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Remote Onboarding-Prozess: die digitale Einarbeitung erklärt

Das eine durchdachte Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unverzichtbar ist, haben inzwischen die meisten Unternehmen erkannt und auch ein entsprechendes Konzept ausgearbeitet. Meistens stehen eine persönliche Vorstellungsrunde des Teams, ein Rundgang durch das Unternehmen und das erste Meeting mit der Chefin oder dem Chef auf dem Plan. Arbeiten die Teammitglieder allerdings von zu Hause aus oder gar am anderen Ende der Welt, wird der Onboarding-Prozess auf eine neue Probe gestellt.  

Wie kann die neue Kollegin oder der neue Kollege am besten ins Team integriert werden, wenn man sich nicht persönlich treffen kann? Mit dieser Frage beschäftigen wir uns in diesem Artikel. Hier erfährst du, was Remote Onboarding ist, wie ein entsprechender Prozess aussehen kann und welche Tools dir dabei behilflich sind. 

Was ist remote Onboarding?

Onboarding ist das Einführen neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ins Unternehmen. Es umfasst alle Aktivitäten, die den Einstieg in die Firma so angenehm und effektiv wie möglich gestalten sollen. 

Das Ziel ist, den oder die Neue schnell ins Team zu integrieren und zu einer vollwertigen Arbeitskraft zu machen. Und das ist nicht zu unterschätzen. Denn wenn sich neue Talente nicht von vornherein wertgeschätzt fühlen, untergräbt das die Glaubwürdigkeit eines zuvor mit Mühe aufgebauten Employer Brandings.

Immer öfter muss die wichtige Einarbeitung allerdings ohne persönlichen Kontakt stattfinden, weil die Angestellten im Homeoffice arbeiten oder sich das neue Teammitglied gar in einem anderen Land befindet. Das nennt man dann remote oder online Onboarding. 

Wie sieht ein remote Onboarding-Prozess aus?

Der Onboarding-Prozess lässt sich in drei Phasen einteilen: die Vorbereitung (auch Pre-boarding genannt), die Orientierung und die Integration. Hier erfährst du, was du in jeder Phase tun solltest, damit deine Einarbeitung auch ohne persönlichen Kontakt glückt.  

Pre-boarding

Eine effektive online Einarbeitung will gut vorbereitet sein. In der Vorbereitungsphase sorgst du schon lange vor dem ersten Arbeitstag des neuen Teammitglieds dafür, dass alles glatt läuft, sobald der oder die Neue an Bord ist. 

Diese Fragen solltest du jetzt klären und die Informationen an den Neuankömmling kommunizieren:

  • Arbeitsvertrag: Kann dieser elektronisch unterzeichnet werden?
  • Unterlagen: Welche Dokumente und Informationen werden noch vom neuen Angestellten benötigt? Können diese elektronisch eingereicht werden oder müssen sie im Original per Post zugeschickt werden?
  • Arbeitsplatz und Equipment: Was wird vom Unternehmen bereitgestellt (z. B. Laptop) und wofür ist der oder die Angestellte verantwortlich (z. B. Internetverbindung zu Hause)?
  • Software und Zugänge: Welche Tools benötigt das neue Teammitglied? Wie kannst du die Zugänge übermitteln?
  • Einarbeitungsplan: Welche Aufgaben sollen als Erstes kennengelernt und übernommen werden? Und wer von den Kolleginnen und Kollegen vermittelt die nötigen Kenntnisse?
  • Kennenlernen: Mit welchen Kolleginnen und Kollegen, sowie externen Partnern, wird der oder die Neue zusammenarbeiten? Wann und wie soll er oder sie wen kennenlernen? 
  • Onboarding Buddy: Wer aus dem Team wird der oder dem Neuen in den ersten Wochen als Ansprechpartner zur Seite stehen?

Wichtig ist in jedem Fall, dass die Kommunikation mit dem Neuankömmling nicht abreißt. Er oder sie sollte im Vorfeld wissen was ihn oder sie erwartet und sich entsprechend vorbereiten können.

Eine nette Geste ist auch, ein Willkommenspaket nach Hause zu schicken. Mit einer neuen Kaffeetasse, Schokolade oder gesunden Snacks fühlt sich der oder die Neue gleich willkommen geheißen. 

