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Robot Recruiting: Definition, Anwendungsmethoden und Vorteile

Wusstest du, dass theoretisch bis zu 50 % der Aufgaben im Personalwesen von Computern übernommen werden könnten? Zu diesem Ergebnis kam das Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB) und die Bundesanstalt für Arbeit. Der Einsatz von künstlicher Intelligenz zur Unterstützung oder Automatisierung von HR-Prozessen kann Personalern viele manuelle Tätigkeiten abnehmen. Im Bereich der Personalbeschaffung hat sich dafür der Begriff Robot Recruiting etabliert. 

Wenn dir diese Bezeichnung noch neu ist, dann bist du hier an der richtigen Stelle gelandet. In diesem Beitrag erklären wir, was Robot Recruiting eigentlich ist, wofür es eingesetzt wird und welche konkreten Anwendungsbereiche es gibt. Natürlich gehen wir auch auf die Vor- und Nachteile ein.

Was ist Robot Recruiting?

Generell ist Robot Recruiting ein Oberbegriff für verschiedene Verfahren, mit denen sich das Recruiting zumindest in Teilen automatisieren oder durch datengestützte Verfahren erleichtern lässt. Dafür wird intelligente Software eingesetzt, die Personaler bei der täglichen Arbeit unterstützt. 

Diese Software arbeitet in der Regel mit künstlicher Intelligenz (KI). Dies sind selbst-lernende Algorithmen, die beständig Daten analysieren, um Probleme zu lösen. Sie arbeiten daran, Muster und Gesetzmäßigkeiten in Daten zu erkennen und so Wahrscheinlichkeitsvorhersagen für künftige Ereignisse zu erstellen. Bis zu einem gewissen Grad können die Programme so auch eigene Entscheidungen treffen.

Wofür kann Robot Recruiting eingesetzt werden?

Mancher Personaler fragt sich nun, ob Robot Recruiting menschliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bald ganz ersetzen wird. Das ist nicht der Fall, denn keine Software kann bisher den gesamten Prozess zur Personalrekrutierung vollautomatisch übernehmen.

Vielmehr ist Robot Recruiting ein digitaler Kollege, der standardisierte oder sich wiederholende Aufgaben übernimmt. Durch die Aufbereitung und Analyse von großen Datenmengen unterstützen die Programme Personaler außerdem bei der Entscheidungsfindung. 

Besonders große Unternehmen, die generell viele offene Stellen zu besetzen haben, profitieren, wenn Software folgende Aufgaben übernehmen kann:

  • Geeignete Jobbörsen und Medienkanäle für Stellenanzeigen auswählen. 
  • Qualifizierte Talente auf Internetplattformen ausfindig machen.
  • Mit Bewerberinnen und Bewerbern am Anfang des Bewerbungsprozesses kommunizieren, automatisiert via Chatbot oder E-Mail. 
  • Vorauswahl von Kandidatinnen und Kandidaten anhand der Bewerbungsunterlagen treffen. 
  • Die Performance des Recruiting-Prozesses analysieren und Kennzahlen überwachen. 

Die Programme stoßen noch an ihre Grenzen, wenn es um komplexe Vorgänge, wie beispielsweise die endgültige Auswahl eines geeigneten Kandidaten oder einer Kandidatin geht. Diese Entscheidungen bleiben der menschlichen Einschätzung vorbehalten.

Chatbots 

Ein Chatbot ist ein Roboter, der mit den Besuchern einer Webseite automatisch kommuniziert. Eventuell hast du das kleine Chatfenster, was meistens rechts unten im Bildschirm auftaucht, schon bei Konsumgüterunternehmen gesehen. Das Ziel dieses digitalen Assistenten ist, Fragen der Besucher sofort zu beantworten. Das beschleunigt deren Informationssuche und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass jemand die Produkte oder Dienstleistungen kauft.  

Inzwischen werden Chatbots auch vermehrt auf Karriereseiten eingesetzt. Hier werden sie auch digitale Karriereberater genannt und beantworten Fragen von interessierten Talenten zur Karriere, offenen Stellen oder allgemein zum Unternehmen. Kann der Chatbot eine Frage nicht beantworten, ist auch die Weiterleitung an eine/n echte/n Mitarbeiter/in in der Personalabteilung möglich. Darüber hinaus kann der Chatbot dem Besucher auch weitere Stellenausschreibungen empfehlen, die interessant sein könnten.

