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Übersicht der 8 wichtigsten Rekrutierungsinstrumente

Stellen mit geeigneten Kandidatinnen und Kandidaten zu besetzen ist zunehmend schwieriger geworden. Zum einen ist der Wettbewerb um fachlich qualifizierte Bewerberinnen und Bewerber hoch. Zum anderen gibt es in manchen Bereichen einen Mangel an geeigneten Talenten.

Wenn du bei der Stellenbesetzung erfolgreich sein willst, musst du im Recruitingprozess besser sein als andere Unternehmen. Gute und attraktive Stellen zu haben reicht nicht mehr. Neben dem Employer Branding wirst du dich um geeignete Rekrutierungsinstrumente und -werkzeuge, oder auch Recruiting-Tools kümmern müssen.

Recruiting ist einer der Unternehmensbereiche, in dem die Digitalisierung noch nicht weit fortgeschritten ist. Gerade bei kleinen und mittleren Firmen wird noch viel per Hand gemacht. Die Stellenausschreibung ist ein Word-Dokument und Kandidatennamen werden in Excel-Listen eingetragen. Dabei gibt es hervorragende Software-Tools, mit denen das Recruiting automatisiert und verbessert werden kann. Diese Programme erstellen dir passende Berichte, so dass du weißt, wie gut bestimmte Maßnahmen ankommen.

Wir haben für dich die 8 wichtigsten Rekrutierungsinstrumente bzw. Recruiting-Tools zusammengetragen. Sie bilden die Grundlage für eine moderne und effiziente Talentsuche. Durch die standardisierten Verfahren wird die Fehlerquote geringer, du vergisst keine Termine für Bewerbungsgespräche und bekommst wertvolle Daten über die Performance deines Recruitings.

1. Stellenanzeigen Tools

Es fängt meistens mit einer Stellenanzeige an. Die Fachabteilung schickt dir die Anforderungen und welche Qualifikationen benötigt werden und dann setzt du dich an den Text. Manchmal greifst du vielleicht auf eine bestehende Anzeige zurück, die irgendwo auf dem Firmenserver abgelegt wurde. Du kannst dir viel Arbeit und Zeit sparen, wenn du eine Recruiting-Lösung benutzt, in der sowohl bereits verwendete Anzeigen eingearbeitet sind als neue erstellt werden können. Es gibt sogar externe Rekrutierungsinstrumente, die prüfen, ob die Anzeige den Diversitäts-Richtlinien genügt. 

Die Stellenanzeige wird immer weniger in Printmedien geschaltet, sondern in den großen Online-Jobbörsen. Da kannst du dich natürlich in jede Plattform einloggen und dann die verschiedenen Felder ausfüllen, die erforderlich sind. Oder du benutzt Erweiterungen wie wir sie bei Recruitee anbieten. Mit IGB zum Beispiel erreichst du über 900 Jobportale, und gleichzeitig hast du ein Marketing-Werkzeug an der Hand, das die Anzeigen inhaltlich optimiert. Die Kampagnen, die damit erstellt werden können, erhöhen die Qualität der Bewerberinnen und Bewerber. Und schließlich erstellt die Software Reports, mit denen du die Qualität deiner Stellenanzeigen bewerten kannst.

Webinar datenbasiertes Recruitment

2. Talent Sourcing

Auch wenn Anzeigen noch immer die häufigste Methode darstellen, Kandidatinnen und Kandidaten zu finden, wird beim Talent Sourcing der Einsatz von moderner Technik immer wichtiger. Wenn du auf der Suche nach potenziellen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bist, wirst du sicherlich aktiv auf Webseiten nachschauen. Die passenden Profile auf LinkedIn, Xing oder anderen Business-Netzwerken wirst du entweder als Lesezeichen speichern oder vielleicht den Text kopieren und dann in ein Word- oder Excel-Dokument einfügen. Das kostet sehr viel Zeit und irgendwann schmerzen die Finger von immer der gleichen Bewegung.

Mit einer einfachen Erweiterung für den Chrome-Browser kannst du bei unseren Recruiting-Lösungen mit einem Klick die Infos herunterladen und in der Datenbank speichern. Du kannst das Profil dann einer entsprechenden Stellenanzeige zuweisen. Noch etwas weiter geht RecruitRobin, der ebenfalls integriert werden kann. Hier werden mit Künstlicher Intelligenz Datenbanken entsprechend dem Stellenprofil durchforstet und eine Vorauswahl an passenden Kandidatinnen und Kandidaten getroffen.

