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Recruiting auf Rädern: Das Abenteuer einer Remote-Recruiterin

Da die Welt durch Technologien immer vernetzter wird, wird die Arbeit in einem Büro langsam mehr zu einer Tradition und weniger zu einer Anforderung. Aber nicht alle Unternehmen oder Personen sind offen für “Remote Work” – die Arbeit an entfernten Standorten.

Das Recruitment ist besonders langsam vorangekommen. Für viele Recruiting-Teams bleibt die physische Präsenz im Büro erforderlich. Schließlich sind die Personalvermittler/innen der zentrale Kommunikationspunkt zwischen den Hiring Manager, den Interessenvertretern der Personalbeschaffung und den Kandidaten und Kandidatinnen selbst. 

Wie kann man diese Beziehungen nahtlos aus der Ferne entwickeln, verwalten und pflegen?

Wir haben mit einer Recruiterin gesprochen, die eine Diskussion darüber eröffnet hat, was es bedeutet, nicht nur für ferne Teams zu rekrutieren, sondern selbst aus der Ferne zu rekrutieren… und das aus einem Wohnmobil.

Jitske van de Worp ist eine erfahrene Tech-Recruiterin, die bereits seit fünf Jahren als freiberufliche Mitarbeiterin tätig ist. Ein Jahr lang hat Jitske aus ihrem Wohnmobil aus gearbeitet und Kandidaten und Kandidatinnen rekrutiert.  Heute arbeitet sie bei bol.com, einem niederländischen E-Commerce Unternehmen. Sie rekrutiert international, verhandelt Relocation-Pakete und gibt Ratschläge, wie man Unternehmen aus einer IT-Recruitment Perspektive vergrößern kann. Uns hat sie ihre Geschichte erzählt.

Jitzke und ihr Hund Spot im Wohnmobil

Jitzke und ihr Hund Spot im Wohnmobil

Wie sind Sie zu einer Remote-Recruiterin geworden und haben vom Wohnmobil aus gearbeitet? 

Es begann mit Sander, meinem Mann. Wir waren seit acht Jahren zusammen und seit wir uns kennengelernt hatten, drehte sich unser Leben nur noch um das soziale Leben und die Arbeit. Wir hatten nie wirklich die Zeit, nur Zeit zu Zweit zu verbringen… Deshalb wollten wir eine Veränderung. Aber meine Arbeit wollte ich auch nicht ganz aufgeben. 

Daher kam die Kombination von Remote Work und Reisen. Ich konnte meine Arbeit einfach in ein Wohnmobil verlegen! Das ist also die Geschichte. So kam ich dazu, ein Jahr lang von einem Wohnmobil aus zu rekrutieren.

Wie sah ein typischer Tag für Sie aus?

Gute Frage. Am Anfang habe ich 40 Stunden pro Woche in Vollzeit gearbeitet – für SuitSupply und ING. Aber das Reisen war neu für mich. Es war völlig neu, gleichzeitig zu reisen und zu arbeiten. Normalerweise reist man und macht Urlaub, aber jetzt musste ich beides kombinieren. Das Zeitmanagement war also eine große Herausforderung für mich.

Zuerst arbeitete ich, während Sander fuhr. Aber ich arbeitete auch sieben Tage in der Woche, um die 40 Stunden irgendwie aufzubringen. Auch wenn man die Flexibilität hat, zu wählen, wann man arbeiten möchte, denkt man am Ende der Woche trotzdem, „verdammt, ich habe die Stunden noch nicht“.

Da mein Vertrag bei ING zu diesem Zeitpunkt ohnehin auslief, beschloss ich, auch die Stunden für Suitsupply zu reduzieren. Von Januar an arbeitete ich nur noch 24 Stunden pro Woche, was viel besser war.

Ich habe meine Arbeitsstunden auf einem Blatt Papier dokumentiert. Wenn man sich das ansieht, wird einem wirklich klar, wie viele Stunden man braucht, um seine Reise zu planen und andere Dinge wie Lebensmittel zu erledigen – all die Dinge, die wir jetzt nur noch online erledigen. Es braucht einfach viel mehr Zeit.

Auf das Recruiting bezogen, wie haben Sie sich auf täglicher Basis auf Ihren Reisen durch Europa organisiert?

Ich habe 50/50 gemacht: 50% Sourcing und 50% Bearbeitung aller eingeladenen Kandidaten und Kandidatinnen.

Beim Sourcing von Kandidaten/Kandidatinnen ist es immer gut, wenn man flexibel ist. Ich konnte wirklich sagen: „Hey, ich rufe Sie abends an, kein Problem.“ Ich habe also die meisten Anrufe am Abend bearbeitet, was vom Wohnmobil aus gut funktioniert, da es ohnehin dunkel wird, so dass man drinnen sein möchte.