Eine Studie von Monster gemeinsam mit der Universität Bamberg hat ergeben, dass fast 38 % der Kandidatinnen und Kandidaten gerne digitale Karriereberater bei der Stellensuche nutzen würden. Außerdem gehen sieben von zehn Unternehmen davon aus, dass diese Art der Kommunikation in Zukunft immer häufiger zum Einsatz kommt.  

Die Implementierung eines Chatbots ist am Anfang mit einigem Aufwand verbunden. Schließlich muss der Roboter erst einmal mit dem nötigen Wissen gefüttert werden. Auf lange Sicht zahlt sich dies in der Regel aus, denn der Chatbot kann Recruiter spürbar entlasten. Er erspart mitunter das Beantworten vieler Telefonate und E-Mails. Außerdem kann er für eine positive Candidate Experience sorgen.

CV-Parsing

CV-Parsing ist ein hilfreiches Tool, das viele Recruitment Software Anbieter, wie zum Beispiel auch Recruitee, in ihre Programme integriert haben. Dabei werden die Inhalte von Lebensläufen und Bewerbungsunterlagen automatisch ausgelesen und in durchsuchbare Kandidatenprofile umgewandelt. Dank Algorithmen verstehen CV-Parsing Tools die einzelnen Textbausteine und können sogar Bewerbungsfotos via Gesichtserkennung extrahieren. 

Der große Vorteil ist, dass Recruiter diese Informationen nicht mehr manuell übertragen müssen und sie nun digital auswerten können. Die Daten sind schnell einsehbar, ohne das in unzähligen Unterlagen gesucht werden muss. Beispielsweise können Recruiter die Kandidatenprofile schnell nach bestimmten Schlüsselwörtern durchsuchen. 

Des Weiteren kann das CV-Parsing Tool die Qualifikationen der einzelnen Bewerberinnen und Bewerber automatisch mit den Anforderungen der Stellenausschreibung vergleichen. Daraus ergibt sich ein Ranking der Kandidatinnen und Kandidaten, die eher oder eher nicht für die Position infrage kommen. Diese Vorauswahl erspart Recruitern viel Zeit.

Talent-Recommender

Robot Recruiting erleichtert auch das Active Sourcing. Wenn die Bewerbungen durch den Fachkräftemangel vermehrt ausbleiben, müssen Recruiter verstärkt selbst auf die Suche nach Talenten gehen. Auf Karrierenetzwerken wie Xing und LinkedIn lassen sich auch passive Kandidatinnen und Kandidaten finden. Diese sind nicht aktiv auf der Jobsuche, aber an Angeboten durchaus interessiert. Wer allerdings manuell nach geeigneten Talenten forscht, hat viel zu tun.

Sogenannte Talent-Recommender sparen hier viel Zeit. Deren Algorithmen durchsuchen öffentlich zugängliche Profile in Lebenslauf-Datenbanken, sozialen Medien und Karrierenetzwerken automatisch nach passenden Talenten. Selbst spezielle Communities, wie beispielsweise Github oder Stackoverflow für Programmierer, bleiben nicht außen vor. 

Damit diese Suche Früchte trägt, muss der Recruiter vorab die Qualifikationen und Fähigkeiten definieren, nach denen er sucht. Das Ergebnis ist eine Liste passender Kandidatenprofile. Nun kann der Recruiter die Talente der Reihe nach ansprechen und eine Verbindung aufbauen. 

Im Moment nutzen nur rund 4 % der Top-1.000-Unternehmen in Deutschland Talent-Recommender. In der IT-Branche sind es immerhin 10 % der Firmen. Allerdings gehen sieben von zehn Unternehmen davon aus, dass diese Tools in Zukunft öfter eingesetzt werden.

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Was bringt Robot Recruiting?

Wer diese Art des Recruitments im eigenen Unternehmen ausprobieren möchte, sollte vorher die Vor- und Nachteile genau abwägen.

