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Recruitee Radio | Analyse des Rekrutierungsprozess

Recruitingprozess, Rekrutierungsprozess, Recruitmentprozess oder doch Hiring Process Analyse?

Egal wie man es nennen möchte, es geht um die Personalbeschaffung. Von der Planung, über die Suche bis zum Onboarding.

Mit Clemens Kühn nehmen wir den Rekrutierungsprozess in der 7. Folge des Recruitment-Innovators Radio genauer unter die Lupe.

Wie kann der Prozess aussehen, welche Konstanten hat er? Clemens hilft Unternehmen, ihre Rekrutierungsprozesse zu optimieren und weiß daher genau, welche Probleme auftreten können und wie man sie lösen kann.

Transkript

Luisa Merle Spardel: Herzlich Willkommen bei einer neuen Folge des Recruitment Innovators Radio. Ich bin heute mal wieder im Büro, ganz ungewohnt wieder hier zu sein, aber es ist trotzdem schön. Von daher nehme ich das jetzt mal hier aus unserem Büro auf. Und wo auch immer ihr draußen jetzt gerade diese Folge hört, ich hoffe, ihr freut euch genauso, wie ich auf den heutigen Gast. Denn das ist Clemens Kühn, mit dem möchte ich heute über Recruitment Prozesse sprechen. Die wollen wir uns mal genauer angucken, bisschen analysieren. Hallo Clemens, ich freue mich, dass du heute virtuell mit mir dabei bist.

Clemens Kühn: Hallo Luisa, wie geht es dir?

Luisa: Gut. Mal wieder in der neuen Normalität hier im Office, aber macht Spaß.

Clemens: Sehr gut. Ja, lass uns starten.

Luisa: Vielleicht können wir einfach damit starten, dass du Clemens dich ganz kurz einmal vorstellst, dein Werdegang, wie du ins Recruiting gekommen bist, und was für Schwerpunkte du vielleicht auch hast?

Clemens: Mein Background ist, dass ich aus der Berliner Start-up Szene komme. Habe dort eigentlich, im Vertrieb bin ich gestartet, und dann zu einer Personalberatung gekommen, das war jetzt vor knapp sieben Jahren. Und seitdem in der Personalberatung tätig gewesen, Personaldienstleistungsunternehmen mit aufgebaut von klein auf an, so Juniorkarriere bis Management gemacht. Und jetzt seit insgesamt einem Jahr, eineinhalb Jahren, so in dem Dreh, bin ich jetzt selbständig unterwegs als Interims Recruiter, und gleichzeitig als wirklich Consultant, wo ich den Unternehmen helfe, die Rekrutierungsprozesse zu optimieren. Ich kümmere mich um bestimmte Positionen, die besetzt werden müssen, und stehe mit Rat und Tat meinen Kunden mit meinem Wissen zur Verfügung.

Luisa: Um nochmal so ein bisschen in das Thema einzusteigen, wie sieht denn so ein klassischer Recruiting-Prozess aus? Oder gibt es überhaupt den klassischen Prozess?

Clemens: Du hast keinen klassischen Recruiting-Prozess in dem Sinne, den man für alle verallgemeinern kann. Dafür ist das Thema zu komplex, dafür sind zu viele Leute involviert in die jeweiligen Sachen, und du hast dann innerhalb eines Unternehmens bestimmte Positionen, die einfach andere Anforderungen an den Recruitingprozess haben. Nehmen wir mal beispielsweise die Leute in der IT, die dann nochmal einen Softwaretest machen müssen, oder da noch einmal eine weitere Runde in dem Recruiting-Prozess drehen müssen, wo dann die Codeanalyse gemacht wird. Was die dann dort programmiert haben als Bewerbung zum Beispiel.

Es ist mal ein Trugschluss, dass viele Unternehmen, oder viele bezeichnen den Recruiting-Prozess immer wirklich nur von Bewerbungseingang bis Einstellung, Unterschrift, sage ich mal. Das ist aber so ein kleiner Fehler, den viele Unternehmen machen, weil es geht schon viel früher los. Der Recruiting-Prozess, der beginnt schon wirklich damit mit der Auswahl, welche Standards haben wir, welche Visionen haben wir, welche Werte leben wir vor, die wir auch in dem Recruiting-Prozess einbauen. Und da geht es erstmal wirklich grundlegend darum, eine Basis zu finden, einen Recruiting-Prozess aufzubauen, der zu einem Unternehmen passt. Und der kann dann natürlich an der einen oder anderen Stelle sich natürlich je nach Abteilung ändern.

Aber grundlegend ist es so, wir haben natürlich den Punkt, dass wir uns klar werden müssen als Unternehmen, oder dass Unternehmen sich klar werden müssen, wo und wie gehe ich raus an die Leute, dann dementsprechend das Employer Branding. Sei es Social Media, sei es Blogs, sei es Bewertungsportale, Hochschulmarketing, also wirklich eine konkrete Personalbedarfsplanung. Und dann gehst du weiter in den Bereich der Personalbeschaffung, wo es dann darum geht, welche Wege gehen wir? Für welche Positionen beispielsweise brauchen wir Hilfe von einer Personalvermittlung zum Beispiel? Weil die spezialisierte Stelle so hohe Anforderungen hat, dass es vielleicht in Deutschland nur eine handvoll Leute können, die wir so nicht erreichen werden. Ja da muss man auch ganz realistisch sein. Plus dann weiterzugehen, wie baue ich meine Rekrutierungsabteilung auf? Ja und das Recruiting, wie viele Recruiter habe ich schon an Board, wie viel brauche ich noch, um die Ziele zu erfüllen, die ich mir vornehme? Und da gehen dann die ganzen Sachen rein, wie das klassische Act des Sourcing, Social Recruiting, E-Recruiting, genau.

Und dann kommen wir auch schon zu dem Part, dass wir dann den Bewerbungseingang haben, oder hoffen ihn zu haben. Und da kommen dann die Sachen rein, wie die Application Tracking Systems, wie Recruitee zum Beispiel. Dann gleichzeitig dort wirklich einen Prozess zu haben, der mir hilft die ganze Sache zu kontrollieren, und dann geht es weiter in der Personalauswahl. Und dann sind wir dann schon im Interviewprozess, wo wir dann wirklich ganz genau gucken müssen, wer soll involviert sein, wann? Und was ist wirklich sinnvoll in welchen Stellen? Und dann gehen wir entsprechend, erster Interview, zweites Interview, drittes Interview, je nachdem wie die Stelle aufgebaut ist, was es für eine Position ist. Und dann kommt da schon der Vertrag, wenn es eine positive Entscheidung ist. Dann ist es nämlich so, jetzt sind wirklich viele Unternehmen dabei, die sagen, okay, der Kandidat– und es kommen viele Unternehmen an den Punkt, und sagen dann, sehr gut, der Kandidat hat unterschrieben, wir freuen uns sehr, dass er jetzt da ist, und dann wird er auch starten.

Und dann haben wir viele Unternehmen, die einfach die Sache so laufen lassen, und ich bin echt überrascht noch bei vielen Unternehmen, dass das Onboarding immer noch so sehr locker gemacht wird. Ja weil das ist, was mir auch täglich, oder in meiner täglichen Arbeit, auffällt. Und das ist eigentlich der wichtigste Part finde ich im gesamten Rekrutierungsprozess. Das Onboarding, und ich sage es mal so, ich nenne es mal so die Nachsorge. Auch der Rekrutierungsabteilung, der Personalabteilung da wirklich eng an den Leuten dran zu sein, wie laufen die ersten drei Monate, sechs Monate, natürlich auch bezüglich der Probezeit. Aber auch in der Zwischenzeit sich immer mal wieder alle vier Wochen mit dem Mitarbeiter hinsetzen, um wirklich Updates zu fahren, wie es läuft, wie fühlt er sich? Und da kann man Dinge machen im Bezug auf Mitarbeiterumfragen, Zufriedenheit,und so weiter. Und das auch alles abbildbar, über beispielsweise Recruitee. Dass man sich dort Timer setzt, und dann einfach sagt, ich muss mich nochmal mit dem Kandidaten zusammensetzen, den wir jetzt eingestellt haben.