Morgens war ich beim Einkaufen, und nachmittags war es die Zeit, in der ich Spaß hatte. Ich hatte mein Telefon sowieso immer dabei, so dass ich immer erreichbar war. Ein/e Kandidat/in rief mich an, als wir beim Giro Italia waren, und natürlich nahm ich den Anruf entgegen.

Ich machte mir nicht die Mühe, den Kandidaten/Kandidatinnen oder meinen Personalchefs zu sagen, dass ich auf Reisen war, weil es für mich schön ist, aus der Ferne zu arbeiten, aber für sie spielt das keine Rolle.

Jeden Montag hatten wir wöchentliches Meeting,, so dass ich immer wieder auf meine besondere Situation hinweisen konnte. Montags rief ich auch alle meine Hiring Manager an, aber es war wirklich dasselbe. Zuerst fragten sie mich immer: „Okay, wo bist du jetzt?“, aber irgendwann hörten sie auf zu fragen, weil es einfach keine Rolle spielt, von wo aus man arbeitet, solange man den Job erledigt.

Jitzkes Google Maps Empfehlungen für Korsika

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Haben Sie auf Ihrer Reise unerwartete Herausforderungen erlebt?

Nun, wenn man zelten geht, vergisst man schnell, dass man Strom braucht. Wir wussten nicht, dass es eine solche Herausforderung sein würde, immer einen Stromanschluss zu finden. Auch das Wifi war eine Herausforderung. Manchmal fuhren wir zu einem Strand und es gab keine Verbindung, so dass wir dann woanders hinfahren mussten.

Eine weitere unerwartete Herausforderung war, dass ich manchmal eine persönliche Verbindung zu meinen Kollegen brauchte. Man versucht es, aber man ist nicht da, also ist es zwangsläufig anders. Man hat Slack und Skype, aber ich habe die persönliche Interaktion miteinander vermisst. Am Ende war ich also ein Jahr lang weg, aber ich flog zweimal zurück, um meine Familie, aber auch meine Personalchefs und die Leute, mit denen ich zusammenarbeite, zu sehen. Es war schwer, aber am Ende war es mit nur ein paar Rückreisen leicht zu beheben.

Wir machten alles in unserem Wohnwagen: Leben, Kochen, Schlafen. Als es dann sieben Tage lang regnete, wurde es ein wenig klaustrophobisch. Mit dem Hund, mit dem Ehemann… es war sehr klein.

Zeitmanagement ist immer eine Herausforderung, aber in dieser Situation noch mehr. Es ist wichtig, sich etwas Zeit für den Spaß und die Freizeit zu nehmen. Am Anfang habe ich das irgendwie vergessen.

Es gibt einige Studien, die besagen, dass Remote Workers eher zu „Überlastung“ neigen. Haben Sie das auch so empfunden?

Es ist schwer, abzuschalten. Manchmal muss man sich daran erinnern, dass man Urlaub nehmen muss… vom Urlaub. Also sagte mein Mann: „Jitske, jeder nimmt sich eine Auszeit von der Arbeit. Auch wenn man einen großen ‚Urlaub‘ hat, ist es wichtig, sich eine Auszeit zu nehmen.”

Aber das ist sehr schwer für mich, weil ich meiner Arbeit sehr treu bin – ich liebe, was ich tue, und ich möchte niemanden enttäuschen.

Ich denke, wenn man aus der Ferne arbeitet, muss man gewisse Fähigkeiten mitbringen. Leider ist das nicht für jeden etwas. Man braucht Selbstdisziplin, aber man sollte es auch nicht übertreiben. Das kann zu einer Schwäche werden und Ihnen in die Quere kommen. Und ich kann sehen, dass Remote Workers dadurch wirklich überlastet werden können.

Welche Art von Fähigkeiten oder Persönlichkeitsmerkmalen braucht man Ihrer Meinung nach, um ein/ Remote-Recruiter/in zu sein?

Sie müssen jeden Tag einen Wecker stellen. Ich habe einen Monat lang versucht, keinen Wecker zu stellen, aber dann wurde ich wirklich faul. Einen Wecker zu stellen erfordert eine gewisse Selbstdisziplin.

Man muss motiviert sein und man muss ein gutes Zeitmanagement haben. Außerdem müssen Sie sich wirklich auf Ihr Unternehmen und die Beziehungen zu Ihren Kandidaten/Kandidatinnen konzentrieren. Das bedeutet, dass Sie – auch wenn Sie aus der Ferne arbeiten – immer da sein müssen, wenn man Sie braucht. Ich arbeitete also vor allem morgens und abends, aber meine Kollegen und Kandidaten/Kandidatinnen konnten mich immer erreichen.