3. Social Recruiting

Neben den Business-Netzwerken finden sich viele passende Bewerberinnen und Bewerber in den sozialen Netzwerken. Je nachdem wie aktiv dein Employer Branding in diesen Bereichen ist, werden User auf Stellenanzeigen selbst aufmerksam. Du kannst aber auch nachhelfen. Wenn deine HR-Software Zugriff auf deine Social Media-Konten hat, können Stellengesuche automatisiert und – auf die Zielgruppe zugeschnitten – dort veröffentlicht werden.

 Social Recruiting hat gleich mehrere Vorteile:

  • Du erreichst Kandidatinnen und Kandidaten, die nicht aktiv auf Jobsuche sind (passive Kandidatinnen und Kandidaten)
  • Deine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können Stellenanzeigen einfach teilen
  • Du kannst spezifisch nach bestimmten Persona suchen
  • Deine Firma kann sich gleichzeitig positiv als Arbeitgeber darstellen

Hier gibt es Rekrutierungsinstrumente, die dir einen Teil der Arbeit abnehmen. Sie helfen dir bei der Gestaltung von Beiträgen, beim Filtern nach Zielgruppen und bei der Festlegung von Budgets, wenn deine Beiträge bezahlte Werbung sein sollen. In sozialen Netzwerken ist der Kommunikationsaufwand oft sehr hoch, weil es um persönliche Kontakte geht. Der Ton ist lockerer, das braucht aber wiederum mehr Aufmerksamkeit. Das kann durch die Verwendung von Software aber reduziert werden. Facebook selbst hilft dir zum Beispiel mit einem eigenen Job-Werkzeug, Kandidatinnen und Kandidaten zu finden.

Chatbots

Eine sehr neue Form in sozialen Netzwerken oder über deine Webseite mit Kandidatinnen und Kandidaten zu kommunizieren sind Chatbots. Es gibt Hinweise darauf, dass die KI-Recruiter bei Bewerberinnen und Bewerbern durchaus akzeptiert werden. Man sollte die Roboter aber nicht überschätzen. Sie ersetzen niemals ein Interview. Eine Studie für den Schöller-Stiftungslehrstuhl für Wirtschaftsinformatik fand heraus:

“Die Akzeptanz von Empfehlungssystemen (z. B. Jobempfehlungen) wird dabei von Erwartungen der Nutzung hinsichtlich der Leistungsfähigkeit dieser Systeme, dem Gewohnheitsgrad IT-Systeme im  HR-Kontext zu nutzen, sowie dem Vertrauen in das System selbst bestimmt. Potentiale werden insbesondere in der Unterstützung bei einfachen Anfragen oder Routineaufgaben gesehen. Nichtsdestotrotz können Technologien und Maschinen die Kommunikation nicht vollständig ersetzen, da die Nutzer in bestimmten Szenarien (z.B. Bewerbungsgespräch) den direkten Austausch mit einem empathischen Gegenüber wünschen.” 

Ein Chatbot ist geeignet, wenn du schnell eine Kommunikation aufbauen und Informationen weitergeben willst. Du solltest aber so schnell wie möglich dann auf eine persönliche Information wechseln. Auf jeden Fall lohnt es sich die Profile der Personen, die den Bot kontaktiert haben, zu speichern. Sie sind immerhin potenzielle Interessenten, die über andere Kanäle nochmals angesprochen werden können.

Mit kompaktwerk oder Botsify kannst du deinen eigenen Chatbot auf deiner Website integrieren.

4. Applicant Management

Ein Talent Sourcing Software und entsprechende andere Erweiterungen deiner Recruiting-Systeme werden dir eine gewisse Anzahl an geeigneten Kandidatinnen und Kandidaten vorschlagen. Sie dienen der Vorauswahl und der Qualitätssicherung. Dennoch wird es immer noch eine Menge an Bewerberinnen und Bewerbern geben, die geprüft werden müssen. Dafür gibt es ebenfalls moderne Rekrutierungsinstrumente, die diesen Prozess vereinfachen können. 

Unter Applicant Management versteht man Softwarewerkzeuge, die dir die einfache Verwaltung von Bewerberinnen und Bewerbern ermöglichen. Diese Systeme helfen dir dabei, die eingegangenen Bewerbungen zu bearbeiten und zu sortieren. Lösungen wie von Recruitee erlauben es dir sogar, mit Erweiterungen zu arbeiten, um noch weitere Dienste an die Kernsoftware anzuschließen.

