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Rekrutierungsprozess: Die nötigen Schritte zum Erfolg

Kein*e Recruiter*in hat den Luxus, sich ausschließlich auf die Besetzung einer einzelnen offenen Stelle zu konzentrieren. Es handelt sich entweder um mehrere offene Jobs oder um viele andere unzusammenhängende Verantwortlichkeiten gleichzeitig. Das bedeutet, dass die Einstellung von Personal ohne ordnungsgemäße Kontrolle schnell zu einem Glücksspiel werden kann, das sich kein Unternehmen leisten kann. Hier können Ihnen gut geplante Schritte im Rekrutierungsprozess helfen!

Mit einer gewissen Vorplanung können Sie Ihren Rekrutierungsprozess optimieren, um wertvolle Zeit zu sparen und, was noch wichtiger ist, Sie können sicherzustellen, dass Sie die richtigen Rekrutierungsentscheidungen treffen. Hier sind einige Dinge, die Sie beachten sollten, wenn Sie Ihre eigenen Schritte im Rekrutierungsprozess erarbeiten.

Wie Sie einen soliden Rekrutierungsprozess in einem Team aufbauen

Bei der Erstellung einer Vorlage für den Rekrutierungsprozess ist es am besten, alle Teammitglieder einzuladen, einen Beitrag zu leisten, damit keine wichtigen Schritte ausgelassen werden. Kleine Schritte, die offensichtlich erscheinen, könnten leicht übersehen werden, was zu Problemen im weiteren Verlauf führt. Stellen Sie deshalb sicher, dass Ihre Vorlage vollständig ist.

Betrachten Sie Ihre Schritte im Rekrutierungsprozess als das Erfolgsrezept Ihres Unternehmens. Wie bei jedem Rezept kann jeder Schritt, bis hin zu einer Prise Salz, das Endergebnis ausmachen oder verderben. Jedes Unternehmen hat seine eigenen Anforderungen, aber ein gutes Flussdiagramm für einen Rekrutierungsprozess muss mit einer fundierten Stellenbeschreibung beginnen und mit dem Onboarding Ihres*Ihrer neuen Angestellten enden.

Eine Möglichkeit, sicherzustellen, dass Ihre Vorlage für den Rekrutierungsprozess nahtlos implementiert wird, ist die Investition in ein Bewerber-Tracking-System oder ATS (Applicant Tracking System) wie Recruitee. Auf diese Weise laufen alle Prozesse in einem einzigen System zusammen, auf das alle Teammitglieder in Echtzeit zugreifen können.

Denken Sie an die Bedürfnisse Ihrer Kandidat*innen

So sehr Sie auch sicherstellen möchten, dass alle Ihre Bedürfnisse erfüllt werden, vergessen Sie nicht die Erfahrung Ihrer Kandidat*innen (Candidate Experience) im Rekrutierungsprozess! Langwierige Prozesse und längere Zeitverzögerungen schrecken Kandidat*innen ab und Sie könnten am Ende die besten Talente an Ihre Konkurrenz verlieren.

Die Bedürfnisse der Arbeitssuchenden haben sich weiterentwickelt und ihre Erwartungen sind nicht mehr die gleichen wie vor einigen Jahren. Wenn Sie nicht Schritt halten, werden Sie zurückgelassen.

Ein ATS ist ein hervorragendes Instrument, um Ihren Rekrutierungsprozess mit den aktuellen Trends und Erwartungen in Einklang zu bringen. Schauen Sie sich die Stellenanzeigen an. Nur wenige Kandidat*innen stöbern heutzutage noch in Zeitungsanzeigen, um einen neuen Job zu finden. Alles wird online erledigt, auch die Kommunikation mit potenziellen Arbeitgeber*innen. 

Deshalb sollten soziale Medien ein wichtiger Faktor in Ihrem Rekrutierungsprozess sein. Auch wenn Sie nicht viel über soziales Recruiting wissen, wird ein ATS Sie in kürzester Zeit mit den verschiedenen Kanälen der sozialen Medien verbinden. Je nachdem, welche Art von Rollen Sie haben, werden Sie bald in der Lage sein, die beste Quelle für potenzielle Kandidat*innen für Ihr Unternehmen zu finden.

Die Optimierung all Ihrer Rekrutierungsprozesse bei gleichzeitiger Verfolgung von Analysen und Daten in Echtzeit ist ebenfalls ein großes Plus. Der große Vorteil der Datenanalyse bzw. Berichterstattung in Echtzeit besteht darin, dass Sie Defizite in Ihrem Rekrutierungsprozess sofort korrigieren können, bevor schlechte Entscheidungen getroffen werden.

Berichte/Analysen über Themen wie Einstellungszeit, Pipeline und Herkunft der Kandidat*innen sind in der Phase des Bewerberscreenings und der Vorstellungsgespräche von unschätzbarem Wert. Ohne die Daten und Vorhersagen, die Ihnen ein ATS liefert, würde es Wochen dauern, bis Sie merken, dass eine offene Stelle schwer zu besetzen ist, dass es Engpässe gibt oder dass Sie nicht die besten Portale für Ihre Werbung und Kampagnen ausgewählt haben.

Was sind die wesentlichen Schritte des Rekrutierungsprozesses?