Sie müssen als Recruiter/in etwas leisten und ergebnisorientiert sein. Am wichtigsten ist, dass man wirklich nur das tun muss, was man sagt. Beides ist eine Art gesunder Menschenverstand.

Arbeitsplatz des Tages

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Was sind die Hauptunterschiede zwischen dem traditionellen Recruiting und Remote Recruiting? Gibt es besondere Herausforderungen, Vorteile?

Nun bin ich seit etwa zwei Monaten wieder im Büro und stelle fest, dass ich wieder in der Routine bin. Das hatte ich definitiv nicht, als ich aus der Ferne arbeitete. Ich muss damit klarkommen, aber ich mochte es, dass sich meine Routine stark verändert hat.

Die Arbeit in einem Team ist eine große Sache. Bei der Arbeit bei bol.com habe ich fast jeden Tag ein super Team von Leuten um mich herum. Es macht so viel Spaß. Andererseits arbeitet man definitiv weniger effizient. Leute zu sehen ist schön und macht Spaß, manchmal fordert es einen sogar heraus, aber man arbeitet auch weniger effizient.

Als Remote Recruiter/in können Sie Einfluss auf die Einstellung von Mitarbeitern haben, aber es ist eine sehr unabhängige Rolle. Jetzt arbeiten wir bei bol.com in einem Team zusammen und finden heraus, wie wir die IT-Abteilung skalieren können. Es handelt sich also um eine viel strategischere Rolle, die wahrscheinlich nicht aus der Ferne hätte erledigt werden können. Es ist der Unterschied zwischen einer Wirkung von Person zu Person und einer längerfristigen organisatorischen Wirkung. Beides macht Spaß, ist aber anders.

Gibt es bestimmte Stellen oder Positionen, die für Remote Work besser geeignet ist? Und welche, die nicht so geeignet sind?

Ich denke, als Personalchefin ist es schwierig, jede Führungsposition aus der Ferne zu besetzen. Mein Rat wäre: Wenn Sie Remote Work in Betracht ziehen, denken Sie darüber nach, was Sie mit Ihrer Karriere machen wollen. Denn, wenn Sie Manager/in werden wollen, müssen Sie da sein und die Leute müssen Sie sehen. Deshalb würde ich für diese Art von Positionen Remote Work nicht empfehlen.

Ich denke, es ist auch schwierig für Product Owner aus der Ferne zu arbeiten, weil man mit seinem Team und dann auch mit dem Unternehmen zusammen sein muss. Im Grunde genommen sind alle Positionen, in denen man die Brücke zwischen dem Unternehmen und den IT- und Technik-Teams bildet, nicht wirklich ideal für die Arbeit aus der Ferne.

Alle Stellen, bei denen Sie ein Spezialgebiet haben, wie Online-Marketing oder Personalbeschaffung, sind sehr gut für die Arbeit an entfernten Standorten geeignet. Sie sehen einige Software-Ingenieure, die jetzt von Bali aus arbeiten, was sehr schön ist.

Wie stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Kandidaten/Kandidatinnen wirklich aus der Ferne aus kennenlernen?

Wenn ich eine freie Stelle habe, führe ich ein Gespräch mit dem Hiring Manager. Ich habe eine Vorlage mit der Stellenbeschreibung, aber auch Fragen zum Warum – mehr Informationen über die Stelle. Und wenn ich dann auf die Kandidaten und Kandidatinnen zugehe, stelle ich sicher, dass sie meine Nachricht gerne lesen. Wenn ich sie also am Telefon habe, spreche ich mindestens 45 Minuten mit ihnen.

Es stellte sich heraus, dass ich mehr Zeit damit verbrachte, vom Wohnmobil aus ferngesteuert zu arbeiten, um Leute kennen zu lernen. Jetzt, wo ich nicht mehr im Büro arbeite, verbringe ich etwa 30 Minuten, weil ich weiß, dass ich die Kandidaten/Kandidatinnen sowieso kennen lernen werde. Am Ende habe ich fast eine Stunde damit verbracht, die Kandidaten und Kandidatinnen kennenzulernen. Danach kommunizierte ich über Whatsapp mit ihnen.. Da haben Sie also eine etwas andere Dynamik.