Genau, und dann haben wir einen ganzheitlichen Prozess, der dann wirklich von Planung, wie wollen wir sein, wer sind wir, wo wollen wir hin als Unternehmen, für was stehen wir ein? Bis hin dann einen erfolgreichen Mitarbeiter zu haben, der auch über sechs Monate bei uns im Unternehmen ist.

Luisa: Ja, also klar du hast jetzt gesagt, dass der Prozess sieht immer anders aus, je nach Unternehmen, aber auch je nach Stelle, aber würdest du trotzdem sagen, dass es so ein paar Konstanten gibt, die immer dabei sind, oder die immer Anwendung finden sollten? Also du hast es eben schon angesprochen, die Bedarfsplanung am Anfang, wie viele Stellen brauche ich, oder habe ich zu besetzen, dann die Suche. Sind das so die Konstanten?

Clemens: Genau, das kann man schon so als Konstanten sehen. Natürlich der größte Part, oder wo sich viel drum dreht, ist die Beschaffung. Die Leute, oder die Unternehmen legen da natürlich einen großen Wert darauf, bei welchen Jobportalen haben wir Zugänge für unsere Recruiter, wie gehen wir vor, wenn spezielle Stellen dabei sind? Wie sieht unser Employer Branding aus, dass wir nach außen abbilden? Also das sind so die Konstanten. Und dann natürlich der Interviewprozess, der variabel ist, aber grundsätzlich ist es ja eine Konstante, der immer da sein wird. Bedeutet dann persönliche Gespräche, digitale Gespräche, wie auch immer. Und dann natürlich die Einstellung des Kandidaten. Aber rundum sind sehr viele Sachen dabei, die die ganze Sache beeinflussen. Das ist natürlich so, und das sind auch manchmal Sachen, die dann spezielle Anforderungen erfordern.

Luisa: Ja, wenn man sich den Prozess so weit gefasst anguckt, oder so wie du auch sagst, von der Beschaffung bis zum Onboarding gehört alles zum Recruiting dazu. Kann man dann überhaupt sagen, dass es eine Person gibt, die während dieses ganzen Prozesses den Hut aufhat? Also der Owner davon ist, oder kommt es auch wieder auf die Größe des Unternehmens drauf an. Oder ja, gibt es einen Owner des Recruiting-Prozesses, und wenn ja, wer ist das?

Clemens: Da ist es auch wirklich so, dass kann man wieder nicht pauschalisieren. Wir haben natürlich den Recruiter, der alles in der Hand haben sollte, und der Bescheid wissen sollte, wann ist die Bewerbung eingegangen, wann gebe ich die Feedbacks, der wirklich den Prozess in der Hand halten sollte. Das hängt dann aber auch wirklich wieder vom Unternehmen ab, wie ist die Kommunikation? Wie viel Entscheidungskraft oder Entscheidungsgewalt bekommt der Recruiter von der Geschäftsführung, von dem Personalleiter? Wie viel darf er wirklich selber am Ende des Tages entscheiden? Aber grundsätzlich bin ich auch ein Freund davon und empfehle das auch immer wieder, dass jemand in dem Recruiting-Prozess, wie du so schön sagst, den Hut aufhat und dort wirklich alle Seiten kontrolliert, und dort dann auch den Stakeholdern auch mal auf die Füße tritt und da hinterher ist, und dementsprechend den Kandidaten sehr gut betreut. Dass da wirklich keine fehlende Kommunikation ist, nach intern und extern. Dass der Kandidat wirklich up to date ist und weiß, was los ist.

Und da auch wirklich einfach auch ehrlich sein. Also es gibt nichts Schlimmeres, was Candidate Experience angeht, wenn die dann einfach ein paar Tage nichts hören. Die Bewerbung geht ein, und da dann wirklich die Leute abholen und dann auch einfach wirklich ehrlich gerade heraus mit denen kommunizieren. Denen lieber dann auch sagen, “Hey, bei uns geht es gerade drunter und drüber”. Also “drunter und drüber” ist vielleicht das falsche Wort dafür, so ehrlich sollte man dann vielleicht auch nicht sein. Aber man könnte Dinge wirklich einfach genauer erläutern. Dass man sagt, “Hey, die Person, die für deine Bewerbung zuständig ist, ist gerade im Urlaub. Wir melden uns bis dann und dann bei dir.”

Das sind so Sachen; so wie Menschen einfach miteinander kommunizieren und wie auch das menschliche Gehirn funktioniert und dann weiß “Okay, ich kann beruhigt sein. Meine Bewerbung ist eingegangen, und die melden sich bis Ende nächster Woche bei mir.” Da sind Kandidaten viel beruhigter, als wenn du eine Bewerbung abschickst und du hörst nichts und hängst dann einfach in der Luft.

Luisa: Ja, das stimmt. Eine beliebte Aussage ist ja auch, “Wir haben ein hohes Aufkommen an Bewerbungen”, oder irgendwie so was, “daher dauert es ein bisschen, bis wir euch antworten.” Aber immerhin ist es eine Antwort und man weiß, okay, man wird nicht vergessen.

Clemens: Genau. Also das ist auch schon mal besser als nichts. Ist nicht optimal, aber es ist schon mal besser, als gar keine Rückmeldung zu geben. Und dementsprechend können die Leute viel besser damit umgehen, als wenn sie gar nichts hören.

Luisa: Definitiv, ja. Du hattest eben angesprochen, wie wichtig auch einfach die Kommunikation innerhalb eines Unternehmens ist. Da wollte ich noch mal ganz kurz darauf eingehen. Im Mai hatten wir ein Webinar zum Thema Stakeholder-Management mit Juliane Bock. Da haben wir auch darüber gesprochen, beziehungsweise sie hat uns das noch mal so ein bisschen aufgezeigt, welche Probleme es gibt während des Recruiting-Prozesses mit den Stakeholdern, mit den Hiring-Managern. Und dass es einfach superoft Verständnisprobleme zwischen Recruitern und Hiring-Managern gibt. Deswegen wollte ich dich fragen, wie du das in deinen Projekten erlebst und im Anschluss dann auch sicherstellst, dass alle an einem Strang ziehen? Weil im Endeffekt wollen ja alle dasselbe: Sie wollen einen guten Kandidaten einstellen.

Clemens: Genau. Man darf das Ziel immer nicht vergessen. Ich kenne das aus den Prozessen und in der Kommunikation, dass die Leute dann schon anfangen, wirklich, ich sage mal, so menschlich dann zuzumachen und dann gegeneinander zu arbeiten. Man muss immer wieder das gleiche Ziel vor Augen haben: Wir wollen den bestmöglichen Kandidaten einstellen. Und das ist eine ganz einfache Kommunikationssache, und da geht es wirklich einfach auch darum, sich zusammenzusetzen, die Dinge wirklich direkt anzusprechen. Da gibt es auch kein richtig oder falsch, oder böse werden da die Leute auch nicht. Also man kann da ruhig wirklich mal sagen, “Hey, wir müssen da schneller agieren”, und da muss man auch als Recruiter einfach für seine Meinung einstehen und auch dem Stakeholder wirklich einfach erklären, wie das aus seiner Sicht ist, als Recruiter.