Unabhängig von der Größe oder Art des Unternehmens müssen bestimmte Schritte des Rekrutierungsprozesses berücksichtigt werden. Am besten ist es auch, eine schnelle Prozessüberprüfung mit dem Rekrutierungsteam durchzuführen, bevor eine freie Stelle auf den Markt kommt.

Keine zwei Rollen sind gleich, so dass Ihre Schritte im Rekrutierungsprozess höchstwahrscheinlich für bestimmte offene Stellen optimiert werden müssen. So sehr die Vorplanung für manche trivial erscheinen mag, ist sie ein wichtiger Schritt zum Erfolg und spart Ihrem Rekrutierungsteam wertvolle Zeit. Es erfordert außerdem die kontinuierliche Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern.

Jede Vorlage für einen soliden Rekrutierungsprozess sollte Folgendes enthalten:

1. Eine detaillierte Stellenbeschreibung

  • Anforderungen an Fähigkeiten und Erfahrungen
  • Persönlichkeitspräferenzen
  • Vergütungspaket und eventuelle Zusatzleistungen

2. Werbung für Stellenanzeigen

  • Werbebudget
  • Werbekanäle
  • Kampagnen auf sozialen Medien
  • Datum, an dem die Anzeigen live geschaltet werden

3. Vorauswahlfragen

  • Grundlegende Anforderungen
  • Eventuelle Anforderungen (Anforderungen, die von Vorteil sind) 
  • Video-Antworten

4. Der Interviewprozess

  • Telefonische Interviews
  • Video-Interviews
  • Panel-Interviews
  • Anzahl der Interviews

5. Auswahlverfahren

  • Assessments
  • Auswertungen
  • Schnuppertag / Probearbeiten
  • Abschlussgespräch
  • Referenzprüfung
  • Gehaltsverhandlungen

6. Jobangebot

  • Verhandlung des Starttermins
  • Unterzeichnung aller Unterlagen
  • Kontaktpflege

7. Onboarding der neuen Mitarbeiter*innen

Natürlich ist nicht jeder der aufgeführten Schritte für jeden offenen Job anwendbar, denn Sie müssen eventuell Schritte hinzufügen oder weglassen. Aber ein vorgegebener Prozess macht die Einstellung einfacher und strukturierter – was Ihnen und Ihrem Team Zeit sparen wird! Wenn Sie die einzige Person sind, die in den Prozess involviert sind, ist es einfach, bei jedem Schritt die Übersicht zu behalten. Wenn es ein Rekrutierungsteam gibt, ist es wichtig, dass jede*r seinen*ihren Kalender und Arbeitsplan koordiniert, um den gesamten Prozess abzudecken, von Anfang bis Ende.

Es kann abschreckend für Kandidat*innen sein, wenn ein Vorstellungsgespräch gut läuft, er*sie dann plötzlich nicht mehr kontaktiert wird, weil einer der Mitarbeiter*innen nicht verfügbar ist oder es vergessen hat. Viele Kandidat*innen sehen dies als No-Go und ziehen sich aus dem Prozess zurück. Sie könnten also die besten Talente in Ihrer Pipeline verlieren!

Alle Rekrutierungen erfolgen in Etappen und oft sind verschiedene Teammitglieder in verschiedenen Phasen beteiligt. Ein Flussdiagramm des Rekrutierungsprozesses stellt sicher, dass jedes Teammitglied darauf vorbereitet ist, bei Bedarf einzugreifen, während es gleichzeitig über den Fortschritt auf dem Laufenden ist.

Neue Ideen bringen frischen Wind

Sobald Sie die einzelnen Schritte für Ihren Rekrutierungsprozess eingerichtet haben, machen Sie nicht den Fehler, zu denken, dass dies erledigt und für den Moment und auf unbestimmte Zeit getan ist. Im Geschäftsleben gibt es so etwas nicht!

Technologie und Geschäftsprozesse entwickeln sich ständig weiter, ebenso wie Menschen. Bestehende Mitarbeiter*innen und zukünftige Kandidat*innen erwarten unterschiedliche Dinge, so dass Sie mit den aktuellen Rekrutierungstrends Schritt halten müssen. Durch die Automatisierung Ihrer Rekrutierungsprozessschritte stellen Sie sicher, dass Ihre Rekrutierung innovativ und wettbewerbsfähig bleibt.

Wenn Sie sich bei einer ATS-Plattform anmelden, melden Sie sich für Updates über Markttrends, Gesetze und Systemverbesserungen an, damit Sie auf dem Laufenden bleiben. Außerdem erhalten Sie auch mehr Komfort, Markenaufbau und optimierte Rekrutierungsprozesse mit Hilfe eines Bewerbermanagementsystems wie Recruitee. Kein manuelles System, kein elektronischer Kalender oder aufwändige Tabellenkalkulationen sind vergleichbar vorteilhaft für die Koordination und Planung Ihres Rekrutierungsprozesses.

Jeder Rekrutierungsprozess muss offen sein und Raum für Verbesserungen bieten, insbesondere bei der Entwicklung Ihrer Rekrutierungsprozessschritte. Also bleiben Sie immer am Ball und halten Sie sich auf dem Laufenden!

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