Ich habe definitiv viel telefoniert. Wenn ich Kandidaten in meiner Pipeline hatte, habe ich sie jede Woche anrufen und gesagen: „Hey, ich wollte mich nur melden. Haben Sie Vorstellungsgespräche?“ oder „Hey, nächste Woche haben Sie Ihr erstes Vorstellungsgespräch, ich rufe Sie an, um sich vorzubereiten.”

Sie haben mehr Zeit, um mehr Kontakt zu den Kandidaten/Kandidatinnen zu haben. Ich habe auch immer versucht, über alles auf dem Laufenden zu bleiben, wie z.B. die Geburtstage oder Feiertage. Jetzt, wo man im Büro arbeitet, gibt es mehr Dinge, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern, so dass Sie die kleinen Dinge aus den Augen verlieren können.

Jitske au téléphone avec un candidat

Jitske am Telefon mit einem/einer Kandidaten/Kandidatin

Was sind Ihre Lieblingsfragen, um sich in die Fähigkeiten eines Kandidaten zu vertiefen?

„Was machen Sie in Ihrer Freizeit?“ ist eine gute Frage, und dann können Sie tiefer eintauchen.

Ich beende mein Vorstellungsgespräch immer mit der Frage, ob sie bald Urlaub haben. Erstens, weil es mir hilft zu sehen, ob sie in den nächsten Wochen verfügbar sind. Aber ich möchte auch, dass sie mehr über ihre persönlichen Interessen erzählen. Dinge wie Bücher, Kochen usw. Man kann sich auch über Dinge austauschen, die nichts mit der Arbeit zu tun haben.

Ich habe z.B. Google-Maps-Anstecker von jedem Land gemacht, in das wir gefahren sind – so wie Korsika – und ich würde meine Kandidaten dazu einladen, vor allem, wenn sie einen Urlaub dorthin planen. So konnten sie schöne Restaurants und Campingplätze sehen, Wanderungen, was auch immer. Dann teilt man wirklich, was man tut.

Wie sieht der gesamte Prozess des Remote Hiring aus?

Wenn ich mich bei Kandidaten/Kandidatinnen melde oder sie sich bewerben, habe ich immer ein Telefonat mit ihnen. Ich benutze ein Tool namens youcanbookme und dann können sie ihre eigene Verfügbarkeit in meinem Kalender eintragen. Dann habe ich ein Gespräch mit ihnen – etwas länger als üblich – und dann gehen sie zu ihrem Vorstellungsgespräch vor Ort im Büro.

Sie haben also ein Gespräch mit dem CTO oder dem Head of Product und gehen danach nach Hause. Ich bekomme ein Feedback vom Hiring Manager und rufe dann den/die Kandidaten/Kandidatin an. Wenn sie mit dem/der Kandidaten/Kandidatin in die nächste Runde gehen, kommen sie zu einem zweiten Vorstellungsgespräch. 

Wenn sie schließlich den Job bekommen sollen, dann mache ich ihnen auch das Angebot. Ich decke den gesamten Prozess ab, bis sie eingestellt werden.

Haben Sie dabei jemals Videoformate verwendet?

Das habe ich, aber es hing auch davon ab, wo ich war. Manchmal war die Internetverbindung nicht so gut. Ich habe mich immer über Wifi-Dienste und Abonnements informiert.

In Portugal benutzten wir einen Dongle, der ziemlich billig war, weil man keine Videodaten auf seinen Telefondaten verwenden konnte. Aber in Spanien war die Internetverbindung nicht so gut, so dass ich zu diesem Zeitpunkt keine Videogespräche führte. Es hing also wirklich vom Standort ab – am Ende habe ich Video nicht viel benutzt.

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Hatten Sie jemals das Gefühl, dass Sie beschränkt waren?

Es ist definitiv schwieriger, aber andererseits bewerten Sie die Kandidaten/Kandidatinnen wirklich durch das, was sie antworten und nicht durch das, was sie tun. Für mich war also mehr die Stimme als das Aussehen wichtig.

Wenn die Kandidaten einen guten Eindruck machten, wurden sie für ein Vorstellungsgespräch vor Ort eingeladen, um die Teams zu treffen. Und dann vertraute ich natürlich auch auf die Einschätzung der Hiring Manager und anderer Interviewer/innen, die die Kandidaten/Kandidatinnen persönlich kennenlernen. 

Man könnte sagen, dass die visuelle Voreingenommenheit definitiv eliminiert wurde. Manchmal schrieb ich Kandidaten/Kandidatinnen über Whatsapp und, na ja, das Profilbild kann einem wirklich eine Menge sagen.

Das ist eine Art kontroverses Thema: Wie kann man sich über Whatsapp angemessen mit Kandidaten und Kandidatinnen auseinandersetzen?

