sie sendest.
  6. Schicke zuerst E-Mails an dich selbst, bevor du sie an Kandidaten/innen schickst. Es gibt einige Formatierungsfehler, die man nur aus der Sicht des Empfängers sehen kann.
  7. Möchtest du, dass die Kandidaten/innen schnell auf deine E-Mails antworten? Achte darauf, dass deine E-Mails immer an der obersten Stelle des Postfachs stehen, nämlich wenn man am häufigsten seine E-Mails checkt: am frühen Morgen, nach dem Mittagessen, nach der Arbeit.

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