Orientierung

Die Orientierungsphase umfasst den ersten Arbeitstag, sowie die ersten Wochen in der Firma. Da es bekanntlich für den ersten Eindruck keine zweite Chance gibt, ist es enorm wichtig das Arbeitsverhältnis richtig zu starten. Die ersten Tage bestimmen die Richtung, in die sich das neue Teammitglied entwickeln wird. Ein positiver Einstieg sorgt für mehr Motivation, Engagement und Eigeninitiative.

Wie begrüßt man nun jemanden, wenn man auf die persönliche Vorstellungsrunde im Team verzichten muss? Video-Telefonate sind eine gute Alternative. Plane Kennenlern-Calls mit einzelnen Kolleginnen und Kollegen, zusammen als Team, sowie dem oder der Vorgesetzten ein. 

In jedem Fall sollten die folgenden Fragen in der ersten Arbeitswoche beantwortet werden:

  • Arbeitszeiten: Wann muss die neue Arbeitskraft online verfügbar sein? Wird die Arbeitszeit gemessen oder beruht sie auf Vertrauensbasis?
  • Kommunikation: Welche digitalen Kanäle werden für die Kommunikation genutzt? 
  • Etikette: Was ist bei Video-Calls und im Chat zu beachten? 
  • Unternehmenskultur: Welche Werte vertritt das Unternehmen? Was sind die Mission und Vision der Firma?
  • Erwartungen: Welche Erwartungen hat das Unternehmen an den oder die Neue? Und welche Erwartungen hat das neue Teammitglied an die Stelle?
  • Aufgaben und Prozesse: Wie sind die Arbeitsabläufe organisiert? Welche Aufgaben wird der Neuankömmling wann übernehmen?
  • Informationen: Wo findet der oder die Neue alle wichtigen Informationen zur weiteren Einarbeitung, zum Unternehmen und zur Arbeit an sich?
  • Weiterbildung: Welche Schulungen gehören zum Arbeitsstart dazu?

Wichtig ist, dass sich der oder die Neue nie alleingelassen fühlt. Es sollte eine Möglichkeit geben den Buddy jederzeit zu kontaktieren, zum Beispiel via Chat, um dringende Fragen und Unsicherheiten zu klären. 

Integration

Das Onboarding endet keinesfalls nach den ersten Wochen. Die Einarbeitungsphase erstreckt sich mindestens bis zum Ende der Probezeit. Jetzt arbeitest du daran, den neuen Mitarbeiter oder die neue Mitarbeiterin zu einem vollwertigen Mitglied des Unternehmens zu machen. 

Diese Punkte solltest du dabei angehen: 

  • Teamentwicklung: Jemand Neues beeinflusst automatisch die Dynamik im Team. Mit regelmäßigen Videokonferenzen, die sich nicht immer nur um die Arbeit drehen müssen, kann der Teamentwicklungsprozess positiv beeinflusst werden. 
  • Zielvereinbarung: Im Rahmen des Performance Managements sollten die ersten Ziele vereinbart werden, damit der oder die Neue weiß, wie sein oder ihr Erfolg im Unternehmen gemessen wird. 
  • Feedbackgespräche: In der ersten Zeit ist es besonders wichtig, regelmäßig Feedback darüber einzuholen, wie sich die Zusammenarbeit zwischen neuer Arbeitskraft und Unternehmen entwickelt. 

7 Tools, die den online Onboarding Prozess optimal unterstützen

Ohne die richtigen digitalen Werkzeuge, ist ein remote Onboarding natürlich unmöglich. Dies sind die sieben wichtigsten Tools zur Unterstützung deines Prozesses. 

1. Videokonferenz-Software

Dies ist wahrscheinlich das wichtigste Werkzeug für den remote Onboarding Prozess. Wenn man sich nicht live im Büro gegenüber sitzen kann, dann sieht man den neuen Mitarbeiter oder die neue Mitarbeiterin wenigstens auf dem Bildschirm. Per Video lassen sich auch Reaktion und Mimik viel besser lesen als bei einem klassischen Telefongespräch. Und so kann der oder die Neue auch das Team von Angesicht zu Angesicht kennenlernen. 