Weil, die meisten Stakeholder sind dann wirklich auch im C-Level-Bereich schon, wenn wir mal ein paar größere Start-ups nehmen. Die haben sehr viel um die Ohren, und die kriegen das dann manchmal gar nicht mit, wie sie auf einen Recruiter wirken. Und wenn man da wirklich einfach mal gegenseitig sich in die Augen schaut und sagt, “Hey, wenn du soundso mit mir kommunizierst, dann kommen wir da nicht weiter. Dann wird der Prozess nicht besser.” Das dann einfach mal aufzuzeigen, wie man es besser machen kann.

Da optimiere ich dann, dass ich dann sage, dass wir Prozesse aufsetzen. Sei es jetzt zum Beispiel mit Feedback-Zeiten. Eine Bewerbung geht ein, und beispielsweise sagt der Recruiter, “Schick die über Recruitee direkt weiter an den Manager,” und der hat dann 24 Stunden Zeit, um auf diese Bewerbung zu reagieren. Dann kommt es gar nicht zu solchen Fehlkommunikationen, oder dass ein Kandidat untergeht. Und das halt nachhalten. Und wenn man dann aber konkret sich auf bestimmte Prozesse committed, von beiden Seiten, dann sollte es da eigentlich keine großen Fragen oder Probleme mehr geben. Es kann hier und da natürlich in einem besonderen Prozess immer mal wieder was kommen. Oder immer mal eine Sondersituation sein. Ein spezieller Kandidat, der für seine Einstellung noch bestimmte Sachen erfüllen muss. Das kann immer wieder passieren, und dann muss man da sich noch mal gesondert hinsetzen. Aber grundlegend muss man einen Prozess finden, der für beide Seiten fein ist, und das geht wirklich nur über Kommunikation miteinander.

Und auch, was ich immer merke, dass es wirklich dann besser ist, wenn man die Möglichkeit hat und man ist im gleichen Office, wirklich lieber einfach ein kurzes Meeting über 10 Minuten einzuräumen und sich kurz auszutauschen zu einer speziellen Situation, anstatt das über beispielsweise diese ganzen Messenger, wie Slack und Skype, ins Leere laufen zu lassen. Weil die Leute, die dann auch wieder in Meetings sind, lesen es nur nebenbei, und gehen dann nicht direkt darauf ein. Antworten dann erst morgen darauf, ist wieder ein Tag im Recruiting-Prozess verloren. Daher dann wirklich einfach sagen, wenn Sondersituationen sind, “wann hast du heute 10 bis 15 Minuten Zeit, um einfach das Ding aus der Welt zu räumen oder zu sagen, wie du darüber denkst?” Und diese 5 bis 10 Minuten, die sollte jeder am Tag irgendwie haben. Und selbst wenn es wirklich nur in der Mittagspause ist, sich ganz kurz einmal auszutauschen oder sich einfach zusammenzusetzen.

Aber es sollte immer eine Kommunikation auf Augenhöhe sein. Das muss immer eine gewisse Balance sein, dass sich beide wohlfühlen. Natürlich wollen die Recruiter die Stakeholder nicht verärgern oder irgendwie nerven, wie viele Recruiter das nennen. Und gleichzeitig wissen natürlich auch die Hiring-Manager dementsprechend, was sie an den Recruitern haben, und die brauchen sie auch, um das gemeinsame Ziel zu erfüllen.

Luisa: Okay, und wie kann ich mir das dann vorstellen, wenn du für ein Projekt beauftragt wirst? Wie etablierst du einen Recruitment-Prozess in einem Unternehmen? Also welche Grundvoraussetzungen müssen vielleicht auch gegeben sein? Wie bringst du das jetzt in die Praxis, was du eben jetzt theoretisch erklärt hattest?

Clemens: Das Thema ist eigentlich das gleiche, das ist Kommunikation. Die Leute müssen verstehen, wofür wir diese Prozesse aufsetzen, und sie müssen wirklich dahinterstehen. Das darf auch nicht von mir so kommen, von wegen, “Hey, das läuft so und so. Mach das mal so und so.”, sondern das ist immer eine gemeinsame Ausarbeitung. Das kann mal ein Workshop sein, den wir da anberaumen, und dann sagen, “Wir arbeiten gemeinsam den perfekten Prozess für eure Unternehmensgröße, -abteilung”. Je nachdem, in was für einem Unternehmen ich da gerade bin, setzen wir uns hin und schauen erst mal, was haben wir aktuell? Was funktioniert gut, was funktioniert schlecht? Aus welchen Gründen? Und hier hat wirklich jeder seine eigene Meinung dazu. Weil, du hast in vielen Abteilungen, oder in Rekrutierungs-Abteilungen, Personalabteilungen, Leute, die finden, “Die und die Sachen laufen super”, und die anderen Leute sagen natürlich, “Das läuft bei mir gar nicht”. Und dann wird punktuell geguckt: Was kann man übernehmen? Was kann man auch vielleicht für eigene Prozesse, die sich bestimmte Recruiter schon angeeignet haben, und einfach mit ihren Hiring-Managern ausgearbeitet haben – sei es jetzt immer ein wöchentliches Meeting und so weiter, oder sei es bestimmte Zeiten, in denen kommuniziert wird, wo sich dann die Hiring-Manager mit den Recruitern abgesprochen haben: “Hey, lass uns mal immer die Updates machen zwischen 17 und 18 Uhr, weil dann ist der Tag durch und dann können wir über alles sprechen.”

Solche Sachen kommen dann so zutage, wo viele sich dann anschauen und sagen, “Hey, ist ja eine Superidee! Dann lass uns da einfach gucken, wie wir das überall einbringen können, und schauen, dass die jeweiligen Leute damit fein sind.” Aber grundlegend muss man wieder schauen, was braucht das Unternehmen wirklich? Und wo müssen wir beispielsweise Geschwindigkeit aufbauen? Wo haben wir sehr viele Bewerbungen, und finden aber trotzdem nicht die richtigen Leute? Das sind alles so punktuelle Sachen, aber insgesamt durchleuchten wir dann gemeinsam den Prozess und schauen, was wir optimieren können. Wenn wir jetzt ein komplett neues Unternehmen haben, das wird natürlich eine grüne Wiese dann, auf der wir ein Haus bauen können, das sich gewaschen hat, das ist natürlich super. Aber auch da ist es so, dass es dort auch immer wieder Optimierungen über die Zeit geben wird. Weil, ein Recruiting-Prozess geht nur zu optimieren über Erfahrung. Und es ist auch wirklich so, wenn du den neu aufsetzt und du startest, dann merkst du bei den und den Sachen: “Oh, das funktioniert doch nicht so gut wie geplant.” Dann müssen wir da einfach noch mal ran.

Das sind halt wirklich wieder punktuelle Sachen auf die jeweilige Stelle bezogen, weil es eine Position ist mit Führungsverantwortung, muss der dann noch mal zur Geschäftsführung zu einem Interview, wo wir dann beim dritten Interview sind, und so weiter. Oder wo dann innerhalb des Prozesses herauskommt, “Hey, das ist eine Schnittstellen-Position, der muss auch noch mal mit jemandem aus einer anderen Abteilung dringend sprechen, weil der sehr viel mit dem kommunizieren wird, aber nicht mit dem im Team arbeitet.” An einem Tisch beispielsweise. Und dann ist der halt nicht beim Team-Interview mit dabei, sondern der kriegt noch mal ein separates Gespräch.

Das sind so Sachen, die kommen dann halt über die Erfahrung, wenn man den komplett neu aufsetzt. Aber das Klassische, womit ich mich viel beschäftige, ist das, was ich erläutert habe: Dass wir schauen, was haben wir? Was läuft falsch? Und was können wir damit verbessern? Und das auch wirklich gemeinsam als Team, weil am Ende des Tages müssen die Recruiter das umsetzen, oder die Personalabteilung, und da wirklich voll hinter stehen. Weil sonst ist es wirklich nur eine Vorgabe oder einfach nur so, wie man eine E-Mail bekommt, von wegen, “Setz das mal bitte so und so um”, und das wird nicht funktionieren.

