Artikel

Rekrutierungsprozess: Die nötigen Schritte zum Erfolg

Kein Recruiter hat den Luxus, sich ausschließlich auf die Besetzung einer einzelnen offenen Stelle zu konzentrieren. Es handelt sich entweder um mehrere offene Jobs oder um viele andere unzusammenhängende Verantwortlichkeiten gleichzeitig. Das bedeutet, dass die Einstellung von Personal ohne ordnungsgemäße Kontrolle schnell zu einem Glücksspiel werden kann, das sich kein Unternehmen leisten kann. Hier können dir gut geplante Schritte im Rekrutierungsprozess helfen!

Mit einer gewissen Vorplanung kannst du deinen Rekrutierungsprozess optimieren, um wertvolle Zeit zu sparen und, was noch wichtiger ist, du kannst sicherzustellen, dass du die richtigen Rekrutierungsentscheidungen triffst. Hier sind einige Dinge, die du beachten solltest, wenn du deine eigenen Schritte im Rekrutierungsprozess erarbeitest.

Wie du einen soliden Rekrutierungsprozess in einem Team aufbaust

Bei der Erstellung einer Vorlage für den Rekrutierungsprozess ist es am besten, alle Teammitglieder einzuladen, einen Beitrag zu leisten, damit keine wichtigen Schritte ausgelassen werden. Kleine Schritte, die offensichtlich erscheinen, könnten leicht übersehen werden, was zu Problemen im weiteren Verlauf führt. Stelle deshalb sicher, dass deine Vorlage vollständig ist.

Betrachte deine Schritte im Rekrutierungsprozess als das Erfolgsrezept deines Unternehmens. Wie bei jedem Rezept kann jeder Schritt, bis hin zu einer Prise Salz, das Endergebnis ausmachen oder verderben. Jedes Unternehmen hat seine eigenen Anforderungen, aber ein gutes Flussdiagramm für einen Rekrutierungsprozess muss mit einer fundierten Stellenbeschreibung beginnen und mit dem Onboarding deines/deiner neuen Angestellten enden.

Eine Möglichkeit, sicherzustellen, dass deine Vorlage für den Rekrutierungsprozess nahtlos implementiert wird, ist die Investition in ein Bewerber-Tracking-System oder ATS (Applicant Tracking System) wie Recruitee. Auf diese Weise laufen alle Prozesse in einem einzigen System zusammen, auf das alle Teammitglieder in Echtzeit zugreifen können.

Denke an die Bedürfnisse deiner Kandidaten/innen

So sehr du auch sicherstellen möchtest, dass alle deine Bedürfnisse erfüllt werden, vergiss nicht die Erfahrung deiner Kandidaten/innen (Candidate Experience) im Rekrutierungsprozess! Langwierige Prozesse und längere Zeitverzögerungen schrecken Kandidaten/innen ab und du könntest am Ende die besten Talente an deine Konkurrenz verlieren.

Die Bedürfnisse der Arbeitssuchenden haben sich weiterentwickelt und ihre Erwartungen sind nicht mehr die gleichen wie vor einigen Jahren. Wenn du nicht Schritt hältst, wirst du zurückgelassen.

Ein ATS ist ein hervorragendes Instrument, um deinen Rekrutierungsprozess mit den aktuellen Trends und Erwartungen in Einklang zu bringen. Schaue dir die Stellenanzeigen an. Nur wenige Kandidaten/innen stöbern heutzutage noch in Zeitungsanzeigen, um einen neuen Job zu finden. Alles wird online erledigt, auch die Kommunikation mit potenziellen Arbeitgeber/innen. 

Deshalb sollten soziale Medien ein wichtiger Faktor in deinem Rekrutierungsprozess sein. Auch wenn du nicht viel über soziales Recruiting weißt, wird ein ATS dich in kürzester Zeit mit den verschiedenen Kanälen der sozialen Medien verbinden. Je nachdem, welche Art von Rollen du hast, wirst du bald in der Lage sein, die beste Quelle für potenzielle Kandidaten/innen für dein Unternehmen zu finden.

Die Optimierung all deiner Rekrutierungsprozesse bei gleichzeitiger Verfolgung von Analysen und Daten in Echtzeit ist ebenfalls ein großes Plus. Der große Vorteil der Datenanalyse bzw. Berichterstattung in Echtzeit besteht darin, dass du Defizite in deinem Rekrutierungsprozess sofort korrigieren kannst, bevor schlechte Entscheidungen getroffen werden.

Berichte/Analysen über Themen wie Einstellungszeit, Pipeline und Herkunft der Kandidaten/innen sind in der Phase des Bewerberscreenings und der Vorstellungsgespräche von unschätzbarem Wert. Ohne die Daten und Vorhersagen, die dir ein ATS liefert, würde es Wochen dauern, bis du merkst, dass eine offene Stelle schwer zu besetzen ist, dass es Engpässe gibt oder dass du nicht die besten Portale für deine Werbung und Kampagnen ausgewählt hast.

Was sind die wesentlichen Schritte des Rekrutierungsprozesses?