Die Vorteile von einer Softwarelösung beim Bewerbermanagement liegen eigentlich auf der Hand. Du hast keine unübersichtlichen Listen mehr und keine Ordner auf dem Server, die du mühsam durchsuchen musst. Wenn ein neuer Bewerber akzeptiert wurde, dann legt die Software einen Datenbankeintrag an. Mit diesem werden alle weiteren Informationen verbunden. Das Dashboard zeigt dir dann in Listen die wichtigsten Informationen, grafisch aufbereitet an.

5. Berichte über HR-Performance erstellen

Mit Recruitee kannst du wie bei Kanbanboards eine Bewerberin oder einen Bewerber per Drag-and-Drop einfach in die nächste Liste verschieben, zum Beispiel von “eingegangen” zu “Shortlist”. Die Applicant Manager machen aus dem Bewerbungsverfahren einen Prozess, der weniger Zeitaufwand bedeutet und gleichzeitig effektiver ist.

Neben dem reinen Bewerbungsprozess erstellen die Applikationen dir ausführlich Berichte und das in Echtzeit. Als HR-Manager kannst du mit einem Blick feststellen, ob die Besetzungen der Stellen flüssig laufen oder ob es irgendwo stockt. Die grafische Aufbereitung in Dashboards und die Darstellung auf mobilen Endgeräten machen es dir einfach, von unterwegs die Bewerbungssituation immer im Blick zu haben. 

Applicant Manager oder Applicant Tracking Systems (ATS) wie sie oft genannt werden, gehören heute eigentlich zur Grundausstattung, wenn es ums Recruiting geht. Für kleinere Firmen reicht schon eine einfache Lösung, die aber dennoch die wichtigsten Funktionen mit sich bringt. Je mehr Bewerbungen anfallen, umso umfangreicher werden die Features sein müssen. Du solltest bei der Auswahl eines ATS auf jeden Fall darauf achten, dass der Service skalierbar ist und dass es Erweiterungen und Schnittstellen zu anderen Diensten gibt.

6. Bewertungs-Apps

Zur Auswahl der Kandidatinnen und Kandidaten gehört eine Bewertung, zunächst basierend auf den eingereichten Lebensläufen und Referenzen und später bei den Interviews. Hier war es bislang üblich, dass du dich durch die verschiedenen Dokumente lesen musstest und meistens ein paar Notizen am Rand oder auf einem Klebezettel gemacht hast. Das ist zwar bei einigen wenigen Bewerbungen im Jahr möglich, ab einer gewissen Anzahl wirst du aber den Überblick verlieren. 

In einer Recruiting-Software kannst du Bewertungssysteme integrieren. Diese haben bestimmte Module, nach denen eine Bewerbung eingeordnet wird. Du kannst die Gewichtung bestimmter Fähigkeiten einstellen, wenn zum Beispiel Teamfähigkeit wichtiger ist als Berufsjahre oder welche Ausbildung nachgewiesen wird. Abgefragt werden viele Softskills, wie kulturelle Eignung, kognitive Fähigkeiten, Persönlichkeit und Multi-Tasking.

Die Bewertungen sind ein weiterer wichtiger Schritt im Bewertungstrichter, um die Zahl der passenden Kandidatinnen und Kandidaten zu verringern.

Pro und Contra zu Persönlichkeitstests im Recruiting

Zu den Bewertungen gehören Persönlichkeitstests. Was die Gewichtung und Bedeutung solcher Tests angeht, sind sowohl Wissenschaftler und Recruiter noch immer gespalten. Zum einen gibt es eine große Lücke zwischen den wissenschaftlichen Erkenntnissen und der praktischen Anwendung in Interviews. Zum Beispiel eignet sich der bekannte Rorschach-Test durchaus bei psychologischen Analysen, nicht aber bei der Beurteilung beruflicher Fähigkeiten. Außerdem gibt es hunderte verschiedene Modelle von Persönlichkeitstests.

Das DISG- Verfahren wird zum Beispiel immer noch angewandt, obwohl längst nachgewiesen ist, dass es wenig hilfreich ist. Erfahrene Recruiter raten, die Anforderungen an Kandidatinnen und Kandidaten festzulegen. Der Geschäftsführende Gesellschafter der Recruitingfirma Get Ahead, Matthias Zühlke, rät zum Beispiel:

„Die Personalauswahl kann deutlich verbessert werden, wenn Personalentscheider zu Beginn des Prozesses definieren, welche Persönlichkeitsmerkmale, Kompetenzen und Potenziale ein Kandidat mitbringen sollte.”