Luisa: Ja, das klingt auch echt so, als würdest du Abteilungen oder Teams auch einfach erst mal organisieren, nicht? Also wenn du solche Tipps gibst, wie beispielsweise, “Setzt euch jede Woche montags, meinetwegen abends, einmal schnell hin, geht die Position durch oder sprecht einfach mal kurz die offene Stelle jetzt durch.” – Das sind ja eigentlich Basics, nicht? Also total effektive Basics, die man aber vielleicht so im Alltag, im hektischen Arbeitsalltag irgendwie vergisst, die aber einen ganz wertvollen Beitrag zu dem gesamten Prozess leisten.

Clemens: Genau so ist es. Es ist wirklich so, das sind ganz banale Dinge teilweise, die ich anpacke. Das ist aber auch wirklich in der Natur des Menschen, weil wir einfach vom Wesen her immer versuchen, den geringsten Widerstand zu gehen. Das ist einfach in uns drin. Und von daher setze ich mit solchen kleinen Dingen einfach immer noch mal einen anderen Blickwinkel von außen oder von der Seite oder von wo auch immer, und sage dann einfach wirklich, “Hey, ganz einfache Basics: Setzt euch kurz zusammen, vereinbart dieses wöchentliche Meeting, und ihr verlauft euch nicht in euren Slack-Nachrichten von vor drei Tagen oder vor einer Woche”, und dann geht da wieder was unter.

Luisa: Findet man eh nicht mehr.

Clemens: Findet man eh nicht mehr, nicht? Man scrollt sich dann zu Tode und weiß dann nicht mehr, wo es ist und wo es stand. Dann lieber wirklich das Meeting einberaumen. Das sind so ganz einfache Sachen. Oder ich kann dir noch ein Beispiel geben: Da ging es darum, dass ein Unternehmen sich ganz lange geärgert hat, dass eine Stelle nicht besetzt wird, und das da immer wieder dann das am Ende beim Team-Interview scheitert. Der hat zwei Superinterviews gemacht, und dann hat das Team immer Nein gesagt. Dann einfach zu sagen, “Dann macht doch bitte das Team-Interview am Anfang, bevor ihr zweieinhalb Wochen immer mit einem Recruiting-Prozess verschwendet.”

Da gehen dann so Augen auf und man denkt, “Oh, ja, der hat recht.” – Genau, das sind aber so ganz einfache Basics, die die Leute einfach vergessen, im täglichen Doing untergehen. Und das ist keine schlechte Eigenschaft. Ich freue mich, denen da zu helfen, keine Frage. Aber das sind Sachen, die dann einfach untergehen. Weil die Leute dann so fokussiert sind, dass sie so Basics einfach vergessen.

Luisa: Ja, oder vielleicht auch an so anderen Strukturen festhalten, nicht? Die vielleicht aber in der Situation gar nicht mehr gut passen.

Clemens: Genau.

Luisa: Also es klingt für mich so, der Prozess muss ja auch eigentlich nicht in Stein gemeißelt sein. Die aktuelle Situation Corona hat uns ja allen gezeigt, wir müssen irgendwie umdenken. Wir müssen uns an eine Remote-World anpassen. Da würde ich sagen, dass viele Unternehmen jetzt da auch den ganzen Recruiting-Prozess komplett umstellen mussten, alles von zu Hause aus. Also da sollte man vielleicht auch noch eine Portion Flexibilität mitbringen.

Clemens: Genau, und das ist dann halt auch immer meine Aufgabe, die Sachen einfach mal infrage zu stellen. Wenn ich dann in den Unternehmen bin, dann solche Sachen einfach mal infrage zu stellen, um einfach zu schauen, ist das wirklich noch up to date? Ist das so, wie Kandidaten behandelt werden wollen? Da wirklich dann auch mal mit den beispielsweise letzten 20 Einstellungen, die in dem letzten Jahr gemacht wurden, einfach mal zu sprechen. Zu sagen, “Hey, wie habt ihr das denn empfunden? Wie seid ihr durch den Prozess gelaufen? Hat euch das gefallen? War das gut? Was war schlecht?” Das sind so ganz einfache Sachen, wofür dann auch eine Personalabteilung Umfragen machen könnte, und sich dann hinsetzt und die Analysen macht. Aber oftmals ist es halt ein hoher zeitlicher Aufwand. Und da komme ich dann ins Spiel, dass, wenn ich da bin, mir die Leute zu schnappen, und dann mit den Einzelnen auch mal Gespräche zu führen, um da wieder Dinge rauszuziehen und einfach neue Erkenntnisse dem Unternehmen zu zeigen.

Luisa: Ja, das habe ich jetzt auch schon öfters gehört von anderen Gästen im Podcast und in Webinaren, die wir machen. Dass auch Kandidaten, die vielleicht gar nicht den Job bekommen haben im Endeffekt, auch eine Superquelle dafür sind, herauszufinden, wie der Prozess eben gelaufen ist. Einfach ein Super-Feedback, was man sich da einholen kann. Natürlich auch von Kandidaten, die noch im Unternehmen sind, die man dann erfolgreich eingestellt hat. Aber generell sich mit wirklich den Personen auseinanderzusetzen, die von der anderen Seite diesen Prozess durchlaufen sind.

Clemens: Genau so ist das, ja. Das ist eine der besten Quellen für solche Sachen, weil die Leute sind unbefangen. Die werden sehr ehrlich darauf antworten. Weil, es schwingt natürlich immer noch mit, wenn ich meine eigenen Mitarbeiter befrage: Es ist dann nicht anonym, oder die Unternehmen sagen, es ist anonym, aber eigentlich ist es dann doch nicht, weil ja doch irgendwie alles nachvollziehbar ist, und dann trauen sich die Leute nicht wirklich, rauszukommen, oder wie auch immer. Daher ist es wirklich gut, die Leute, die auch knapp– Oder ein Angebot abgelehnt haben, beispielsweise. Die kurz vor der Einstellung waren, oder auch im letzten Step abgelehnt wurden. Da wirklich offen und ehrlich sich zu hinterfragen. Weil nur so kann man besser werden und nur so kann man wachsen, wie mit allen Dingen im Leben. Wenn ich das nicht hinterfrage, oder wer keine Frage stellt, bekommt keine Antwort, nicht?

Luisa: Ja, genau so ist das. Dann lass uns noch mal darauf blicken, wie es dir in deinem Arbeitsalltag geht. Mich würde nämlich mal interessieren, warum du überhaupt von Unternehmen eingestellt wirst, ohne dass das jetzt blöd klingen soll. Aber mit welchen Problemen kommen Unternehmen auf dich zu?

Clemens: Grundlegend ist es so: Du holst dir die externe Hilfe immer, um einen anderen Blickwinkel zu bekommen, um dich zu verbessern. Also wir haben so typische Sachen, die bei mir reinkommen. Das Allertypischste ist wirklich die Geschwindigkeit von Bewerbung bis Einstellung der Kandidaten in dem Prozess. “Das ist zu langsam. Wir haben zu lange Prozesse. Es dauert uns zu lange.” Das ist dann vorwiegend wirklich auch von den Hiring-Managern, die dann immer wieder damit kommen und sagen, “Hiring dauert zu lange. Ich brauche Leute. Warum dauert das so lange? Das kann doch nicht so lange dauern!” Das ist so ein typisches Problem.