Unabhängig von der Größe oder Art des Unternehmens müssen bestimmte Schritte des Rekrutierungsprozesses berücksichtigt werden. Am besten ist es auch, eine schnelle Prozessüberprüfung mit dem Rekrutierungsteam durchzuführen, bevor eine freie Stelle auf den Markt kommt.

Keine zwei Rollen sind gleich, so dass deine Schritte im Rekrutierungsprozesse höchstwahrscheinlich für bestimmte offene Stellen optimiert werden müssen. So sehr die Vorplanung für manche trivial erscheinen mag, ist sie ein wichtiger Schritt zum Erfolg und spart deinem Rekrutierungsteam wertvolle Zeit. Es erfordert außerdem die kontinuierliche Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern.

Jede Vorlage für einen soliden Rekrutierungsprozess sollte Folgendes enthalten:

1. Eine detaillierte Stellenbeschreibung

  • Anforderungen an Fähigkeiten und Erfahrungen
  • Persönlichkeitspräferenzen
  • Vergütungspaket und eventuelle Zusatzleistungen

2. Werbung für Stellenanzeigen

  • Werbebudget
  • Werbekanäle
  • Kampagnen auf sozialen Medien
  • Datum, an dem die Anzeigen live geschaltet werden

3. Vorauswahlfragen

  • Grundlegende Anforderungen
  • Eventuelle Anforderungen (Anforderungen, die von Vorteil sind) 
  • Video-Antworten

4. Der Interviewprozess

5. Auswahlverfahren

  • Assessments
  • Auswertungen
  • Schnuppertag / Probearbeiten
  • Abschlussgespräch
  • Referenzprüfung
  • Gehaltsverhandlungen

6. Jobangebot

  • Verhandlung des Starttermins
  • Unterzeichnung aller Unterlagen
  • Kontaktpflege

7. Onboarding der neuen Mitarbeiter/innen

Natürlich ist nicht jeder der aufgeführten Schritte für jeden offenen Job anwendbar, denn du musst eventuell Schritte hinzufügen oder weglassen. Aber ein vorgegebener Prozess macht die Einstellung einfacher und strukturierter – was dir und deinem Team Zeit sparen wird! Wenn du die einzige Person bist, die in den Prozess involviert ist, ist es einfach, bei jedem Schritt die Übersicht zu behalten. Wenn es ein Rekrutierungsteam gibt, ist es wichtig, dass jeder seinen Kalender und Arbeitsplan koordiniert, um den gesamten Prozess abzudecken, von Anfang bis Ende.

Es kann abschreckend für Kandidaten/innen sein, wenn ein Vorstellungsgespräch gut läuft, er/sie dann plötzlich nicht mehr kontaktiert wird, weil einer der Mitarbeiter/innen nicht verfügbar ist oder es vergessen hat. Viele Kandidaten/innen sehen dies als No-Go und ziehen sich aus dem Prozess zurück. Du könntest also die besten Talente in deiner Pipeline verlieren!

Alle Rekrutierungen erfolgen in Etappen und oft sind verschiedene Teammitglieder in verschiedenen Phasen beteiligt. Ein Flussdiagramm des Rekrutierungsprozesses stellt sicher, dass jedes Teammitglied darauf vorbereitet ist, bei Bedarf einzugreifen, während es gleichzeitig über den Fortschritt auf dem Laufenden ist.

Neue Ideen bringen frischen Wind

Sobald du die einzelnen Schritte für deinen Rekrutierungsprozess eingerichtet hast, mache nicht den Fehler, zu denken, dass dies erledigt und für den Moment und auf unbestimmte Zeit getan ist. Im Geschäftsleben gibt es so etwas nicht!

Technologie und Geschäftsprozesse entwickeln sich ständig weiter, ebenso wie Menschen. Bestehende Mitarbeiter/innen und zukünftige Kandidaten/innen erwarten unterschiedliche Dinge, so dass du mit den aktuellen Rekrutierungstrends Schritt halten musst. Durch die Automatisierung deiner Rekrutierungsprozessschritte stellst du sicher, dass deine Rekrutierung innovativ und wettbewerbsfähig bleibt.

Wenn du dich bei einer ATS-Plattform anmeldest, melde dich für Updates über Markttrends, Gesetze und Systemverbesserungen an, damit du auf dem Laufenden bleibst. Außerdem erhältst du auch mehr Komfort, Markenaufbau und optimierte Rekrutierungsprozesse mit Hilfe eines Bewerbermanagementsystems wie Recruitee. Kein manuelles System, kein elektronischer Kalender oder aufwändige Tabellenkalkulationen sind vergleichbar vorteilhaft für die Koordination und Planung deines Rekrutierungsprozesses.

Jeder Rekrutierungsprozess muss offen sein und Raum für Verbesserungen bieten, insbesondere bei der Entwicklung deiner Rekrutierungsprozessschritte. Also bleib immer am Ball und halte dich auf dem Laufenden!

Vielleicht interessiert dich auch

Personalbeschaffung

7 Tipps, damit Remote Work und Remote Recruiting funktionieren können

Von Luisa Spardel

Personalbeschaffung

Wie man das Recruiting in Zeiten der Unsicherheit anpassen kann

Von Luisa Spardel

Personalbeschaffung

Interview: Wie man Remote-Teams richtig rekrutiert

Von Luisa Spardel