Zoom, Skype, Google Meet oder Microsoft Teams sind gängige Anbieter. 

2. Document Sharing Software

Wer remote arbeitet, muss auch Dokumente und Informationen digital mit Kolleginnen und Kollegen teilen können. Tools wie Google Drive, DropBox oder Microsoft OneDrive speichern alle wichtigen Onboarding Dokumente in der Cloud ab, wo sie von überall zugänglich und abrufbar sind. 

3. Onboarding Software

Viele HR-Software Lösungen bieten im Frontend eine spezielle Oberfläche für das Onboarding an. Über ein solches Onboarding-Portal kannst du deine neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durch alle Stufen des Einarbeitungsprozesses führen. In einer persönlichen Roadmap erhalten die neuen Angestellten einen Überblick über die Stationen und den Zeitplan des individuell für sie gestalteten Plans. 

Beispielsweise bietet unsere Recruiting Software Recruitee eine Integration mit der Onboarding Software Enboarder an.

4. Projekt Management Software 

Eine andere Möglichkeit den Onboarding Prozess digital zu organisieren und zu verfolgen ist via Projekt Management Software, zum Beispiel, Monday, Asana oder Trello. Darin können alle Teammitglieder eingebunden und Aufgaben individuell zugeteilt werden. Und mit wenigen Klicks wird sichtbar, wo der Prozess im Moment steht. 

5. Social Media

Ein wichtiger Teil des Onboarding ist es, Neuankömmlingen die Möglichkeit zu geben, andere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kennenzulernen und sich zu vernetzen. Ein internes Social Networking Tool wie Yammer kann helfen, Talente zusammenbringen, die hunderte von Kilometern voneinander entfernt arbeiten. So profitieren die Neuen schnell vom Wissensaustausch unter Kollegen und können sich besser sozial integrieren. 

6. E-Learning Plattformen

Erste Schulungen und Trainingsmaßnahmen sind in vielen Unternehmen ein wichtiger Bestandteil des Onboarding Prozesses. Diese lassen sich praktisch über E-Learning Plattformen vermitteln, auf die die neuen Talente von überall her zugreifen können. Die Position des oder der neuen Angestellten, bestimmt in der Regel, welche Module durchlaufen werden sollten. Das Standard-Portfolio kann durch weiterführende Inhalte ergänzt werden, die für die neue Tätigkeit wichtig sind.

7. Onboarding App

Onboarding Apps sind ein neuer Trend, der durch die immer größere Verbreitung von Smartphones und Tablets vorangetrieben wird. Diese Art der digitalen Unterstützung verschafft einen Vorsprung in der Kommunikation, die den Einstieg ins Unternehmen durch eine zusätzliche positive Erfahrung bereichert. In der App können spielerisch Informationen vermittelt werden ohne zu überfordern. Damit ergänzt dieses Tool optimal die verschiedenen Phasen der Einarbeitung. 

Was gutes remote Onboarding bewirkt

Bekommen neue Talente in der Anfangszeit kaum Unterstützung, ist die anfängliche Euphorie und Motivation für die neue Position schnell dahin. Während manche resignieren, denken andere gleich über die Kündigung nach. Die meisten Unternehmen können es sich nicht leisten neue Angestellte nach kurzer Zeit gleich wieder zu verlieren und die Personalsuche von neuem zu beginnen.

Bei Arbeitskräften, die Telearbeit betreiben, ist die Gefahr besonders hoch, dass sie nie richtig im Unternehmen ankommen. Deshalb sollte dem remote Onboarding Prozess besonderes Augenmerk geschenkt werden. Wenn Neuankömmlinge merken, dass sie auch geschätzt werden, wenn sie nicht im Büro anwesend sind, bauen sie schneller eine Bindung zur Firma auf. Und ein gelungener Einstieg ins Unternehmen sorgt eher für langfristige Mitarbeiterzufriedenheit.

Hier kannst du dir einen Eindruck davon machen, wie das Unternehmen Baremetrics es schafft, ein ausschließlich remotes Team einzustellen.

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