Gleichzeitig aber auch: “Wir haben sehr viele Bewerbungen, aber finden nicht die richtigen Leute.” Das ist dann auch wieder umgedreht. Da geht es dann wirklich gar nicht darum, “wir finden niemanden” oder “wir haben Probleme, Leute zu rekrutieren und in den Prozess zu bringen”. Da liegt dann wahrscheinlich, wenn wir den Recruiting-Prozess, wie wir ihn uns vorhin angeschaut haben, es nicht an der Personalbeschaffung, sondern da liegt es dann wirklich an der Personalauswahl. Da sind dann halt viele Sachen dabei, von, da geht es dann wirklich darum, dass es vielleicht so ist, dass die Unternehmen, oder manche Hiring-Manager, gezielt Leute suchen, die so sind wie sie. Da muss man dann einfach auch die Augen öffnen.

Das liegt nämlich auch wieder in der Natur des Menschen. Wir suchen uns ja immer Leute, wie deine Freunde, die die gleichen Interessen haben. Und das färbt sich auch leider in so einem Rekrutierungs-Prozess ab. Da dann wirklich zu sagen, “Hey”, weil wirklich gute Team-Leader, oder gute Leader, die sind in der Lage, viele verschiedene Persönlichkeiten gut zu managen. Um da dann zu schauen, woran hat es wirklich gelegen, dass da bei den ganzen Bewerbungen, die eingegangen sind, nicht ein einziger dabei gewesen ist, der es vielleicht gekonnt hätte, oder den man in diese Position hätte reinentwickeln können, beispielsweise. Und da sind immer viele Sachen, die da mit reinspielen.

Und gleichzeitig ist das auch noch mal eine Sache, die jetzt immer vermehrt aufkommt: Dass es so eine oder mehrere sehr wichtige Positionen gibt, die seit langem offen sind, und wirklich auch keine Bewerbungen reinkommen. Das ist ein Punkt, wo es dann um Führungspositionen geht, meistens. Und dort die Unternehmen sagen, “Ja, wir haben hier in den letzten sechs Monaten nur so drei Bewerbungen gehabt, und davon war eine auch wirklich nur die Richtige. Oder noch nicht mal die Richtige, oder so halbwegs jemand, den wir zum ersten Interview eingeladen habe, der aber dann doch nicht der Richtige war.” Da muss es dann irgendwo sein, wenn wir wieder den Prozess betrachten: Wenn wir nicht genug Traffic auf dieser Stelle haben, dann müssen wir uns genau angucken, wie sieht da die Beschaffung aus und das Employer Branding? Nutze ich die richtigen Kanäle für diese Position? Weil, es macht natürlich keinen Sinn, beispielsweise einen IT-Job auf einer Seite für Marketing-Gurus zu schalten. Daher sind es solche Themen, die wirklich vielfach aufkommen. Das sind so die typischen Sachen. Also die Geschwindigkeit; dann “viele Bewerbungen und wir haben den Richtigen nicht dabei”; oder halt wirklich sehr wichtige, oder mehrere wichtige, Positionen, die eine zeitlang nicht besetzt werden.

Luisa: Okay. Und neben diesen genannten Problemen, mit denen Unternehmen auf dich zukommen: Wenn du dann ein Projekt anfängst und du selbst im Unternehmen bist, was fällt dir da dann häufig auf? Oder was für Probleme erkennst du dann, die vielleicht zu den größeren Problemen beitragen?

Clemens: Wieder das ganz klare Thema Kommunikation miteinander. Da fällt dann in den ersten Gesprächen, die ich dann führe– Also ich komme dann ins Unternehmen und verschaffe mir erst mal einen Überblick. Ich habe dann meistens natürlich einen Ansprechpartner; sei es jetzt der Personalleiter, Head of HR, oder direkt jemand von den Gründern oder CEO. Die mir dann erst mal wirklich die Lage erklären, wie sie die Dinge sehen. Wo es ihrer Meinung nach dran hakt, scheitert. Und dann spreche ich mit den jeweiligen Personen, die involviert sind.

Nehmen wir jetzt mal als Beispiel eine Marketing-Abteilung, dann spreche ich natürlich mit dem CMO, der dort der Boss ist, und dann schaue, wie er die Sicht der Dinge sieht. Dann vergleiche ich das alles miteinander, und dann geht man da noch mal in die Kommunikation. Das ist ein ganz wichtiger Punkt, weil da decken sich dann schon viele Sachen überhaupt nicht mit dem, wie das jemand als CEO sieht, plus dass er dort jemanden so im Marketing hat. Auf jeden Fall die Kommunikation ist da wirklich das A und O.

Was ich dann vielfach sehe ist, dass die Unternehmen sich schon fast overtoolen, auch was wieder Richtung Kommunikation geht. Dass da per E-Mail geschrieben wird, per Slack, viele Sachen untergehen. Das sind immer noch diese Standardsachen, die auffallen, wo man sich auch wieder auf eine bestimmte Sache einfach committen muss, und ich dann beispielsweise die gesamte Kommunikation über ATS mache. Dass ich dort nachvollziehen kann, wann wurde was besprochen? Weil, ist dann wieder jemand drei Wochen im Urlaub, dann geht das unter. Und dann sehe ich halt wirklich im ATS nachvollziehbar, “Hey, der Kandidat hängt jetzt hier schon seit zwei Wochen drin. Da müssen wir ran.” Und sich da wirklich einfach selbst zu kontrollieren und die Daten, die man hat, relevant nutzen und intelligent nutzen, und die richtigen Schlüsse ziehen.

Luisa: Ja. Ich finde es witzig, dass du eben “overtoolt” gesagt hast. Finde ich ein richtig gutes ‘denglisches’ Wort. Overtooled heißt, A, viele Unternehmen benutzen vielfach Tools, oder einfach Technologien, die ja eigentlich Teams aber unterstützen sollen, um ihre Arbeit zu machen. Je mehr verschiedene man benutzt, kann es vielleicht wild werden. Gibt es denn irgendwelche Tools oder Tricks, mit dem Unternehmen ihre Recruitment-Prozesse optimieren können? Du hattest jetzt eben ATS angesprochen. Mit dem man einfach auch gut nachvollziehen kann, wann was passiert. Welche anderen Tools kannst du empfehlen?

Clemens: ATS, keine Frage, ist absolut sinnvoll und sehr wertvoll, weil es erst mal eine Eigenkontrolle ist, für mich als Recruiter selbst, als auch ich immer wieder dann den Status quo challengen kann und schauen kann, über welchen Zeitraum, beispielsweise der letzten sechs Monate: Wie lang war da durchschnittlich der Rekrutierungsprozess? Von Bewerbungseingang, weil das ja nachvollziehbar ist, über welchen Kanal er kommt, gleichzeitig dann auch zu schauen, welche Kanäle funktionieren bei uns, bei den jeweiligen Abteilungen oder Unternehmen?

Es ist so, dass dort immer mehr Sachen in HR-Analytics-Tools gehen. Das bedeutet, dass aufgrund der Daten aus dem ATS, aufgrund der Daten von meiner eigenen Website – wie viel Traffic habe ich da drauf? –, dass man, wenn man eine gute BI-Abteilung zum Beispiel im Haus hat als Unternehmen, oder man kauft sich ein HR-Analytics-Tool, dass man dort wirklich punktuell, ganz genau sehen kann, wann was passiert. Und da rede ich jetzt zum Beispiel von, wann ist der beste Zeitpunkt, eine Stellenanzeige zu schalten? Macht es Sinn, eine Stellenanzeige am Freitag Nachmittag um 19 Uhr hochzuladen, die dann beispielsweise auf den Jobportalen oder bei LinkedIn schon wieder auf Seite 3 runterrutscht, weil am Montagmorgen die Unternehmen ihre Stellenanzeigen hochladen?