Gute Frage. Ich denke, wenn Sie mit jemandem 45 Minuten bis zu einer Stunde gesprochen haben, sollten Sie wissen, welche Art von professioneller Beziehung Sie haben werden. Nach diesem Gespräch zu urteilen, würde ich also entweder über Whatsapp oder E-Mail weiter kommunizieren.

Es kann hart sein, aber als Personalvermittler sollten Sie die Fähigkeit haben, den Unterschied zwischen Kandidaten/Kandidatinnen, die damit einverstanden sind, und denen, die es nicht sind, zu erkennen. Sie müssen diese Entscheidung auf Ihren ersten Anruf stützen.

Letztendlich ist es für Personalvermittler wichtig, eine Beziehung zu ihren Kandidaten/Kandidatinnen zu haben. Wenn Sie also Whatsapp, E-Mail, nur Telefon … was auch immer verwenden müssen, spielt es keine Rolle. Was zählt ist das Engagement.

Was sind Ihre Handwerkszeuge? Irgendetwas, das Sie als ein Muss für einen Remote-Recruiter betrachten würden?

Einen Dongle, einen guten Laptop, einen guten Telefonvertrag, Ohrstöpsel und Kopfhörer mit Geräuschunterdrückung. Man weiß nie, wo man am Ende landet und Sie müssen sich gut fokussieren können. Sie müssen all diese Hilfsmittel haben, damit Sie arbeiten können, wenn Sie arbeiten müssen.

Letztendlich geht es nicht darum, die richtigen Werkzeuge zu finden. Es ist schwieriger, die Entscheidung zu treffen, ein Remote Worker zu sein, als es tatsächlich zu tun – denn es ist superleicht. Es ist die Entscheidung, die es schwer macht. Rückblickend war das der schwierige Teil.

Was braucht ein Unternehmen, um die Einstellung von Mitarbeitern aus der Ferne und das Remote Recruiting zu erleichtern?

Vertrauen. Das ist die Nummer eins. Sie müssen Ihren Mitarbeitern im Außendienst die gleichen Werkzeuge zur Verfügung stellen, die ich bereits erwähnt habe.

Es ist wichtig, KPIs einzurichten. Niemand mag sie, aber Sie brauchen einige Richtlinien, um die geleistete Arbeit zu verfolgen. Auch dann ist es wichtig, miteinander in Kontakt zu bleiben. Kommunikation ist ein großer Teil davon.

Es ist nicht wirklich ein schwieriges Thema, solange man Vertrauen hat und eine Vereinbarung trifft. Sie sollten bereits wissen, wie Sie arbeiten und ob Sie über die richtigen Fähigkeiten verfügen. Wenn Sie also Leute haben, die darum bitten, aus der Ferne zu arbeiten, dann würde ich als Manager dafür sorgen, dass der/die Mitarbeiter/in darauf vorbereitet wird, ein guter Remote Worker zu sein. Das bedeutet, dass sie Selbstdisziplin und die Motivation haben müssen, es gut zu machen.

Das ist etwas, was große Unternehmen wirklich anbieten können. Sie bieten ständig Kurse für ihre Mitarbeiter an, vielleicht sollte dies einer davon sein: ein Kurs für Remote Worker. Sie machen einen Kurs, und dann sind sie bereit.

Glauben Sie, dass Remote Work ein Instrument sein kann, um Mitarbeiter/innen an sich zu binden?

Auf jeden Fall. Ich meine, sie müssen nicht für immer in der Ferne arbeiten, es könnten nur 3 Monate sein. Meistens sind die Leute nicht unzufrieden mit der Arbeit, aber sie sind unzufrieden mit der Routine. Remote Work kann helfen, dies zu durchbrechen.

Es ist komisch, denn ich kenne viele Personalvermittler, aber ich kenne nicht sehr viele, die die Chance nutzen, es aus der Ferne zu tun. Ich weiß nicht, warum.

Schlusswort

Wir möchten Jitske herzlich danken, dass sie mit uns Ihre Geschichte geteilt hat. Wenn du an weiteren Einzelheiten über ihr Abenteuer in der Ferne interessiert bist, kannst du dich hier informieren.

Sowohl das Recruiting für Remote Jobs als auch das Remote Recruiting selbst, werden sich zwangsläufig zu einem größeren Trend entwickeln, da Unternehmen sich dafür öffnen, Talente außerhalb ihres Hauptsitzes zu finden und Mitarbeiter nach umfassenden Erfahrungen außerhalb des Büros suchen. 

Halten Sie Ausschau nach Remote Hiring als wachsenden Trend im Jahr 2020!

[Das Interview wurde aus dem Englischen übersetzt.]

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