Vorteile

  • Zeitersparnis: Wenn es um standardisierte Aufgaben geht, arbeiten Roboter einfach schneller und effizienter als Menschen. Robot Recruiting kann eine enorme Zeitersparnis und Erleichterung für Personaler bedeuten, die sich folglich auf andere Aufgaben konzentrieren können. Dadurch lässt sich der Rekrutierungsprozess schneller abwickeln.
  • Kostenersparnis: Obwohl Software erst einmal mit Anschaffungskosten verbunden ist, spart eine effizientere Personalbeschaffung wiederum Kosten ein. Offene Stellen werden schneller mit geeigneten Arbeitskräften besetzt und die Produktivität der Abteilungen bleibt erhalten. 
  • Bessere Candidate Experience: Durch Tools wie Chatbots und automatisierte E-Mails kommunizieren Interessenten und Unternehmen mehr miteinander. Kandidatinnen und Kandidaten werden besser durch den Bewerbungsprozess geleitet und müssen nicht mehr vergebens auf eine Antwort warten. Auch Zu- oder Absagen können schneller verschickt werden und die Bewerberinnen und Bewerber bleiben nicht zu lang im Ungewissen.
  • Treffgenauigkeit: Software berücksichtigt bei der Durchsicht und Analyse von Bewerbungsunterlagen oder der Suche nach geeigneten Talenten immer alle wichtigen Informationen und Kriterien. Im Gegensatz zu Menschen übersehen die Tools nichts. Das macht es wahrscheinlicher, dass die Programme die richtigen Bewerberinnen und Bewerber auswählen, die am besten zur offenen Stelle passen.
  • Objektivität: Maschinen diskriminieren nicht, denn Faktoren wie Hautfarbe, Alter, Geschlecht oder Religion spielen für sie keine Rolle. Sie bleiben immer neutral und richten sich nach objektiven Kriterien, wie den gewünschten Qualifikationen und Fähigkeiten. Dadurch bietet sich die Chance, die so oft geforderte Diversität in Unternehmen herzustellen.

Nachteile

  • Umstrittene Objektivität: Auch wenn die Objektivität grundsätzlich ein Vorteil ist, kann die diese nur dann gewährleistet werden, wenn das System am Anfang mit vollkommen objektiven Kriterien gefüttert wird. Fließen dabei aber schon Vorbehalte ein, wird das Programm keine optimalen Ergebnisse liefern.
  • Mangelnde Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Es ist leider nicht unmittelbar nachvollziehbar, wie die Programme zu ihren Ergebnissen gelangen. Die selbstlernenden Algorithmen sind oft intransparent.
  • Zu strikte Auswahl: Da Programme vollkommen rational agieren, besteht die Gefahr, dass durchaus geeignete Kandidatinnen und Kandidaten herausgefiltert werden und Personalern somit verborgen bleiben. Das könnte beispielsweise passieren, wenn die richtigen Schlüsselwörter im Lebenslauf fehlen oder ungewöhnliche Formulierungen verwendet wurden.
  • Fehlende Menschlichkeit: Recruiter beherrschen es, gute und schlechte Eigenschaften einer Kandidatin oder eines Kandidaten abzuwägen und auch zwischen den Zeilen zu lesen. Computer können dies nicht. Auch der Dialog mit einem Chatbot ist nur bis zu einem gewissen Grad befriedigend.
  • Bedenken zu Ethik und Datenschutz: Der Einsatz von künstlicher Intelligenz im Personalwesen ist nicht unumstritten. Da die Tools mit personenbezogenen Daten arbeiten, müssen Firmen strikt die DSGVO einhalten. Darüber hinaus hat sich ein Ethikbeirat HR Tech gegründet, der klare Richtlinien für den verantwortungsvollen Einsatz von KI in der Personalarbeit formuliert.

Fazit

Die Chancen, die sich durch Robot Recruiting für Unternehmen bieten, sind nicht von der Hand zu weisen. Zeit- und Kostenersparnis gepaart mit einer besseren Candidate Experience können ausreichende Gründe sein, um einen Versuch zu starten. 

Wichtig ist, dass bei aller Digitalisierung der menschliche Kontakt nicht zu kurz kommt. Oft finden Recruiter erst im persönlichen Gespräch heraus, ob jemand wirklich zum Unternehmen passt. Computerprogramme können noch keinen Culture Fit beurteilen. 

Im Endeffekt soll die Software auch nicht die endgültige Entscheidung für oder gegen eine Kandidatin oder einen Kandidaten abnehmen. Vielmehr ist sie ein nützlicher Wegweiser und ein Hilfsmittel.

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