Da konnten wir letztes Mal bei einem Kunden sehr gut sehen, dass – das war eine Marketing-Position, um die es da vorwiegend ging – dass sehr viele Bewerbungen an einem Montagnachmittag eingehen. Ganz normale Situation, die Leute, die sich auf diese Stelle beworben haben, sind sehr wahrscheinlich Montag wieder zur Arbeit gegangen und haben dann gemerkt, “Hey, mein Job gefällt mir doch nicht mehr so gut”, nach dem Wochenende, ist ja dann immer so ein bisschen Ernüchterung bei manchen dabei, die dann einfach einen Jobwechsel bevorzugen. Und den Montagmorgen kennen wir alle. Dann nach der Mittagspause schicken die dann doch noch mal eine Bewerbung raus.

Dieses HR-Analytics-Tool kann mir dann auch noch mal genau sagen, über welches Device hat er sich beworben? Und dann, über welche Website kam er? Und dann gleichzeitig, war es jetzt wirklich einfach nur ein CV über das iPhone rausgesendet? Um dann zu gucken, wann gehen die Bewerbungen ein und wann macht es Sinn, die Stellen zu schalten? Wir haben dann gemerkt, dass an einem Montagnachmittag wir einen Peak hatten, wo die Bewerbungen eingegangen sind. Gleichzeitig noch mal an einem Mittwochnachmittag. Dann haben wir auch immer noch mal gemerkt, dass am Sonntag eine Aktivität da ist, weil die Leute dort sehr wahrscheinlich zu Hause ein bisschen eine entspanntere Atmosphäre haben, und dann doch noch mal auf den Jobportalen gucken: “Hey”, auch wieder mit dem Gedanken, “ich muss morgen wieder zur Arbeit und bin da vielleicht nicht so happy.”

Luisa: Nicht noch eine Woche dort.

Clemens: So nach dem Motto. Und sich dann einfach umschauen und dann auch noch mal schnell eine Bewerbung am Sonntag über das iPad rausschießen.

Und das sind so Sachen, wenn man diese Daten hat und das weiß, dann kannst du viel, viel optimieren und wirklich die Dinge gezielter angehen und cleverer einfach. Weil dann können auch wieder Recruiter ihren ganzen Arbeitsalltag danach ausrichten. Das bedeutet dann, wenn ich diese Daten erheben kann und das weiß– Auch das geht wieder nur über Erfahrung, ganz klar. Man muss ja irgendwo anfangen. Man muss das HR-Analytics dann quasi füttern mit Daten, erst mal, dass man einfach pauschal die Stellen hochschießt, auf die jeweiligen Kanäle. Und dann schaut, wie wird es angenommen? Wann wird sich angenommen? Und das geht wirklich dann nur über Learning by Doing im ersten Schritt, wenn wir jetzt neu aufsetzen. Und dann halt zu schauen, wann sind die Tage, wo es Sinn macht? Dann kann ich als Recruiter sagen, “Okay, ich schnappe mir meine Stellenanzeigen, meine neuen, oder die neuen Jobs, die ich besetzen muss. Und dann weiß ich, das brauche ich nicht an einem Dienstagmittag machen, sondern das mache ich dann an einem Mittwochmittag, weil ich weiß, am Mittwoch sind die Leute meistens dabei, ihre Bewerbungen rauszuschicken.”

Das wirklich gut zu nutzen und da auch wieder: Das meine ich auch davor, was ich meinte mit dem, dass man sich nicht overtoolt. Dass man da jetzt nicht noch anfängt, da noch ein System dazuzunehmen und da noch ein System dazuzunehmen. Also ich bin ein Freund davon, wenn wir ein gutes ATS haben, was vielleicht dann auch noch die gleichen– also nicht nur die Applications sortiert und den Recruiting-Prozess, sondern auch gleichzeitig noch mal Personalakte mit drin ist und so weiter. Dass man möglichst alles ganzheitlich hat. Und dann wirklich schaut, was brauche ich wirklich? Und was hilft mir dann wirklich weiter?

Luisa: Ja, danke für deine Insights zu den Tools und wie man die am besten benutzen kann. Jetzt würde ich gerne noch mal ein bisschen was– Dich aus dem Nähkästchen plaudern hören, und zwar über vielleicht deine Projekte. Du hast ja schon mal so ein paar Beispiele genannt. Aber vielleicht hast du ja noch vielleicht ein Projekt aus den letzten Jahren, was du besonders spannend fandest, oder welches du besonders erfolgreich durchgeführt hast, was du uns einmal irgendwie vorstellen könntest?

Clemens: Ja, sehr gerne. Das war ein Projekt in 2019. Dort war ich für bestimmte Positionen im Marketing zuständig, und gleichzeitig mit den Pain Points, wie ich sie schon genannt habe. Wir haben eine wichtige Position, die nicht besetzt wird, seit langem offen, wir kommen da nicht wirklich vorwärts. Da habe ich wirklich dann angefangen, den Recruiting-Prozess komplett neu aufzusetzen beziehungsweise das wieder zu nehmen, was das Unternehmen hat, und dann aber gemerkt, das passt nicht in der Kommunikation mit den Leuten, die involviert sind. Also lasst uns wirklich neu schauen, wie können wir das besser machen. Da ging es dann darum, dass ein super Employer Branding schon da war. Die haben super Beschaffungswege gehabt, es war wirklich für Recruiter ein Paradies, was Tools anging. Wie jetzt ein LinkedIn Recruiter Account, einen XING TalentManager und solche Geschichten. Die waren alle da.

Nur dann ab Bewerbungseingang hat es gehakt. Und da haben wir uns hingesetzt und geschaut, an welchen Stellen können wir drehen. Da ging es dann wirklich auch darum, dass bestimmte Leute einfach nicht in diesem Prozess involviert sein müssen. Wo man sich da dann schon wieder einfach eineinhalb Wochen in diesem Recruiting-Prozess gespart hat. Bei einem Start-up sind eineinhalb Wochen viel Zeit, in der viel passiert und viel passieren kann, weil wir kurze Wege haben, weil wir eine schnelle Kommunikation haben. Das macht sich dann natürlich sofort bemerkbar. Da hast du dann wieder eineinhalb Wochen mehr Zeit, schneller einen Kandidaten durch den Prozess zu bringen, dich besser um den zu kümmern.

Du hast als Recruiter dann wieder die Möglichkeit, dich nicht in Prozessen zu verrennen und da noch wieder ein Interview zu organisieren. Dann ist wieder jemand im Urlaub, der wirklich einfach nicht relevant ist. Und da sind Dinge aufgekommen, die ziemlich einfach dann doch waren umzusetzen und wir sehr happy damit waren, dass wir sehr schnell Kandidaten für bestimmte Positionen gefunden haben.

Da gibt es auch ein Beispiel, was ich nennen kann. Für eine Position, ich habe die Zahl nicht mehr ganz genau im Kopf, aber es müssten so 160 Bewerbungen im letzten halben Jahr gewesen sein, die ich dann noch gesehen habe. Aber aufgrund der DSGVO sind die ja auch nicht mehr so lange gespeichert. Dementsprechend habe ich dann auch zu ihm gesagt, dem jeweiligen Teamleiter, der da zuständig war, ob das wirklich die Anzahl ist. Also ich musste echt schlucken, als ich das gesehen habe. Und er sagte: “Ja, wenn das da so drin steht, dann wird es so sein”. Dann habe ich ihm ganz offen und ehrlich, und das ist halt diese Kommunikation, die man fahren muss, transparent da zu sagen, ob er wirklich meint, dass dort niemand dabei war, der diesen Job gekonnt hätte.