Die besten Persönlichkeitstests und -methoden sind derzeit: 

Das Big Five Modell beruht auf den Kriterien: 

  • Neurotizismus / Emotionale Instabilität
  • Extraversion
  • Offenheit für Erfahrungen
  • Verträglichkeit / Soziabilität / Liebenswürdigkeit
  • Gewissenhaftigkeit

Big Five ist ein weltweit anerkanntes Beurteilungsverfahren, das in computergestützten Systemen eingesetzt wird. Das „Bochumer Inventar zur berufsbezogenen Persönlichkeitsbeschreibung (BIP)” ist diesem Verfahren sehr ähnlich und liefert entsprechend gute Ergebnisse. Es wird immer öfter in deutschen Unternehmen angewandt. Zusammen mit einem modernen Intelligenztest bekommst du eine gute Datengrundlage. Auch CAPtain wird am Computer durchgeführt und ist für Bewerbungsverfahren geeignet. Dennoch solltest du die Ergebnisse aus Persönlichkeitstests nicht überbewerten. Sie können dir einen ersten Eindruck geben, ersetzen aber kein Interview und kein persönliches Gespräch.

7. Videointerviews

Der letzte Schritt vor einer Einstellung ist das Interview. In einem persönlichen Gespräch können Bewerberinnen und Bewerber immer noch am besten beurteilt werden. Software kann bei diesem klassischen Rekrutierungsinstrument unterstützend wirken. Die digitale Kandidatenverwaltung kann Termine für Interviews vergeben, die auch mit deinem Kalender synchronisiert werden. Das verhindert doppelte Buchungen oder Absagen, weil du vielleicht bereits einen anderen Termin hattest. Im Gespräch kannst du alle Informationen über eine Bewerberin oder einen Bewerber auf deinem Tablet einsehen und dir entsprechende Notizen machen. 

Um Kosten und Zeit zu sparen werden Interviews heute oftmals per Telefon oder als Videoanruf gemacht. Hier empfiehlt sich ebenfalls eine Integration in die Recruiting-Software. Sie wird dich an den Termin erinnern, hat die Telefonnummer hinterlegt und zeigt dir während des Gesprächs wichtige Informationen an. Kollegen können in dem Dokument Fragen hinterlegen, die du dann stellen kannst. 

Bei Videoanrufen, zum Beispiel über Google Meet oder Zoom, kann die Einladung aus dem Rekrutierungsinstrument heraus verschickt werden. Es wird automatisch ein Link erstellt, die Kandidatin oder der Kandidat erhalten dann die Zugangsdaten per E-Mail.

Du solltest bei Videointerviews abklären, ob dein Gegenüber in der Lage ist, die vorgeschlagene Softwarelösung zu benutzen. Wenn eine App heruntergeladen werden muss, solltest du das rechtzeitig ankündigen. Stelle sicher, dass dein Computer ebenfalls bereit ist und die Internetverbindung ausreicht. Am besten werden diese Gespräche in einem Büro oder Besprechungsraum durchgeführt.

8. Onboarding

Das Onboarding ist der Abschluss des Rekrutierungsverfahrens und steht bei den Rekrutierungswerkzeugen an letzter Stelle der Checklisten. Software-Tools können den neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern automatisch ein Begrüßungsschreiben schicken, versorgen sie mit den entsprechenden Basisinformationen und weisen die Belegschaft darauf hin, dass sie Verstärkung bekommt. 

Über das Onboarding legst du Termine wie den ersten Arbeitstag fest, blockst Einarbeitungszeiten im Firmenkalender und informierst die Personalabteilung. Diese kann dann in der eigenen HR-Software die neue Kollegin oder der neuen Kollegin anlegen und weitere Schritte veranlassen. Noch wichtiger sind Softwarelösungen, wenn es um das Remote Onboarding geht. Dieser Prozess unterscheidet sich vom normalen ersten Arbeitstag, und fast die gesamte Einarbeitung wird online geleistet. Entsprechend anders werden die Checklisten sein müssen. 

Wenn deine Rekrutierungsinstrumente mit den anderen Lösungen im Bereich HR zusammenarbeiten, wird das Onboarding recht reibungslos ablaufen. Wichtig ist, dass du zunächst bestimmen musst, wie der Onboarding-Prozess in deinem Unternehmen organisiert ist. Die meisten Software-Lösungen können den Anforderungen in deinem Unternehmen entsprechend angepasst werden. Die Onboarding-Reports, die von den Systemen erstellt werden, geben dir tagesaktuell einen Überblick, ob alle Bewerberinnen und Bewerber an Bord sind oder ob es Verzögerungen gibt.

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