Dann war auch dementsprechend einfach mal kurz Ruhe im Raum, und nach einer 10-sekündigen Pause von ihm kam dann einfach nur ein ganz trockenes: “Ja, du hast Recht, da wäre garantiert jemand dabei gewesen.” Und das sind so Sachen, die sind so simpel, wie wir es vorhin schon gesagt haben und so elementar wichtig. Einfach solche Sachen anzusprechen, und dann wirklich aufgrund der Daten aus dem ATS einfach zu analysieren und zu sagen: Hey, das ist doch viel zu viel, aber was da eingegangen ist und was dabei am Ende herumgekommen ist, ist halt Null.

Da sind wirklich ganz kleine banale Dinge, wo ich dann immer noch einmal den Finger in die Wunde lege, und den Leuten auch einfach ein bisschen mehr Mut zuspreche beim Hiring. Wir müssen von dem Gedanken auch wegkommen: der perfekte Kandidat, der das kann, das kann, das kann, dafür ist der Markt sehr umkämpft. Jedes Unternehmen, wir fischen alle im gleichen Teich. Und da wirklich dann den perfekten Kandidaten zu finden, das ist natürlich Ziel aller. Aber man muss hier und da einmal Kompromisse machen, um einfach an das Ziel zu kommen. Weil stell dir vor, das ist ja das Typische: man bekommt da als Recruiter immer ein gutes Bild, oder eine gute Frage ist zum Beispiel immer, dass man die Hiring-Manager fragt: “Was passiert denn, wenn die Stelle in den nächsten drei Monaten nicht besetzt ist, oder in den nächsten zwei?” Und dann kommen meistens so Sachen wie: “Dann habe ich richtig viel Stress, dann weiß ich gar nicht, wie das hier laufen soll,” und so weiter.

Das ist dann immer ein guter Hebel auch für Recruiter, einfach dort anzusetzen und zu sagen, was können wir, was ist wirklich elementar wichtig, um diesen Job zu erledigen, wenn wir uns zum Beispiel die Stellenanzeige noch einmal angucken. Was können wir davon als nice-to-have abzeichnen oder als wie auch immer man es nennt. Oder komplett streicht, weil es halt im ersten Schritt für den Job nicht so relevant ist, aber dann vielleicht Kandidaten abschreckt, die sich dann nicht darauf bewerben. Weil das haben wir auch ganz oft analysiert, auch bei dem Kunden speziell, dass viele Kandidaten sich dann einfach nicht beworben haben, weil dort ein bestimmtes Tool drin stand, was nicht so häufig ist. War glaube ich so ein Analytics Tool von Google oder so was, was einen ganz speziellen Namen hat und dort aufgelistet war. Und die Leute lesen das und schrecken dann zurück und sagen: “Oh nein, das kenne ich das Tool, habe ich schon einmal gehört und weiß auch, was das macht, aber habe ich noch nicht damit gearbeitet, bewerbe ich mich nicht”.

Und das ist dann auch wieder der Punkt, dass man das dann zum Beispiel wirklich einfach streicht oder als nice-to-have oder dann einfach so auflistet in der Stellenanzeige, dass man sagt: das sind die Tools, mit denen wir arbeiten. Das aber dann einfach kein Muss ist, die Fähigkeiten dann mitzubringen. Bei manchen Sachen muss es unbedingt sein, bei manchen nicht. Aber auch da wieder, in die Kommunikation gehen und schauen was wird wirklich gebraucht, um diesen Job zu erledigen. Da sieht man dann auch schon manchmal wirklich, wenn du in der Stellenanzeige zwei Zeilen streichst, auf einmal hast du eine Woche später fünf neue Bewerbungen, wo die letzten drei Monate gar nichts passiert ist. Und dann ist wirklich erst einmal so: “Wo kommen die denn jetzt her?”. Dann guckst du morgens in das Recruitee oder kriegst die E-Mail, du hast neue Bewerbungen auf die und die Stelle. Da ist es dann auch wirklich immer so schön zu sehen, weil die Kunden sehen dann direkt: “Oh Mein Gott, wir haben nur ein bisschen was geändert und auf einmal haben wir Bewerbungen.” Dann schreiben einem direkt die Hiring-Manager: “Hey, schau einmal, da sind fünf neue Bewerbungen drin.” Das ist dann wirklich so ganz kleine Sachen, wo ich dran drehe und dann passieren ganz gute Dinge. Das ist auch wieder so ein Punkt, wo wir vorhin schon darüber geredet haben, dass es einfach, ja schon immer, beispielsweise wird immer gesagt: “Ja, das haben wir ja schon immer so gemacht und es hat auch immer ganz gut geklappt.” Das wird dann immer wieder weiter so gemacht, dann wird der Status quo nicht gechallengend. Das mache ich dann einfach, und bin da voll drin und helfe denen dann.

Luisa: Ich kann mir aber auch vorstellen, dass es für dich, in deiner Position auch einfacher ist, diesen Status quo zu challengen…

Clemens: [00:47:14] Ja.

Luisa: …dadurch, dass du extern bist. Du bist ein Interim Recruiter, du gehörst nicht in die Mannschaft, die dort immer beschäftigt ist. Weil ich kann mir vorstellen, dass als “normaler Angestellter”, dass man sich oft gar nicht traut, mal zu fragen: “Warum müssen wir das denn so machen, können wir das nicht anders machen?” Aber du als Externer, mit frischem Wind kommst du da rein und kannst es dann doch machen. Die Leute vertrauen dir dann und nehmen es auch einfacher an.

Clemens: Genauso ist es auch. Ich habe das vielfach dann mitbekommen, dass Recruiter mich dann halt direkt ansprechen und mich nach Tipps fragen und Tricks, und so weiter. Dann muss ich denen teilweise auch wirklich einmal immer so Mut zusprechen und sagen: “Hey, gehe einfach mal hin oder in dem nächsten Personal-Meeting, wenn ihr alle zusammensitzt, bringe das Thema einfach mal auf den Tisch. Und dann diskutiert ihr einfach mal darüber.“ Gleichzeitig auch das, was du gut erklärt hast, dass man sich nicht traut. Recruiter, die haben einfach eine gewisse Hemmschwelle, den Hiring-Manager zu challengen, um zu sagen: “Hey, ich bin damit überhaupt nicht einverstanden, dass das soundso läuft oder dass die Kommunikation soundso ist.”

Dann versuchen sich viele zu flüchten in so Sachen, dass sie sich dann beim Personal Head of HR, wie auch immer, Personalleiter, dann beschweren oder sagen: “Hey, ich bin nicht glücklich, wie die Kommunikation mit dem jeweiligen Manager gerade läuft.” Dann aber auch nicht so den Mumm haben, selber hinzugehen oder einfach zu sagen: “Hey, ich will mal mit dir sprechen, weil ich finde das läuft nicht so gut gerade.” Das ist auch wieder unter den ganzen, was wir zu Anfang gesagt haben, dass man ja ein gemeinsames Ziel hat. Wenn man das wirklich immer zur Sprache bringt und sagt: “Hey, wir müssen miteinander arbeiten, ich will dir helfen, einen perfekten Kandidaten zu finden als Recruiter intern. Du willst ihn gerne einstellen, von daher lass uns doch das alles einmal analysieren und darüber reden.“ Aber klar, ich habe da die einfachere Herangehensweise, oder natürlich meine Hemmschwelle deutlich geringer, da Themen auf den Tisch zu bringen und anzusprechen. Dafür werde ich ja auch geholt, muss man ja auch einfach sagen.

Luisa: Genau.

Clemens: Ich kann wirklich als Externer alles sagen und auf den Tisch bringen, da wirklich den Finger in die Wunde legen und sagen: “Hey, aber überlege doch einmal einfach die und die Variante ,oder die und die Variante”. Oder ich erzähle denen aus meiner Erfahrung, was bei meinen Kunden in der Vergangenheit gut gelaufen ist in dieser Situation. Ich zeige ihnen dann mehrere Wege auf, und für wen sie sich am Ende entscheiden, das muss dann natürlich auch wieder von Ihnen selbst kommen. Aber ich bin da mit Rat und Tat zur Seite und habe da, wie du es richtig analysiert hast, den ein bisschen einfacheren Job, da einfach Dinge auszusprechen. Das merkt man, aber auch da liegt es, oder da gebe ich dann immer die Tipps auch wirklich weiter, nochmal an die Leute, die das Leadership-Team beispielsweise in einem Unternehmen gibt es da, die dann auch mal regelmäßig Meetings haben, wo ich sage, “Ihr müsst den Leuten wirklich Mut zusprechen, dass sie alles äußern können und äußern dürfen. Gebt den Leuten den Raum für Verbesserung.” Das machen viele Unternehmen schon super. Da ist immer Platz und jeder darf dann hier und da seine Meinung äußern und das herausbringen. Wichtig ist dann immer nur, dass es dann auch wirklich gemacht wird und umgesetzt wird und möglich bewusst aufgenommen wird.

Viele Unternehmen haben dann auch wieder, jetzt kommen wir wieder zu den Tools, Mitarbeiter-Umfragen, wo die Mitarbeiter dann wirklich sich richtig Mühe geben und Romane schreiben und da ihr Herz anonym ausschütten. Das auch manchmal auf wöchentlicher Basis oder alle zwei Wochen. Damit muss aber auch wirklich etwas gemacht werden und damit muss gearbeitet werden. Da muss sich hingesetzt werden und geguckt werden: Was bedrückt die Leute gerade oder was fehlt hier, und was können wir besser machen? Um auf den Anfang zurückzukommen: Wie ist die Vision? Wie sind die Werte des Unternehmens? Gibt es den Raum dafür? Wie wollen wir sein? Weltoffen, Diversity sind Themen, die dann immer wieder kommen, und da Leuten den Raum geben, zu kritisieren.

Luisa: Ja, definitiv. Bei so einem Arbeitgeber wollen wir, glaube ich, alle arbeiten. Das ist der Idealzustand. Zum Schluss möchte ich dich ganz gerne noch nach deinen Top-3-Tipps und Tricks für einen erfolgreichen Recruitment-Prozess fragen.

Clemens: Nummer 1 ist wirklich, die Feedback-Zeiten festlegen, intern und extern. Meine eigenen Standards setzen und das mal wirklich zu hinterfragen: Wie würde ich mich fühlen als Kandidat? Wie würde ich mich fühlen, wenn ich erst fünf Tage später etwas höre? Dann den Prozess so aufzubauen, dass ich sage, “Okay, nach Bewerbungseingang muss innerhalb von 45 Minuten die automatische Bestätigung zu mir raus,” plus dazu, wenn Sondersituationen sind, eine E-Mail, wann es weitergeht im Prozess, wann er etwas hört. Wenn es möglich ist, etwas einzugrenzen, und gleichzeitig intern den Leuten wirklich Timeslots zu setzen oder Standards zu setzen und zu sagen, “Ich brauche innerhalb von 24 Stunden Feedback zu dem Lebenslauf.” Das ist eigentlich ein Richtwert, der gut machbar ist für die meisten Leute, weil, wenn wir ehrlich sind, einen Lebenslauf durchzuschauen und zu analysieren kostet uns in der Praxis nicht länger als 10 Minuten eigentlich, um einen guten Überblick zu bekommen, und vielleicht nochmal die Unternehmen durchzuschauen, wo er gearbeitet hat und wirklich mal punktuell zu schauen, sind das relevante Unternehmen für die Erfahrungen? Also Feedback-Zeiten festlegen, intern, extern. Dann wirklich transparente Kommunikation, auch wieder intern, extern, zu den Kandidaten und zu den Hiring-Managern, weil, das ist das A und O, damit steht und fällt alles. Wenn wir nicht mehr richtig miteinander kommunizieren, dann geht alles verloren.

Luisa: Kommunikation ist das A und O?

Clemens: Es ist wie man immer sagt. Es ist so. Das kann man nicht wegdiskutieren. Das ist einfach da. Der dritte Punkt ist: Die eigenen Daten intelligent nutzen und die richtigen Schlüsse daraus ziehen. Wir haben darüber geredet, Age-Analytics-Tools, das ATS wirklich nutzen und zu schauen, welche Kanäle funktionieren, wo die Bewerbungen hineinkommen und welche nicht? Dementsprechend dann auch, was viele dann immer vergessen und das ist natürlich auch ein Punkt, diese ganzen Tools und die ganzen Kanäle, die kosten auch sehr viel Geld.

Luisa: Das stimmt.

Clemens: Sei es jetzt die Indeed-Sachen zu schalten, die Stepzone-Sachen zu schalten, und dann auch wirklich zu schauen, für die letzten sechs Monate haben wir gerade mal drei Bewerbungen von Stepzone bekommen, und zahlen dafür jeden Monat 1.000 Euro. Da macht es durchaus Sinn, diesen Kanal abzuschalten. Das ist wirklich ganz elementar wichtig. Die eigenen Daten intelligent nutzen, und daraufhin dann zu optimieren. Was da vielleicht noch ein bisschen mit hereingeht, was ein bisschen die Zukunft, was immer so viel gesagt wird, dass da immer mehr automatisierte Services kommen werden, Maschinen, die uns die Arbeit abnehmen im Recruiting. Wir sehen es ja jetzt, es kommen immer mehr Tools, und ja, in der Zukunft wird es auch Algorithmen geben, die uns besser unterstützen. Automatische Services ja, aber ich sage es wirklich so, wie es ist, am Ende des Tages haben Maschinen keine Gefühle, Emotionen, Empathie, Charakter, Wissen über die Natur des Menschen. Das ist einfach nicht da und das wird auch immer da bleiben, deswegen wird der menschliche Punkt auch immer dableiben, dass wirklich da face-to-face, sei es digital, sei es im Office, human-to-human, wie man immer schön sagt, das wird niemals untergehen, glaube ich, und wird auch niemals wegfallen.

Luisa: Nein, sondern wir benutzen Maschinen oder eben besondere Tools, die uns einfach nur dabei unterstützen und unsere Arbeit einfach besser machen, aber sie werden uns nicht ersetzen, in dem Sinn.

Clemens: Nein, definitiv nicht, gerade nicht im Recruiting. Dafür ist es zu komplex, und wir arbeiten da mit Menschen. Da gibt es viel zu viele Faktoren von einer menschlichen Person, die da mit reinspielen. Aber es wird mehr Services geben und die werden uns immer besser unterstützen. Das sieht man jetzt schon, weil, wer hätte jetzt mal ernsthaft vor 10 Jahren gedacht, dass wir solche Tools nutzen können, und wie schnell das Recruiting jetzt läuft im Vergleich zu fünf Jahren zurück bloß? Da ist schon sehr viel passiert. Wir sind schon im einem sehr schnellen Zeitalter im Recruiting angekommen, aber nichtsdestotrotz haben wir hier und da noch die kleinen Probleme, für die ich dann da bin.

Luisa: Genau. Das ist doch ein schönes Schlusswort. Vielen Dank für deine Zeit heute und deinen Input. Hat mir super viel Spaß gemacht.

Clemens: Danke. Hat mir auch sehr viel Spaß gemacht.

Luisa: Schön, dass du da warst.

Clemens: Schön, dass wir die Zeit gefunden haben. Bis bald.

Luisa: Bis bald. Danke. Tschüss.

Clemens: Ciao.

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